在報價單中使用電子簽名

使用電子簽名，以取得買方對報價單或既有報價單的接受。電子簽名，或稱 e-signature，是指個人對特定文件條款表示同意的電子表達方式。 

電子簽名在美國、加拿大、歐盟、英國及許多其他國家均具法律效力。其法律效力與書面簽名相同。HubSpot 的電子簽名功能由 Dropbox Sign（前身為 HelloSign）提供技術支援。請諮詢貴公司的法務團隊，以了解在與客戶往來時使用電子簽名的合法性。

開始之前

了解需求

• 您無需在 Dropbox Sign 建立帳戶，即可在 HubSpot 的常規報價單建立流程中使用電子簽名功能。
• 針對報價單，被指派「Revenue Hub」席位的用戶可設定報價單以包含電子簽名選項。被指派「核心」席位的用戶雖無法自行設定報價單，但可由其他用戶指定為報價單發送者或共同簽署人。
• 至於舊版報價單，被指派 Sales Hub 席位的用戶，可將舊版報價單設定為包含電子簽名選項。被指派核心席位的用戶雖無法自行設定報價單，但可由其他用戶指定為報價單發送者，或擔任共同簽署人。

了解限制與注意事項大

了解電子簽名限制

您的 HubSpot 帳戶設有每月電子簽名總額度，此限額取決於您的訂閱方案，以及被指派「Revenue Hub」席位（適用於報價單）或「Sales Hub」 席位（適用於舊版報價單）的用戶數量。進一步了解如何指派與管理席位。

請參閱下表以了解電子簽名限額範例：

• 若某位使用者在一個月內於 營收 Hub Professional帳戶中使用 30 次電子簽名，則尚餘 20 次電子簽名，該帳戶內的任一使用者皆可在當月剩餘時間內使用這些電子簽名。
• 若某位使用者在一個月內於 Revenue Hub 企業帳戶中，該月仍剩餘 200 次電子簽名，且該帳戶內的其他任何使用者皆可在當月剩餘時間內使用。此限額將於下個月初重置。
• 若某位使用者在 Sales Hub Professional帳戶中使用 10 次電子簽名，則尚餘 20 次電子簽名配額，該帳戶內的其他任何使用者皆可在當月剩餘時間內使用這些配額。此配額上限將於下個月初重置。

電子簽名配額須知

配額消耗時機

每次為報價單生成新的簽署信封時，將消耗一個電子簽名配額。對於已發佈的報價單，當 啟用電子簽名選項且符合以下任一情況時，系統會自動生成新的簽署信封：

• 報價單已發佈，或

• 報價單在發布後被編輯。

報價單無需實際簽署，該次配額即會被計入。已啟用電子簽名選項的過期、已刪除、已歸檔或已撤回報價單，仍會計入總計數中。進一步了解如何管理已最終確認的報價單。

多位簽署人

需要多個簽署者簽名的報價單，僅計入您配額中的一次電子簽名。例如，若已發佈且啟用電子簽名的報價單需要三個簽名，則無論實際有多少簽署者簽署該報價單，均僅計為一次使用。

重新發送報價單

若包含電子簽名請求的報價單已過期或被撤回，重新發送該報價單將計入您的配額中，視為額外的一次電子簽名。例如，首次發送報價單會消耗一個配額，重新發送則會再消耗一個配額。

重複進行電子簽名或電子郵件驗證操作

當買方完成以下任一操作序列時，將消耗兩次電子簽名配額：

• 買方點擊對報價單進行電子簽名，中途放棄流程，編輯採購訂單編號、公司資訊或帳單詳細資料，然後再次點擊進行電子簽名。
• 買方編輯採購單號、公司資訊或帳單詳細資料，點擊對報價單進行電子簽名，中途放棄流程，再次編輯詳細資料，並點擊再次進行電子簽名。
• 當 電子郵件驗證功能開啟時，買方點擊驗證其電子郵件，但未對報價單進行電子簽名，隨後編輯採購訂單編號、公司資訊或 帳單詳細資料，並再次點擊驗證其電子郵件。
• 當 電子郵件驗證功能開啟時，買方編輯採購單號、公司資訊或帳單詳細資料，點擊驗證電子郵件，中斷流程，再次編輯詳細資料，並點擊再次驗證電子郵件。

請透過HubSpot 的「產品與服務」目錄，並查看您的帳戶電子簽名使用狀況，以確認您訂閱方案的電子簽名配額。

監控電子簽名使用狀況

在報價單設定中，您可以查看本月迄今已使用的電子簽名數量，以及距離每月配額還剩多少。每月配額將於每月 1 日重置。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄中，導航至「物件」>「報價單」。
3. 在頂部，點擊「電子簽名」分頁。
4. 您的電子簽名使用狀況會顯示在「本月電子簽名使用量」下方。

增加電子簽名配額

若要增加帳戶中的電子簽名配額，請聯絡您的客戶成功經理。

啟用電子簽名

免責聲明： 由於 Dropbox Sign符合 eIDAS 規範，因此HubSpot 所實施的Dropbox Sign 應符合 eIDAS 規範。 本文並非旨在提供法律建議，亦不應取代專業法律建議；如需法律建議，請諮詢持牌律師。

Dropbox Sign 透過可信賴的合作夥伴確保在歐盟境內的電子簽名合規性，且不會明確顯示於eIDAS 可信賴合作夥伴網站上。

在報價單上啟用電子簽名

若要在報價單中加入電子簽名欄位，請將「電子簽名」選為接受選項。

在舊版報價單中啟用電子簽名

若要在舊版報價單中加入電子簽名欄位，請選擇

電子簽名」作為簽名選項。

重新指派電子簽署人

報價單的電子簽署人可將簽署責任重新指派給組織內的其他人員。進一步了解如何啟用電子簽名重新指派功能。

檢視報價單重新指派活動

當報價單重新指派給新的簽署人時，此變更會作為活動記錄在報價單中。

• 在您的 HubSpot 帳戶中：

  • 重新指派記錄會顯示在報價單預覽面板的 報價單活動下顯示。

  • 僅有權存取該報價單的使用者才能查看此活動。

  • 此活動不會顯示在相關聯的記錄（例如：聯絡人與公司）上。

• API 存取： 視事件的設定方式及 API 請求的權限而定，報價單重新指派活動可能可透過 API 取得。

對

報價單進行電子簽名

當報價單啟用電子簽名功能時，買方和共同簽署人即可在報價單上添加簽名。

• 為增強安全性，請開啟身分驗證。啟用身分驗證後，HubSpot 會加入初步的電子郵件驗證步驟，在允許簽署人簽署報價單之前，先確認其身分。

• 共同簽署人可選擇 直接 ，此舉可免除驗證程序。

買方和副簽署人皆可從共享的報價單開始進行電子簽名流程。若買方先對報價單進行電子簽名，系統將透過電子郵件通知副簽署人：

1. 開啟報價單進行電子簽署：
   • 買方應點擊與其共享的報價單或舊版報價單連結。
   • 共同簽署人可從報價單索引頁面檢視並對已發布的報價單進行共同簽署。
2. 若報價單已設定密碼（僅適用於報價單，舊版報價單不支援此功能），買方必須輸入其電子郵件地址及報價單密碼。
3. 若報價單允許重新指派電子簽署人（僅限報價單，舊版報價單不適用），買方可點擊「重新指派此報價單簽署人 」將報價單指派給另一位簽署人。
   
   
   • 買方可填寫 新簽署人的 詳細資料 ，並點擊右上角的「重新指派 」。
     
     
   • 原簽署人與新簽署人皆會收到電子郵件通知。新簽署人可點擊電子郵件中的「檢視報價單」，以開啟報價單進行簽署。
     
     
4. 若身分驗證功能已關閉，請點擊報價單底部的「立即簽署」。
   
   
5. 若已啟用 身分驗證，請透過電子郵件驗證您的身分：
   • 在共享報價單中，捲動至「接受」區段，並點擊您姓名與電子郵件地址上方的「驗證電子郵件」。系統將顯示「已發送驗證信」，以確認驗證電子郵件已發送。點擊「驗證電子郵件」後，您有一小時的時間完成簽署流程。若您在點擊「驗證電子郵件」後一小時內未簽署報價單，請返回共享報價單並再次點擊「驗證電子郵件」，以產生新的驗證電子郵件。
     
     
   • 請開啟您的電子郵件收件匣，找出主旨為「請驗證您的身分以簽署來自的報價單」的電子郵件。點擊「驗證您的身分並簽署報價單」以開始簽署流程。

請注意：若未收到驗證電子郵件，請確認收件者的電子郵件地址、檢視您的電子郵件送達狀態或日誌（如有），並請收件者搜尋所有電子郵件資料夾。驗證電子郵件由success@hubspot.com 或您在報價單設定中配置的電子郵件地址發送。若收件者仍無法找到該電子郵件，請參閱「收件者可能無法收到 HubSpot 系統或通知電子郵件的原因」中的疑難排解步驟。

• • 系統將開啟一個新的瀏覽器分頁，並顯示一個確認您身分的對話方塊。請點擊「開始簽署」。若您在點擊「開始簽署」時遇到錯誤， 請在收到電子郵件一小時後，於該郵件中點擊「驗證電子郵件」 以重新啟動驗證流程。

6. 點擊右上角的「開始使用」。
   
   
7. 在「接受」區塊下，點擊您姓名上方的「點擊簽名」。
   
   
8. 在對話方塊中，點選「繪製」、「輸入」或「上傳」分頁，並添加您的簽名。點選「插入」以添加簽名。
9. 在右上角，點擊「繼續」。
10. 在右上角，點擊「編輯」以編輯您的簽名。點擊「我同意」將您的簽名儲存至報價單中。
11. 點擊「關閉」。
12. 共同簽署人將收到一封電子郵件，通知他們報價單已簽署。如果他們尚未在報價單上共同簽署，則可以點擊「檢視並共同簽署報價單」以開始共同簽署流程。 
13. 報價單已簽署但尚未付款。 若「開立發票」功能已關閉，且 則 「從已接受的報價單自動建立合約」 設定已啟用，當買方接受報價單時，系統會自動建立合約紀錄。進一步了解如何在 HubSpot 中使用合約。
14. 若報價單已啟用線上付款功能：
    • 若帳單與 「 「從已接受報價單自動建立合約」 設定已啟用，系統將自動為該報價單生成合約與發票，並透過發票進行付款。 隨後將使用合約 來管理後續的帳單處理、發票開立及款項收款。 
    • 若未啟用計費功能，買家可點擊報價單頂端的「設定付款」。買家亦可先關閉報價單，稍後再返回設定付款。 

從報價單索引頁面副署報價單

副署人亦可從報價單索引頁面副署報價單：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「報價」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「報價」。
2. 需要簽名的報價單狀態將顯示為「待簽名」。將游標懸停在報價單上，然後點擊「預覽」。
3. 在右上角點擊「動作」，然後選擇「副署」。
   
   
4. 繼續為該引言簽署。

檢視引文的簽署狀態

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「報價」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「報價」。
2. 將游標懸停在待簽署的報價單上，並點擊「預覽」。 
3. 在右側面板中，於「簽署人」下方查看簽署活動。
   
   
4. 報價單簽署完成後，您可以下載電子簽署報價單的 PDF 檔。

請注意：若您下載已簽署的報價單，Dropbox Sign 會從報價單的 PDF 版本中，移除「封面信」、「 執行摘要」或「條款」部分內所有超連結文字中的連結。建議在報價單的相關段落中包含連結文字的完整網址，以便下載後該連結仍可點擊。

當所有必要的簽名和副署均已完成後，客戶將收到一份其已簽署的文件副本。客戶收到的通知中包含一個指向其已簽署文件的連結（該連結將於報價單到期時失效），以及一份已簽署文件的 PDF 副本供其存檔。

下一步

• 進一步了解如何建立報價單。
• 進一步了解如何建立舊版報價單。
• 進一步了解如何管理報價單。