使用工作流程指派及輪替記錄擁有者

使用「將記錄分配給擁有者」工作流程 動作，將記錄指派給 您的付費銷售與服務使用者。您可以使用此動作，根據[記錄] 擁有者屬性或任何自訂的 HubSpot 使用者屬性來指派使用者。

若您使用「將記錄分配給擁有者」工作流程動作來指派服務單或潛在客戶（BETA）記錄，則可使用其他分配選項，例如負載平衡、輪詢和隨機分配。

了解需求與注意事項

使用「將記錄輪替分配給擁有者」工作流程動作時，將適用以下需求與限制。

了解需求

• 將記錄指派給特定使用者時：
  • 使用者必須為活躍狀態，且已分配 銷售 或服務中心（Service Hub）專業版 或企業版席位。
  • 持有核心版及唯讀版授權的用戶，或尚未接受加入 HubSpot 帳戶邀請的用戶，其選項將顯示為灰色。
• 將記錄指派給團隊時：
  • 該團隊必須至少有一名已指派 銷售 或服務中心（Service Hub）專業版 或企業版授權。若未滿足此條件，在設定工作流程動作時，該團隊將顯示為灰色。 
  • 僅限已分配 Sales 或服務中心專業版 或企業版授權的主團隊成員才有資格被指派。額外的團隊成員將不會被納入。
  • 若某個帳戶已選擇參與「支援多個主要團隊以實現完整功能」測試版，則所有團隊成員皆符合指派資格。
• 已停用或不再持有付費席位的用戶，在路由規則中將以紅色邊框標示，且不會被納入指派範圍。

了解注意事項

• 若 HubSpot 擁有者 屬性同步至 Salesforce，此動作可能無法如預期運作。即使 HubSpot 已清除所有權，Salesforce 仍可能會嘗試將先前所有者更新至 HubSpot。
• 使用此動作指派潛在客戶時，您需要關閉 「將潛在客戶擁有者與聯絡人或公司擁有者同步」 設定。

工作流程指派分配

• 預設情況下，在分配已加入的工作流程的記錄時，系統會將記錄平均分配給所選團隊內的用戶，或在指定用戶之間平均分配。 
• 若在工作流程啟用後，於該動作中新增或移除擁有者：
  • 該動作的指派次數將重置，並重新開始隨機指派。
  • 新加入的記錄將均勻地輪流分配給所有選定的擁有者或團隊成員，無論先前已加入記錄的輪替分配次數為何。
• HubSpot 每次僅允許一個物件進行輪替，以確保分配的公平性。
  • 若「輪替物件」動作中同時包含多個物件，系統將僅允許其中一個通過，其餘物件則需重新嘗試。
  • 這可能會導致物件執行此動作所需的時間較長。

使用工作流程指派記錄

工作流程

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點選現有工作流程的名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的登錄觸發條件。
4. 點擊「+」加號圖示以新增動作。 
5. 在左側面板中，點擊以展開CRM 區段 。接著， 點擊「 將記錄輪替分配給擁有者」。
6. 設定「將記錄輪替給擁有者」動作： 
   • HubSpot 使用者屬性：選擇 您希望與此動作搭配使用的使用者屬性。預設情況下，系統會選取[object] 擁有者屬性。您也可以使用任何其他自訂使用者屬性。 
   • 若 [object] 已有擁有者，則覆寫：選擇 是否要覆寫現有的使用者屬性值。 
   • 輪替對象：選擇 是否要在特定使用者或團隊之間進行輪替。 
     • 特定使用者：選擇要指派記錄的特定使用者。
     • 團隊：選擇 要將記錄指派給的特定團隊。
7. 設定完工作流程後，請點擊頂部的「儲存」。 
8. 繼續設定您的工作流程。 
   
   

其他分配選項 當您

時，

• 負載平衡：自動評估並將記錄指派給手頭上未結且已指派的工單數量最少的用戶。
• 輪流分配： 以輪流、順序的方式分配 記錄。
• 隨機：將記錄隨機指派給指派池中符合資格的使用者。

使用工作流程指派潛在客戶（BETA）

若要透過工作流程中的「將記錄輪替分配給擁有者」動作來分配潛在客戶： 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點擊現有以 潛在客戶為基礎的工作流程名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的觸發條件。
4. 點擊「+」加號圖示以新增動作。 
5. 在左側面板中，點擊以展開「CRM」區段 。接著 ，點擊「 將記錄輪替分配給負責人」。
6. 為工單配置「將記錄輪替至負責人」的工作流程動作：
   • 負責人屬性：預設將設定為「潛在客戶負責人」。您也可以選擇任何其他潛在客戶使用者屬性。
   • 潛在客戶指派：請從以下選項中選擇： 
     
     • 特定使用者與團隊：將新進記錄指派給指定的使用者或團隊。您可以從「負載平衡」、「輪詢」或「隨機分配」等分配類型中進行選擇。
     • 聯絡人負責人：將新進記錄指派給聯絡人的負責人。
       • 該聯絡人必須已指派所有者至其記錄，並透過 Cookie 進行追蹤。
       • 若無聯絡人擁有者，或指派失敗時，將使用備用選項。
     • 無人：傳入的記錄將不會指派給任何團隊成員。
7. 設定完指派類型後，請設定您的指派配置：
   • 覆寫現有潛在客戶負責人：根據指派規則，以新的記錄負責人覆寫任何現有的記錄負責人。
   • 僅指派給可用使用者：狀態設定為「離線」的使用者將不會被指派記錄，即使他們已在指派規則中設定。僅會將工單指派給可用使用者。若指派池中的所有使用者皆處於離線狀態，則[物件] 擁有者或 自訂使用者屬性將被設定為「未指派」或 「（無擁有者）」。
8. 在頁面上方，點擊「儲存」。
9. 繼續設定您的工作流程。

使用工作流程指派工單

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點選現有基於票證的工作流程名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的觸發條件。
4. 點擊「+」加號圖示以新增動作。 
5. 在左側面板中，點擊以展開「CRM」區段 。接著 ，點擊「 將記錄輪替分配給擁有者」。
6. 為工單設定「將記錄輪替給擁有者」的工作流程動作：
   • 負責人屬性：預設將設定為「工單負責人」。您也可以選擇任何其他工單使用者屬性。 
   • 工單指派：請從以下選項中選擇： 
     • 客戶服務專員：新進工單將轉送至客戶服務專員。進一步了解如何 設定客戶服務專員。
     • 特定使用者與團隊：將收到的工單指派給指定的使用者或團隊。您可以選擇「負載平衡」、「輪詢」或「隨機分配」等分發類型。 
     • 僅限團隊：將收到的工單路由至團隊，但不指派工單擁有者。
       • 票證將出現在服務台的團隊視圖中，包括「我的團隊未指派」和「我的團隊待處理」。
       • 僅當團隊中至少有一位擁有Service Hub授權的用戶時，該團隊才可被選為團隊路由的對象。 
     • 聯絡人負責人：將新進票證指派給聯絡人的負責人。
       • 該聯絡人的記錄必須已指派擁有者，並透過 Cookie 進行追蹤。 
       • 如果沒有聯絡人擁有者，或者指派失敗，則會使用備用選項。
     • 無人：新進工單將不會指派給任何團隊成員。
7. 設定完指派類型後，請設定您的指派配置：
   • 覆寫現有票證擁有者：根據指派規則，以新票證擁有者覆寫現有的票證擁有者。 
   • 僅指派給可用使用者：狀態設定為「離線」的使用者將不會被指派票證，即使他們已包含在指派規則中。僅有可用使用者才會被指派票證。若指派池中的所有使用者皆處於離線狀態：
     • 「票證擁有者」或「自訂使用者」屬性將設定為「未指派」或 「（無擁有者）」。
     • 「已指派的團隊」票證屬性將設定為路由選項中的所有目標團隊。
8. 在頁面上方，點擊「儲存」。 
9. 繼續設定您的工作流程。