Få indsigt i indtægtskontrolløren

Brug Revenue Agent, som er en del af HubSpots AI, til at overvåge udestående fakturaer og automatisere kontakten til købere. Revenue Agent sporer ændringer i fakturaer og kommunikation med købere for at foreslå personlige kontaktplaner, der kan hjælpe med at inddrive betaling. Revenue Agent tilpasser planerne på baggrund af købernes svar og fakturaaktivitet og kan sende eskalerings-e-mails til interne kontakter.

Hvis en faktura f.eks. er forfalden, og en køber ikke har svaret, kan Revenue Agent sende en personlig opfølgning og eskalere sagen til en intern kontakt, hvis betalingen stadig udestår.

Bemærk: Du kan administrere adgang til AI-funktioner i dine AI-indstillinger og konfigurere, hvilke data der deles. Gennemgå HubSpots ofte stillede spørgsmål om AI-tillid og AI-modelkort for detaljerede oplysninger om AI-sikkerhedskontroller, databrug og overholdelse.

Før du går i gang

Forstå kravene

• Funktionen " Giv brugere adgang til generative AI-værktøjer og -funktioner " skal være aktiveret i AI-indstillingerne på din konto.

• Du skal have en individuel eller team-e-mailadresse tilknyttet din konto for at kunne aktivere og bruge Revenue Agent.

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Revenue Agent sporer fakturastatus (åben, betalt, forfalden osv.) uanset hvordan fakturaen blev oprettet, eller hvilket værktøj der genererede den (f.eks. kontrakter, tilbud eller abonnementer oprettet i HubSpot eller fakturaer fra eksterne kilder). Hvis fakturaer stammer fra en ekstern kilde, skal de først synkroniseres med HubSpot.

Registrering af virksomheder og kontakter

Når du konfigurerer Revenue Agent for første gang, vil den foreslå virksomheder og kontakter, der skal tilføjes, baseret på deres aktuelle åbne fakturaer og det samlede forfaldne beløb. Du kan gennemgå de foreslåede kontaktplaner og e-mail-tidsplaner, inden der sendes e-mails, eller konfigurere Revenue Agent til automatisk at sende e-mails, indtil en kontakt svarer. Når du har konfigureret Revenue Agent, kan du manuelt tilføje yderligere virksomheder og kontakter eller aktivere automatisk tilmelding:

• Automatisk tilmelding: Revenue Agent tilmelder virksomheder og kontakter og overvåger dem for udestående fakturaer, herunder fremtidige fakturaer. Der oprettes planer for de relevante virksomheder og kontakter med udestående fakturaer, der ikke er konfigureret til automatisk betaling.
• Manuel tilmelding: Vælg op til 1.000 virksomheder og kontakter, der skal tilmeldes. Revenue Agent overvåger løbende de tilmeldte poster og opretter planer for aktuelle og fremtidige udestående fakturaer, der ikke er konfigureret til automatisk betaling. Virksomheder og kontakter, der tilføjes til HubSpot senere, tilmeldes ikke automatisk og skal tilmeldes manuelt.

Læs mere om, hvordan virksomheder og kontakter tilmeldes.

Undtagelser

Fakturaer kan udelukkes på baggrund af manuelle udelukkelser eller udelukkelsessegmenter. Udelukkede fakturaer medtages ikke i planerne. Læs mere om typer af udelukkelser nedenfor.

Manuelle udelukkelser

Du kan manuelt udelukke enkelte fakturaer. Læs mere om, hvordan du manuelt udelukker fakturaer.

Udelukkelsessegmenter

Du kan konfigurere fakturaekskluderingssegmenter til at udelukke fakturaer, der opfylder de filtrerede kriterier, når du tilmelder virksomheder og kontakter. Ekskluderingssegmentet anvender automatisk sine filtre på fakturaer og udelukker de fakturaer, der matcher kriterierne, fra abonnementsplanerne.

Læs mere om opsætning af udelukkelsesfiltre, når du tilmelder virksomheder og kontakter.

Abonnementer

Planer er personaliserede e-mail-tidsplaner, der genereres ud fra CRM-konteksten om køberen, dennes fakturaer og konto. Handlingerne kan omfatte proaktive påmindelses-e-mails og svar på køberens forespørgsler vedrørende fakturaer. En plan tager højde for de åbne fakturaer, der er knyttet til de tilmeldte virksomheder eller kontakter. Planen genereres på ny, når en faktura ændres, eller når en køber kontakter dig vedrørende en faktura.

Læs mere om handlingstyper.

Når salgsmedarbejderen genererer en plan på ny

En plan kan genoprettes, når:

• Der oprettes eller tilknyttes en ny faktura.
• En faktura betales, annulleres, genåbnes eller på anden måde ændrer status.
• Fakturabeløbet eller saldoen ændres.
• Fakturaen bliver forfalden.
• Forfaldsdatoen ændres.
• En faktura fjernes fra en konto.
• Et eksternt fakturalink ændres.
• Der modtages en relevant e-mail fra køberen.
• En planlagt revurdering kører.
• En tidligere plan udløber.
• En plan justeres manuelt eller genoprettes.
• Indstillingerne for tilmelding eller fakturaundtagelse ændres og påvirker kontoen.

En plan genoprettes ikke, når ændringen ikke har væsentlig indflydelse på opkrævningen, eller når den eksisterende plan fortsat er gyldig. Indtægtsmedarbejderen annullerer planer, når der ikke er nogen fakturaer tilbage, der kan følges op på.

Handlingstyper i planer

Inden for planerne kan skatteinspektøren foreslå følgende handlinger:

• Påmindelses-e-mails: planlagte e-mails, der sendes til køberen om ubetalte fakturaer, herunder kommende og forfaldne beløb samt forfaldsdatoer. Indtægtsmedarbejderen kan sende proaktive henvendelser, inden en faktura forfalder, samt opfølgende e-mails vedrørende forfaldne fakturaer. Flere fakturaer kan samles i én e-mail, når der er mere end én ubetalt faktura, eller når deres forfaldsdatoer ligger tæt på hinanden.
• E-mails om eskalering: e-mails, der sendes til en intern modtager, når eskalering er påkrævet. Indtægtsmedarbejderen vurderer fakturastatus, beskeder fra køberen, tidligere henvendelser og tidligere beslutninger, inden vedkommende beslutter, om eskalering er hensigtsmæssig. Eskalering udløses i et af følgende tilfælde:
  • Tidsbaserede betingelser:
    • Fakturaen skal være mindst 90 dage forfalden.
    • Indtægtsmedarbejderen skal have foretaget mindst to kontaktforsøg. Hvis to forsøg er gennemført inden dag 90, udløses eskalering på den 90. dag. Hvis fakturaen er 90 dage forfalden, før de to forsøg er gennemført, gennemfører medarbejderen de resterende kontaktforsøg og eskalerer derefter tre dage efter det andet forsøg.
  • Uopløseligt svar fra køberen: Medarbejderen eskalerer, når som helst vedkommende modtager et svar, der ikke kan håndteres, f.eks. når en køber bestrider fakturaen eller erklærer, at vedkommende ikke vil betale.
• Svar-e-mails: Når en køber sender en e-mail vedrørende en faktura, gennemgår indtægtsmedarbejderen beskeden og kan udarbejde et svar. Svar skal gennemgås, før de sendes.

Læs mere om gennemgang og redigering af foreslåede planer og aktive planer.

Automatisering af planer

Automatiseringsindstillingerne bestemmer, om e-mails til købere gennemgås manuelt eller automatiseres. Du kan vælge mellem følgende indstillinger:

• Gennemgå alle e-mails: Du skal gennemgå og godkende hver enkelt plan, før salgsmedarbejderen sender e-mails.
• Gennemgå kun, når en kunde svarer: Indtægtsagenten sender automatisk eskalerings-e-mails og e-mails til købere, undtagen når en køber sender en e-mail vedrørende fakturering.
  • Fakturerings-e-mails fra køberen videresendes til gennemgang af en bruger. Dette omfatter alle faktureringsrelaterede e-mails fra køberen, ikke kun svar på e-mails sendt af indtægtsagenten.
  • Hvis en køber ændrer en faktura, f.eks. ved at foretage en delvis eller fuld betaling, genoprettes planen automatisk.

Læs mere om konfiguration af automatiseringsfunktionen.

Planlagt revurdering

Planlagte revurderinger gennemgår en plan på et senere tidspunkt og opdaterer den om nødvendigt. De kontrollerer for ændringer såsom betalinger, opdateringer af fakturastatus, svar fra købere eller forløbet tid og genererer derefter planen på ny, hvis det er nødvendigt. Planlagte revurderinger er tidsbaserede udløsere, der supplerer revurderinger forårsaget af fakturaopdateringer og e-mail-aktivitet. Planlagte revurderinger er mærket med »Wakeup« i aktive planer.

Indstil instruktioner til indtægtsagenten

Indstil instruktioner, som indtægtsagenten skal følge, når der skrives e-mails i planerne, så de passer til dit brands tone. Brug instruktionerne til at definere e-mailens tone, sætningsstruktur, længde, antal og timing af opfølgende e-mails samt vendinger, der skal undgås. Du kan ikke ændre fakturabeløb, betalingsbetingelser, køber- eller kontooplysninger eller vedhæftede filer og dokumenter ved hjælp af instruktionerne.

Læs mere om, hvordan du opretter retningslinjer for salgsmedarbejderen.

Sådan bruger indtægtsagenten kreditter

Du skal have HubSpot-kreditter for at kunne bruge Revenue Agent. Revenue Agent bruger 500 kreditter for hver faktura i en plan, når kontakten påbegyndes.

Følgende aktiviteter koster ikke kreditter:

• Handlinger inden for planer, herunder eskalerings-e-mails.

• Planlagte revurderinger.

Se eksemplerne i tabellen nedenfor:

Næste trin

• Læs mere om opsætning af indtægtsagenten, herunder tilmelding af konti og start af automatiseret opfølgning.
• Læs mere om administration af Revenue Agent, herunder visning af aktive planer, afmelding af virksomheder og kontakter, visning af planhistorik samt redigering af tilmeldingsmetode og filtre.