เบต้าทำความเข้าใจตัวแทนรายได้

ใช้ตัวแทนรายได้ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ AI ของ HubSpot เพื่อตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่และเข้าถึงผู้ซื้อโดยอัตโนมัติ ตัวแทนรายได้ติดตามการเปลี่ยนแปลงใบแจ้งหนี้และการสื่อสารกับผู้ซื้อเพื่อแนะนำแผนการเข้าถึงส่วนบุคคลเพื่อช่วยในการเรียกเก็บเงิน ตัวแทนรายได้จะปรับแผนตามการตอบกลับของผู้ซื้อและกิจกรรมใบแจ้งหนี้และสามารถส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อภายในได้

ตัวอย่างเช่นหากใบแจ้งหนี้เกินกำหนดและผู้ซื้อยังไม่ได้ตอบกลับตัวแทนรายได้สามารถส่งการติดตามผลส่วนบุคคลและส่งเรื่องไปยังผู้ติดต่อภายในหากการชำระเงินยังคงค้างอยู่

โปรดทราบ: คุณสามารถจัดการการเข้าถึงฟีเจอร์ AI ได้ในการตั้งค่า AI ของคุณ และกำหนดค่าข้อมูลที่จะแชร์ ตรวจสอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ AI Trust และAI Model Cards ของ HubSpot สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการควบคุมความปลอดภัยของ AI การใช้ข้อมูล และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

• การเปิดให้ผู้ใช้เข้าถึงเครื่องมือและฟีเจอร์ AI ที่สร้างขึ้นจะต้องเปิดใช้งานในการตั้งค่า AI ในบัญชีของคุณ

• คุณต้องมีที่อยู่อีเมลของบุคคลหรือทีมที่เชื่อมต่อกับบัญชีของคุณเพื่อเปิดใช้งานและใช้ตัวแทนรายได้

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• ตัวแทนรายได้ติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ (เปิดชำระค้างชำระฯลฯ) โดยไม่คำนึงถึงวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้หรือเครื่องมือที่สร้างขึ้น (เช่นสัญญาใบเสนอราคาหรือการสมัครสมาชิกที่สร้างขึ้นใน HubSpot หรือใบแจ้งหนี้จากแหล่งภายนอก) หากใบแจ้งหนี้มาจากแหล่งภายนอกจะต้องซิงค์กับ HubSpot ก่อน

การลงทะเบียนบริษัทและการติดต่อ

เมื่อคุณตั้งค่าตัวแทนรายได้เป็นครั้งแรกระบบจะแนะนำให้บริษัทและผู้ติดต่อลงทะเบียนตามใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่และยอดรวมที่ต้องชำระ คุณสามารถตรวจสอบแผนประชาสัมพันธ์ที่แนะนำและตารางเวลาอีเมลก่อนที่จะส่งอีเมลใดๆหรือกำหนดค่าตัวแทนรายได้เพื่อส่งอีเมลโดยอัตโนมัติจนกว่าผู้ติดต่อจะตอบกลับ หลังจากตั้งค่าตัวแทนรายได้แล้วคุณสามารถลงทะเบียนบริษัทและผู้ติดต่อเพิ่มเติมได้ด้วยตนเองหรือเปิดการลงทะเบียนอัตโนมัติ:

• การลงทะเบียนอัตโนมัติ: ตัวแทนรายได้ลงทะเบียนบริษัทและผู้ติดต่อและตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่รวมถึงใบแจ้งหนี้ในอนาคต แผนจะถูกสร้างขึ้นสำหรับการจับคู่บริษัทและผู้ติดต่อที่มีใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ซึ่งไม่ได้กำหนดค่าไว้สำหรับการชำระเงินอัตโนมัติ
• การลงทะเบียนด้วยตนเอง: เลือกบริษัทและผู้ติดต่อได้สูงสุด 1,000 รายเพื่อลงทะเบียน ตัวแทนรายได้จะตรวจสอบบันทึกที่ลงทะเบียนอย่างต่อเนื่องและสร้างแผนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ในปัจจุบันและในอนาคตซึ่งไม่ได้กำหนดค่าไว้สำหรับการชำระเงินอัตโนมัติ บริษัทและผู้ติดต่อที่เพิ่มลงใน HubSpot ในภายหลังไม่ได้ลงทะเบียนโดยอัตโนมัติและต้องลงทะเบียนด้วยตนเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีลงทะเบียนบริษัทและผู้ติดต่อ

ข้อยกเว้น

ใบแจ้งหนี้อาจได้รับการยกเว้นตามข้อยกเว้นด้วยตนเองหรือกลุ่มที่ได้รับการยกเว้น ใบแจ้งหนี้ที่ไม่รวมจะไม่รวมอยู่ในแผน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทข้อยกเว้นด้านล่าง

การยกเว้นด้วยตนเอง

คุณสามารถยกเว้นใบแจ้งหนี้แต่ละรายการได้ด้วยตนเอง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธียกเว้นใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

เซกเมนต์การยกเว้น

คุณสามารถกำหนดค่าเซกเมนต์การยกเว้นใบแจ้งหนี้เพื่อยกเว้นใบแจ้งหนี้ที่ตรงตามเกณฑ์ที่กรองไว้เมื่อลงทะเบียนบริษัทและผู้ติดต่อ ส่วนการยกเว้นจะใช้ตัวกรองกับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติและไม่รวมใบแจ้งหนี้ที่ตรงกับแผน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าตัวกรองการยกเว้นเมื่อลงทะเบียนบริษัทและผู้ติดต่อ

แผน

แผนคือตารางเวลาอีเมลส่วนบุคคลที่สร้างขึ้นจากบริบท CRM เกี่ยวกับผู้ซื้อใบแจ้งหนี้และบัญชีของพวกเขา การดำเนินการอาจรวมถึงอีเมลแจ้งเตือนเชิงรุกและการตอบกลับการสอบถามใบแจ้งหนี้ของผู้ซื้อ แผนพิจารณาใบแจ้งหนี้แบบเปิดที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่ลงทะเบียนหรือผู้ติดต่อ แผนจะถูกสร้างใหม่เมื่อใบแจ้งหนี้มีการเปลี่ยนแปลงหรือผู้ซื้อติดต่อคุณเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทการดำเนินการ

เมื่อตัวแทนรายได้สร้างแผนใหม่

แผนสามารถสร้างใหม่ได้เมื่อ:

• มีการสร้างหรือเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ใหม่
• ใบแจ้งหนี้จะได้รับการชำระเงินเป็นโมฆะเปิดใหม่หรือมีการเปลี่ยนแปลงสถานะ
• จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้หรือยอดคงเหลือมีการเปลี่ยนแปลง
• ใบแจ้งหนี้จะเลยกำหนดชำระ
• วันครบกำหนดมีการเปลี่ยนแปลง
• ใบแจ้งหนี้ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง
• มีการเปลี่ยนแปลงลิงก์ใบแจ้งหนี้ภายนอก
• ได้รับอีเมลผู้ซื้อที่เกี่ยวข้องแล้ว
• การประเมินซ้ำตามกำหนดเวลาจะดำเนินการ
• แพ็กเกจก่อนหมดอายุ
• แผนจะได้รับการปรับหรือสร้างขึ้นใหม่ด้วยตนเอง
• การลงทะเบียนหรือการตั้งค่าการยกเว้นใบแจ้งหนี้มีการเปลี่ยนแปลงและส่งผลกระทบต่อบัญชี

แผนจะไม่ถูกสร้างขึ้นใหม่เมื่อการเปลี่ยนแปลงไม่ส่งผลกระทบต่อคอลเลกชันอย่างมีนัยสำคัญหรือเมื่อแผนเดิมยังคงใช้ได้ ตัวแทนรายได้ยกเลิกแผนเมื่อไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ดำเนินการได้

ประเภทการดำเนินการในแผน

ภายในแผนตัวแทนรายได้สามารถแนะนำการดำเนินการต่อไปนี้:

• อีเมลแจ้งเตือน: อีเมลที่กำหนดเวลาส่งถึงผู้ซื้อเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่รวมถึงจำนวนเงินที่กำลังจะมาถึงและเกินกำหนดและวันที่ครบกำหนด ตัวแทนรายได้สามารถส่งการติดต่อเชิงรุกก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะครบกำหนดรวมถึงอีเมลติดตามสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ ใบแจ้งหนี้หลายรายการสามารถรวมกันได้ในอีเมลเดียวเมื่อมีการเปิดใบแจ้งหนี้มากกว่าหนึ่งรายการหรือเมื่อวันที่ครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ใกล้เคียงกัน
• อีเมลส่งต่อ: อีเมลที่ส่งไปยังผู้รับภายในเมื่อจำเป็นต้องส่ง ต่อ ตัวแทนรายได้จะประเมินสถานะใบแจ้งหนี้ข้อความผู้ซื้อการติดต่อก่อนหน้านี้และการตัดสินใจก่อนหน้านี้ก่อนตัดสินใจว่าการส่งต่อมีความเหมาะสมหรือไม่ การยกระดับถูกกระตุ้นในกรณีใดกรณีหนึ่งต่อไปนี้:
  • เงื่อนไขตามเวลา:
    • ใบแจ้งหนี้ต้องเลยกำหนดอย่างน้อย 90 วัน
    • ตัวแทนรายได้ต้องพยายามติดต่ออย่างน้อยสองครั้ง หากความพยายามสองครั้งเสร็จสมบูรณ์ก่อนวันที่ 90 การยกระดับจะถูกเรียกใช้ในวันที่ 90 หากใบแจ้งหนี้ถึงกำหนด 90 วันก่อนที่จะดำเนินการสองครั้งเจ้าหน้าที่จะดำเนินการติดต่อที่เหลือให้เสร็จสิ้นจากนั้นจะส่งต่อสามวันหลังจากการดำเนินการครั้งที่สอง
  • การตอบสนองของผู้ซื้อที่ไม่สามารถแก้ไขได้: ตัวแทนจะส่งต่อเมื่อใดก็ตามที่ได้รับการตอบสนองที่ไม่สามารถจัดการได้เช่นเมื่อผู้ซื้อโต้แย้งใบแจ้งหนี้หรือระบุว่าพวกเขาจะไม่จ่ายเงิน
• ตอบอีเมล: เมื่อผู้ซื้อส่งอีเมลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ตัวแทนรายได้จะตรวจสอบข้อความและอาจร่างคำตอบ การตอบกลับจะต้องได้รับการตรวจสอบก่อนที่จะส่ง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบและแก้ไขแผนที่เสนอและแผน ที่ใช้งานอยู่

วางแผนการทำงานอัตโนมัติ

โหมดอัตโนมัติควบคุมว่าอีเมลไปยังผู้ซื้อจะได้รับการตรวจสอบด้วยตนเองหรืออัตโนมัติ คุณสามารถเลือกจากโหมดต่อไปนี้:

• ตรวจสอบอีเมลทั้งหมด: คุณต้องตรวจสอบและอนุมัติแต่ละแผนก่อนที่ตัวแทนรายได้จะส่งอีเมล
• ตรวจสอบเฉพาะเมื่อลูกค้าตอบกลับ: ตัวแทนรายได้จะส่งอีเมลส่งต่อและอีเมลของผู้ซื้อโดยอัตโนมัติยกเว้นเมื่อผู้ซื้อส่งอีเมลเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงิน
  • อีเมลการเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อจะถูกกำหนดเส้นทางสำหรับการตรวจสอบโดยผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินใดๆจากผู้ซื้อไม่เพียงแต่ตอบกลับอีเมลที่ส่งโดยตัวแทนรายได้
  • หากผู้ซื้อเปลี่ยนใบแจ้งหนี้เช่นชำระเงินบางส่วนหรือเต็มจำนวนแผนจะสร้างใหม่โดยอัตโนมัติ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดค่าโหมดอัตโนมัติ

การประเมินซ้ำตามกำหนดเวลา

การประเมินซ้ำตามกำหนดเวลาจะตรวจสอบแผนในอนาคตและอัพเดทหากจำเป็น โดยจะตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงเช่นการชำระเงินการอัปเดตสถานะใบแจ้งหนี้การตอบกลับของผู้ซื้อหรือเวลาที่ผ่านไปจากนั้นจะสร้างแผนอีกครั้งหากจำเป็น การประเมินซ้ำตามกำหนดเวลาเป็นทริกเกอร์ตามเวลาที่เสริมการประเมินซ้ำที่เกิดจากการอัปเดตใบแจ้งหนี้และกิจกรรมทางอีเมล การประเมินซ้ำตามกำหนดเวลาจะถูกระบุด้วย Wakeup ในแผนการใช้งาน

ตั้งค่าคำแนะนำสำหรับตัวแทนรายได้

ตั้งค่าคำแนะนำให้ตัวแทนรายได้ปฏิบัติตามเมื่อเขียนอีเมลในแผนเพื่อให้ตรงกับน้ำเสียงของแบรนด์ของคุณ ใช้คำแนะนำเพื่อกำหนดโทนอีเมลโครงสร้างประโยคความยาวจำนวนและระยะเวลาของอีเมลติดตามและวลีที่จะหลีกเลี่ยง คุณไม่สามารถเปลี่ยนจำนวนใบแจ้งหนี้เงื่อนไขการชำระเงินข้อมูลผู้ซื้อหรือบัญชีหรือไฟล์ที่แนบมาและเอกสารพร้อมคำแนะนำ 

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าคำแนะนำสำหรับตัวแทนรายได้

ตัวแทนรายได้ใช้เครดิต HubSpot อย่างไร

ตัวแทนรายได้ใช้เครดิต HubSpot เมื่อเริ่มการเรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ เครดิตจะถูกใช้ต่อใบแจ้งหนี้เมื่อเริ่มติดต่อไม่ใช่เมื่อผู้ซื้อชำระใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างเช่นคุณมีใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ 1,000 รายการซึ่ง 30 รายการมียอดค้างชำระมากกว่า $ 5,000 คุณตัดสินใจใช้ตัวแทนรายได้เพื่อเรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ 30 รายการดังกล่าว เมื่อตัวแทนรายได้เริ่มการเข้าถึงการเรียกเก็บเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ 30 ใบเครดิต HubSpot จะถูกใช้สำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ 

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับจำนวนที่ตัวแทนรายได้ของ HubSpot Credit ใช้ในแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์และบริการ

กิจกรรมต่อไปนี้ไม่ใช้เครดิต:

• การดำเนินการภายในแผนรวมถึงอีเมลแจ้งความคืบหน้า

• การประเมินซ้ำตามกำหนดเวลา

ขั้นตอนต่อไป

• ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าตัวแทนรายได้รวมถึงการลงทะเบียนบัญชีและการเริ่มต้นการเข้าถึงแบบอัตโนมัติ
• เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการตัวแทนรายได้รวมถึงการดูแผนใช้งานบริษัทและผู้ติดต่อที่ยกเลิกการลงทะเบียนดูประวัติแผนและแก้ไขโหมดการลงทะเบียนและตัวกรอง