BêtaComprendre l’agent des recettes

Utilisez l’agent Revenue, qui fait partie de l’IA de HubSpot, pour surveiller les factures non soldées et automatiser la communication avec les acheteurs. L’agent Revenue suit les modifications de facture et les communications des acheteurs pour suggérer des plans de communication personnalisés afin de collecter les paiements. L’agent Revenue ajuste les abonnements en fonction des réponses des acheteurs et de l’activité liée aux factures et peut envoyer des e-mails de remontée aux contacts internes.

Par exemple, si une facture est en retard et qu’un acheteur n’a pas répondu, l’agent des recettes peut envoyer un suivi personnalisé et faire remonter le cas à un contact interne si le paiement reste impayé.

Remarque : Vous pouvez gérer l'accès aux fonctionnalités d'IA dans vos paramètres d'IA et configurer les données partagées. Consultez la FAQ sur la fiabilité et la sécurité de l'IA et les cartes de modèle d'IA de HubSpot pour obtenir des informations détaillées sur les contrôles de sécurité de l'IA, l'utilisation des données et la conformité.

Avant de commencer

Compréhension des exigences

• L’option Donner accès aux utilisateurs aux outils et fonctionnalités de l’IA générative doit être activée dans les paramètres d’IA de votre compte.

• Vous devez avoir une adresse e-mail individuelle ou d’équipe connectée à votre compte pour activer et utiliser l’agent Revenue.

Comprendre les limites et les considérations

• L’agent Revenue suit le statut de la facture (ouverte, payée, en retard, etc.) indépendamment de la manière dont la facture a été créée ou de l’outil qui l’a générée (par exemple, contrats, devis ou abonnements créés dans HubSpot ou factures provenant de sources externes). Si les factures proviennent d’une source externe, elles doivent d’abord être synchronisées avec HubSpot.

Inscription des entreprises et des contacts

Lorsque vous configurez l’agent Revenue pour la première fois, il suggère aux entreprises et aux contacts de s’inscrire en fonction de leurs factures impayées actuelles et du total dû. Vous pouvez consulter les plans de sensibilisation et les calendriers des e-mails suggérés avant l’envoi de tout e-mail, ou configurer l’agent du revenu pour envoyer des e-mails automatiquement jusqu’à ce qu’un contact réponde. Après avoir configuré l’agent Revenue, vous pouvez inscrire manuellement des entreprises et des contacts supplémentaires ou activer l’inscription automatique :

• Inscription automatique : l’agent Revenue inscrit les entreprises et les contacts, puis surveille les factures en cours, y compris les factures futures. Des plans seront créés pour faire correspondre les entreprises et les contacts avec des factures non réglées qui ne sont pas configurées pour les paiements automatiques.
• Inscription manuelle : sélectionnez jusqu’à 1 000 entreprises et contacts à inscrire. L’agent Revenue Manager surveille en permanence les fiches d’informations inscrites et crée des plans pour les factures en cours actuelles et futures qui ne sont pas configurées pour les paiements automatiques. Les entreprises et les contacts ajoutés à HubSpot ultérieurement ne sont pas inscrits automatiquement et doivent l’être manuellement.

En savoir plus sur l’inscription des entreprises et des contacts.

Exclusions

Les factures peuvent être exclues sur la base d’exclusions manuelles ou de segments d’exclusion. Les factures exclues ne seront pas incluses dans les abonnements. Découvrez-en davantage sur les types d’exclusions ci-dessous.

Exclusions manuelles

Vous pouvez exclure manuellement des factures individuelles. Découvrez-en davantage sur la façon d’exclure manuellement des factures.

Segments d’exclusion

Vous pouvez configurer des segments d’exclusion de facture pour exclure les factures qui répondent à des critères filtrés lors de l’inscription d’entreprises et de contacts. Le segment d’exclusion applique automatiquement ses filtres aux factures et exclut les factures correspondantes des abonnements.

Découvrez-en davantage sur la configuration des filtres d’exclusion lors de l’inscription d’entreprises et de contacts.

Formules

Les plans sont des calendriers d’e-mails personnalisés générés à partir du contexte CRM sur l’acheteur, ses factures et son compte. Ces actions peuvent inclure des e-mails de rappel proactifs et des réponses aux demandes de facture de l’acheteur. Un plan prend en compte les factures non soldées associées aux entreprises ou aux contacts inscrits. Le plan est généré de nouveau lorsqu’une facture est modifiée ou qu’un acheteur vous contacte à propos d’une facture.

En savoir plus sur les types d’actions.

Lorsque l’agent des recettes régénère un plan

Un plan peut être généré de nouveau lorsque :

• Une nouvelle facture est créée ou associée.
• Une facture est payée, annulée, rouverte ou son statut a changé.
• Le montant ou le solde de la facture change.
• La facture est en retard.
• La date d’échéance change.
• Une facture est dissociée.
• Un lien de facture externe change.
• Un e-mail pertinent de l’acheteur est reçu.
• Une réévaluation programmée s’exécute.
• Un plan précédent expire.
• Un plan est ajusté manuellement ou régénéré.
• Les paramètres d’inscription ou d’exclusion de facture changent et affectent le compte.

Un plan n’est pas régénéré lorsque le changement n’affecte pas sensiblement le recouvrement ou lorsque le plan existant reste valide. L’agent Revenue annule les plans lorsqu’il ne reste plus aucune facture donnant suite à une action.

Types d’actions dans les plans

Dans les plans, l’agent Revenue peut suggérer les actions suivantes :

• E-mails de rappel : e-mails programmés envoyés à l’acheteur au sujet des factures ouvertes, y compris les montants à venir et les retards et les dates d’échéance. L’agent des recettes peut envoyer des communications proactives avant l’échéance d’une facture, ainsi que des e-mails de suivi pour les factures en retard. Plusieurs factures peuvent être combinées dans un même e-mail lorsque plusieurs factures sont en cours ou lorsque leurs dates d’échéance sont proches.
• E-mails de transfert : e-mails envoyés à un destinataire interne lorsqu’un transfert est nécessaire. L’agent Revenue évalue le statut de la facture, les messages de l’acheteur, les communications précédentes et les décisions antérieures avant de décider si la remontée d’incident est appropriée. La remontée d’incident est déclenchée dans l’un ou l’autre des cas suivants :
  • Conditions basées sur le temps :
    • La facture doit être échue d’au moins 90 jours.
    • L’agent des recettes doit avoir fait au moins deux tentatives de communication. Si deux tentatives sont terminées avant le 90e jour, la remontée est déclenchée le 90e jour. Si le paiement d’une facture est en retard de 90 jours avant que deux tentatives ne soient effectuées, l’agent finalise le reste de la communication, puis fait remonter la facture trois jours après la deuxième tentative.
  • Réponse insoluble de l’acheteur : L’agent fait remonter les tickets à chaque fois qu’il reçoit une réponse qu’il ne peut pas gérer, par exemple lorsqu’un acheteur conteste la facture ou déclare qu’il ne veut pas payer la facture.
• Répondre aux e-mails : lorsqu’un acheteur envoie un e-mail concernant une facture, l’agent du revenu examine le message et peut rédiger une réponse. Les réponses doivent être vérifiées avant d’être envoyées.

Découvrez-en davantage sur l’examen et la modification des plans proposés et des plans actifs.

Automatisation des plans

Les modes d’automatisation contrôlent si les e-mails envoyés aux acheteurs sont examinés manuellement ou automatisés. Vous avez le choix parmi les modes suivants :

• Examinez tous les e-mails : vous devez analyser et approuver chaque abonnement avant que l’agent des recettes n’envoie des e-mails.
• Analysez uniquement lorsqu’un client répond : l’agent du fisc envoie automatiquement les e-mails de remontée d’incident et les e-mails de l’acheteur, sauf si un acheteur envoie un e-mail concernant la facturation.
  • Les e-mails de facturation de l’acheteur sont acheminés pour être analysés par un utilisateur. Cela inclut tous les e-mails de facturation envoyés par l’acheteur, et pas seulement les réponses aux e-mails envoyés par l’agent des impôts.
  • Si un acheteur modifie une facture, par exemple en effectuant un paiement partiel ou total, le plan se régénère automatiquement.

Découvrez-en davantage sur la configuration du mode d’automatisation.

Réévaluation programmée

Les réévaluations programmées vous permettent de revoir un plan à une date ultérieure et de le mettre à jour si nécessaire. Il recherche les changements tels que les paiements, les mises à jour du statut des factures, les réponses des acheteurs ou le temps écoulé, puis régénère le plan si nécessaire. Les réévaluations planifiées sont des déclencheurs basés sur le temps qui complètent les réévaluations causées par les mises à jour des factures et les activités liées aux e-mails. Les réévaluations programmées sont étiquetées Réveil dans les plans actifs.

Définir des instructions pour l’agent des recettes

Définissez les instructions que l’agent des recettes doit suivre lors de la rédaction d’e-mails dans les plans, afin que cela corresponde au ton de votre marque. Utilisez des instructions pour définir le ton des e-mails, la structure des phrases, la longueur, le nombre et le timing des e-mails de suivi, ainsi que les phrases à éviter. Vous ne pouvez pas modifier les montants facturés, les conditions de paiement, les données d’acheteur ou de compte, ni joindre des fichiers et des documents avec des instructions. 

Découvrez-en davantage sur la configuration d’instructions pour l’agent Revenue.

Comment l’agent Revenue utilise les crédits HubSpot

L’agent Revenue utilise les crédits HubSpot lorsqu’il commence à collecter les paiements d’une facture. Les crédits sont consommés par facture au début de la prospection, et non au moment du paiement de la facture.

Par exemple, vous avez 1 000 factures en souffrance, dont 30 ont des soldes impayés supérieurs à 5 000 $. Vous décidez d’utiliser l’agent Revenue pour collecter le paiement de ces 30 factures. Lorsque l’agent des recettes commence à collecter les paiements pour les 30 factures, des crédits HubSpot sont consommés pour chaque facture. 

Découvrez-en davantage sur le nombre de crédits HubSpot utilisés par l’agent de revenu dans le catalogue de services produits &.

Les activités suivantes ne consomment pas de crédits :

• Actions prévues dans les plans, y compris les e-mails de transfert.

• Réévaluations programmées.

Étapes suivantes

• Découvrez-en davantage sur la configuration de l’agent Revenue Officer, y compris l’inscription de comptes et le lancement de communications automatisées.
• Découvrez-en davantage sur la gestion de l’agent Revenue, y compris l’affichage des plans actifs, la désinscription des entreprises et des contacts, l’affichage de l’historique des abonnements et la modification du mode d’inscription et des filtres.