Tutustu verotarkastajaan

Käytä HubSpotin tekoälyyn kuuluvaa Revenue Agentia avoimien laskujen seurantaan ja ostajille suunnatun yhteydenpidon automatisointiin. Revenue Agent seuraa laskujen muutoksia ja ostajien kanssa käytyä viestintää ja ehdottaa yksilöllisiä yhteydenottosuunnitelmia maksujen perinnän helpottamiseksi. Revenue Agent mukauttaa suunnitelmia ostajien vastausten ja laskujen tapahtumien perusteella ja voi lähettää eskalointisähköposteja sisäisille yhteyshenkilöille.

Esimerkiksi jos lasku on erääntynyt eikä ostaja ole vastannut, Revenue Agent voi lähettää henkilökohtaisen seurantasähköpostin ja eskaloida asian sisäiselle yhteyshenkilölle, jos maksua ei vieläkään ole suoritettu.

Huomaa: voit hallita tekoälyominaisuuksien käyttöä tekoälyasetuksissasi ja määrittää, mitä tietoja jaetaan. Tutustu HubSpotin tekoälyn luottamusta koskeviin usein kysyttyihin kysymyksiin ja tekoälymallikortteihin saadaksesi yksityiskohtaista tietoa tekoälyn tietoturvaohjauksesta, tiedonkäytöstä ja vaatimustenmukaisuudesta.

Ennen kuin aloitat

Tutustu vaatimuksiin

• Tilin tekoälyasetuksissa on oltava päällä kytkin ”Anna käyttäjille pääsy generatiivisiin tekoälytyökaluihin ja -ominaisuuksiin ”.

• Sinulla on oltava tiliisi liitetty henkilökohtainen tai tiimin sähköpostiosoite, jotta voit aktivoida ja käyttää Revenue Agentia.

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

• Revenue Agent seuraa laskujen tilaa (avoin, maksettu, erääntynyt jne.) riippumatta siitä, miten lasku on luotu tai millä työkalulla se on luotu (esim. HubSpotissa luodut sopimukset, tarjoukset tai tilaukset tai ulkoisista lähteistä peräisin olevat laskut). Jos laskut ovat peräisin ulkoisesta lähteestä, ne on ensin synkronoitava HubSpotiin.

Yrityksen ja yhteyshenkilön rekisteröinti

Kun määrität Revenue Agentin ensimmäistä kertaa, se ehdottaa rekisteröitäviä yrityksiä ja yhteyshenkilöitä niiden nykyisten avoimien laskujen ja erääntyneiden summien perusteella. Voit tarkistaa ehdotetut yhteydenottosuunnitelmat ja sähköpostiaikataulut ennen sähköpostien lähettämistä tai määrittää Revenue Agentin lähettämään sähköposteja automaattisesti, kunnes yhteyshenkilö vastaa. Kun olet määrittänyt Revenue Agentin, voit lisätä manuaalisesti uusia yrityksiä ja yhteyshenkilöitä tai ottaa automaattisen rekisteröinnin käyttöön:

• Automaattinen rekisteröinti: Revenue Agent rekisteröi yritykset ja yhteyshenkilöt sekä seuraa niiden avoimia laskuja, mukaan lukien tulevat laskut. Suunnitelmat luodaan niille yrityksille ja yhteyshenkilöille, joilla on avoimia laskuja, joita ei ole määritetty maksettavaksi automaattisesti.
• Manuaalinen rekisteröinti: valitse rekisteröitäväksi enintään 1 000 yritystä ja yhteyshenkilöä. Revenue Agent seuraa jatkuvasti rekisteröityjä tietueita ja luo suunnitelmia nykyisille ja tuleville avoimille laskuille, joita ei ole määritetty automaattisiin maksuihin. Myöhemmin HubSpot-alustalle lisätyt yritykset ja yhteyshenkilöt eivät rekisteröidy automaattisesti, vaan ne on rekisteröitävä manuaalisesti.

Lue lisää siitä, miten yritykset ja yhteyshenkilöt rekisteröidään.

Poissulkemiset

Laskuja voidaan sulkea pois manuaalisten poissulkemisten tai poissulkemissegmenttien perusteella. Poissuljetut laskut eivät sisälly suunnitelmiin. Lue lisää poissulkemistyypeistä alla.

Manuaaliset poissulkemiset

Voit sulkea yksittäisiä laskuja pois manuaalisesti. Lue lisää laskujen manuaalisesta poissulkemisesta.

Poissulkemissegmentit

Voit määrittää laskujen poissulkemissegmenttejä, jotta suodatusehdot täyttävät laskut suljetaan pois yritysten ja yhteyshenkilöiden rekisteröinnin yhteydessä. Poissulkemissegmentti soveltaa suodattimiaan automaattisesti laskuihin ja sulkee vastaavat laskut pois suunnitelmista.

Lue lisää poissulkemissuodattimien määrittämisestä yrityksiä ja yhteyshenkilöitä rekisteröidessä.

Paketit

Suunnitelmat ovat räätälöityjä sähköpostiaikatauluja, jotka luodaan CRM-järjestelmän tietojen perusteella ostajasta, hänen laskuistaan ja tilistään. Toimenpiteisiin voi kuulua ennakoivia muistutusviestejä ja vastauksia ostajan laskukyselyihin. Suunnitelmassa otetaan huomioon rekisteröityjen yritysten tai yhteyshenkilöiden avoimet laskut. Suunnitelma luodaan uudelleen, kun lasku muuttuu tai ostaja ottaa sinuun yhteyttä laskun vuoksi.

Lue lisää toimintaty ypeistä.

Kun myyntivastaava luo suunnitelman uudelleen

Suunnitelma voidaan luoda uudelleen, kun:

• Uusi lasku luodaan tai liitetään.
• Lasku maksetaan, mitätöidään, avataan uudelleen tai sen tila muuttuu muulla tavalla.
• Laskun summa tai saldo muuttuu.
• Lasku erääntyy.
• Maksupäivä muuttuu.
• Laskun liitos poistetaan.
• Ulkoisen laskun linkki muuttuu.
• Asiaankuuluva ostajan sähköpostiviesti vastaanotetaan.
• Aikataulun mukainen uudelleenarviointi suoritetaan.
• Aikaisempi suunnitelma vanhenee.
• Suunnitelmaa muokataan manuaalisesti tai se luodaan uudelleen.
• Ilmoittautumis- tai laskunpoissulkemisasetukset muuttuvat ja vaikuttavat tiliin.

Suunnitelmaa ei luoda uudelleen, jos muutos ei vaikuta olennaisesti perintään tai jos olemassa oleva suunnitelma pysyy voimassa. Tulovirkailija peruuttaa suunnitelmat, kun maksettavia laskuja ei ole enää jäljellä.

Suunnitelmien toimintatyypit

Suunnitelmien puitteissa verotarkastaja voi ehdottaa seuraavia toimenpiteitä:

• Muistutusviestit: ostajalle lähetettävät aikataulun mukaiset sähköpostiviestit avoimista laskuista, mukaan lukien tulevat ja erääntyneet summat sekä eräpäivät. Verovirkailija voi lähettää ennakoivia yhteydenottoja ennen laskun eräpäivää sekä seurantasähköposteja erääntyneistä laskuista. Useita laskuja voidaan yhdistää yhteen sähköpostiviestiin, kun avoimia laskuja on useampi kuin yksi tai kun niiden eräpäivät ovat lähellä toisiaan.
• Eskalointisähköpostit: sisäiselle vastaanottajalle lähetettävät sähköpostit, kun eskalointi on tarpeen. Tulovirkailija arvioi laskun tilan, ostajan viestit, aiemmat yhteydenotot ja aiemmat päätökset ennen kuin päättää, onko eskalointi aiheellinen. Eskalointi käynnistyy jossakin seuraavista tapauksista:
  • Aikaperusteiset ehdot:
    • Laskun eräpäivä on ylittynyt vähintään 90 päivää.
    • Tulovastaavan on oltava yrittänyt ottaa yhteyttä vähintään kaksi kertaa. Jos kaksi yhteydenottoyritystä on tehty ennen 90. päivää, eskalointi käynnistyy 90. päivänä. Jos laskun erääntymispäivä on kulunut 90 päivää ennen kuin kaksi yhteydenottoyritystä on tehty, tulovastaava suorittaa jäljellä olevat yhteydenotot ja eskaloi asian kolme päivää toisen yrityksen jälkeen.
  • Ratkaisematon ostajan vastaus: Verotarkastaja siirtää asian eteenpäin aina, kun hän saa vastauksen, jota ei voi käsitellä, esimerkiksi kun ostaja kiistää laskun tai ilmoittaa, ettei aio maksaa.
• Vastaussähköpostit: kun ostaja lähettää sähköpostia laskusta, myyntiedustaja tarkistaa viestin ja voi laatia vastauksen. Vastaukset on tarkistettava ennen lähettämistä.

Lue lisää ehdotettujen ja voimassa olevien suunnitelmien tarkistamisesta ja muokkaamisesta.

Suunnitelmien automatisointi

Automaatiotilat määrittävät, tarkistetaanko ostajille lähetettävät sähköpostit manuaalisesti vai automaattisesti. Voit valita seuraavista tiloista:

• Tarkista kaikki sähköpostit: sinun on tarkistettava ja hyväksyttävä jokainen suunnitelma ennen kuin tulojen käsittelijä lähettää sähköpostit.
• Tarkista vain, kun asiakas vastaa: myyntiedustaja lähettää automaattisesti eskalointisähköpostit ja ostajille osoitetut sähköpostit, paitsi kun ostaja lähettää sähköpostia laskutuksesta.
  • Ostajalta tulevat laskutusviestit ohjataan käyttäjän tarkastettavaksi. Tähän sisältyvät kaikki ostajalta tulevat laskutusviestit, ei pelkästään vastaukset tulovastaavan lähettämiin viesteihin.
  • Jos ostaja muuttaa laskua, esimerkiksi suorittamalla osittaisen tai täyden maksun, suunnitelma luodaan uudelleen automaattisesti.

Lue lisää automaatiotilan määrittämisestä.

Aikataulutettu uudelleenarviointi

Aikataulutetut uudelleenarvioinnit tarkastelevat suunnitelmaa tulevaisuudessa ja päivittävät sitä tarvittaessa. Ne tarkistavat muutokset, kuten maksut, laskujen tilapäivitykset, ostajien vastaukset tai kuluneen ajan, ja luovat suunnitelman uudelleen tarvittaessa. Aikataulutetut uudelleenarvioinnit ovat aikaperusteisia laukaisimia, jotka täydentävät laskujen päivitysten ja sähköpostiliikenteen aiheuttamia uudelleenarviointeja. Aikataulutetut uudelleenarvioinnit on merkitty aktiivisissa suunnitelmissa tunnisteella Wakeup.

Aseta ohjeet tuloviraston edustajalle

Määritä ohjeet, joita tulovastaavan tulee noudattaa kirjoittaessaan sähköposteja suunnitelmissa, jotta ne vastaavat brändisi viestintää. Määritä ohjeissa sähköpostien sävy, lauseiden rakenne, pituus, seurantasähköpostien määrä ja ajoitus sekä vältettävät ilmaisut. Ohjeilla ei voi muuttaa laskun summia, maksuehtoja, ostajaa, tilitietoja tai liitteenä olevia tiedostoja ja asiakirjoja.

Lue lisää ohjeiden asettamisesta tulovirkailijalle.

Kuinka tulovastaava käyttää hyvityksiä

Tarvitset HubSpot-krediittejä Revenue Agent -työkalun käyttämiseen. Revenue Agent kuluttaa 500 krediittiä jokaisesta suunnitelmaan sisältyvästä laskusta, kun yhteydenotto alkaa.

Seuraavista toiminnoista ei veloiteta krediittejä:

• Suunnitelmien sisäiset toimet, mukaan lukien eskalointisähköpostit.

• Aikataulun mukaiset uudelleenarvioinnit.

Katso esimerkkejä alla olevasta taulukosta:

Seuraavat vaiheet

• Lue lisää tulojen hallinta-agentin määrittämisestä, mukaan lukien tilien rekisteröinti ja automaattisen yhteydenoton aloittaminen.
• Lue lisää Revenue Agentin hallinnasta, mukaan lukien aktiivisten suunnitelmien tarkastelu, yritysten ja yhteyshenkilöiden rekisteröinnin poistaminen, suunnitelmien historian tarkastelu sekä rekisteröintitilan ja suodattimien muokkaaminen.