測試版了解稅務稽查員

使用 HubSpot 人工智慧（AI）功能之一的「營收代理」，監控未結帳單並自動聯繫買家。營收代理會追蹤帳單變更與買家通訊紀錄，據此建議個人化的聯繫方案以協助催收款項。營收代理會根據買家的回覆及帳單動態調整方案，並可向內部聯絡人發送升級處理的電子郵件。

例如，若發票已逾期且買家尚未回覆，營收代理可發送個人化的跟進訊息；若款項仍未結清，則會將案件升級至內部聯絡人處理。

請注意：你可以在你的 AI 設定中管理 AI 功能存取權，並設定要分享的資料。請檢閱 HubSpot 的 AI 信任常見問題和 AI 模型卡，以取得有關 AI 安全控制、資料使用和合規性的詳細資訊。

開始之前

了解需求

• 您必須在帳戶的 AI 設定中開啟「授予使用者存取生成式 AI 工具與功能的權限」切換鈕。

• 您必須將個人或團隊電子郵件地址綁定至您的帳戶，才能啟用並使用營收代理程式。

了解限制與注意事項

• 營收代理會追蹤發票狀態（未結、已付、逾期等），無論發票是如何建立的，或是由哪種工具產生的（例如：在 HubSpot 中建立的合約、報價 單或訂閱，或是來自外部來源的發票）。如果發票來自外部來源，必須先同步至 HubSpot。

公司與聯絡人的註冊

當您首次設定營收代理時，系統會根據當前未結帳單及應付總額，建議應納入的公司與聯絡人。 您可以在發送任何電子郵件之前，先檢視建議的聯絡計畫和電子郵件排程；或者將營收代理設定為自動發送電子郵件，直到聯絡人回覆為止。設定完營收代理後，您可以手動新增其他公司和聯絡人，或開啟自動加入功能：

• 自動註冊：營收代理會將公司與聯絡人納入系統，並監控其未結帳單（包括未來將產生的帳單）。系統將針對未設定自動付款且有未結帳單的相應公司與聯絡人，建立追蹤計畫。
• 手動註冊：最多可選取 1,000 家企業與聯絡人進行註冊。營收代理會持續監控已註冊的記錄，並針對未設定自動付款的當前及未來未結帳單建立計畫。日後新增至 HubSpot 的企業與聯絡人不會自動註冊，必須手動進行註冊。

進一步了解企業與聯絡人的註冊方式。

排除項目

發票可根據手動排除或排除區段進行排除。被排除的發票將不會納入方案中。請參閱下方以進一步了解排除類型的相關資訊。

手動排除

您可以手動排除個別發票。進一步了解如何手動排除發票。

排除區段

您可設定發票排除區段，以便在註冊公司及聯絡人時，排除符合篩選條件的發票。排除區段會自動將其篩選條件套用至發票，並將符合條件的發票從方案中排除。

進一步了解在註冊公司和聯絡人時如何設定排除篩選條件。

方案

「計畫」是根據 CRM 中關於買家、其發票及帳戶的背景資訊所生成的個人化電子郵件排程。相關操作可包含主動發送的提醒電子郵件，以及針對買家發票查詢的回覆。計畫會考量與已註冊公司或聯絡人相關的未結發票。當發票內容變更，或買家就發票事宜與您聯繫時，系統會重新生成該計畫。

進一步了解行動類型。

當營收專員重新生成計畫時

在以下情況下可重新生成計畫：

• 建立或關聯新的發票時。
• 發票已付款、作廢、重新開啟，或其狀態發生其他變更。
• 發票金額或餘額發生變更。
• 發票逾期未付。
• 到期日發生變更。
• 發票的關聯關係已解除。
• 外部發票連結發生變更。
• 收到相關買家的電子郵件。
• 已排程的重新評估已執行。
• 先前計畫已過期。
• 方案已手動調整或重新產生。
• 註冊或發票排除設定發生變更，並影響該帳戶。

若變更對收款沒有實質影響，或現有方案仍有效，則不會重新生成方案。當不再有可執行的發票時，營收專員會取消方案。

計畫中的行動類型

在計畫中，稅務稽查員可建議採取以下行動：

• 提醒電子郵件：針對未結帳單向買家發送的排程電子郵件，內容包含即將到期及逾期款項，以及到期日。收入專員可在帳單到期前主動聯繫，並針對逾期帳單發送跟進電子郵件。當有多張未結帳單，或其到期日相近時，可將多張帳單合併至同一封電子郵件中。
• 升級處理電子郵件：當需要升級處理時，發送給內部收件人的電子郵件。營收專員會評估發票狀態、買家訊息、先前聯繫紀錄及過往決策，以決定是否適宜進行升級處理。在以下任一情況下，系統將觸發升級處理：
  • 基於時間的條件：
    • 發票逾期天數須達 90 天以上。
    • 營收專員必須已進行至少兩次聯繫嘗試。若兩次嘗試在第 90 天之前完成，則於第 90 天觸發升級流程。若發票在兩次嘗試完成前已逾期 90 天，專員將完成剩餘的聯繫工作，並於第二次嘗試後三日觸發升級流程。
  • 買方回應無法解決：當專員收到無法處理的回應時，即會啟動升級程序，例如買方對發票提出異議，或聲明拒絕付款。
• 回覆電子郵件：當買方透過電子郵件就發票事宜聯繫時，營收專員會審閱該訊息，並可能起草回覆內容。回覆內容必須在發送前經過審核。

進一步了解如何審閱及編輯擬議方案與現行方案。

計畫自動化

自動化模式用於控制發送給買家的電子郵件是手動審核還是自動處理。您可以從以下模式中進行選擇：

• 審核所有電子郵件：在營收專員發送電子郵件之前，您必須審核並核准每個方案。
• 僅在客戶回覆時審核：收入專員會自動發送升級處理電子郵件及買家電子郵件，惟買家就帳單事宜發送電子郵件的情況除外。
  • 來自買家的帳單相關電子郵件將轉交給使用者進行審核。這包括買家發送的任何與帳單相關的電子郵件，而不僅限於對營收專員所發電子郵件的回覆。
  • 若買家變更發票（例如進行部分或全額付款），方案將自動重新生成。

進一步了解如何設定自動化模式。

排程重新評估

排程重新評估會在未來某個時間點檢視計畫，並在必要時進行更新。它會檢查各項變更，例如付款、發票狀態更新、買方回覆或已過時間，然後在必要時重新生成計畫。排程重新評估是基於時間的觸發機制，可與因發票更新和電子郵件活動所引發的重新評估相輔相成。 在已啟用的計畫中，排程重新評估會標示為「喚醒 (Wakeup)」。

為營收專員設定操作指示

為營收專員設定撰寫計畫內電子郵件時應遵循的指示，以確保其符合您品牌的語調。透過這些指示，您可以定義電子郵件的語氣、句式結構、長度、後續追蹤郵件的數量與時機，以及應避免使用的詞彙。 請注意，您無法透過指示來變更發票金額、付款條款、買家或帳戶資料，亦無法變更附件檔案及文件。

進一步了解如何為營收專員設定指示。

營收專員如何使用抵免額

您需要HubSpot 積分才能使用營收代理。當開始進行外聯時，營收代理會針對方案中的每張發票消耗 500 積分。

以下活動不會消耗積分：

• 方案內的操作，包括升級處理電子郵件。

• 排程的重新評估。

請參閱下表中的範例：

後續步驟

• 進一步了解如何設定營收代理，包括註冊帳戶及啟動自動化外聯。
• 進一步了解如何管理「營收代理」，包括檢視有效方案、取消公司與聯絡人的註冊、檢視方案歷史紀錄，以及編輯註冊模式與篩選條件。