使用 HubSpot 人工智慧（AI）功能之一的 Revenue Agent，來監控未結帳單並自動聯繫買家。Revenue Agent 會追蹤帳單變更及與買家的溝通紀錄，據此建議個人化的聯繫方案，以協助催收款項。Revenue Agent 會根據買家的回覆及帳單動態調整方案，並可向內部聯絡人發送升級處理的電子郵件。
例如，若發票已逾期且買家尚未回覆，Revenue Agent 會發送個人化的跟進訊息；若款項仍未結清，則會將案件升級並通知內部聯絡人。
請注意：你可以在你的 AI 設定中管理 AI 功能存取權，並設定要分享的資料。請檢閱 HubSpot 的 AI 信任常見問題和 AI 模型卡，以取得有關 AI 安全控制、資料使用和合規性的詳細資訊。
開始之前
了解需求
了解限制與注意事項
- Revenue Agent 會追蹤發票狀態（未結、已付、逾期等），無論發票是如何建立的，或是由哪種工具產生的（例如：在 HubSpot 中建立的合約、報價單 或訂閱，或是來自外部來源的發票）。若發票源自外部來源，必須先同步至 HubSpot。
公司與聯絡人註冊
當您首次設定 Revenue Agent 時，系統會根據當前未結帳單及應付總額，建議應納入的公司與聯絡人。 您可以在發送任何電子郵件之前，先檢視建議的聯絡計畫和電子郵件排程，或設定 Revenue Agent 在聯絡人回覆前自動發送電子郵件。設定完 Revenue Agent 後，您可以手動新增其他公司和聯絡人，或開啟自動加入功能：
- 自動註冊：Revenue Agent 會將公司與聯絡人納入系統，並監控其未結帳單（包括未來將開立的帳單）。系統將針對未設定自動付款且有未結帳單的相應公司與聯絡人，建立跟進計畫。
- 手動註冊：最多可選取 1,000 家企業及聯絡人進行註冊。Revenue Agent 會持續監控已註冊的記錄，並針對未設定自動付款的當前及未來未結帳單建立計畫。日後新增至 HubSpot 的企業及聯絡人不會自動註冊，必須手動進行註冊。
進一步了解企業與聯絡人的註冊方式。
排除項目
發票可根據手動排除或排除區段進行排除。被排除的發票將不會納入方案中。請參閱下方以進一步了解排除類型的相關資訊。
手動排除
您可以手動排除個別發票。進一步了解如何手動排除發票。
排除區段
您可設定發票排除區段，以便在註冊公司及聯絡人時，排除符合篩選條件的發票。排除區段會自動將其篩選條件套用至發票，並將符合條件的發票從方案中排除。
進一步了解在註冊公司和聯絡人時如何設定排除篩選條件。
方案
「計畫」是根據 CRM 中關於買家、其發票及其帳戶的背景資訊所生成的個人化電子郵件排程。相關動作可包含主動發送的提醒電子郵件，以及針對買家發票查詢的回覆。計畫會考量與已註冊公司或聯絡人相關的未結發票。當發票內容變更，或買家就發票事宜與您聯繫時，系統會重新生成該計畫。
進一步了解動作類型。
當營收專員重新生成計畫時
在以下情況下可重新生成計畫：
- 建立或關聯新的發票時。
- 發票已付款、作廢、重新開啟，或其狀態發生其他變更。
- 發票金額或餘額發生變更。
- 發票逾期未付。
- 到期日發生變更。
- 發票被解除關聯。
- 外部發票連結發生變更。
- 收到相關買家的電子郵件。
- 已排程的重新評估執行完成。
- 先前計畫已過期。
- 方案已手動調整或重新產生。
- 註冊或發票排除設定發生變更，並影響該帳戶。
當變更對收款沒有實質影響，或現有方案仍有效時，該方案將不會重新生成。當不再有可執行的發票時，營收專員會取消方案。
計畫中的動作類型
在計畫中，稅務專員可建議採取以下行動：
- 提醒電子郵件：針對未結帳單發送給買家的排程電子郵件，內容包含即將到期及逾期款項，以及到期日。營收專員可在帳單到期前主動聯繫，並針對逾期帳單發送跟進電子郵件。當有多張未結帳單，或其到期日相近時，可將多張帳單合併至一封電子郵件中。
- 升級處理電子郵件：當需要升級處理時，發送給內部收件人的電子郵件。營收專員會評估發票狀態、買家訊息、先前聯繫紀錄及過往決策，以決定是否適宜進行升級處理。在以下任一情況下，系統將觸發升級處理：
- 基於時間的條件：
- 發票逾期天數須達 90 天以上。
- 營收專員必須已進行至少兩次聯繫嘗試。若兩次嘗試在第 90 天之前完成，則於第 90 天觸發升級流程。若發票在兩次嘗試完成前已逾期 90 天，專員將完成剩餘的聯繫嘗試，並於第二次嘗試後三天觸發升級流程。
- 買方回應無法解決：當專員收到無法處理的回應時，將立即啟動升級程序，例如買方對發票提出異議或聲明拒絕付款。
- 回覆電子郵件：當買方透過電子郵件就發票事宜聯繫時，營收專員會審閱該訊息，並可能起草回覆內容。回覆內容必須在發送前經過審核。
進一步了解如何審閱及編輯擬定方案與現行方案。
計畫自動化
自動化模式用於控制發送給買家的電子郵件是手動審核還是自動處理。您可以從以下模式中進行選擇：
- 審核所有電子郵件：在 Revenue Agent 發送電子郵件之前，您必須審核並核准每個方案。
- 僅在客戶回覆時審核：營收專員會自動發送升級通知電子郵件和買家電子郵件，但當買家就帳單事宜發送電子郵件時則除外。
- 來自買家的帳單相關電子郵件將轉交給使用者進行審核。這包括買家發送的任何帳單相關電子郵件，而不僅限於對營收專員所發電子郵件的回覆。
- 若買家變更發票（例如進行部分或全額付款），方案將自動重新生成。
進一步了解如何設定自動化模式。
排程重新評估
排程重新評估會在未來某個時間點檢視計畫，並在必要時進行更新。它會檢查諸如付款、發票狀態更新、買方回覆或已過時間等變更，然後在必要時重新生成計畫。排程重新評估是基於時間的觸發機制，可與因發票更新及電子郵件活動所引發的重新評估相輔相成。 在有效的計畫中，排程重新評估會標示為「喚醒」。
為營收專員設定指示
為營收專員設定撰寫計畫中電子郵件時應遵循的指示，以確保符合您品牌的語氣風格。透過這些指示，可定義電子郵件的語氣、句式結構、長度、後續電子郵件的數量與發送時機，以及應避免使用的詞句。 您無法透過指示來變更發票金額、付款條款、買家或帳戶資料，亦無法變更附件檔案及文件。
進一步了解如何為營收專員設定指引。
營收專員如何使用 HubSpot 點數
Revenue Agent 在針對發票啟動催收流程時，會使用HubSpot 點數。點數是在催收流程開始時按每張發票消耗，而非在買方支付發票時消耗。
舉例來說，您有 1,000 張逾期發票，其中 30 張的未結餘額超過 5,000 美元。您決定使用 Revenue Agent 來催收這 30 張發票的款項。當 Revenue Agent 針對這 30 張發票啟動催收聯繫時，每張發票都會消耗相應的 HubSpot 點數。
請參閱《產品與服務目錄》，進一步了解Revenue Agent 會消耗多少HubSpot 積分。
以下活動不會消耗信用點數：
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