Entenda o Agente de Receita

Use o Agente de Receita, parte da IA da HubSpot, para monitorar faturas em aberto e automatizar o contato com os compradores. O Revenue Agent rastreia alterações de fatura e comunicações com o comprador para sugerir planos de contato personalizados para ajudar a receber o pagamento. O Revenue Agent ajusta os planos com base nas respostas do comprador e na atividade da fatura e pode enviar e-mails de escalonamento para contatos internos.

Por exemplo, se uma fatura estiver atrasada e um comprador não tiver respondido, o Revenue Agent pode enviar um acompanhamento personalizado e encaminhar o caso para um contato interno se o pagamento continuar pendente.

Observação: você pode gerenciar o acesso aos recursos de IA nas suas configurações de IA e configurar quais dados são compartilhados. Consulte as Perguntas frequentes sobre a confiança na IA e os Cartões de modelo de IA da HubSpot para obter informações detalhadas sobre controles de segurança de IA, uso de dados e conformidade.

Antes de começar

Noções básicas sobre os requisitos

• A opção Ofereça aos usuários acesso a ferramentas e recursos de IA generativa deve ser ativada nas configurações de IA da sua conta.

• Você deve ter um endereço de e-mail individual ou de equipe conectado à sua conta para ativar e usar o Agente de receita.

Compreender limitações e considerações

• O Revenue Agent rastreia o status da fatura (aberta, paga, vencida etc.), independentemente de como a fatura foi criada ou qual ferramenta a gerou (por exemplo, contratos, orçamentos ou assinaturas criadas no HubSpot ou faturas de fontes externas). Se as faturas se originarem de uma fonte externa, elas deverão ser sincronizadas primeiro com o HubSpot.

Empresa e contato inscrever-se

Ao configurar o agente de receita pela primeira vez, ele sugerirá empresas e contatos para inscrever-se com base em suas faturas atuais em aberto e no total devido. Você pode revisar os planos de divulgação e as programações de e-mail sugeridos antes de enviar e-mails ou configurar o Breeze Agent para enviar e-mails automaticamente até que um contato responda. Depois de configurar o Agente de receita, você pode inscrever-se manualmente mais empresas e contatos ou ativar a inscrição automática:

• Inscrição automática: o Revenue Agent inscreve empresas e contatos e os monitora quanto a faturas em aberto, incluindo faturas futuras. Os planos serão criados para corresponder empresas e contatos com faturas em aberto que não estejam configuradas para pagamentos automáticos.
• Inscrição manual inscrever-se: selecione até 1.000 empresas e contatos para inscrever-se. O Revenue Agent monitora continuamente os registros inscritos e cria planos para faturas em aberto atuais e futuras que não estão configuradas para pagamentos automáticos. Empresas e contatos adicionados ao HubSpot posteriormente não são inscritos automaticamente e devem ser inscritos manualmente.

Saiba mais sobre como as empresas e os contatos estão inscritos.

Não inclui

As faturas podem ser excluídas com base em exclusões manuais ou segmentos de exclusão. As faturas excluídas não serão incluídas nos planos. Saiba mais sobre os tipos de exclusões abaixo.

Exclusões manuais

Você pode excluir manualmente faturas individuais. Saiba mais sobre como excluir faturas manualmente.

Segmentos de exclusão

Você pode configurar segmentos de exclusão de fatura para excluir faturas que atendam aos critérios filtrados ao inscrever empresas e contatos. O segmento de exclusão aplica automaticamente seus filtros às faturas e exclui faturas correspondentes dos planos.

Saiba mais sobre como configurar filtros de exclusão ao inscrever empresas e contatos.

Planos

Os planos são programações de e-mail personalizadas geradas a partir do contexto do CRM sobre o comprador, suas faturas e sua conta. As ações podem incluir e-mails de lembrete proativo e respostas a consultas de fatura do comprador. Um plano considera as faturas em aberto associadas às empresas ou contatos inscritos. O plano é regenerado quando uma fatura é alterada ou um comprador entra em contato com você sobre uma fatura.

Saiba mais sobre os tipos de ação.

Quando o Revenue Agent regenera um plano

Um plano pode ser regenerado quando:

• Uma nova fatura é criada ou associada.
• Uma fatura é paga, anulada, reaberta ou tem seu status alterado.
• O valor ou saldo da fatura muda.
• A fatura se torna vencida.
• A data de vencimento muda.
• Uma fatura é desassociada.
• Um link de fatura externa é alterado.
• Um e-mail de comprador relevante é recebido.
• Uma reavaliação agendada é executada.
• Um plano anterior expira.
• Um plano é ajustado manualmente ou regenerado.
• Inscrever-se as configurações de inscrição ou de exclusão de fatura mudam e afetam a conta.

Um plano não é regenerado quando a alteração não afeta materialmente a cobrança ou quando o plano existente permanece válido. O Revenue Agent cancela planos quando não restam faturas acionáveis.

Tipos de ação em planos

Dentro dos planos, o agente de receita pode sugerir as seguintes ações:

• E-mails de lembrete: e-mails programados enviados ao comprador sobre faturas em aberto, incluindo valores futuros e vencidos e datas de vencimento. O Revenue Agent pode enviar contatos proativos antes do vencimento de uma fatura, bem como e-mails de acompanhamento para faturas vencidas. Várias faturas podem ser combinadas em um e-mail quando mais de uma fatura estiver em aberto ou quando as datas de vencimento estiverem fechadas.
• E-mails de escalonamento: e-mails enviados a um destinatário interno quando o escalonamento é necessário. O Revenue Agent avalia o status da fatura, as mensagens do comprador, o alcance anterior e as decisões anteriores antes de decidir se o escalonamento é apropriado. O escalonamento é disparado em um dos seguintes casos:
  • Condições baseadas no tempo:
    • A fatura deve ter vencido há pelo menos 90 dias.
    • O agente de receita deve ter feito pelo menos duas tentativas de contato. Se duas tentativas forem concluídas antes do dia 90, o escalonamento será disparado no 90º dia. Se a fatura vencer há 90 dias antes da conclusão de duas tentativas, o agente concluirá o contato restante e será encaminhado três dias após a segunda tentativa.
  • Resposta do comprador insolúvel: O agente é encaminhado sempre que recebe uma resposta com a qual não consegue lidar, como quando um comprador contesta a fatura ou declara que não pagará.
• E-mails de resposta: quando um comprador envia um e-mail sobre uma fatura, o Revenue Agent analisa a mensagem e pode redigir uma resposta. As respostas devem ser revisadas antes de serem enviadas.

Saiba mais sobre como revisar e editar os planos propostos e os planos ativos.

Automação do plano

Os modos de automação controlam se os e-mails para os compradores são revisados manualmente ou automatizados. Você pode selecionar entre os seguintes modos:

• Revisar todos os e-mails: você deve revisar e aprovar cada plano antes que o Agente de Receita envie e-mails.
• Revisar somente quando um cliente responder: o Revenue Agent envia automaticamente e-mails de escalonamento e e-mails do comprador, exceto quando um e-mail do comprador sobre cobrança.
  • Os e-mails de cobrança do comprador são encaminhados para análise por um usuário. Isso inclui qualquer e-mail relacionado a cobrança do comprador, não apenas respostas a e-mails enviados pelo agente de receita.
  • Se um comprador alterar uma fatura, por exemplo, fazendo um pagamento parcial ou total, o plano será regenerado automaticamente.

Saiba mais sobre como configurar o modo de automação.

Reavaliação programada

Reavaliações agendadas: revise um plano no futuro e atualize-o, se necessário. Ele verifica se há alterações como pagamentos, atualizações de status de faturas, respostas do comprador ou tempo decorrido e, em seguida, regenera o plano, se necessário. As reavaliações agendadas são gatilhos baseados em tempo que complementam as reavaliações causadas por atualizações de faturas e atividades de e-mail. As reavaliações agendadas são rotuladas com Ativação nos planos ativos.

Definir instruções para o agente de receita

Defina instruções para o agente de receita seguir ao escrever e-mails em planos, de modo que corresponda ao tom de voz da sua marca. Use as instruções para definir o tom do e-mail, a estrutura da frase, o comprimento, o número e o momento dos e-mails de acompanhamento e as frases a serem evitadas. Você não pode alterar valores de fatura, termos de pagamento, dados do comprador ou da conta, nem anexar arquivos e documentos com instruções. 

Saiba mais sobre como definir instruções para o Revenue Agent.

Como o Revenue Agent usa os créditos

Você precisa de créditos da HubSpot para usar o Revenue Agent. O agente de receita consome 500 créditos para cada fatura em um plano quando a divulgação começa.

As seguintes atividades não cobram créditos:

• Ações dentro dos planos, incluindo e-mails de encaminhamento.

• Reavaliações programadas.

Examine os exemplos na tabela abaixo:

Próximas etapas

• Saiba mais sobre como configurar o Agente de Receita, incluindo como inscrever contas e iniciar contatos automatizados.
• Saiba mais sobre como gerenciar o Revenue Agent, incluindo como exibir planos ativos, cancelar a inscrição de empresas e contatos, exibir histórico de planos e editar o modo de inscrever-se e filtros.