Förstå skatteinspektören

Använd Revenue Agent, en del av HubSpots AI, för att övervaka öppna fakturor och automatisera kontakten med köpare. Revenue Agent spårar fakturaändringar och kommunikation med köpare för att föreslå anpassade kontaktplaner som underlättar betalningsindrivningen. Revenue Agent anpassar planerna utifrån köparnas svar och fakturaaktiviteten och kan skicka eskaleringsmejl till interna kontakter.

Om en faktura till exempel är förfallen och en köpare inte har svarat kan intäktsagenten skicka en anpassad uppföljning och eskalera ärendet till en intern kontakt om betalningen fortfarande uteblir.

Obs! Du kan hantera åtkomst till AI-funktioner i dina AI-inställningar och konfigurera vilken data som delas. Granska HubSpots vanliga frågor om AI-förtroende och AI-modellkort för detaljerad information om AI-säkerhetskontroller, dataanvändning och efterlevnad.

Innan du börjar

Förstå kraven

• Alternativet ”Ge användare åtkomst till generativa AI-verktyg och -funktioner ” måste vara aktiverat i AI-inställningarna för ditt konto.

• Du måste ha en e-postadress för en enskild användare eller ett team kopplad till ditt konto för att kunna aktivera och använda Revenue Agent.

Förstå begränsningar och överväganden

• Intäktsagenten spårar fakturans status (öppen, betald, förfallen osv.) oavsett hur fakturan skapades eller vilket verktyg som genererade den (t.ex. avtal, offerter eller prenumerationer som skapats i HubSpot eller fakturor från externa källor). Om fakturorna kommer från en extern källa måste de först synkroniseras till HubSpot.

Registrering av företag och kontakter

När du konfigurerar Revenue Agent för första gången kommer den att föreslå företag och kontakter att registrera utifrån deras aktuella öppna fakturor och totalt förfallna belopp. Du kan granska de föreslagna kontaktplanerna och e-postschemana innan några e-postmeddelanden skickas, eller konfigurera intäktsagenten så att den skickar e-postmeddelanden automatiskt tills en kontakt svarar. Efter att du har konfigurerat intäktsagenten kan du manuellt registrera ytterligare företag och kontakter eller aktivera automatisk registrering:

• Automatisk registrering: intäktsagenten registrerar företag och kontakter och övervakar dem med avseende på öppna fakturor, inklusive framtida fakturor. Planer skapas för matchande företag och kontakter med öppna fakturor som inte är konfigurerade för automatiska betalningar.
• Manuell registrering: välj upp till 1 000 företag och kontakter att registrera. Revenue Agent övervakar kontinuerligt registrerade poster och skapar planer för aktuella och framtida öppna fakturor som inte är konfigurerade för automatiska betalningar. Företag och kontakter som läggs till i HubSpot senare registreras inte automatiskt och måste registreras manuellt.

Läs mer om hur företag och kontakter registreras.

Undantag

Fakturor kan undantas på grundval av manuella undantag eller undantagssegment. Undantagna fakturor ingår inte i planerna. Läs mer om olika typer av undantag nedan.

Manuella undantag

Du kan manuellt utesluta enskilda fakturor. Läs mer om hur du manuellt utesluter fakturor.

Uteslutningssegment

Du kan konfigurera segment för uteslutning av fakturor för att utesluta fakturor som uppfyller filtreringskriterierna när du registrerar företag och kontakter. Uteslutningssegmentet tillämpar automatiskt sina filter på fakturor och utesluter fakturor som matchar kriterierna från planerna.

Läs mer om hur du ställer in uteslutningsfilter när du registrerar företag och kontakter.

Planer

Planer är anpassade e-postscheman som genereras utifrån CRM-information om köparen, dennes fakturor och konto. Åtgärderna kan omfatta proaktiva påminnelsemejl och svar på köparens fakturaförfrågningar. En plan tar hänsyn till de öppna fakturor som är kopplade till de registrerade företagen eller kontakterna. Planen genereras på nytt när en faktura ändras eller när en köpare kontaktar dig angående en faktura.

Läs mer om åtgärdstyper.

När intäktshandläggaren genererar en ny plan

En plan kan skapas på nytt när:

• En ny faktura skapas eller kopplas till planen.
• En faktura betalas, annulleras, återöppnas eller på annat sätt ändrar status.
• Fakturabeloppet eller saldot ändras.
• Fakturan blir förfallen.
• Förfallodagen ändras.
• En faktura kopplas bort.
• En extern fakturalänk ändras.
• Ett relevant e-postmeddelande från köparen tas emot.
• En schemalagd omvärdering körs.
• En tidigare plan löper ut.
• En plan justeras manuellt eller genereras på nytt.
• Inställningarna för registrering eller fakturaundantag ändras och påverkar kontot.

En plan genereras inte på nytt om ändringen inte väsentligt påverkar inkasseringen, eller om den befintliga planen fortfarande är giltig. Intäktshandläggaren avbryter planer när det inte finns några fakturor kvar som kan åtgärdas.

Åtgärdstyper i planer

Inom planerna kan skattehandläggaren föreslå följande åtgärder:

• Påminnelsemejl: schemalagdamejl som skickas till köparen om öppna fakturor, inklusive kommande och förfallna belopp samt förfallodatum. Intäktshandläggaren kan skicka proaktiva meddelanden innan en faktura förfaller, samt uppföljningsmejl för förfallna fakturor. Flera fakturor kan slås ihop i ett enda mejl när mer än en faktura är öppen eller när deras förfallodatum ligger nära varandra.
• E-postmeddelanden för eskalering: e-postmeddelanden som skickas till en intern mottagare när eskalering krävs. Inkomsthandläggaren utvärderar fakturastatus, meddelanden från köparen, tidigare kontakter och tidigare beslut innan hen beslutar om eskalering är lämpligt. Eskalering utlöses i något av följande fall:
  • Tidsbaserade villkor:
    • Fakturan måste vara minst 90 dagar förfallen.
    • Intäktshandläggaren måste ha gjort minst två kontaktförsök. Om två försök har genomförts före dag 90 utlöses eskalering på den 90:e dagen. Om fakturan har varit förfallen i 90 dagar innan två försök har genomförts, slutför handläggaren de återstående kontakterna och eskalerar sedan tre dagar efter det andra försöket.
  • Svårhanterligt svar från köparen: Handläggaren eskalerar ärendet så snart hen får ett svar som hen inte kan hantera, till exempel när en köpare bestrider fakturan eller uppger att hen inte kommer att betala.
• Svar via e-post: När en köpare skickar ett e-postmeddelande angående en faktura granskar intäktshandläggaren meddelandet och kan utarbeta ett svar. Svaren måste granskas innan de skickas.

Läs mer om hur du granskar och redigerar föreslagna planer och aktiva planer.

Automatisering av planer

Automatiseringslägena styr om e-postmeddelanden till köpare granskas manuellt eller automatiseras. Du kan välja mellan följande lägen:

• Granska alla e-postmeddelanden: du måste granska och godkänna varje plan innan intäktsagenten skickar e-postmeddelanden.
• Granska endast när en kund svarar: intäktsagenten skickar automatiskt eskaleringsmejl och mejl till köparen, förutom när en köpare mejlar om fakturering.
  • Faktureringsmeddelanden från köparen vidarebefordras för granskning av en användare. Detta omfattar alla faktureringsrelaterade e-postmeddelanden från köparen, inte bara svar på e-postmeddelanden som skickats av intäktsagenten.
  • Om en köpare ändrar en faktura, till exempel genom att göra en delbetalning eller full betalning, genereras planen automatiskt på nytt.

Läs mer om hur du konfigurerar automatiseringsläget.

Schemalagd omvärdering

Schemalagda omvärderingar granskar en plan vid ett senare tillfälle och uppdaterar den vid behov. Systemet kontrollerar om det har skett förändringar, såsom betalningar, uppdateringar av fakturastatus, svar från köparen eller förfluten tid, och genererar sedan om planen vid behov. Schemalagda omvärderingar är tidsbaserade utlösare som kompletterar omvärderingar som orsakas av fakturauppdateringar och e-postaktivitet. Schemalagda omvärderingar märks med ”Wakeup” i aktiva planer.

Ställ in instruktioner för intäktsagenten

Ange instruktioner som intäktsagenten ska följa när hen skriver e-postmeddelanden i planerna, så att de stämmer överens med ditt varumärkes tonfall. Använd instruktionerna för att definiera e-postens ton, meningsbyggnad, längd, antal och tidpunkt för uppföljningsmeddelanden samt uttryck som ska undvikas. Du kan inte ändra fakturabelopp, betalningsvillkor, köpare, kontouppgifter eller bifogade filer och dokument med hjälp av instruktionerna.

Läs mer om hur du anger instruktioner för intäktshandläggaren.

Hur intäktsagenten använder krediter

Du behöver HubSpot-krediter för att kunna använda Revenue Agent. Revenue Agent förbrukar 500 krediter för varje faktura i ett abonnemang när kontakten inleds.

Följande aktiviteter kostar inga krediter:

• Åtgärder inom planerna, inklusive eskaleringsmejl.

• Schemalagda omvärderingar.

Se exempel i tabellen nedan:

Nästa steg

• Läs mer om hur du konfigurerar intäktsagenten, inklusive hur du registrerar konton och startar automatiserad uppföljning.
• Läs mer om hur du hanterar Revenue Agent, bland annat hur du visar aktiva planer, avregistrerar företag och kontakter, visar planhistorik samt redigerar registreringsläge och filter.