Entender la figura del agente de Hacienda

Utiliza el «revenue agent», que forma parte de la HubSpot AI, para hacer un seguimiento de las facturas pendientes y automatizar las comunicaciones con los compradores. El agente de recaudación realiza un seguimiento de los cambios en las facturas y de las comunicaciones con los compradores para proponer planes de comunicaciones personalizados que faciliten el pago. El agente de ingresos ajusta los planes en función de las respuestas de los compradores y la actividad de facturación, y puede enviar correos electrónicos de derivación a los contactos internos.

Por ejemplo, si una factura está vencida y el comprador no ha respondido, el agente de ingresos puede enviar un recordatorio personalizado y realizar la derivación del caso a un contacto interno si el pago sigue pendiente.

Ten en cuenta lo siguiente: puedes gestionar el acceso a las funciones de IA en tu configuración de IA y especificar qué datos se comparten. Consulta las preguntas frecuentes sobre la confianza en la IA y las fichas de modelos de IA de HubSpot para obtener información detallada sobre los controles de seguridad, el uso de los datos y el cumplimiento de la IA.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

• La opción «Dar acceso a los usuarios a las herramientas y funciones de IA generativa» debe estar activada en la configuración de IA de tu cuenta.

• Debes tener una dirección de correo electrónico personal o de equipo vinculada a tu cuenta para activar y utilizar el agente de ingresos.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• El agente de ingresos realiza un seguimiento del estado de las facturas (pendientes, de pago, vencidas, etc.), independientemente de cómo se hayan creado o de la herramienta que las haya generado (por ejemplo,contratos, cotizaciones o suscripciones creadas en HubSpot, o facturas procedentes de fuentes externas). Si las facturas proceden de una fuente externa, primero deben sincronizarse con HubSpot.

Inscripción de empresas y datos de contacto

Cuando configures el agente de ingresos por primera vez, este te sugerirá empresas y contactos que puedes inscribir en función de sus facturas pendientes actuales y del importe total adeudado. Puedes revisar los planes de comunicaciones sugeridos y los calendarios de envío de correos electrónicos antes de que se envíe ningún correo, o configurar el agente de ingresos para que envíe correos automáticamente hasta que un contacto responda. Una vez configurado el agente de ingresos, puedes inscribir manualmente empresas y contactos adicionales o activar la inscripción automática:

• Inscripción automática: el agente de recaudación inscribe a las empresas, se pone en contacto con ellas y realiza un seguimiento de las facturas pendientes, incluidas las futuras. Se crearán planes para emparejar empresas y contactos con facturas pendientes que no estén configuradas para pagos automáticos.
• Inscripción manual: selecciona hasta 1.000 empresas y contactos para inscribirlos. El agente de recaudación supervisa continuamente los registros de los usuarios inscritos y elabora planes para las facturas pendientes, tanto actuales como futuras, que no estén configuradas para el pago automático. Las empresas y los contactos que se añaden posteriormente a HubSpot no se inscriben automáticamente, por lo que deben inscribirse manualmente.

Obtén más información sobre cómo se inscriben las empresas y los contactos.

Exclusiones

Las facturas pueden excluirse mediante exclusiones manuales o segmentos de exclusión. Las facturas excluidas no se incluirán en los planes. A continuación encontrarás más información sobre los tipos de exclusiones.

Exclusiones manuales

Puedes excluir manualmente facturas concretas. Obtén más información sobre cómo excluir facturas manualmente.

Segmentos de exclusión

Puedes configurar segmentos de exclusión de facturas para excluir aquellas que cumplan los criterios de filtrado al inscribir empresas y contactos. El segmento de exclusión aplica automáticamente sus filtros a las facturas y excluye de los planes aquellas que coincidan con los criterios.

Obtén más información sobrecómo configurar filtros de exclusión al inscribir empresas y contactos.

Planes

Los planes son calendarios de correo electrónico personalizados que se generan a partir de la información del CRM sobre el comprador, sus facturas y su cuenta. Entre las acciones pueden figurar el envío proactivo de correos electrónicos de recordatorio y la respuesta a las consultas de los compradores sobre las facturas. Un plan tiene en cuenta las facturas pendientes relacionadas con las empresas o los contactos inscritos. El plan se actualiza cuando se modifica una factura o cuando un comprador se pone en contacto contigo en relación con una factura.

Más información sobre los tipos de acciones.

Cuando el agente fiscal vuelve a generar un plan

Un plan puede volver a generarse cuando:

• Se crea o se vincula una nueva factura.
• Una factura es de pago, anulada, reabierta o modificada de cualquier otra forma.
• La cantidad o el saldo de la factura varía.
• La factura entra en mora.
• La fecha de vencimiento cambia.
• Se ha desvinculado una factura.
• Cambia el enlace a una factura externa.
• Se ha recibido un correo electrónico relevante de un comprador.
• Se ejecuta una reevaluación programada .
• Un plan anterior caduca.
• Un plan se modifica manualmente o se vuelve a generar.
• Los cambios en la configuración para inscribir o para la exclusión de facturas afectan a la cuenta.

Un plan no se vuelve a generar cuando el cambio no afecta de manera significativa a los cobros o cuando el plan vigente sigue siendo válido. El agente de recaudación cancela los planes cuando ya no quedan facturas pendientes de pago.

Tipos de acciones en los planes

En el marco de los planes, el agente de recaudación puede proponer las siguientes medidas:

• Correos electrónicos de recordatorio: mensajes programados que se envían al comprador sobre facturas pendientes, en los que se incluyen las cantidades pendientes y vencidas, así como las fechas de vencimiento. El agente de recaudación puede enviar comunicaciones proactivas antes de que venza el plazo de pago de una factura, así como correos electrónicos de seguimiento para las facturas vencidas. Se pueden agrupar varias facturas en un solo correo electrónico cuando haya más de una factura pendiente o cuando sus fechas de vencimiento estén muy próximas entre sí.
• Correos electrónicos de derivación: correos electrónicos que se envían a un destinatario interno cuando es necesario realizar una derivación. El agente fiscal evalúa el estado de la factura, los mensajes del comprador, las comunicaciones previas y las decisiones anteriores antes de decidir si procede realizar una derivación del asunto a un nivel superior. El desencadenante de la derivación es uno de los siguientes casos:
  • Condiciones relacionadas con el tiempo:
    • La factura debe tener un retraso de al menos 90 días.
    • El agente de Hacienda debe haber realizado al menos dos intentos de comunicaciones. Si se completan dos intentos antes del día 90, la derivación se desencadena el día 90. Si la factura acumula 90 días de retraso antes de que se hayan realizado los dos intentos, el agente lleva a cabo las comunicaciones restantes y, a continuación, realiza la derivación del caso a un nivel superior tres días después del segundo intento.
  • Respuesta del comprador que no se puede resolver: El agente realiza una derivación a un nivel superior cada vez que recibe una respuesta que no puede gestionar, como cuando un comprador impugna la factura o afirma que no va a pagar.
• Responder a correos electrónicos: cuando un comprador envía un correo electrónico en relación con una factura, el agente de recaudación revisa el mensaje y puede redactar una respuesta. Las respuestas deben revisarse antes de enviarlas.

Obtenga más información sobre cómo revisar y modificar los planes propuestos y los planes en vigor.

Automatización de planes

Los modos de automatización determinan si los correos electrónicos dirigidos a los compradores se revisan manualmente o de forma automática. Puedes elegir entre los siguientes modos:

• Revisa todos los correos electrónicos: debes revisar y aprobar cada plan antes de que el agente de ingresos envíe los correos electrónicos.
• Revisar solo cuando un cliente responda: el agente de ingresos envía automáticamente correos electrónicos de derivación y correos electrónicos al comprador, salvo cuando el comprador envía un correo electrónico sobre la facturación.
  • Los correos electrónicos de facturación enviados por el comprador se remiten a un usuario para su revisión. Esto incluye cualquier correo electrónico relacionado con la facturación enviado por el comprador, no solo las respuestas a los correos electrónicos enviados por el agente de recaudación.
  • Si un comprador modifica una factura, por ejemplo, al realizar un pago parcial o total, el plan se vuelve a generar automáticamente.

Más información sobre cómo configurar el modo de automatización.

Reevaluación programada

Las reevaluaciones programadas consisten en revisar un plan en un momento posterior y actualizarlo si es necesario. Comprueba si se han producido cambios, como pagos, actualizaciones del estado de las facturas, respuestas de los compradores o el tiempo transcurrido, y, si es necesario, vuelve a generar el plan. Las reevaluaciones programadas son desencadenantes del tiempo que complementan las reevaluaciones provocadas por las actualizaciones de las facturas y la actividad de correo electrónico. Las reevaluaciones programadas aparecen etiquetadas como «Wakeup» en los planes activos.

Establecer instrucciones para el agente de Hacienda

Establece unas instrucciones que el agente fiscal deberá seguir al redactar correos electrónicos en los planes, de modo que se ajusten al tono de voz de tu marca. Utiliza las instrucciones para definir el tono de los correos electrónicos, la estructura de las frases, la extensión, el número y la periodicidad de los correos de seguimiento, así como las expresiones que deben evitarse. No se pueden modificar las cantidades de las facturas, las condiciones de pago, los datos del comprador o de la cuenta, ni los archivos y documentos adjuntos con instrucciones. 

Obtén más información sobre cómo establecer instrucciones para el agente de recaudación.

Cómo utiliza los créditos el agente tributario

Necesitas créditos de HubSpot para utilizar el agente de ingresos. El agente fiscal consume 500 créditos por cada factura de un plan cuando se inicia la campaña de comunicaciones.

Las siguientes actividades no consumen créditos:

• Acciones incluidas en los planes, incluidos los correos electrónicos de derivación.

• Reevaluaciones programadas.

Consulta los ejemplos de la tabla siguiente:

Próximos pasos

• Obtén más información sobre cómo configurar el agente de ingresos, incluyendo cómo inscribir cuentas y poner en marcha las comunicaciones automatizadas.
• Obtén más información sobre la gestión del agente de ingresos, incluyendo cómo consultar los planes activos, dar de baja empresas y contactos, consultar el historial de planes y editar el modo de inscripción y los filtros.