Inzicht krijgen in de rol van de belastinginspecteur

Gebruik de Revenue Agent, onderdeel van de AI van HubSpot, om openstaande facturen te monitoren en het contact met kopers te automatiseren. De Revenue Agent houdt wijzigingen in facturen en communicatie met kopers bij om gepersonaliseerde contactplannen voor te stellen die helpen bij het innen van betalingen. De Revenue Agent past plannen aan op basis van reacties van kopers en factuuractiviteit en kan escalatiemails versturen naar interne contactpersonen.

Als een factuur bijvoorbeeld achterstallig is en een koper niet heeft gereageerd, kan de Revenue Agent een gepersonaliseerde follow-up sturen en de zaak escaleren naar een interne contactpersoon als de betaling nog steeds uitblijft.

Let op: je kunt toegang tot AI-functies beheren in je AI-instellingen en configureren welke gegevens worden gedeeld. Bekijk HubSpot's AI Trust FAQ's en AI Model Cards voor gedetailleerde informatie over AI-beveiligingscontroles, gegevensgebruik en compliance.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg dat u de vereisten begrijpt

• De schakelaar 'Geef gebruikers toegang tot generatieve AI-tools en -functies' moet zijn ingeschakeld in de AI-instellingen van uw account.

• U moet een individueel of team-e-mailadres aan uw account hebben gekoppeld om de Revenue Agent te activeren en te gebruiken.

Beperkingen en aandachtspunten

• De Revenue Agent houdt de status van facturen bij (openstaand, betaald, achterstallig, enz.), ongeacht hoe de factuur is aangemaakt of welke tool deze heeft gegenereerd (bijvoorbeeld contracten, offertes of abonnementen die in HubSpot zijn aangemaakt of facturen uit externe bronnen). Als facturen afkomstig zijn uit een externe bron, moeten ze eerst met HubSpot worden gesynchroniseerd.

Registratie van bedrijven en contactpersonen

Wanneer je de Revenue Agent voor het eerst instelt, zal deze bedrijven en contactpersonen voorstellen om toe te voegen op basis van hun huidige openstaande facturen en het totale verschuldigde bedrag. Je kunt de voorgestelde contactplannen en e-mailschema’s bekijken voordat er e-mails worden verzonden, of de Revenue Agent zo configureren dat er automatisch e-mails worden verzonden totdat een contactpersoon reageert. Nadat je de Revenue Agent hebt ingesteld, kun je handmatig extra bedrijven en contactpersonen toevoegen of automatische registratie inschakelen:

• Automatische registratie: de Revenue Agent registreert bedrijven en contactpersonen en houdt deze in de gaten op openstaande facturen, inclusief toekomstige facturen. Er worden plannen aangemaakt voor bijbehorende bedrijven en contactpersonen met openstaande facturen die niet zijn geconfigureerd voor automatische betalingen.
• Handmatige registratie: selecteer maximaal 1.000 bedrijven en contactpersonen om te registreren. De Revenue Agent controleert voortdurend de geregistreerde records en stelt plannen op voor huidige en toekomstige openstaande facturen die niet zijn geconfigureerd voor automatische betalingen. Bedrijven en contactpersonen die later aan HubSpot worden toegevoegd, worden niet automatisch geregistreerd en moeten handmatig worden geregistreerd.

Lees meer over hoe bedrijven en contactpersonen worden aangemeld.

Uitsluitingen

Facturen kunnen worden uitgesloten op basis van handmatige uitsluitingen of uitsluitingssegmenten. Uitgesloten facturen worden niet meegenomen in abonnementen. Lees hieronder meer over de verschillende soorten uitsluitingen.

Handmatige uitsluitingen

U kunt afzonderlijke facturen handmatig uitsluiten. Lees hier meer over hoe u facturen handmatig kunt uitsluiten.

Uitsluitingssegmenten

U kunt uitsluitingssegmenten voor facturen configureren om facturen die aan de filtercriteria voldoen uit te sluiten bij het aanmelden van bedrijven en contactpersonen. Het uitsluitingssegment past automatisch zijn filters toe op facturen en sluit facturen die aan de criteria voldoen uit van abonnementen.

Lees meer over het instellen van uitsluitingsfilters bij het aanmelden van bedrijven en contactpersonen.

Abonnementen

Plannen zijn gepersonaliseerde e-mailschema's die worden gegenereerd op basis van CRM-informatie over de koper, zijn facturen en zijn account. Acties kunnen bestaan uit proactieve herinneringsmails en antwoorden op vragen van kopers over facturen. Een plan houdt rekening met de openstaande facturen die gekoppeld zijn aan de geregistreerde bedrijven of contactpersonen. Het plan wordt opnieuw gegenereerd wanneer een factuur verandert of wanneer een koper contact met u opneemt over een factuur.

Lees meer over actietypen.

Wanneer de omzetbeheerder een plan opnieuw genereert

Een plan kan opnieuw worden gegenereerd wanneer:

• Er een nieuwe factuur wordt aangemaakt of gekoppeld.
• Een factuur wordt betaald, geannuleerd, heropend of de status ervan op een andere manier wordt gewijzigd.
• Het factuurbedrag of het saldo verandert.
• De factuur achterstallig wordt.
• De vervaldatum verandert.
• Een factuur wordt losgekoppeld.
• Een externe factuurlink verandert.
• Er wordt een relevante e-mail van de koper ontvangen.
• Er wordt een geplande herbeoordeling uitgevoerd.
• Een eerder plan verloopt.
• Een abonnement wordt handmatig aangepast of opnieuw gegenereerd.
• De instellingen voor inschrijving of factuuruitsluiting veranderen en hebben gevolgen voor het account.

Een plan wordt niet opnieuw gegenereerd wanneer de wijziging geen wezenlijke invloed heeft op de incasso, of wanneer het bestaande plan geldig blijft. De incassomedewerker annuleert plannen wanneer er geen openstaande facturen meer zijn.

Actietypen in plannen

Binnen plannen kan de belastingambtenaar de volgende acties voorstellen:

• Herinneringsmails: geplande e-mails die naar de koper worden verzonden over openstaande facturen, inclusief aanstaande en achterstallige bedragen en vervaldata. De incassomedewerker kan proactief contact opnemen voordat een factuur vervalt, en follow-up-e-mails sturen voor achterstallige facturen. Meerdere facturen kunnen in één e-mail worden gebundeld wanneer er meer dan één factuur openstaat of wanneer de vervaldata dicht bij elkaar liggen.
• Escalatiemails: e-mails die naar een interne ontvanger worden verzonden wanneer escalatie nodig is. De incassomedewerker beoordeelt de factuurstatus, berichten van de koper, eerdere contacten en eerdere beslissingen alvorens te bepalen of escalatie gepast is. Escalatie wordt in een van de volgende gevallen in gang gezet:
  • Tijdsgebonden voorwaarden:
    • De factuur moet minimaal 90 dagen achterstallig zijn.
    • De incassomedewerker moet ten minste twee contactpogingen hebben ondernomen. Als deze twee pogingen vóór dag 90 zijn voltooid, wordt de escalatie op de 90e dag geactiveerd. Als de factuur 90 dagen achterstallig is voordat de twee pogingen zijn voltooid, voltooit de medewerker de resterende contactpogingen en escaleert hij drie dagen na de tweede poging.
  • Onoplosbare reactie van de koper: De medewerker escaleert telkens wanneer hij een reactie ontvangt die hij niet kan afhandelen, bijvoorbeeld wanneer een koper de factuur betwist of aangeeft niet te zullen betalen.
• Beantwoording van e-mails: wanneer een koper een e-mail stuurt over een factuur, bekijkt de incassomedewerker het bericht en stelt hij/zij eventueel een antwoord op. Antwoorden moeten worden gecontroleerd voordat ze worden verzonden.

Lees meer over het controleren en bewerken van voorgestelde plannen en actieve plannen.

Automatisering van plannen

Automatiseringsmodi bepalen of e-mails aan kopers handmatig worden gecontroleerd of geautomatiseerd. U kunt kiezen uit de volgende modi:

• Alle e-mails controleren: u moet elk plan controleren en goedkeuren voordat de omzetmedewerker e-mails verstuurt.
• Alleen controleren wanneer een klant reageert: de omzetmedewerker verstuurt automatisch escalatie-e-mails en e-mails aan kopers, behalve wanneer een koper een e-mail stuurt over facturering.
  • Factureringsmails van de koper worden doorgestuurd ter controle door een gebruiker. Dit omvat alle factureringsgerelateerde e-mails van de koper, niet alleen antwoorden op e-mails die door de revenue agent zijn verzonden.
  • Als een koper een factuur wijzigt, bijvoorbeeld door een gedeeltelijke of volledige betaling te doen, wordt het plan automatisch opnieuw gegenereerd.

Lees meer over het configureren van de automatiseringsmodus.

Geplande herbeoordeling

Bij geplande herbeoordelingen wordt een plan op een later tijdstip opnieuw bekeken en indien nodig bijgewerkt. Het systeem controleert op wijzigingen zoals betalingen, updates van de factuurstatus, reacties van kopers of verstreken tijd, en genereert het plan vervolgens opnieuw indien nodig. Geplande herbeoordelingen zijn op tijd gebaseerde triggers die een aanvulling vormen op herbeoordelingen die worden veroorzaakt door factuurupdates en e-mailactiviteit. Geplande herbeoordelingen worden in actieve plannen gemarkeerd met ‘Wakeup ’.

Stel instructies op voor de omzetbeheerder

Stel instructies op die de revenue agent moet volgen bij het schrijven van e-mails in plannen, zodat deze aansluiten bij de toon van je merk. Gebruik instructies om de toon van de e-mail, de zinsopbouw, de lengte, het aantal en het tijdstip van follow-up-e-mails, en te vermijden uitdrukkingen te definiëren. U kunt met instructies geen factuurbedragen, betalingsvoorwaarden, gegevens van de koper of het account, of bijgevoegde bestanden en documenten wijzigen.

Lees meer over het instellen van instructies voor de incassomedewerker.

Hoe de belastingambtenaar tegoeden gebruikt

Je hebt HubSpot-credits nodig om de Revenue Agent te gebruiken. De Revenue Agent verbruikt 500 credits voor elke factuur in een abonnement wanneer de outreach begint.

Voor de volgende activiteiten worden geen credits in rekening gebracht:

• Acties binnen plannen, inclusief escalatiemails.

• Geplande herbeoordelingen.

Bekijk de voorbeelden in de onderstaande tabel:

Volgende stappen

• Lees meer over het instellen van de omzetagent, inclusief het aanmelden van accounts en het starten van geautomatiseerde contactopname.
• Lees meer over het beheren van de Revenue Agent, waaronder het bekijken van actieve abonnementen, het uitschrijven van bedrijven en contactpersonen, het bekijken van de abonnementsgeschiedenis en het bewerken van de inschrijvingsmodus en filters.