I betaForstå hva en skatteinnkrever er

Bruk Revenue Agent, en del av HubSpots AI, til å overvåke utestående fakturaer og automatisere oppfølgingen av kjøpere. Revenue Agent sporer endringer i fakturaer og kommunikasjon med kjøpere for å foreslå tilpassede oppfølgingsplaner som hjelper med å inndrive betaling. Revenue Agent justerer planene basert på svar fra kjøpere og fakturaaktivitet, og kan sende eskalerings-e-poster til interne kontakter.

Hvis en faktura for eksempel er forfalt og en kjøper ikke har svart, kan Revenue Agent sende en personlig oppfølging og eskalere saken til en intern kontakt hvis betalingen fortsatt utestår.

Merk: Du kan administrere tilgang til AI-funksjoner i AI-innstillingene dine og konfigurere hvilke data som deles. Se HubSpots vanlige spørsmål om AI-tillit og AI-modellkort for detaljert informasjon om AI-sikkerhetskontroller, databruk og overholdelse.

Før du begynner

Forstå kravene

• Bryteren «Gi brukere tilgang til generative AI-verktøy og -funksjoner » må være slått på i AI-innstillingene for kontoen din.

• Du må ha en e-postadresse for en enkeltperson eller et team knyttet til kontoen din for å aktivere og bruke Revenue Agent.

Forstå begrensninger og hensyn

• Revenue Agent sporer fakturastatus (åpen, betalt, forfalt osv.) uavhengig av hvordan fakturaen ble opprettet eller hvilket verktøy som genererte den (f.eks. kontrakter, tilbud eller abonnementer opprettet i HubSpot eller fakturaer fra eksterne kilder). Hvis fakturaene stammer fra en ekstern kilde, må de først synkroniseres til HubSpot.

Registrering av selskaper og kontakter

Når du konfigurerer Revenue Agent for første gang, vil den foreslå selskaper og kontakter som bør registreres, basert på deres nåværende åpne fakturaer og samlet forfalt beløp. Du kan gå gjennom de foreslåtte kontaktplanene og e-posttidsplanene før e-postene sendes, eller konfigurere Revenue Agent til å sende e-post automatisk inntil en kontakt svarer. Etter at du har konfigurert Revenue Agent, kan du manuelt registrere flere selskaper og kontakter eller aktivere automatisk registrering:

• Automatisk registrering: Revenue Agent registrerer selskaper og kontakter og overvåker dem for åpne fakturaer, inkludert fremtidige fakturaer. Det opprettes planer for selskaper og kontakter med åpne fakturaer som ikke er konfigurert for automatisk betaling.
• Manuell registrering: Velg opptil 1 000 selskaper og kontakter som skal registreres. Revenue Agent overvåker kontinuerlig registrerte poster og oppretter planer for nåværende og fremtidige utestående fakturaer som ikke er konfigurert for automatisk betaling. Selskaper og kontakter som legges til i HubSpot senere, blir ikke registrert automatisk og må registreres manuelt.

Les mer om hvordan bedrifter og kontakter registreres.

Unntak

Fakturaer kan ekskluderes på grunnlag av manuelle ekskluderinger eller ekskluderingssegmenter. Ekskluderte fakturaer vil ikke bli inkludert i planene. Les mer om ulike typer ekskluderinger nedenfor.

Manuelle unntak

Du kan ekskludere enkeltfakturaer manuelt. Les mer om hvordan du ekskluderer fakturaer manuelt.

Utelukkelsessegmenter

Du kan konfigurere fakturaekskluderingssegmenter for å ekskludere fakturaer som oppfyller filtreringskriteriene når du registrerer selskaper og kontakter. Ekskluderingssegmentet bruker automatisk filtrene sine på fakturaer og ekskluderer fakturaer som oppfyller kriteriene fra abonnementene.

Les mer om hvordan du konfigurerer ekskluderingsfiltre når du registrerer selskaper og kontakter.

Abonnementer

Planer er tilpassede e-postplaner som genereres ut fra CRM-informasjon om kjøperen, deres fakturaer og deres konto. Tiltakene kan omfatte proaktive påminnelses-e-poster og svar på kjøperens spørsmål om fakturaer. En plan tar hensyn til de åpne fakturaene knyttet til de registrerte bedriftene eller kontaktene. Planen genereres på nytt når en faktura endres eller en kjøper kontakter deg angående en faktura.

Les mer om handlingstyper.

Når inntektsagenten genererer en ny plan

En plan kan genereres på nytt når:

• En ny faktura opprettes eller knyttes til planen.
• En faktura blir betalt, annullert, gjenåpnet eller på annen måte får endret status.
• Fakturabeløpet eller saldoen endres.
• Fakturaen blir forfalt.
• Forfallsdatoen endres.
• En faktura blir koblet fra.
• En ekstern fakturalink endres.
• En relevant e-post fra kjøperen mottas.
• En planlagt revurdering kjøres.
• En tidligere plan utløper.
• En plan justeres manuelt eller genereres på nytt.
• Innstillinger for registrering eller fakturaekskludering endres og påvirker kontoen.

En plan genereres ikke på nytt når endringen ikke har vesentlig innvirkning på innkrevingen, eller når den eksisterende planen fortsatt er gyldig. Inntektsagenten kansellerer planer når det ikke lenger er noen fakturaer som kan følges opp.

Handlingstyper i planer

Innenfor planene kan skatteinspektøren foreslå følgende tiltak:

• Påminnelses-e-poster: planlagte e-poster som sendes til kjøperen om utestående fakturaer, inkludert kommende og forfalte beløp samt forfallsdatoer. Inntektsagenten kan sende proaktive henvendelser før en faktura forfaller, samt oppfølgings-e-poster for forfalte fakturaer. Flere fakturaer kan slås sammen i én e-post når det er mer enn én utestående faktura, eller når forfallsdatoene ligger tett sammen.
• E-poster om eskalering: e-poster som sendes til en intern mottaker når eskalering er nødvendig. Inntektsagenten vurderer fakturastatusen, meldinger fra kjøperen, tidligere henvendelser og tidligere beslutninger før vedkommende avgjør om eskalering er hensiktsmessig. Eskalering utløses i ett av følgende tilfeller:
  • Tidsbaserte vilkår:
    • Fakturaen må være minst 90 dager forfalt.
    • Inkassomedarbeideren må ha gjort minst to forsøk på å kontakte kunden. Hvis to forsøk er fullført før dag 90, utløses eskalering på den 90. dagen. Hvis fakturaen blir 90 dager forfalt før to forsøk er fullført, fullfører medarbeideren de gjenværende henvendelsene og eskalerer deretter tre dager etter det andre forsøket.
  • Uløsbar respons fra kjøperen: Medarbeideren eskalerer når som helst ved mottak av en respons som ikke kan håndteres, for eksempel når en kjøper bestrider fakturaen eller oppgir at de ikke vil betale.
• Svar på e-post: Når en kjøper sender en e-post om en faktura, gjennomgår inntektsagenten meldingen og kan utarbeide et svar. Svarene må gjennomgås før de sendes.

Les mer om gjennomgang og redigering av foreslåtte planer og aktive planer.

Automatisering av planer

Automatiseringsmodusene styrer om e-poster til kjøpere skal gjennomgås manuelt eller automatisk. Du kan velge mellom følgende moduser:

• Gjennomgå alle e-poster: du må gjennomgå og godkjenne hver plan før inntektsagenten sender e-poster.
• Gjennomgå kun når en kunde svarer: inntektsagenten sender automatisk eskalerings-e-poster og e-poster til kjøperen, unntatt når en kjøper sender e-post om fakturering.
  • Fakturerings-e-poster fra kjøperen blir videresendt til en bruker for gjennomgang. Dette inkluderer alle faktureringsrelaterte e-poster fra kjøperen, ikke bare svar på e-poster sendt av Revenue Agent.
  • Hvis en kjøper endrer en faktura, for eksempel ved å foreta en delvis eller full betaling, genereres planen automatisk på nytt.

Les mer om hvordan du konfigurerer automatiseringsmodusen.

Planlagt revurdering

Planlagte revurderinger gjennomgår en plan på et senere tidspunkt og oppdaterer den om nødvendig. Systemet sjekker for endringer som betalinger, oppdateringer av fakturastatus, svar fra kjøperen eller forløpt tid, og genererer deretter planen på nytt om nødvendig. Planlagte revurderinger er tidsbaserte utløsere som utfyller revurderinger forårsaket av fakturaoppdateringer og e-postaktivitet. Planlagte revurderinger er merket med «Wakeup » i aktive planer.

Angi instruksjoner for inntektsagent

Angi instruksjoner som inntektsagenten skal følge når han eller hun skriver e-poster i planene, slik at de samsvarer med merkevarens tone. Bruk instruksjonene til å definere e-postens tone, setningsstruktur, lengde, antall og tidspunkt for oppfølgings-e-poster, samt uttrykk som bør unngås. Du kan ikke endre fakturabeløp, betalingsbetingelser, kjøper eller kontodata, eller vedlagte filer og dokumenter ved hjelp av instruksjoner.

Les mer om hvordan du angir instruksjoner for inntektsagenter.

Hvordan salgsagenten bruker HubSpot-kreditter

Revenue Agent bruker HubSpot-kreditter når den starter oppfølgingen for innkreving av betaling for en faktura. Kredittene trekkes per faktura når oppfølgingen starter, ikke når kjøperen betaler fakturaen.

La oss si at du har 1 000 forfalte fakturaer, hvorav 30 har utestående beløp på over 5 000 dollar. Du bestemmer deg for å bruke Revenue Agent til å inndrive betaling for disse 30 fakturaene. Når Revenue Agent starter innkrevingsprosessen for de 30 fakturaene, trekkes HubSpot-kreditter for hver enkelt faktura.

Les mer om hvor mange HubSpot-kreditter Revenue Agent bruker i produkt- og tjenestekatalogen.

Følgende aktiviteter bruker ikke kreditter:

• Handlinger innenfor planer, inkludert eskalerings-e-poster.

• Planlagte revurderinger.

Neste trinn

• Lær mer om hvordan du konfigurerer Revenue Agent, inkludert registrering av kontoer og igangsetting av automatisert kontakt.
• Les mer om hvordan du administrerer Revenue Agent, inkludert hvordan du viser aktive abonnementer, avregistrerer bedrifter og kontakter, viser abonnementshistorikk og redigerer registreringsmodus og filtre.