Forstå inntektskontrolløren

Bruk Revenue Agent, en del av HubSpots AI, til å overvåke utestående fakturaer og automatisere oppfølgingen av kjøpere. Revenue Agent sporer endringer i fakturaer og kommunikasjon med kjøpere for å foreslå tilpassede oppfølgingsplaner som hjelper med å inndrive betaling. Revenue Agent justerer planene basert på svar fra kjøpere og fakturaaktivitet, og kan sende eskalerings-e-poster til interne kontakter.

Hvis en faktura for eksempel er forfalt og en kjøper ikke har svart, kan inntektsagenten sende en personlig oppfølging og eskalere saken til en intern kontakt dersom betalingen fortsatt utestår.

Merk: Du kan administrere tilgang til AI-funksjoner i AI-innstillingene dine og konfigurere hvilke data som deles. Se HubSpots vanlige spørsmål om AI-tillit og AI-modellkort for detaljert informasjon om AI-sikkerhetskontroller, databruk og overholdelse.

Før du setter i gang

Forstå kravene

• Bryteren «Gi brukere tilgang til generative AI-verktøy og -funksjoner » må være slått på i AI-innstillingene for kontoen din.

• Du må ha en e-postadresse for en enkeltperson eller et team tilknyttet kontoen din for å aktivere og bruke Revenue Agent.

Forstå begrensninger og hensyn

• Inntektsagenten sporer fakturastatus (åpen, betalt, forfalt osv.) uavhengig av hvordan fakturaen ble opprettet eller hvilket verktøy som genererte den (f.eks. kontrakter, tilbud eller abonnementer opprettet i HubSpot eller fakturaer fra eksterne kilder). Hvis fakturaene stammer fra en ekstern kilde, må de først synkroniseres til HubSpot.

Registrering av selskaper og kontakter

Når du konfigurerer Revenue Agent for første gang, vil den foreslå selskaper og kontakter som bør registreres, basert på deres nåværende åpne fakturaer og samlet forfalt beløp. Du kan gå gjennom de foreslåtte oppfølgingsplanene og e-postplanene før e-postene sendes, eller konfigurere Revenue Agent til å sende e-post automatisk til en kontakt svarer. Etter at du har konfigurert Revenue Agent, kan du manuelt registrere flere selskaper og kontakter eller aktivere automatisk registrering:

• Automatisk registrering: Inntektsagenten registrerer selskaper og kontakter og overvåker dem for utestående fakturaer, inkludert fremtidige fakturaer. Det opprettes planer for relevante selskaper og kontakter med utestående fakturaer som ikke er konfigurert for automatisk betaling.
• Manuell registrering: Velg opptil 1 000 selskaper og kontakter som skal registreres. Revenue Agent overvåker kontinuerlig registrerte poster og oppretter planer for nåværende og fremtidige utestående fakturaer som ikke er konfigurert for automatisk betaling. Selskaper og kontakter som legges til i HubSpot senere, blir ikke registrert automatisk og må registreres manuelt.

Les mer om hvordan bedrifter og kontakter registreres.

Unntak

Fakturaer kan ekskluderes på grunnlag av manuelle ekskluderinger eller ekskluderingssegmenter. Ekskluderte fakturaer vil ikke bli inkludert i planene. Les mer om ulike typer ekskluderinger nedenfor.

Manuelle unntak

Du kan ekskludere enkeltfakturaer manuelt. Les mer om hvordan du ekskluderer fakturaer manuelt.

Utelukkelsessegmenter

Du kan konfigurere fakturaekskluderingssegmenter for å ekskludere fakturaer som oppfyller filtreringskriteriene når du registrerer selskaper og kontakter. Ekskluderingssegmentet bruker automatisk filtrene sine på fakturaer og ekskluderer fakturaer som oppfyller kriteriene fra abonnementene.

Les mer om hvordan du konfigurerer ekskluderingsfiltre når du registrerer selskaper og kontakter.

Planer

Planer er tilpassede e-postplaner som genereres ut fra CRM-informasjon om kjøperen, deres fakturaer og deres konto. Tiltakene kan omfatte proaktive påminnelses-e-poster og svar på kjøperens spørsmål om fakturaer. En plan tar hensyn til de åpne fakturaene knyttet til de registrerte bedriftene eller kontaktene. Planen genereres på nytt når en faktura endres eller en kjøper kontakter deg angående en faktura.

Les mer om handlingstyper.

Når inntektsagenten genererer en ny plan

En plan kan genereres på nytt når:

• En ny faktura opprettes eller knyttes til planen.
• En faktura blir betalt, annullert, gjenåpnet eller på annen måte får endret status.
• Fakturabeløpet eller saldoen endres.
• Fakturaen blir forfalt.
• Forfallsdatoen endres.
• En faktura blir koblet fra.
• En ekstern fakturakobling endres.
• En relevant e-post fra kjøperen mottas.
• En planlagt revurdering kjøres.
• En tidligere plan utløper.
• En plan justeres manuelt eller genereres på nytt.
• Innstillinger for registrering eller fakturaunntak endres og påvirker kontoen.

En plan genereres ikke på nytt når endringen ikke har vesentlig innvirkning på innkrevingen, eller når den eksisterende planen fortsatt er gyldig. Inntektsagenten kansellerer planer når det ikke lenger er noen fakturaer som kan følges opp.

Handlingstyper i planer

Innenfor planene kan skatteinspektøren foreslå følgende tiltak:

• Påminnelses-e-poster: planlagte e-poster som sendes til kjøperen om utestående fakturaer, inkludert forfallende og forfalte beløp samt forfallsdatoer. Inntektsagenten kan sende proaktive henvendelser før en faktura forfaller, samt oppfølgings-e-poster for forfalte fakturaer. Flere fakturaer kan slås sammen i én e-post når det er mer enn én utestående faktura eller når forfallsdatoene ligger tett sammen.
• E-poster om eskalering: e-poster som sendes til en intern mottaker når eskalering er nødvendig. Inntektsagenten vurderer fakturastatus, meldinger fra kjøperen, tidligere henvendelser og tidligere beslutninger før vedkommende avgjør om eskalering er hensiktsmessig. Eskalering utløses i ett av følgende tilfeller:
  • Tidsbaserte vilkår:
    • Fakturaen må være minst 90 dager forfalt.
    • Inntektsagenten må ha gjort minst to henvendelser. Hvis to henvendelser er fullført før dag 90, utløses eskalering på den 90. dagen. Hvis fakturaen blir 90 dager forfalt før to henvendelser er fullført, fullfører agenten de gjenværende henvendelsene og eskalerer deretter tre dager etter den andre henvendelsen.
  • Uoppløselig svar fra kjøper: Medarbeideren eskalerer når som helst vedkommende mottar et svar som ikke kan håndteres, for eksempel når en kjøper bestrider fakturaen eller oppgir at vedkommende ikke vil betale.
• Svar på e-post: Når en kjøper sender en e-post om en faktura, gjennomgår inntektsagenten meldingen og kan utarbeide et svar. Svarene må gjennomgås før de sendes.

Les mer om gjennomgang og redigering av foreslåtte planer og aktive planer.

Automatisering av planer

Automatiseringsmodusene styrer om e-postmeldinger til kjøpere skal gjennomgås manuelt eller automatisk. Du kan velge mellom følgende moduser:

• Gjennomgå alle e-poster: Du må gjennomgå og godkjenne hver enkelt plan før inntektsagenten sender e-poster.
• Gjennomgå kun når en kunde svarer: inntektsagenten sender automatisk eskalerings-e-poster og e-poster til kjøperen, unntatt når en kjøper sender e-post om fakturering.
  • Fakturerings-e-poster fra kjøperen blir videresendt til en bruker for gjennomgang. Dette omfatter alle faktureringsrelaterte e-poster fra kjøperen, ikke bare svar på e-poster sendt av inntektsagenten.
  • Hvis en kjøper endrer en faktura, for eksempel ved å foreta en delvis eller full betaling, genereres planen automatisk på nytt.

Les mer om hvordan du konfigurerer automatiseringsmodus.

Planlagt revurdering

Planlagte revurderinger gjennomgår en plan på et senere tidspunkt og oppdaterer den om nødvendig. De sjekker for endringer som betalinger, oppdateringer av fakturastatus, svar fra kjøperen eller forløpt tid, og genererer deretter planen på nytt om nødvendig. Planlagte revurderinger er tidsbaserte utløsere som utfyller revurderinger forårsaket av fakturaoppdateringer og e-postaktivitet. Planlagte revurderinger er merket med «Wakeup » i aktive planer.

Angi instruksjoner for inntektsagenten

Angi instruksjoner som inntektsagenten skal følge når han eller hun skriver e-poster i planene, slik at de samsvarer med merkevarens tone. Bruk instruksjonene til å definere e-postens tone, setningsstruktur, lengde, antall og tidspunkt for oppfølgings-e-poster, samt uttrykk som bør unngås. Du kan ikke endre fakturabeløp, betalingsbetingelser, kjøper- eller kontodata eller vedlagte filer og dokumenter ved hjelp av instruksjoner.

Les mer om hvordan du angir instruksjoner for inntektsagenten.

Hvordan inntektsagenten bruker kreditter

Du trenger HubSpot-kreditter for å bruke Revenue Agent. Revenue Agent bruker 500 kreditter for hver faktura i et abonnement når oppfølgingen starter.

Følgende aktiviteter koster ikke kreditter:

• Handlinger innenfor planer, inkludert eskalerings-e-poster.

• Planlagte revurderinger.

Se eksempler i tabellen nedenfor:

Neste trinn

• Lær mer om hvordan du konfigurerer inntektsagenten, inkludert hvordan du registrerer kontoer og starter automatisert oppfølging.
• Les mer om hvordan du administrerer Revenue Agent, inkludert hvordan du viser aktive abonnementer, avmelder selskaper og kontakter, viser abonnementshistorikk og redigerer registreringsmodus og filtre.