ベータ収益管理エージェントについて理解する

HubSpot AI機能の一つである「収益管理エージェント」を活用して、未払いの請求書を監視し、購入者への連絡を自動化しましょう。収益管理エージェントは、請求書の変更内容や購入者とのやり取りを追跡し、代金の回収を支援するための個別の対応案を提案します。収益管理エージェントは、購入者からの返信や請求書のアクティビティーに基づいて計画を調整し、社内の担当者にエスカレーションメールを送信することができます。

たとえば、請求書の支払期限が過ぎても買い手から返答がない場合、収益管理エージェントは個別のフォローアップメッセージを送信し、それでも支払いがなされない場合は、社内の担当者に案件をエスカレーションすることができます。

注：AI設定でAI機能へのアクセスを管理し、共有するデータを設定できます。AIのセキュリティー管理、データ使用、コンプライアンスの詳細については、HubSpotのAI信頼性に関するFAQおよびAIモデルカードをご確認ください。

始める前に

要件を理解する

• The ユーザーに生成AIツールや機能へのアクセス権を付与するアカウントのAI設定で、このトグルをオンにする必要があります。

• 収益管理エージェントを有効にして利用するには、アカウントに個人またはチームの共有アドレスを登録しておく必要があります。

制限事項と考慮事項を理解する

• 収益管理エージェントは、請求書がどのように作成されたか、あるいはどのツールで生成されたか（例：HubSpotで作成された契約書、見積書、サブスクリプション、または外部ソースからの請求書など）にかかわらず、請求書のステータス（未処理、支払済み、延滞など）を追跡します。請求書が外部から発行されたものである場合、まずHubSpotと同期させる必要があります。

企業および連絡先の登録

収益管理エージェントを初めて設定する際、現在未払いの請求書や未払い総額に基づいて、登録すべき企業や連絡先が提案されます。メールを送信する前に、提案されたアウトリーチ計画やメール送信スケジュールを確認したり、連絡先から返信があるまで自動的にメールが送信されるよう収益管理エージェントを設定したりすることができます。収益管理エージェントの設定が完了したら、追加の企業や連絡先を手動で登録するか、自動登録機能を有効にすることができます：

• 自動登録：収益管理エージェントが企業や連絡先を登録し、未払いの請求書（将来の請求書を含む）について監視を行います。自動支払いが設定されていない未払いの請求書について、該当する企業や担当者との照合を行うための計画が作成されます。
• 手動登録：登録する企業および連絡先を最大1,000件まで選択してください。収益管理エージェントは、登録済みの記録を継続的に監視し、自動支払いの設定がなされていない現在および将来の未決済請求書について、対応計画を策定します。後でHubSpotに追加された企業や連絡先は自動的に登録されないため、手動で登録する必要があります。

企業や連絡先の登録方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

除外

請求書は、手動による除外または除外セグメントに基づいて除外される場合があります。除外された請求書はプランに含まれません。除外事項の種類については、以下をご覧ください。

手動による除外

個々の請求書を手動で除外することができます。請求書を手動で除外する方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

除外セグメント

会社や連絡先を登録する際、フィルタ条件に合致する請求書を除外するように、請求書除外セグメントを設定することができます。除外セグメントは、請求書に対して自動的にフィルタを適用し、条件に一致する請求書をプランから除外します。

企業や連絡先を登録する際の除外フィルターの設定について、詳しくはこちらをご覧ください。

プラン

「プラン」とは、CRM上の購入者、その請求書、およびアカウントに関する情報に基づいて生成される、個別にカスタマイズされたメール配信スケジュールです。具体的な対応としては、積極的なリマインダーメールの送信や、購入者からの請求書に関する問い合わせへの返信などが挙げられます。このプランでは、登録済みの企業または連絡先に関連付けられた未決済の請求書が対象となります。請求書の内容が変更された場合、または購入者から請求書について連絡があった場合、計画は再作成されます。

アクションの種類について詳しくはこちら。

収益管理エージェントが計画を再作成する場合

以下の場合、計画を再生成することができます：

• 新しい請求書が作成されるか、関連付けられます。
• 請求書が支払われた、取り消された、再発行された、あるいはその他の理由でステータスが変更された。
• 請求書の額または残高が変更されます。
• 請求書の支払期限が過ぎます。
• 支払期限が変更されます。
• 請求書の紐付けが解除されました。
• 外部の請求書のリンクが変更されます。
• 関連する購入者からのメールが届きました。
• スケジュールされた再評価が実行されます。
• 以前の計画の有効期限が切れます。
• 計画は手動で調整されるか、再作成されます。
• 登録または請求書除外設定が変更され、アカウントに影響が及ぶ。

変更が回収に実質的な影響を与えない場合、または既存の計画が引き続き有効である場合、計画は再作成されません。執行可能な請求書がなくなると、収益管理エージェントは計画を中止する。

計画におけるアクションの種類

計画の範囲内で、収益管理エージェントは以下の措置を提案することができます：

• リマインダーメール：未決済の請求書について、購入者宛に送信される定期的なメール。これには、今後の支払額、延滞額、および支払期日などが含まれます。収益管理エージェントは、請求書の支払期日前に自主的に連絡を行うほか、支払期限を過ぎた請求書についてはフォローアップのメールを送信することができます。未決済の請求書が複数ある場合や、請求書の支払期日が近い場合は、複数の請求書を1通のメールにまとめて送信することができます。
• エスカレーションメール：エスカレーションが必要な場合に、社内の受信者に送信されるメール。収益管理エージェントは、エスカレーションが適切かどうかを判断する前に、請求書の状況、購入者からのメッセージ、これまでの連絡内容、および過去の決定事項を評価します。以下のいずれかの場合にエスカレーションのトリガーが発生します：
  • 時間に基づく条件：
    • 請求書の支払期限から少なくとも90日が経過している必要があります。
    • 収益管理エージェントは、少なくとも2回は連絡を試みている必要がある。90日目に2回の試行が完了していない場合、90日目にエスカレーションのトリガーが発動されます。2回の連絡が完了する前に、請求書の支払期限から90日が経過した場合、担当者は残りの連絡を完了し、2回目の連絡から3日後に上層部へエスカレーションを行います。
  • 解決不能な購入者からの返答：購入者が請求書に異議を唱えたり、支払いを拒否したりするなど、エージェントが対応できない返答があった場合は、いつでも上層部に報告します。
• メールへの返信：購入者から請求書についてメールが届いた場合、収益管理エージェントがその内容を確認し、必要に応じて返信文を作成します。返信は送信前に確認する必要があります。

提案中の計画および実施中の計画の審査・編集について、詳細をご覧ください。

計画の自動化

自動化モードでは、購入者へのメールを手動で確認するか、自動処理するかを設定します。以下のモードから選択できます：

• すべてのメールを確認する：収益管理エージェントがメールを送信する前に、各プランを確認し、承認する必要があります。
• 顧客から返信があった場合のみ確認してください：収益管理エージェントは、購入者から請求に関するメールが届いた場合を除き、エスカレーションメールおよび購入者宛てのメールを自動的に送信します。
  • 購入者からの請求に関するメールは、担当者に転送され、確認が行われます。これには、収益管理エージェントが送信したメールへの返信だけでなく、購入者からの請求関連のメールもすべて含まれます。
  • 購入者が請求書の内容を変更した場合（一部または全額の支払いなど）、プランは自動的に再生成されます。

自動化モードの設定について、詳しくはこちらをご覧ください。

スケジュール済みの再評価

定期的な再評価では、将来のある時点で計画を見直し、必要に応じて更新します。支払い、請求書のステータス更新、購入者からの返信、経過時間などの変更を確認し、必要に応じて計画を再作成します。スケジュールされた再評価は、請求書の更新やメールのアクティビティーによって引き起こされる再評価を補完する、時間ベースのトリガーです。アクティブな計画では、予定されている再評価には「Wakeup」というラベルが付いています。

収益管理エージェントへの指示を設定する

プラン内で、収益管理エージェントがメールを作成する際に従うべき指針を設定し、ブランドボイスに合致するようにしてください。指示書を用いて、メールの口調、文の構成、長さ、フォローアップメールの回数や送信タイミング、および避けるべき表現を明確に定めてください。請求書の金額、支払条件、購入者、アカウント情報、および添付ファイルや指示書などの文書は変更できません。 

収益管理エージェントへの指示の設定について、詳しくはこちらをご覧ください。

収益管理エージェントがHubSpotクレジットをどのように活用しているか

収益管理エージェントは、請求書に対する支払督促の連絡を開始する際に、HubSpotクレジットを使用します。クレジットは、購入者が請求書を支払う時点ではなく、アウトリーチが開始された時点で、請求書ごとに消費されます。

たとえば、延滞中の請求書が1,000件あり、そのうち30件の未払い残高が5,000ドルを超えています。あなたは、その30件の請求書の代金を回収するために、収益管理エージェントを利用することにしました。収益管理エージェントが30件の請求書について支払いの督促を開始すると、請求書1件ごとにHubSpotクレジットが消費されます。 

「& 」サービスカタログで、収益管理エージェントが使用するHubSpotクレジットの数について詳しくご確認ください。

以下のアクティビティーではクレジットは消費されません：

• 計画内のアクション（エスカレーションメールを含む）。

• 定期的な再評価。

次のステップ

• アカウントの登録や自動アウトリーチの開始など、収益管理エージェントの設定について詳しくご覧ください。
• 収益管理エージェントの管理について、有効なプランの確認、企業や連絡先の登録解除、プラン履歴の確認、登録モードやフィルターの編集など、詳細をご覧ください。