BetaCapire la figura dell'agente fiscale

Utilizza Revenue Agent, parte dell’intelligenza artificiale di HubSpot, per monitorare le fatture in sospeso e automatizzare i contatti con gli acquirenti. Revenue Agent tiene traccia delle modifiche alle fatture e delle comunicazioni con gli acquirenti per suggerire piani di contatto personalizzati che aiutino a riscuotere i pagamenti. Revenue Agent adatta i piani in base alle risposte degli acquirenti e all’attività relativa alle fatture e può inviare email di escalation ai contatti interni.

Ad esempio, se una fattura è scaduta e un acquirente non ha risposto, Revenue Agent può inviare un sollecito personalizzato e inoltrare il caso a un contatto interno se il pagamento rimane in sospeso.

Nota: puoi gestire l'accesso delle funzionalità IA nelle tue impostazioni IA e configurare quali dati vengono condivisi. Consulta le domande frequenti sull'attendibilità dell'IA e le schede dei modelli di IA di HubSpot per informazioni dettagliate su controlli di sicurezza IA, utilizzo dei dati e conformità.

Prima di iniziare

Comprendere i requisiti

• L'opzione " Consenti agli utenti l'accesso agli strumenti e alle funzionalità di IA generativa " deve essere attivata nelle impostazioni IA del tuo account.

• Per attivare e utilizzare Revenue Agent, è necessario che al proprio account sia associato un indirizzo e-mail personale o di squadra.

Comprendere i limiti e le considerazioni

• Revenue Agent tiene traccia dello stato delle fatture (aperte, pagate, scadute, ecc.) indipendentemente da come sono state create o dallo strumento che le ha generate (ad esempio, contratti, preventivi o abbonamenti creati in HubSpot o fatture provenienti da fonti esterne). Se le fatture provengono da una fonte esterna, devono prima essere sincronizzate con HubSpot.

Registrazione dell’azienda e dei contatti

Quando configuri Revenue Agent per la prima volta, ti suggerirà aziende e contatti da registrare in base alle loro fatture attualmente aperte e all’importo totale dovuto. È possibile esaminare i piani di contatto suggeriti e le pianificazioni delle e-mail prima che queste vengano inviate, oppure configurare Revenue Agent in modo che invii e-mail automaticamente fino a quando un contatto non risponde. Dopo aver configurato Revenue Agent, è possibile registrare manualmente altre aziende e contatti oppure attivare la registrazione automatica:

• Registrazione automatica: Revenue Agent registra aziende e contatti e li monitora per individuare le fatture in sospeso, comprese quelle future. Verranno creati piani per le aziende e i contatti con fatture in sospeso che non sono configurati per i pagamenti automatici.
• Registrazione manuale: seleziona fino a 1.000 aziende e contatti da registrare. Revenue Agent monitora continuamente i record registrati e crea piani per le fatture in sospeso attuali e future che non sono configurate per i pagamenti automatici. Le aziende e i contatti aggiunti successivamente a HubSpot non vengono registrati automaticamente e devono essere registrati manualmente.

Scopri di più su come vengono registrate le aziende e i contatti.

Esclusioni

Le fatture possono essere escluse in base a esclusioni manuali o a segmenti di esclusione. Le fatture escluse non saranno incluse nei piani. Scopri di più sui tipi di esclusioni qui sotto.

Esclusioni manuali

È possibile escludere manualmente singole fatture. Scopri di più su come escludere manualmente le fatture.

Segmenti di esclusione

È possibile configurare segmenti di esclusione delle fatture per escludere quelle che soddisfano determinati criteri di filtro al momento della registrazione di aziende e contatti. Il segmento di esclusione applica automaticamente i propri filtri alle fatture ed esclude quelle corrispondenti dai piani.

Scopri di più su come impostare i filtri di esclusione durante la registrazione di aziende e contatti.

Piani

I piani sono programmi di invio e-mail personalizzati generati dal contesto CRM relativo all’acquirente, alle sue fatture e al suo account. Le azioni possono includere e-mail di promemoria proattive e risposte alle richieste di chiarimenti sulle fatture da parte degli acquirenti. Un piano tiene conto delle fatture in sospeso associate alle aziende o ai contatti registrati. Il piano viene rigenerato quando una fattura subisce modifiche o quando un acquirente ti contatta in merito a una fattura.

Scopri di più sui tipi di azione.

Quando l’agente di fatturazione rigenera un piano

Un piano può essere rigenerato quando:

• Viene creata o associata una nuova fattura.
• Una fattura viene pagata, annullata, riaperta o subisce comunque una modifica di stato.
• L'importo o il saldo della fattura subisce una variazione.
• La fattura diventa scaduta.
• La data di scadenza cambia.
• Una fattura viene dissociata.
• Cambia un link esterno alla fattura.
• Viene ricevuta un'e-mail pertinente dall'acquirente.
• Viene eseguita una rivalutazione programmata.
• Scade un piano precedente.
• Un piano viene modificato manualmente o rigenerato.
• Le impostazioni di iscrizione o di esclusione delle fatture cambiano e hanno un impatto sull'account.

Un piano non viene rigenerato quando la modifica non influisce in modo sostanziale sulla riscossione o quando il piano esistente rimane valido. L'addetto alle entrate annulla i piani quando non rimangono fatture su cui agire.

Tipi di azione nei piani

All’interno dei piani, l’agente fiscale può suggerire le seguenti azioni:

• Email di promemoria: email programmate inviate all’acquirente relative alle fatture in sospeso, che includono gli importi in scadenza e quelli già scaduti, nonché le date di scadenza. L’addetto alle entrate può inviare comunicazioni proattive prima della scadenza di una fattura, nonché email di sollecito per le fatture scadute. È possibile raggruppare più fatture in un’unica email quando vi sono più fatture in sospeso o quando le loro date di scadenza sono ravvicinate.
• E-mail di escalation: e-mail inviate a un destinatario interno quando è necessaria un’escalation. L’addetto alla riscossione valuta lo stato della fattura, i messaggi dell’acquirente, i precedenti contatti e le decisioni precedenti prima di decidere se l’escalation sia appropriata. L’escalation viene attivata in uno dei seguenti casi:
  • Condizioni temporali:
    • La fattura deve essere scaduta da almeno 90 giorni.
    • L’addetto alla riscossione deve aver effettuato almeno due tentativi di contatto. Se i due tentativi vengono completati prima del 90° giorno, l’escalation viene attivata il 90° giorno. Se la fattura raggiunge i 90 giorni di ritardo prima che i due tentativi siano stati completati, l’addetto completa i tentativi rimanenti, quindi attiva l’escalation tre giorni dopo il secondo tentativo.
  • Risposta dell’acquirente irrisolvibile: l’agente avvia l’escalation ogni volta che riceve una risposta che non è in grado di gestire, ad esempio quando un acquirente contesta la fattura o dichiara che non pagherà.
• E-mail di risposta: quando un acquirente invia un’e-mail in merito a una fattura, l’addetto alle entrate esamina il messaggio e può redigere una risposta. Le risposte devono essere revisionate prima di essere inviate.

Scopri di più sulla revisione e la modifica dei piani proposti e dei piani attivi.

Automazione dei piani

Le modalità di automazione determinano se le e-mail inviate agli acquirenti vengono revisionate manualmente o in modo automatizzato. È possibile scegliere tra le seguenti modalità:

• Revisione di tutte le e-mail: è necessario revisionare e approvare ogni piano prima che Revenue Agent invii le e-mail.
• Revisione solo quando un cliente risponde: l’agente di fatturazione invia automaticamente le e-mail di escalation e quelle destinate agli acquirenti, tranne quando un acquirente invia un’e-mail relativa alla fatturazione.
  • Le e-mail relative alla fatturazione inviate dall’acquirente vengono inoltrate a un utente per la revisione. Ciò include qualsiasi e-mail relativa alla fatturazione inviata dall’acquirente, non solo le risposte alle e-mail inviate da Revenue Agent.
  • Se un acquirente modifica una fattura, ad esempio effettuando un pagamento parziale o totale, il piano viene rigenerato automaticamente.

Scopri di più su come configurare la modalità di automazione.

Rivalutazione programmata

Le rivalutazioni pianificate riesaminano un piano in un momento futuro e lo aggiornano se necessario. Verificano la presenza di modifiche quali pagamenti, aggiornamenti dello stato delle fatture, risposte degli acquirenti o tempo trascorso, quindi rigenerano il piano se necessario. Le rivalutazioni pianificate sono trigger basati sul tempo che integrano le rivalutazioni causate dagli aggiornamenti delle fatture e dall’attività e-mail. Le rivalutazioni pianificate sono contrassegnate con l’etichetta “Wakeup” nei piani attivi.

Imposta le istruzioni per l’agente di ricavi

Imposta le istruzioni che l’agente di vendita deve seguire quando scrive e-mail nei piani, in modo che rispecchino il tono di voce del tuo marchio. Utilizza le istruzioni per definire il tono dell’e-mail, la struttura delle frasi, la lunghezza, il numero e la tempistica delle e-mail di follow-up, nonché le frasi da evitare. Non è possibile modificare gli importi delle fatture, i termini di pagamento, i dati relativi all’acquirente o all’account, né i file e i documenti allegati tramite le istruzioni.

Scopri di più su come impostare le istruzioni per gli addetti alla gestione delle entrate.

Come gli agenti commerciali utilizzano i crediti HubSpot

Revenue Agent utilizza i crediti HubSpot quando avvia le attività di sollecito per il pagamento di una fattura. I crediti vengono consumati per ogni fattura all’avvio delle attività di sollecito, non quando l’acquirente paga la fattura.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia 1.000 fatture scadute, di cui 30 presentano saldi insoluti superiori a 5.000 $. Decidi di utilizzare Revenue Agent per riscuotere il pagamento di quelle 30 fatture. Quando Revenue Agent avvia le attività di sollecito per le 30 fatture, i crediti HubSpot vengono consumati per ciascuna fattura.

Scopri di più sul numero di crediti HubSpot utilizzati da Revenue Agent nel Catalogo prodotti e servizi.

Le seguenti attività non comportano l’utilizzo di crediti:

• Azioni all'interno dei piani, comprese le e-mail di escalation.

• Rivalutazioni pianificate.

Prossimi passi

• Scopri di più sulla configurazione di Revenue Agent, compresa la registrazione degli account e l'avvio delle attività di contatto automatizzate.
• Scopri di più sulla gestione di Revenue Agent, tra cui la visualizzazione dei piani attivi, la disattivazione di aziende e contatti, la visualizzazione della cronologia dei piani e la modifica della modalità di iscrizione e dei filtri.