Capire il ruolo dell’agente delle entrate

Utilizza l’agente di fatturazione, parte dell’intelligenza artificiale di HubSpot, per monitorare le fatture in sospeso e automatizzare i contatti con gli acquirenti. L’agente di fatturazione tiene traccia delle modifiche alle fatture e delle comunicazioni con gli acquirenti per suggerire piani di contatto personalizzati che aiutino a riscuotere i pagamenti. L’agente di fatturazione adatta i piani in base alle risposte degli acquirenti e all’attività relativa alle fatture e può inviare email di escalation ai contatti interni.

Ad esempio, se una fattura è scaduta e un acquirente non ha risposto, l’agente di fatturazione può inviare un sollecito personalizzato e inoltrare il caso a un contatto interno se il pagamento rimane in sospeso.

Nota: puoi gestire l'accesso delle funzionalità IA nelle tue impostazioni IA e configurare quali dati vengono condivisi. Consulta le domande frequenti sull'attendibilità dell'IA e le schede dei modelli di IA di HubSpot per informazioni dettagliate su controlli di sicurezza IA, utilizzo dei dati e conformità.

Prima di iniziare

Comprendere i requisiti

• L'opzione " Consenti agli utenti l'accesso agli strumenti e alle funzionalità di IA generativa " deve essere attivata nelle impostazioni IA del tuo account.

• Per attivare e utilizzare Revenue Agent, è necessario che al proprio account sia associato un indirizzo e-mail personale o di gruppo.

Comprendere i limiti e gli aspetti da considerare

• L’agente di fatturazione tiene traccia dello stato delle fatture (aperte, pagate, scadute, ecc.) indipendentemente da come sono state create o dallo strumento che le ha generate (ad esempio, contratti, preventivi o abbonamenti creati in HubSpot o fatture provenienti da fonti esterne). Se le fatture provengono da una fonte esterna, devono prima essere sincronizzate con HubSpot.

Registrazione dell'azienda e dei contatti

Quando configuri l’agente di ricavi per la prima volta, ti suggerirà aziende e contatti da registrare in base alle loro fatture attualmente aperte e all’importo totale dovuto. È possibile esaminare i piani di contatto suggeriti e le pianificazioni delle email prima che queste vengano inviate, oppure configurare l’agente di ricavi in modo che invii email automaticamente fino a quando un contatto non risponde. Dopo aver configurato l’agente di ricavi, è possibile registrare manualmente altre aziende e contatti oppure attivare la registrazione automatica:

• Registrazione automatica: l’agente di ricavi registra aziende e contatti e li monitora per individuare le fatture in sospeso, comprese quelle future. Verranno creati piani per le aziende e i contatti corrispondenti con fatture in sospeso che non sono configurate per i pagamenti automatici.
• Registrazione manuale: seleziona fino a 1.000 aziende e contatti da registrare. L’agente di fatturazione monitora continuamente i record registrati e crea piani per le fatture in sospeso attuali e future che non sono configurate per i pagamenti automatici. Le aziende e i contatti aggiunti successivamente a HubSpot non vengono registrati automaticamente e devono essere registrati manualmente.

Scopri di più su come vengono registrati le aziende e i contatti.

Esclusioni

Le fatture possono essere escluse in base a esclusioni manuali o a segmenti di esclusione. Le fatture escluse non saranno incluse nei piani. Scopri di più sui tipi di esclusioni qui sotto.

Esclusioni manuali

È possibile escludere manualmente singole fatture. Scopri di più su come escludere manualmente le fatture.

Segmenti di esclusione

È possibile configurare segmenti di esclusione delle fatture per escludere le fatture che soddisfano determinati criteri di filtro al momento della registrazione di aziende e contatti. Il segmento di esclusione applica automaticamente i propri filtri alle fatture ed esclude quelle corrispondenti dai piani.

Scopri di più su come impostare i filtri di esclusione durante la registrazione di aziende e contatti.

Piani

I piani sono programmi di invio e-mail personalizzati generati dal contesto CRM relativo all’acquirente, alle sue fatture e al suo account. Le azioni possono includere e-mail di promemoria proattive e risposte alle richieste di chiarimenti sulle fatture da parte degli acquirenti. Un piano tiene conto delle fatture in sospeso associate alle aziende o ai contatti registrati. Il piano viene rigenerato quando una fattura subisce modifiche o quando un acquirente ti contatta in merito a una fattura.

Scopri di più sui tipi di azione.

Quando l’agente di ricavi rigenera un piano

Un piano può essere rigenerato quando:

• Viene creata o associata una nuova fattura.
• Una fattura viene pagata, annullata, riaperta o subisce comunque una modifica di stato.
• L'importo o il saldo della fattura subisce una variazione.
• La fattura diventa scaduta.
• La data di scadenza cambia.
• Una fattura viene dissociata.
• Cambia un link esterno alla fattura.
• Viene ricevuta un'e-mail pertinente dall'acquirente.
• Viene eseguita una rivalutazione programmata.
• Scade un piano precedente.
• Un piano viene modificato manualmente o rigenerato.
• Le impostazioni di iscrizione o di esclusione delle fatture cambiano e hanno un impatto sull'account.

Un piano non viene rigenerato quando la modifica non influisce in modo sostanziale sull’incasso o quando il piano esistente rimane valido. L’addetto alle entrate annulla i piani quando non rimangono fatture su cui agire.

Tipi di azione nei piani

All’interno dei piani, il funzionario del fisco può suggerire le seguenti azioni:

• Email di promemoria: email programmate inviate all’acquirente relative alle fatture in sospeso, che includono gli importi in scadenza e quelli già scaduti, nonché le date di scadenza. L’addetto alle entrate può inviare comunicazioni proattive prima della scadenza di una fattura, nonché email di sollecito per le fatture scadute. È possibile raggruppare più fatture in un’unica email quando vi sono più fatture in sospeso o quando le loro date di scadenza sono ravvicinate.
• E-mail di escalation: e-mail inviate a un destinatario interno quando è necessaria un’escalation. L’addetto alla gestione dei ricavi valuta lo stato della fattura, i messaggi dell’acquirente, i precedenti contatti e le decisioni precedenti prima di decidere se l’escalation sia appropriata. L’escalation viene attivata in uno dei seguenti casi:
  • Condizioni temporali:
    • La fattura deve essere scaduta da almeno 90 giorni.
    • L’addetto alla gestione dei ricavi deve aver effettuato almeno due tentativi di contatto. Se i due tentativi vengono completati prima del 90° giorno, l’escalation viene attivata il 90° giorno. Se la fattura raggiunge i 90 giorni di ritardo prima che i due tentativi siano stati completati, l’addetto completa i tentativi di contatto rimanenti, quindi avvia l’escalation tre giorni dopo il secondo tentativo.
  • Risposta dell’acquirente irrisolvibile: l’addetto avvia la procedura di escalation ogni volta che riceve una risposta che non è in grado di gestire, ad esempio quando un acquirente contesta la fattura o dichiara che non intende pagare.
• E-mail di risposta: quando un acquirente invia un’e-mail in merito a una fattura, l’addetto alle entrate esamina il messaggio e può redigere una risposta. Le risposte devono essere revisionate prima di essere inviate.

Scopri di più sulla revisione e la modifica dei piani proposti e dei piani attivi.

Automazione dei piani

Le modalità di automazione determinano se le e-mail inviate agli acquirenti vengono controllate manualmente o in modo automatizzato. È possibile scegliere tra le seguenti modalità:

• Revisione di tutte le e-mail: è necessario revisionare e approvare ogni piano prima che l’addetto alle entrate invii le e-mail.
• Revisione solo quando un cliente risponde: l’addetto alle entrate invia automaticamente le e-mail di escalation e quelle destinate agli acquirenti, tranne quando un acquirente invia un’e-mail relativa alla fatturazione.
  • Le e-mail relative alla fatturazione inviate dall’acquirente vengono inoltrate a un utente per la revisione. Ciò include qualsiasi e-mail relativa alla fatturazione inviata dall’acquirente, non solo le risposte alle e-mail inviate dall’addetto alle entrate.
  • Se un acquirente modifica una fattura, ad esempio effettuando un pagamento parziale o totale, il piano viene rigenerato automaticamente.

Scopri di più su come configurare la modalità di automazione.

Rivalutazione programmata

Le rivalutazioni pianificate riesaminano un piano in un momento futuro e lo aggiornano se necessario. Verificano la presenza di modifiche quali pagamenti, aggiornamenti dello stato delle fatture, risposte degli acquirenti o tempo trascorso, quindi rigenerano il piano se necessario. Le rivalutazioni pianificate sono trigger basati sul tempo che integrano le rivalutazioni causate dagli aggiornamenti delle fatture e dall’attività e-mail. Le rivalutazioni pianificate sono contrassegnate con la dicitura “Wakeup” nei piani attivi.

Imposta le istruzioni per l’agente addetto alle entrate

Imposta le istruzioni che l’agente di ricavi deve seguire quando scrive le e-mail nei piani, in modo che rispecchino il tono di voce del tuo marchio. Utilizza le istruzioni per definire il tono delle e-mail, la struttura delle frasi, la lunghezza, il numero e la tempistica delle e-mail di follow-up, nonché le frasi da evitare. Non è possibile modificare gli importi delle fatture, i termini di pagamento, i dati relativi all’acquirente o all’account, né i file e i documenti allegati tramite le istruzioni.

Scopri di più su come impostare le istruzioni per l’addetto alle entrate.

Come l’addetto alla contabilità utilizza i crediti

Per utilizzare Revenue Agent sono necessari i crediti HubSpot. Revenue Agent consuma 500 crediti per ogni fattura inclusa in un piano quando ha inizio l’attività di outreach.

Le seguenti attività non comportano l'addebito di crediti:

• Azioni all'interno dei piani, comprese le e-mail di escalation.

• Rivalutazioni pianificate.

Esempi di revisione nella tabella sottostante:

Prossimi passi

• Scopri di più sulla configurazione dell’agente di ricavi, compresa la registrazione degli account e l’avvio delle attività di contatto automatizzate.
• Scopri di più sulla gestione dell’agente di fatturazione, tra cui la visualizzazione dei piani attivi, la cancellazione di aziende e contatti, la visualizzazione della cronologia dei piani e la modifica della modalità di iscrizione e dei filtri.