Den Revenue Agent verstehen

Verwenden Sie den Revenue Agent, der Teil der KI von HubSpot ist, um offene Rechnungen zu überwachen und die Kontaktaufnahme mit Käufern zu automatisieren. Der Revenue Agent verfolgt Rechnungsänderungen und die Kommunikation der Käufer, um personalisierte Pläne zur Kontaktaufnahme vorzuschlagen, die beim Einzug von Zahlungen helfen. Der Revenue Agent passt Pläne basierend auf Käuferantworten und Rechnungs-Aktivitäten an und kann Eskalations-E-Mails an interne Kontakte senden.

Wenn beispielsweise eine Rechnung überfällig ist und ein Käufer nicht reagiert hat, kann der Revenue Agent ein personalisiertes Follow-up senden und den Fall an einen internen Kontakt eskalieren, wenn die Zahlung noch aussteht.

Bitte beachten Sie: Sie können den Zugriff auf KI-Funktionen in Ihren KI-Einstellungen verwalten und konfigurieren, welche Daten geteilt werden. Lesen Sie die häufig gestellten Fragen zu den KI-Tools von HubSpot und KI-Modellkarten von HubSpot für detaillierte Informationen zu KI-Sicherheitskontrollen, Datennutzung und Compliance.

Bevor Sie loslegen

Dies sind die Voraussetzungen:

• Der Schalter Benutzern Zugriff auf generative KI-Tools und -Funktionen gewähren muss in den KI-Einstellungen Ihres Accounts aktiviert sein.

• Sie müssen eine persönliche oder Team-E-Mail-Adresse mit Ihrem Account verknüpft haben, um den Revenue Agent zu aktivieren und zu verwenden.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Der Revenue Agent verfolgt den Rechnungsstatus (offen, bezahlt, überfällig usw.), unabhängig davon, wie die Rechnung erstellt wurde oder welches Tool sie generiert hat (z. B. in HubSpot erstellte Verträge, Angebote oder Abonnements oder Rechnungen aus externen Quellen). Wenn Rechnungen aus einer externen Quelle stammen, müssen sie zuerst mit HubSpot synchronisiert werden.

Aufnahme von Unternehmen und Kontakten

Wenn Sie den Revenue Agent zum ersten Mal einrichten, schlägt er Unternehmen und Kontakte zur Aufnahme vor, basierend auf ihren aktuell offenen Rechnungen und dem fälligen Gesamtbetrag. Sie können die vorgeschlagenen Outreach-Pläne und E-Mail-Zeitpläne überprüfen, bevor E-Mails gesendet werden, oder den Revenue Agent so konfigurieren, dass er E-Mails automatisch sendet, bis ein Kontakt antwortet. Nachdem Sie den Revenue Agent eingerichtet haben, können Sie manuell zusätzliche Unternehmen und Kontakte aufnehmen oder die automatische Aufnahme aktivieren:

• Automatische Aufnahme: Der Revenue Agent nimmt Unternehmen und Kontakte auf offene Rechnungen, einschließlich zukünftiger Rechnungen, auf. Es werden Pläne erstellt, um Unternehmen und Kontakte mit offenen Rechnungen abzugleichen, die nicht für automatische Zahlungen konfiguriert sind.
• Manuelle Aufnahme: Wählen Sie bis zu 1.000 Unternehmen und Kontakte zur Aufnahme aus. Der Revenue Agent überwacht kontinuierlich die aufgenommenen Datensätze und erstellt Pläne für aktuelle und zukünftige offene Rechnungen, die nicht für automatische Zahlungen konfiguriert sind. Unternehmen und Kontakte, die später zu HubSpot hinzugefügt werden, werden nicht automatisch aufgenommen, sondern müssen manuell aufgenommen werden.

Erfahren Sie mehr darüber , wie Unternehmen und Kontakte aufgenommen werden.

Ausschlüsse

Rechnungen können aufgrund manueller Ausschlüsse oder Ausschlusssegmente ausgeschlossen werden. Ausgeschlossene Rechnungen werden nicht in den Plänen berücksichtigt. Erfahren Sie unten mehr über die verschiedenen Arten von Ausschlüssen.

Manuelle Ausschlüsse

Sie können einzelne Rechnungen manuell ausschließen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Rechnungen manuell ausschließen.

Ausschluss-Segmente

Sie können Rechnungsausschlusssegmente konfigurieren, um Rechnungen auszuschließen, die bei der Aufnahme von Unternehmen und Kontakten gefilterte Kriterien erfüllen. Das Ausschlusssegment wendet seine Filter automatisch auf Rechnungen an und schließt übereinstimmende Rechnungen aus Plänen aus.

Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Ausschlussfiltern bei der Aufnahme von Unternehmen und Kontakten.

Pläne

Pläne sind personalisierte E-Mail-Zeitpläne, die aus dem CRM-System-Kontext generiert werden und sich über den Käufer, seine Rechnungen und sein Konto informieren. Aktionen können z. B. proaktive Erinnerungs-E-Mails und Antworten auf Rechnungsanfragen des Käufers sein. Ein Abonnement berücksichtigt die offenen Rechnungen, die den aufgenommenen Unternehmen oder Kontakten zugeordnet sind. Die Abonnement wird neu generiert , wenn sich eine Rechnung ändert oder ein Käufer Sie wegen einer Rechnung kontaktiert.

Erfahren Sie mehr über Aktionstypen.

Wenn der Revenue Agent ein Abonnement neu generiert

Eine Abonnement kann neu generiert werden, wenn:

• Eine neue Rechnung wird erstellt oder zugeordnet.
• Der Status einer Rechnung wird bezahlt, storniert, erneut geöffnet oder der Status einer Rechnung wurde geändert.
• Der Betrag oder Saldo der Rechnung ändert sich.
• Die Rechnung wird überfällig.
• Das Fälligkeitsdatum ändert sich.
• Eine Rechnung ist getrennt.
• Ein externer Rechnungslink ändert sich.
• Eine relevante Käufer-E-Mail geht ein.
• Eine geplante Neubewertung wird ausgeführt.
• Ein vorheriges Abonnement läuft ab.
• Eine Abonnement wird manuell angepasst oder neu generiert.
• Die Einstellungen für die Aufnahme oder den Rechnungsausschluss ändern sich und wirken sich auf den Account aus.

Ein Abonnement wird nicht neu generiert, wenn die Änderung keine wesentlichen Auswirkungen auf den Einzug hat oder wenn das bestehende Abonnement gültig bleibt. Der Revenue Agent storniert Pläne, wenn keine umsetzbaren Rechnungen mehr übrig sind.

Aktionstypen in Plänen

Innerhalb von Plänen kann der Revenue Agent die folgenden Aktionen vorschlagen:

• Erinnerungs-E-Mails: geplante E-Mails, die über offene Rechnungen, einschließlich anstehender und überfälliger Beträge und Fälligkeitsdaten an den Käufer gesendet werden. Der Revenue Agent kann proaktiv Kontakt senden, bevor eine Rechnung fällig wird, sowie Follow-up-E-Mails für überfällige Rechnungen senden. Mehrere Rechnungen können in einer E-Mail zusammengefasst werden, wenn mehr als eine Rechnung offen ist oder wenn deren Fälligkeitstermine nahe beieinander liegen.
• Eskalations-E-Mails: E-Mails, die an einen internen Empfänger gesendet werden, wenn eine Eskalation erforderlich ist. Der Revenue Agent bewertet den Rechnungsstatus, die Käufernachrichten, frühere Kontaktaufnahmen und Entscheidungen, bevor er entscheidet, ob eine Eskalation angemessen ist. Eine Eskalation wird in einem der folgenden Fälle ausgelöst:
  • Zeitbasierte Bedingungen:
    • Die Rechnung muss mindestens 90 Tage überfällig sein.
    • Der Revenue Agent muss mindestens zwei Kontaktaufnahmeversuche unternommen haben. Wenn vor dem 90. Tag zwei Versuche abgeschlossen sind, wird am 90. Tag eine Eskalation ausgelöst. Wenn die Rechnung 90 Tage überfällig ist, bevor zwei Versuche abgeschlossen sind, schließt der Agent den verbleibenden Kontakt ab und eskaliert drei Tage nach dem zweiten Versuch.
  • Unlösbare Käuferantwort: Der Agent eskaliert jedes Mal, wenn er eine Antwort erhält, die er nicht bearbeiten kann, z. B. wenn ein Käufer die Rechnung beanstandet oder erklärt, dass er nicht zahlen wird.
• Antwort-E-Mails: Wenn ein Käufer eine E-Mail zu einer Rechnung sendet, überprüft der Revenue Agent die Nachricht und kann eine Antwort entwerfen. Antworten müssen vor dem Senden überprüft werden.

Erfahren Sie mehr über das Überprüfen und Bearbeiten von vorgeschlagenen Plänen und aktiven Plänen.

Abonnement Automatisierung

Automatisierungsmodi steuern, ob E-Mails an Käufer manuell oder automatisiert überprüft werden. Sie können zwischen den folgenden Modi auswählen:

• Alle E-Mails überprüfen: Sie müssen jeden Abonnement überprüfen und genehmigen, bevor der Revenue Agent E-Mails sendet.
• Nur überprüfen, wenn ein Kunde antwortet: Der Revenue Agent sendet automatisch Eskalations-E-Mails und Käufer-E-Mails, es sei denn, ein Käufer sendet E-Mails über die Abrechnung.
  • Abrechnungs-E-Mails vom Käufer werden zur Überprüfung durch einen Benutzer weitergeleitet. Dazu gehören alle e-Mails, die sich auf die Abrechnung beziehen, des Käufers, nicht nur Antworten auf E-Mails, die vom Revenue Agent gesendet wurden.
  • Wenn ein Käufer eine Rechnung ändert, z. B. indem er eine Teil- oder Vollzahlung tätigt, wird das Abonnement automatisch neu generiert.

Erfahren Sie mehr über das Konfigurieren des Automatisierung-Modus.

Geplante Neubewertung

Geplante Neubewertungen: Überprüfen Sie ein Abonnement zu einem späteren Zeitpunkt und aktualisieren Sie es gegebenenfalls. Es prüft, ob sich Änderungen wie Zahlungen, Aktualisierungen des Rechnungsstatus, Käuferantworten oder verstrichene Zeit ergeben haben, und generiert den Abonnement bei Bedarf neu. Geplante Neubewertungen sind zeitbasierte Trigger, die Neubewertungen durch Rechnungsaktualisierungen und E-Mail-Aktivitäten ergänzen. Geplante Neubewertungen sind in aktiven Plänen mit Wakeup gekennzeichnet.

Legen Sie Anweisungen für den Revenue Agent fest

Legen Sie Anweisungen fest, die der Revenue Agent befolgen muss, wenn er E-Mails in Plänen schreibt, damit sie zum Tonfall Ihrer Marke passen. Verwenden Sie eine Anleitung zum Festlegen des E-Mail-Tons, der Satzstruktur, der Länge, der Anzahl und des Zeitpunkts von Follow-up-E-Mails sowie der zu vermeidenden Sätze. Sie können keine Rechnungsbeträge, Zahlungsbedingungen, Käufer- oder Account-Daten oder angehängte Dateien und Dokumente mit Anweisungen ändern. 

Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Anweisungen für den Revenue Agent.

Wie der Revenue Agent Guthaben verwendet

Sie benötigen HubSpot-Guthabeneinheiten , um den Revenue Agent nutzen zu können. Der Revenue Agent verbraucht zu Beginn der Kontaktaufnahme 500 Guthabeneinheiten für jede Rechnung in einem Abonnement.

Für die folgenden Aktivitäten wird kein Guthaben berechnet:

• Aktionen innerhalb von Plänen, einschließlich Eskalations-E-Mails.

• Geplante Neubewertungen.

Sehen Sie sich die Beispiele in der folgenden Tabelle an:

Nächste Schritte

• Erfahren Sie mehr über die Einrichtung des Revenue Agent, einschließlich der Registrierung von Accounts und des Startens der automatischen Kontaktaufnahme.
• Erfahren Sie mehr über die Verwaltung des Revenue Agent, einschließlich der Anzeige aktiver Pläne, der Entfernung von Unternehmen und Kontakten, der Anzeige des Abonnementverlaufs sowie der Bearbeitung des Aufnahmemodus und der Filter.