Poznaj rolę urzędnika skarbowego

Skorzystaj z agenta ds. przychodów, będącego częścią sztucznej inteligencji HubSpot, aby monitorować niezapłacone faktury i zautomatyzować kontakty z nabywcami. Agent ds. przychodów śledzi zmiany w fakturach oraz korespondencję z nabywcami, aby sugerować spersonalizowane plany działań mających na celu ściągnięcie płatności. Agent ds. przychodów dostosowuje plany w oparciu o odpowiedzi nabywców i aktywność związaną z fakturami oraz może wysyłać e-maile z eskalacją do wewnętrznych kontaktów.

Na przykład, jeśli termin płatności faktury upłynął, a nabywca nie odpowiedział, agent ds. przychodów może wysłać spersonalizowaną wiadomość przypominającą i eskalować sprawę do osoby kontaktowej wewnątrz firmy, jeśli płatność nadal pozostaje zaległa.

Uwaga: Możesz zarządzać dostępem do funkcji SI w ustawieniach SI i skonfigurować udostępniane dane. Zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi zaufania do SI i kartami modeli SI HubSpot, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat kontroli bezpieczeństwa SI, wykorzystania danych, a także zgodności.

Zanim zaczniesz

Zapoznaj się z wymaganiami

• W ustawieniach AI na Twoim koncie musi być włączona opcja „Zapewnij użytkownikom dostęp do narzędzi i funkcji generatywnej sztucznej inteligencji ”.

• Aby aktywować i korzystać z agenta ds. przychodów, musisz mieć podłączony do konta indywidualny lub zespołowy adres e-mail.

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Agent ds. przychodów śledzi status faktur (otwarte, opłacone, przeterminowane itp.) niezależnie od tego, w jaki sposób faktura została utworzona lub za pomocą jakiego narzędzia została wygenerowana (np. umowy, oferty lub subskrypcje utworzone w HubSpot lub faktury z zewnętrznych źródeł). Jeśli faktury pochodzą ze źródła zewnętrznego, muszą zostać najpierw zsynchronizowane z HubSpot.

Rejestracja firmy i kontaktów

Podczas pierwszej konfiguracji agenta ds. przychodów narzędzie zaproponuje firmy i kontakty do dodania na podstawie ich aktualnych otwartych faktur oraz łącznej kwoty należności. Przed wysłaniem jakichkolwiek wiadomości e-mail możesz przejrzeć sugerowane plany działań i harmonogramy wysyłania wiadomości lub skonfigurować agenta ds. przychodów tak, aby wysyłał wiadomości automatycznie, dopóki kontakt nie odpowie. Po skonfigurowaniu agenta ds. przychodów możesz ręcznie dodać dodatkowe firmy i kontakty lub włączyć automatyczne dodawanie:

• Automatyczne rejestrowanie: moduł Revenue Agent rejestruje firmy i kontakty oraz monitoruje je pod kątem otwartych faktur, w tym faktur przyszłych. Plany będą tworzone dla pasujących firm i kontaktów z otwartymi fakturami, które nie są skonfigurowane do automatycznych płatności.
• Rejestracja ręczna: wybierz do 1 000 firm i kontaktów do rejestracji. Agent ds. przychodów stale monitoruje zarejestrowane rekordy i tworzy plany dla bieżących i przyszłych niezapłaconych faktur, które nie są skonfigurowane do automatycznych płatności. Firmy i kontakty dodane do HubSpot później nie są rejestrowane automatycznie i należy je zarejestrować ręcznie.

Dowiedz się więcej o tym, jak rejestruje się firmy i kontakty.

Wyłączenia

Faktury mogą zostać wykluczone na podstawie ręcznych wykluczeń lub segmentów wykluczeń. Wykluczone faktury nie będą uwzględniane w planach. Dowiedz się więcej o rodzajach wykluczeń poniżej.

Ręczne wykluczenia

Możesz ręcznie wykluczyć poszczególne faktury. Dowiedz się więcej o tym, jak ręcznie wykluczać faktury.

Segmenty wykluczeń

Możesz skonfigurować segmenty wykluczeń faktur, aby wykluczyć faktury spełniające określone kryteria filtrowania podczas rejestracji firm i kontaktów. Segment wykluczeń automatycznie stosuje swoje filtry do faktur i wyklucza pasujące faktury z planów.

Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów wykluczających podczas rejestrowania firm i kontaktów.

Plany

Plany to spersonalizowane harmonogramy wysyłania wiadomości e-mail generowane na podstawie danych z systemu CRM dotyczących nabywcy, jego faktur i konta. Działania mogą obejmować proaktywne wiadomości e-mail z przypomnieniami oraz odpowiedzi na zapytania nabywców dotyczące faktur. Plan uwzględnia otwarte faktury powiązane z zarejestrowanymi firmami lub kontaktami. Plan jest generowany ponownie w przypadku zmiany faktury lub gdy nabywca skontaktuje się z Tobą w sprawie faktury.

Dowiedz się więcej o typach działań.

Gdy agent ds. przychodów ponownie generuje plan

Plan można wygenerować ponownie, gdy:

• zostanie utworzona lub powiązana nowa faktura.
• Faktura zostanie opłacona, unieważniona, ponownie otwarta lub w inny sposób zmieni się jej status.
• Zmienia się kwota faktury lub saldo.
• Faktura stanie się przeterminowana.
• Zmienia się termin płatności.
• Faktura zostaje odłączona.
• Zmienia się zewnętrzny link do faktury.
• Otrzymano odpowiednią wiadomość e-mail od kupującego.
• Uruchamia się zaplanowana ponowna wycena.
• Wygasł poprzedni plan.
• Plan został ręcznie dostosowany lub wygenerowany ponownie.
• Zmieniają się ustawienia dotyczące rejestracji lub wykluczeń z fakturowania, co ma wpływ na konto.

Plan nie jest generowany ponownie, jeśli zmiana nie ma istotnego wpływu na windykację lub jeśli istniejący plan pozostaje ważny. Agent ds. przychodów anuluje plany, gdy nie ma już żadnych faktur wymagających działania.

Rodzaje działań w planach

W ramach planów urzędnik skarbowy może zaproponować następujące działania:

• E-maile z przypomnieniem: zaplanowane wiadomości e-mail wysyłane do kupującego dotyczące otwartych faktur, zawierające informacje o nadchodzących i zaległych kwotach oraz terminach płatności. Konsultant ds. przychodów może wysyłać proaktywne wiadomości przed upływem terminu płatności faktury, a także e-maile z przypomnieniem w przypadku faktur zaległych. W przypadku gdy otwartych jest więcej niż jedna faktura lub gdy ich terminy płatności są zbliżone, można połączyć je w jedną wiadomość e-mail.
• E-maile eskalacyjne: wiadomości wysyłane do odbiorcy wewnętrznego, gdy konieczna jest eskalacja. Agent ds. przychodów ocenia status faktury, wiadomości od nabywcy, wcześniejsze kontakty oraz poprzednie decyzje przed podjęciem decyzji, czy eskalacja jest właściwa. Eskalacja jest uruchamiana w jednym z następujących przypadków:
  • Warunki czasowe:
    • Faktura musi być przeterminowana o co najmniej 90 dni.
    • Pracownik działu przychodów musi podjąć co najmniej dwie próby kontaktu. Jeśli dwie próby zostaną podjęte przed upływem 90 dni, eskalacja zostaje uruchomiona w 90. dniu. Jeśli faktura osiągnie 90 dni zaległości przed podjęciem dwóch prób, pracownik dokonuje pozostałych prób kontaktu, a następnie uruchamia eskalację trzy dni po drugiej próbie.
  • Odpowiedź kupującego uniemożliwiająca rozwiązanie sprawy: Urzędnik eskaluje sprawę zawsze, gdy otrzyma odpowiedź, z którą nie jest w stanie sobie poradzić, na przykład gdy kupujący kwestionuje fakturę lub oświadcza, że nie zamierza jej zapłacić.
• Odpowiedzi na e-maile: gdy nabywca wysyła e-mail w sprawie faktury, agent ds. przychodów przegląda wiadomość i może sporządzić odpowiedź. Odpowiedzi muszą zostać sprawdzone przed wysłaniem.

Dowiedz się więcej o przeglądaniu i edytowaniu proponowanych planów oraz planów aktywnych.

Automatyzacja planów

Tryby automatyzacji określają, czy wiadomości e-mail wysyłane do kupujących są sprawdzane ręcznie, czy automatycznie. Możesz wybrać jeden z następujących trybów:

• Sprawdzaj wszystkie wiadomości e-mail: przed wysłaniem wiadomości przez agenta ds. przychodów należy sprawdzić i zatwierdzić każdy plan.
• Sprawdzaj tylko wtedy, gdy klient odpowie: agent ds. przychodów automatycznie wysyła e-maile o eskalacji i wiadomości do kupujących, z wyjątkiem sytuacji, gdy kupujący wysyła e-mail dotyczący rozliczeń.
  • E-maile od kupującego dotyczące rozliczeń są przekazywane do weryfikacji przez użytkownika. Dotyczy to wszystkich wiadomości od kupującego związanych z rozliczeniami, a nie tylko odpowiedzi na e-maile wysłane przez agenta ds. przychodów.
  • Jeśli nabywca wprowadzi zmiany w fakturze, np. dokonując częściowej lub pełnej płatności, plan zostanie automatycznie wygenerowany ponownie.

Dowiedz się więcej o konfiguracji trybu automatyzacji.

Zaplanowana ponowna wycena

Zaplanowane ponowne oceny polegają na weryfikacji planu w przyszłości i jego aktualizacji w razie potrzeby. Sprawdzane są zmiany, takie jak płatności, aktualizacje statusu faktur, odpowiedzi kupujących lub upływ czasu, a następnie w razie potrzeby plan jest generowany ponownie. Zaplanowane ponowne oceny to wyzwalacze oparte na czasie, które uzupełniają ponowne oceny spowodowane aktualizacjami faktur i aktywnością e-mailową. W aktywnych planach zaplanowane ponowne oceny są oznaczone jako „Wakeup ”.

Ustal instrukcje dla agenta ds. przychodów

Ustal instrukcje dla agenta ds. przychodów, których powinien przestrzegać podczas pisania e-maili w ramach planów, tak aby były one zgodne z tonem komunikacji Twojej marki. Wykorzystaj instrukcje, aby zdefiniować ton wiadomości e-mail, strukturę zdań, długość, liczbę i częstotliwość e-maili z przypomnieniem oraz zwroty, których należy unikać. Za pomocą instrukcji nie można zmieniać kwot faktur, warunków płatności, danych kupującego lub konta, ani załączonych plików i dokumentów.

Dowiedz się więcej o ustalaniu wytycznych dla agenta ds. przychodów.

W jaki sposób agent ds. przychodów korzysta z kredytów

Aby korzystać z agenta ds. przychodów, potrzebujesz kredytów HubSpot. Agent ds. przychodów zużywa 500 kredytów na każdą fakturę w ramach planu w momencie rozpoczęcia działań kontaktowych.

Następujące działania nie powodują pobrania kredytów:

• Czynności w ramach planów, w tym e-maile eskalacyjne.

• Zaplanowane ponowne oceny.

Przykłady można znaleźć w poniższej tabeli:

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o konfiguracji agenta ds. przychodów, w tym o rejestrowaniu kont i uruchamianiu automatycznych działań promocyjnych.
• Dowiedz się więcej o zarządzaniu agentem ds. przychodów, w tym o przeglądaniu aktywnych planów, wyrejestrowywaniu firm i kontaktów, przeglądaniu historii planów oraz edytowaniu trybu rejestracji i filtrów.