Administrer regler for logning af kontakt-e-mails

Konfigurer standardreglerne for logning af kontakt-e-mails på din konto, og angiv, hvilke indgående e-mails der skal logges i CRM-systemet. Ved at administrere logningsreglerne for alle brugere kan du sikre, at relevant kommunikation registreres på tværs af dit team for både eksisterende og nye kontakter.

Administrer undtagelser for e-mail-logning ved at tilføje e-mail-adresser og domæner til din liste over undtagelser. E-mail-adresser og domæner på listen over undtagelser udelukkes fra e-mail-logning og oprettelse af kontakter.

Konfigurer regler for logning af kontakt-e-mails

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under Datahåndtering, skal du klikke på Objekter.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Aktiviteter.

4. På fanen E-mail-logning og -sporing skal du i afsnittet Regler for logning af kontakt-e-mails vælge en logningsindstilling:
   • Log kun svar: Svar logges kun, hvis de er en del af en eksisterende tråd, der er logget i CRM. Indgående beskeder, der ikke er knyttet til en logget tråd, logges ikke.
   • Log alle e-mails fra kendte kontakter:Log alle e-mails til og fra eksisterende kontakter for brugeremed tilknyttede individuelle arbejds-e-mailadresser.Dette er standardlogningsindstillingen for alle konti.
     
     • E-mails, der sendes uden for CRM-systemet (f.eks. fra en e-mail-klient eller en mobilapp) til eksisterende kontaktposter, logges i CRM-systemet.
     • Alle e-mails fra eksisterende kontakter til brugere logges i CRM-systemet.
     • E-mails, der sendes uden for HubSpot til modtagere, der ikkeer kontakter, registreres ikke.
   • Opret nye kontakter ud fra registrerede e-mails: Ud over at registrere alle e-mails til kendte kontakter opretter denne indstilling nye kontakter ud fra indgående e-mails til tilknyttede personlige arbejds-e-mailadresser, hvis de ikke findes i dit CRM-system.
5. Klik på Gem.

Registrer e-mails uden at gemme indholdet af e-mailen (BETA)

Bemærk: Hvis du er superadministrator, kan du tilmelde din konto til betaversionen af redigerede e-mailtekster.

Registrer e-mails i CRM-systemet uden at gemme indholdet af e-mailteksten. Brug denne indstilling til at føre en oversigt over e-mailaktivitet, samtidig med at du begrænser mængden af følsomme oplysninger, der gemmes i HubSpot. For eksempel kan en sundhedsorganisation have behov for at registrere, at en e-mail er blevet sendt af revisionsmæssige årsager, uden at gemme oplysninger indeholdt i e-mailteksten.

Brug denne indstilling til at redigere e-mailteksten i sendte og modtagne e-mails, der logges i CRM-systemet, herunder e-mails, der logges via HubSpot Sales-udvidelsen eller -tilføjelsesprogrammet, samt BCC- eller videresendelsesadressen. Denne indstilling gælder for alle brugere på kontoen. Brugere kan ikke aktivere eller deaktivere redigering af e-mailteksten for enkelte e-mails eller indbakker.

Funktionsmåde for redigering af e-mail-brødteksten

Når redigering af e-mailteksten er aktiveret:

• E-mailens afsender, modtagere, emnefelt og vedhæftede filer registreres i CRM-systemet.
• E-mailteksten redigeres og erstattes med pladsholderteksten [Indholdet af e-mailteksten er redigeret].

• Kun e-mails, der registreres efter at indstillingen er aktiveret, redigeres. Tidligere registrerede e-mailtekster redigeres ikke.

Bemærk: Redigeret e-mail-indhold fjernes permanent fra CRM-aktiviteterne og kan ikke gendannes. Deaktivering af redigering af e-mail-indhold gendanner ikke det redigerede indhold.

Aktivér redigering af e-mailtekster

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.

2. Klik på Objekter i menuen i venstre sidepanel under Datahåndtering.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Aktiviteter.
4. På fanen E-mail-log og -sporing skal du i afsnittet Rediger indhold markere afkrydsningsfeltet Rediger e-mail-tekst indhold.
5. Klik på " Gem".

E-mail-tilskrivning

Følgende regler bestemmer, hvilken bruger der tilskrives som afsender af den e-mail, der registreres i CRM-systemet. Disse regler bestemmer også, hvilke e-mails der tæller med i en brugers samlede aktivitet i dine salgsrapporter.

E-mails, der registreres fra kontakter, der opretter nye e-mail-tråde, tilskrives HubSpot-brugere som følger:

• Hvis e-mailen kun har én modtager, tilskrives den den pågældende bruger.
• Hvis e-mailen har flere modtagere, men kun én er tilknyttet en bruger, tilskrives den den pågældende bruger. En e-mailadresse er tilknyttet en bruger, hvis den er angivet som brugerens individuelle arbejds-e-mailadresse, er brugerens HubSpot-konto-e-mailadresse eller et e-mailalias.
• Hvis e-mailen har flere modtagere, og mere end én er tilknyttet en bruger, skal den tilskrives kontaktens ejer.