Salesforce

Wie wird im Rahmen der Salesforce-Integration von HubSpot mit doppelt vorhandenen Kontakten bzw. Leads umgegangen?

Zuletzt aktualisiert am: Januar 16, 2018

Produkte/Lizenzen

Marketing Hub: Professional, Enterprise

Sowohl HubSpot als auch Salesforce empfehlen, nicht mit duplizierten Datensätzen zu arbeiten, da dies zu fehlerhaften Daten führen kann. HubSpot dedupliziert Datensätze automatisch auf Basis der (primären) E-Mail-Adresse und Salesforce bietet die Möglichkeit, Regeln für die Verwaltung doppelter Datensätze festzulegen.

In manchen Vertriebsteams ist es gängig, einen neuen Lead-Datensatz zu erstellen, wenn ein bereits existierender Kontakt erneut mit dem Unternehmen interagiert oder zu einer neuen Opportunity wird. Im Rahmen der Salesforce-Integration wird kein neuer Datensatz erstellt, wenn bereits ein Eintrag zur selben E-Mail-Adresse besteht. Daher empfehlen wir, bei erneuten Interaktionen von Leads wie folgt vorzugehen: Erstellen Sie neue Aufgaben oder neue Opportunities und verknüpfen Sie diese dann mit dem bestehenden zugehörigen Kontaktdatensatz. In gewissen Fällen, wenn eine Änderung bestehender Prozesse zu umständlich wäre, ist die Erstellung von Duplikaten jedoch unvermeidbar. Für duplizierte Datensätze gelten in Salesforce folgende Regeln:

  • Wenn in Salesforce zu einer bestimmten E-Mail-Adresse mehrere Einträge bestehen und Sie in HubSpot erstmals einen Datensatz mit der gleichen Adresse anlegen, durchsucht HubSpot Salesforce nach Einträgen zu dieser E-Mail-Adresse. Salesforce gibt alle zu dieser E-Mail-Adresse gespeicherten Einträge aus, wobei der Datensatz in HubSpot mit dem ersten übermittelten Eintrag synchronisiert wird. Die Reihenfolge, in der die Einträge ausgegeben werden, folgt keiner bestimmten Regel. Meist handelt es sich beim ersten Datensatz jedoch um den ältesten. 
  • Später wird der HubSpot-Datensatz dann stets mit dem Salesforce-Eintrag synchronisiert, der zuletzt aktualisiert wurde. 
  • HubSpot dedupliziert Datensätze auf Basis der E-Mail-Adresse. Wenn in Salesforce zu einem Namen zwei Einträge vorhanden sind oder sich die Angaben in anderen Feldern überschneiden, mögen diese aus Ihrer Sicht durchaus Duplikate darstellen. In HubSpot werden diese zwei Einträge jedoch als zwei separate Datensätze behandelt.

Wenn Sie Duplikate aus Salesforce entfernen möchten, indem Sie Datensätze zusammenführen, sollten Sie immer den Eintrag als Masterdatensatz festlegen, der aktuell mit HubSpot synchronisiert wird. Suchen Sie dazu einfach in Salesforce nach dem Eintrag, zu dem im HubSpot Intelligence Visualforce-Fenster Daten angezeigt werden. Wenn Sie die HubSpot-Kontakteigenschaft „Zeitpunkt der letzten Salesforce-Synchronisierung“ einem benutzerdefinierten Feld in Ihren Lead- oder Kontaktdatensätzen in Salesforce zugewiesen haben, können Sie auch im Zuge der Zusammenführung mithilfe dieses Feldes feststellen, welcher Datensatz aktuell synchronisiert wird. Da diese HubSpot-Eigenschaft bei jeder Synchronisierung eines Salesforce-Datensatzes mit HubSpot aktualisiert wird, können Sie so direkt in den Salesforce-Datensätzen sehen, welcher von Ihnen am aktuellsten ist.

Wenn Sie bei der Zusammenführung versehentlich einen Datensatz als Masterdatensatz auswählen, der aktuell nicht mit HubSpot synchronisiert wird, kann der entsprechende Datensatz in HubSpot nicht länger synchronisiert werden. Es wird die Meldung ausgegeben, dass der entsprechende Salesforce-Eintrag gelöscht wurde. Wenn dies nur auf wenige Kontakte zutrifft, können Sie die betroffenen Kontaktdatensätze in HubSpot manuell erneut synchronisieren. Wenn Sie aus Versehen eine ganze Reihe von Datensätzen falsch zusammengeführt haben, wenden Sie sich bitte an den HubSpot Support.

undelete.png

Wenn in HubSpot mehrere Einträge mit verschiedenen E-Mail-Adressen bestehen, die alle einem einzigen Salesforce-Datensatz entsprechen (d. h. Daten zur selben Person enthalten), empfehlen wir Ihnen, die HubSpot-Kontakte zusammenzuführen. Legen Sie dabei in HubSpot den Datensatz, der mit Salesforce synchronisiert wird, als primären Eintrag fest, der nach der Zusammenführung bestehen bleibt. Eine Anleitung dazu, wie Sie HubSpot-Kontakte zusammenführen können, finden Sie hier.

Falls Sie die Salesforce-Integration so konfiguriert haben, dass HubSpot-Kontaktdatensätze automatisch gelöscht werden, wenn die entsprechenden Lead- oder Kontakteinträge in Salesforce entfernt werden, wird der sekundäre Kontakt in HubSpot dann gelöscht, wenn der zugehörige Salesforce-Eintrag mit dem Masterdatensatz zusammengeführt wird.

delete_contact_in_HS.png