Regeln für die Protokollierung von Kontakt-E-Mails verwalten

Konfigurieren Sie in Ihrem Account die standardmäßigen E-Mail-Protokollierungsregeln für Kontakte und legen Sie fest, welche eingehenden E-Mails im CRM protokolliert werden. Durch die Verwaltung von Protokollierungsregeln für alle Benutzer können Sie sicherstellen, dass teamweit relevante Kommunikationen für bestehende oder neue Kontakte erfasst werden.

Verwalten Sie E-Mail-Protokollierungsausschlüsse, indem Sie E-Mail-Adressen und Domains zu Ihrer "Nie protokollieren"-Liste hinzufügen. E-Mail-Adressen und Domains auf der Liste "Nie protokollieren " sind von der E-Mail-Protokollierung und Kontakterstellung ausgeschlossen . 

Bitte beachten: Um neue Kontakte aus protokollierten E-Mails zu erstellen, kann ein Super-Admin Ihren Account für die Kontakt-E-Mail-Protokollierungsregeln: Neue Option zur Beta "Neue Kontakte aus protokollierten E-Mails erstellen" anmelden.

Regeln für die Protokollierung von Kontakt-E-Mails konfigurieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Aktivitäten aus.

4. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Protokollierung & im Abschnitt E-Mail-Protokollierungsregeln für Kontakte eine Protokollierungsoption aus:
   • Nur Antworten protokollieren: Antworten werden nur protokolliert, wenn sie Teil eines im CRM protokollierten Threads sind. Eingehende Nachrichten, die nicht einem protokollierten Thread zugeordnet sind, werden nicht protokolliert. 
   • Alle E-Mails protokollieren (von bekannten Kontakten): log alle E-Mails an und von vorhandenen Kontakten zur Verwendungmit verknüpften einzelnen geschäftlichen E-Mails. Dies ist die Standardprotokollierungsoption für alle Accounts.
     
     • E-Mails, die von außerhalb des CRM (z. B. über einen E-Mail-Client oder eine mobile App) an vorhandene Kontaktdatensätze gesendet werden, werden im CRM protokolliert.
     • Alle E-Mails von bestehenden Kontakten an Benutzer werden im CRM protokolliert.
     • E-Mails, die außerhalb von HubSpot an Empfänger gesendet werden, die keine Kontakte sind, werden nicht protokolliert.
   • Neue Kontakte aus protokollierten E-Mails erstellen (BETA): Mit dieser Option werden nicht nur alle E-Mails für bekannte Kontakte protokolliert, sondern auch neue Kontakte aus eingehenden E-Mails zu verknüpften einzelnen geschäftlichen E-Mails , falls diese nicht in Ihrem CRM-System vorhanden sind, erstellt.
5. Klicken Sie auf Speichern.

E-Mails protokollieren, ohne E-Mail-Text zu speichern (BETA)

Bitte beachten: Als Super-Admin können Sie Ihren Account für die Beta-Version für geschwärzte E-Mail-Texte anmelden.

Protokollieren Sie E-Mails im CRM-System, ohne den Inhalt des E-Mail-Textinhalts zu speichern. Verwenden Sie diese Einstellung, um eine Aufzeichnung der E-Mail-Aktivitäten zu erstellen und gleichzeitig die in HubSpot gespeicherten sensiblen Informationen einzuschränken. Beispielsweise muss eine Organisation im Gesundheitswesen möglicherweise aufzeichnen, dass eine E-Mail zu Prüfungszwecken gesendet wurde, ohne die im E-Mail-Text enthaltenen Informationen zu speichern.

Verwenden Sie diese Einstellung, um den E-Mail-Text von gesendeten und empfangenen E-Mails zu schwärzen, die im CRM-System protokolliert werden, einschließlich E-Mails, die mit der HubSpot-Browsererweiterung oder dem Add-in und der BCC- oder Weiterleitungsadresse protokolliert wurden. Diese Einstellung gilt für alle Benutzer im Account. Benutzer können die Schwärzung des E-Mail-Textes nicht für einzelne E-Mails oder Postfächer aktivieren oder deaktivieren.

Verhalten der Schwärzung des E-Mail-Textes

Wenn die Schwärzung des E-Mail-Textes aktiviert ist:

• Der Absender der E-Mail, die Empfänger, der Betreff und die Anhänge werden im CRM-System protokolliert.
• Der E-Mail-Text wird geschwärzt und durch den Platzhaltertext [E-Mail-Textinhalt geschwärzt] ersetzt.

• Nur E-Mails, die nach dem Aktivieren der Einstellung protokolliert werden, werden unkenntlich gemacht. Zuvor protokollierte E-Mail-Texte werden nicht unkenntlich gemacht.

Bitte beachten: Geschwärzter E-Mail-Textinhalt wird dauerhaft aus CRM-System Aktivitäten entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden. Durch Deaktivieren der Schwärzung des E-Mail-Textes werden geschwärzte Inhalte nicht wiederhergestellt.

Schwärzung des E-Mail-Textes aktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.

2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Datenverwaltung auf Objekte.
3. Klicken Sie auf der Seite Objekte auf das Dropdown-Menü Objekt auswählen und wählen Sie Aktivitäten aus.
4. Aktivieren Sie auf der Registerkarte E-Mail-Protokollnachverfolgung & im Abschnitt Inhalt schwärzen das Kontrollkästchen E-Mail-Textinhalt schwärzen.
5. Klicken Sie auf „Speichern“.

E-Mail-Attribution

Die folgenden Regeln bestimmen, welcher Benutzer als Absender der im CRM protokollierten E-Mail gilt. Diese Regeln bestimmen auch, welche E-Mails für die gesamten Aktivitäten eines Benutzers in Ihren Vertriebsberichten gezählt werden.

E-Mails, die von Kontakten protokolliert werden, die neue E-Mail-Threads erstellen, werden HubSpot-Benutzern wie folgt zugeschrieben:

• Wenn die E-Mail nur einen Empfänger hat, wird sie diesem Benutzer zugeordnet.
• Wenn die E-Mail mehrere Empfänger hat, aber nur einer einem Benutzer zugeordnet ist, wird sie diesem Benutzer zugeordnet. Eine E-Mail-Adresse ist mit einem Benutzer verknüpft, wenn sie als persönliche geschäftliche E-Mail-Adresse, als E-Mail-Adresse seines HubSpot-Benutzer-Accounts oder als E-Mail-Alias verknüpft ist.
• Wenn die E-Mail mehrere Empfänger hat und mehr als einer einem Benutzer zugeordnet ist, ordnen Sie sie dem zuständigen Mitarbeiter für den Kontakt zu.