Konversationen-Postfach einrichten

Das Konversationen-Postfach ist ein zentraler Ort in Ihrem HubSpot-Account, in dem Nachrichten von allen Ihren verknüpften Kanälen angezeigt werden. Sie können die laufenden Konversationen anzeigen, auf Nachrichten antworten und Tickets erstellen, um die Probleme von Kunden nachzuverfolgen.

Standardpostfach einrichten

Wenn Sie zum ersten Mal einen HubSpot-Account anlegen, erstellt HubSpot automatisch einen Konversationen-Postfach und stellt eine Fallback-E-Mail-Adresse bereit. Sie können die Fallback-E-Mail-Adresse bearbeiten oder zusätzliche Kanäle verknüpfen, um Nachrichten im Postfach zu empfangen. Sie können auch bearbeiten, welche Benutzer und Teams Zugriff auf das Konversationen-Postfach haben.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Postfach > Postfächer.
• So benennen Sie das Postfach um:
• Klicken Sie neben dem Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Postfach umbenennen aus.
• Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für das Postfach ein und klicken Sie auf Umbenennen.
• Wenn Sie einen Kanal verknüpfen möchten, um Nachrichten im Postfach zu empfangen, klicken Sie auf Kanal verknüpfen und wählen Sie dann einen Kanal aus. Erfahren Sie mehr über das Verknüpfen von Kanälen mit dem Postfach.

• Um ein Slack-Konto mit dem Postfach zu verknüpfen, klicken Sie im Abschnitt für die Slack-Integration auf Slack verknüpfen. Erfahren Sie mehr über das Einrichten der Slack-Integration.

• Um zu verwalten, welche Benutzer und Teams auf das Postfach zugreifen können, klicken Sie auf die Registerkarte Zugriff.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Wer hat Zugriff auf das Postfach und wählen Sie eine Option aus:
    • Jeder: Alle HubSpot-Benutzer im Account können auf das Postfach zugreifen.
    • Bestimmte Benutzer und Teams: Nur ausgewählte Benutzer oder Teams können auf dieses Postfach zugreifen.
  • Klicken Sie auf Speichern.

Bitte beachten: Eingehende Konversationen können nur Benutzern mit einer kostenpflichtigen Lizenz automatisch zugewiesen werden. Benutzer von kostenlosen Versionen können aber weiterhin nicht zugewiesene Konversationen zuweisen und auf diese antworten, wenn sie Zugriff auf das im Postfach haben.

Wenn Sie Bestimmte Benutzer und Teams auswählen, können Benutzer mit Account-Zugriff- oder Super-Admin-Berechtigungen jedes Konversationen-Postfach im Portal einsehen, aber keine Aktionen im Postfach ausführen, z. B. auf einen Thread antworten, es sei denn, sie sind als Teammitglied in den Einstellungen des Postfachs für Zugriff aufgeführt.

Die Fallback-E-Mail-Adresse bearbeiten

Eine Fallback-E-Mail ist eine von HubSpot bereitgestellte E-Mail, die die Verwendung bestimmter HubSpot-Tools wie Ticket-Automatisierung ermöglicht, wenn Sie noch keine Team-Adresse verknüpft haben. Die Fallback-E-Mail wird auch verwendet, wenn Ihre Team-E-Mail-Adresse plötzlich vom Konversationen-Postfach getrennt wird.

Bei der Einrichtung des Postfachs haben Sie die Möglichkeit, die Fallback-E-Mail-Adresse für den sofortigen Versand von E-Mails festzulegen. Wenn Sie die Fallback-E-Mail-Adresse nicht verwenden möchten, erfahren Sie, wie Sie eine Team-E-Mail-Adresse verknüpfen, um E-Mails im Postfach zu empfangen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Postfach > Postfächer.
• Klicken Sie neben der Fallback-E-Mail auf Bearbeiten.

• Um die Fallback-E-Mail-Adresse für das Senden zu aktivieren, wählen Sie auf der Registerkarte Konfiguration das Kontrollkästchen HubSpot-E-Mail für das Senden von Nachrichten verwenden aus.
• Um den angezeigten Absendernamen anzupassen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Absendername und wählen Sie eine Option aus.

Bitte beachten: Sie können nicht den gleichen Namen für mehrere Fallback-E-Mail-Adressen verwenden. Die Fallback-E-Mail-Adresse muss einen eindeutigen Wert für den Absendernamen aufweisen.

• • Mitarbeiter- und Unternehmensname: Der Name des Benutzers und der Name des Unternehmens werden angezeigt, wenn der Kontakt eine E-Mail erhält. Geben Sie den Unternehmensnamen im Textfeld ein.
  • Unternehmensname: Wählen Sie diese Option aus, um nur den Unternehmensnamen anzuzeigen. Geben Sie den Unternehmensnamen im Textfeld ein.

• Um die Absenderadresse anzupassen, wählen Sie das Optionsfeld neben einer der Optionen aus.
  • Standard verwenden: Die Standardabsenderadresse für Nutzer in einem kostenpflichtigen Account erscheint als [Benutzername]@[subdomain]@.hs-inbox.com. Die Standardoption für kostenlose Benutzer wird als [benutzername]@[subdomain].hubspot-inbox.comangezeigt.
  • Absenderadresse anpassen: Geben Sie im Textfeld die E-Mail-Adresse ein, die angezeigt werden soll. Klicken Sie auf Adresse verifizieren, um zu bestätigen, dass Sie Zugriff auf dieses E-Mail-Konto haben.

• Sie können die Fallback-E-Mail-Adresse in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients als Weiterleitungsadresse konfigurieren, sodass E-Mails, die an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, an das Konversationen-Postfach weitergeleitet werden. Klicken Sie auf Kopieren neben dem Feld für die Weiterleitungsadresse und fügen Sie sie dann in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients als Weiterleitungsadresse hinzu.
• So fügen Sie eine Team-E-Mail-Signatur hinzu:
  • Klicken Sie auf Teamsignatur hinzufügen. Diese Signatur gilt nur für E-Mails, die direkt vom Konversationen-Postfach aus gesendet werden. Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur für E-Mails einrichten, die von CRM-Datensätzen aus gesendet werden.
  • Passen Sie Ihre E-Mail-Signatur-Signatur im Textfeld im einfachen Editor an oder klicken Sie auf HTML und bearbeiten Sie die Signatur in HTML. Verwenden Sie die Rich-Text-Symbolleiste unten, um den Text zu formatieren, einen Link einzufügen oder ein Bild einzufügen. Um ein Personalisierungstoken einzufügen, das mit dem Namen des Absenders gefüllt wird, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Token einfügen und wählen Sie ein Vollständiger Name, Vorname oder Nachname aus.

• Zeigen Sie rechts in einer Vorschau an, wie der Absendername, die Absender-E-Mail-Adresse und die E-Mail-Signatur im Postfach des Kontakts dargestellt werden, und klicken Sie dann auf Speichern.
• Wenn eine E-Mail an das Postfach weitergeleitet wird, protokolliert die E-Mail den Kontaktdatensatz des ursprünglichen Absenders. Um diese Einstellung zu deaktivieren, damit E-Mails beim Absender protokolliert werden, der die E-Mail weitergeleitet hat, klicken Sie auf den Schalter Ursprünglichen Absender von E-Mail-Weiterleitungen auswählen, um ihn zu deaktivieren.

• Um Ihre Zuweisungsregeln zu konfigurieren, klicken Sie auf die Registerkarte Automatisierung.
• Mit einer zugewiesenen kostenpflichtigen Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz können Sie Zuweisungsregeln so festlegen, dass eingehende E-Mails automatisch an bestimmte Benutzer und Teams in Ihrem Account weitergeleitet werden:
  • Klicken Sie auf den Schalter Automatisch Konversationen zuweisen, um ihn zu aktivieren.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zuweisen an und wählen Sie eine Routing-Option aus:

• • • Bestimmte Benutzer und Teams: Weisen Sie eingehende E-Mails den ausgewählten Benutzern oder Teams zu. Wählen Sie im Dropdown-Menü Bestimmte Benutzer und Teams die Benutzer oder Teams aus.
    • Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter: Weisen Sie eingehende E-Mails dem für einen Kontakt zuständigen Mitarbeiter zu. Der Kontakt muss über einen seinem Datensatz zugewiesenen zuständigen Mitarbeiter verfügen und mit einem Cookie nachverfolgt werden. Wenn der zuständige Mitarbeiter offline ist, wird die Einsendung per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter des Besuchers gesendet.
  • Standardmäßig werden eingehende Konversationen nur Mitarbeitern zugewiesen, die verfügbar sind. Wenn keine Mitarbeiter verfügbar sind, wird die E-Mail-Konversation nicht zugewiesen. Sie können das Kontrollkästchen Nur verfügbaren Benutzern zuweisen deaktivieren, um die Zuweisung basierend auf der Mitarbeiterverfügbarkeit zu deaktivieren.

Bitte beachten: Eingehende Nachrichten können nur an Benutzer mit zugewiesener kostenpflichtiger Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz automatisch weitergeleitet werden. Wenn der Benutzer nicht über eine kostenpflichtige Lizenz verfügt, können Sie ihn nicht in Ihre Regeln für die automatische Zuweisung miteinbeziehen.

• So bearbeiten Sie die Standard-Ticketeigenschaften, einschließlich der Ticket-Pipeline und der Phase:
• Klicken Sie neben der Einstellung Eingehende Konversationen als Support-Tickets behandeln auf Ticket bearbeiten.
• Verwenden Sie im rechten Bereich die Dropdown-Menüs, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
• Wenn Sie automatische Zuweisungsregeln im Postfach eingerichtet haben, ist der für das Ticket zuständige Mitarbeiter standardmäßig derselbe wie der für die Konversation zuständige Mitarbeiter. Um den zuständigen Mitarbeiter für das Ticket zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Für Ticket zuständiger Mitarbeiter und wählen Sie eine andere Option aus.

• • Klicken Sie auf Speichern.

• Um das Bearbeiten Ihrer Fallback-E-Mail-Adresse abzuschließen, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie Änderungen an Ihrer Konfiguration oder Weiterleitungsregeln vorgenommen haben, sehen Ihre Kontakte den aktualisierten Absendernamen, die aktualisierte Absenderadresse und die aktualisierte E-Mail-Signatur, wenn sie eine E-Mail von Ihnen erhalten.

Ein neues Postfach erstellen (nur Professional oder Enterprise)

Benutzer mit einem Professional- oder Enterprise-Account können mehrere Konversationen-Postfächer erstellen. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere Teams haben, die Zugriff auf das Konversationen-Tool benötigen, aber Ihre Nachrichten segmentiert und organisiert halten möchten. Sie können beispielsweise ein Sales-Postfach erstellen, um Anfragen zu Preisen und Angebotspaketen, sowie ein Kundensupport-Postfach für Ihr Support-Team, um eingehende Anfragen zu verwalten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Postfach > Postfächer.
• Klicken Sie neben dem Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Neues Postfach erstellen aus.
• Geben Sie im Feld Name des Team-Postfachs einen Namen für Ihr Postfach ein.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Wer hat Zugriff auf das Postfach, um auszuwählen, wer dieses Postfach sehen kann. Nach dem Erstellen Ihres Postfachs können Sie auch Teammitglieder hinzufügen oder entfernen.
  • Jeder: Alle HubSpot-Benutzer im Account können auf das Postfach zugreifen.
  • Bestimmte Benutzer und Teams: Nur ausgewählte Benutzer oder Teams können auf das Postfach zugreifen.

Bitte beachten: Eingehende Konversationen können nur Benutzern mit einer kostenpflichtigen Lizenz automatisch zugewiesen werden. Benutzer von kostenlosen Versionen können aber weiterhin nicht zugewiesene Konversationen zuweisen und auf diese antworten, wenn sie Zugriff auf das im Postfach haben.

Wenn Sie Bestimmte Benutzer und Teams auswählen, können Benutzer mit Account-Zugriff- oder Super-Admin-Berechtigungen jedes Konversationen-Postfach im Portal einsehen, aber keine Aktionen im Postfach ausführen, z. B. auf einen Thread antworten, es sei denn, sie sind als Teammitglied in den Einstellungen des Postfachs für Zugriff aufgeführt.

• Klicken Sie auf Weiter.
• Wählen Sie einen Kanal zum Verknüpfen aus oder klicken Sie auf Kanal später verknüpfen.
  • Team-E-Mail-Kanal verknüpfen
  • Einen Chat-Kanal verknüpfen
  • Facebook Messenger-Konto verknüpfen
  • Support-Formular verknüpfen
  • Ein WhatsApp Business-Konto verknüpfen

Wenn Sie zu den Postfacheinstellungen navigieren, wird eine Liste der verknüpften Kanäle angezeigt. Sie können die Einstellungen der vorhandenen Kanäle bearbeiten oder zusätzliche Kanäle verknüpfen. Erfahren Sie, wie Sie E-Mails im Postfach verfassen und beantworten oder mit den Besuchern Ihrer Website chatten.

Kanalstatus verwalten

Sie können einen verknüpften Kanal in Ihren Postfacheinstellungen deaktivieren:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Postfach > Postfächer.
• Klicken Sie auf den Schalter Status, um ihn für einen verknüpften Kanal zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Wenn ein Kanal deaktiviert wird, können Sie keine Nachrichten mehr über diesen Kanal in HubSpot senden. Außerdem werden eingehende Nachrichten an den Kanal nicht im Konversationen-Tool angezeigt und auch nicht im CRM protokolliert.