Zuständigkeit für Datensätze zuweisen

HubSpot verwendet die „Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]“-Eigenschaften, um die Zuständigkeit eines Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatzes festzulegen. Mit einer benutzerdefinierten HubSpot-Feldtyp-Eigenschaft können Sie auch zusätzliche zuständige Mitarbeiter zuweisen. Alle Benutzer, die Zugriff auf ein Objekt haben, können als zuständige Mitarbeiter ausgewiesen werden.

Einen zuständigen Mitarbeiter über die Indexseite des Objekts zuweisen

Sie können einem zuständigen Mitarbeiter mehrere Datensätze gleichzeitig zuweisen:

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, die Sie zuweisen möchten.
  • Aktivieren Sie in der Tabellenansicht das Kontrollkästchen neben den Datensätzen.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Board-Ansicht für Deals und Tickets über einen Datensatz und aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Sobald eine Datensatzkarte ausgewählt ist, erscheinen auf allen übrigen Karten Kontrollkästchen, die Sie auswählen können.

• Klicken Sie am oberen Rand der Tabelle oder des Boards auf „Zuweisen“.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]“ und wählen Sie einen zuständigen Mitarbeiter aus.

Bitte beachten: Jeder Datensatz kann nur einen zuständigen Mitarbeiter mit der Eigenschaft „Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]“ haben. Um mehrere zuständige Mitarbeiter zuzuweisen, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft mit dem HubSpot-Benutzerfeldtyp.

• Klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Sie können auch einen einzigen Datensatz einem zuständigen Mitarbeiter zuweisen:

• Klicken Sie In der Spalte „Für [Objekt] zuständiger Mitarbeiter“ auf den Namen des aktuellen zuständigen Mitarbeiters.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Ausgewählte Elemente diesem Mitarbeiter zuweisen:“ und wählen Sie einen zuständigen Mitarbeiter aus.
• Klicken Sie auf „Zuweisen“.

Zuständige Mitarbeiter über den Datensatz zuweisen

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf „Alle Eigenschaften anzeigen“.
• Verwenden Sie die Suchleiste oben, um die Eigenschaft „Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]“ zu finden, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü unter der Eigenschaft. Dort können Sie einen zuständigen Mitarbeiter auswählen.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf „Speichern“.

Zuständigen Mitarbeiter in einem Import zuweisen

Wenn Sie Ihre Importdatei einrichten und einen Import durchführen, können Sie Daten importieren, um Werte in der Eigenschaft „Für [Objekt] zuständiger Mitarbeiter“ für die importierten Datensätze hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

Um während des Imports einem Objekt einen zuständigen Mitarbeiter zuzuweisen, schließen Sie in Ihrer Importdatei eine Überschrift mit dem Text „Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]“ ein und fügen jeder Zeile in dieser Spalte den Namen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers hinzu.

Während des Imports gleicht HubSpot diese Überschrift mit der Eigenschaft „Zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]“ ab. Wenn Sie eine der Deduplizierungseigenschaften oder die Objekt-ID Ihres Objekts verwenden, überprüft HubSpot auf vorhandene Datensätze in Ihrer Datenbank und aktualisiert diese Datensätze. Wenn kein übereinstimmender Datensatz vorhanden ist, erstellt HubSpot einen neuen Datensatz. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Importdatei einrichten, Ihre Datensätze importieren und wie HubSpot Datensätze dedupliziert.

Bitte beachten: Benutzer, denen über einen Import ein Datensatz zugewiesen wird, erhalten keine Benachrichtigung darüber, dass ihnen ein neues Objekt zugewiesen wurde.

Einen zuständigen Mitarbeiter über ein gebuchtes Meeting zuweisen

Wenn ein Kontakt zuständigen Mitarbeiter ein Meeting auf der Terminplanungsseite eines Benutzers bucht, wird dieser Benutzer automatisch als zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt zugewiesen. Wenn ein Kontakt bereits einen zuständigen Mitarbeiter hat und er ein Meeting mit einem anderen Benutzer bucht, wird der bestehende zuständige Mitarbeiter nicht ersetzt.

Zuständige Mitarbeiter mithilfe von Workflows zuweisen (nur Professional und Enterprise)

Einen einzelnen zuständigen Mitarbeiter für alle aufgenommenen Datensätze zuweisen

Wenn Sie Zugriff auf das Workflows-Tool haben, können Sie aufgenommenen Datensätzen mit der Aktion „Eigenschaftswert festlegen ([Objekt])“ automatisch die Zuständigkeit zuweisen. Wählen Sie Ihre Mitarbeitereigenschaft und dann den Benutzer aus, dem Sie die aufgenommenen Objekte zuweisen möchten.

Um die Zuständigkeit automatisch anderen zuständigen Mitarbeitern zuzuweisen, können Sie Ihren Workflow klonen, die Aufnahme-Trigger anhand der Zuweisungsregeln für die einzelnen zuständigen Mitarbeiter ändern und den ausgewählten zuständigen Mitarbeiter mit der Aktion „Eigenschaftswert festlegen ([Objekt])“ aktualisieren. Sie können auch die Verzweigungslogik verwenden, um Ihren Objekten basierend auf anderen Kriterien unterschiedliche zuständige Mitarbeiter zuzuweisen.

Datensätze zwischen mehreren zuständigen Mitarbeitern verteilen (nur Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise)

Benutzer der kostenpflichtigen Funktionen in Sales oder Service Hub Professional und Enterprise können die Zuweisung mithilfe von Workflows zwischen mehreren Benutzern verteilen. Bei dieser Methode verteilt der Workflow die Zuweisung gleichmäßig anhand der Aktion „[Datensatz] zuständigem Mitarbeiter zuweisen“ auf die angegebenen zuständigen Mitarbeiter. Es werden nur Datensätze zugewiesen, die noch keinen zuständigen Mitarbeiter haben. Wenn ein Datensatz einen zuständigen Mitarbeiter hat, müssen Sie zuerst den Wert löschen. Mit der Aktion „Eigenschaftswert löschen“ können Sie mehrere Werte gleichzeitig löschen.

Die Verteilung der Zuständigkeit für jede Zuweisen-Aktion basiert auf der Anzahl der Zuweisungen für diese bestimmte Aktion, nicht darauf, für wie viele Objekte die einzelnen Benutzer in Ihrem Account insgesamt zuständig sind. Wenn Sie mehrere Rotationsaktionen in Ihrem Workflow haben, hat jede Aktion eine separate Anzahl. Wenn beispielsweise eine „[Mitarbeiter] zuweisen“-Aktion für drei Mitarbeiter eingerichtet ist:

• Wenn der Workflow aktiviert wird, haben alle drei Mitarbeiter für diese Aktion eine zugewiesene Menge von null.
• Da alle drei Benutzer eine gleiche Zuweisungsanzahl haben, wird der erste Kontakt, den diese Aktion erreicht, nach dem Zufallsprinzip einem von diesen zugewiesen.
• Nachdem der erste Kontakt zugewiesen wurde, verbleiben neben dem einen Mitarbeiter mit einem Lead noch zwei Mitarbeiter mit null Leads. Der nächste Kontakt, der den Workflow durchlaufen soll, wird einem dieser verbleibenden zwei Benutzer ohne Leads zugewiesen.
• Sobald allen drei zuständigen Mitarbeitern ein Lead zugewiesen wurden, kommen Sie wieder für die Zuweisung des nächsten Leads in Frage.

Erfahren Sie mehr über die Workflow-Aktion „Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen“.