Persönliche E-Mail-Konten mit HubSpot verknüpfen

Verknüpfen Sie ein E-Mail-Konto mit HubSpot, um direkte E-Mails von Ihrem CRM-System aus zu versenden, E-Mail-Antworten zu protokollieren, E-Mail-Sequenzen zu verschicken und die HubSpot Browser-Erweiterung zu installieren, um Zugriff auf die Vertriebstools in Ihrem Postfach zu haben.

Persönliche E-Mail-Konten sollten nur für einzelne Benutzende zugänglich sein und von keinen anderen Teammitgliedern verwendet werden. Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, die Sie normalerweise zum Senden von E-Mails an Ihre Kontakte verwenden, z. B. die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens. Durch das Verknüpfen Ihres persönlichen E-Mail-Kontos gewähren Sie HubSpot die Berechtigung zum Versenden von E-Mails an Ihre Kontakte über die E-Mail-Server Ihres Unternehmens. Einige HubSpot-Tools erfordern das Verknüpfen von persönlichen E-Mail-Konten. Sie können mehrere persönliche E-Mail-Konten mit HubSpot verknüpfen, über die Ihre Benutzer E-Mails versenden können.

Ein teamweites E-Mail-Konto ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff und kann zur Kommunikation mit Kunden genutzt werden. Sie können eine teamweite E-Mail-Adresse mit dem Conversations-Postfach verknüpfen, damit Ihr Team an einem zentralen Ort E-Mails anzeigen, verwalten und beantworten kann. Hier erfahren Sie, wie Sie ein teamweites E-Mail-Konto mit HubSpot verbinden können. In diesem Leitfaden finden Sie Informationen über die verschiedenen Postfachverknüpfungen in HubSpot.

Bevor Sie loslegen

Nachfolgend finden Sie Definitionen für Begriffe, die für die Verknüpfung von E-Mail-Konten relevant sind.

Hinweis: HubSpot unterstützt das Verknüpfen mit ActiveSync nicht, aber wenn Sie ActiveSync in Ihrem E-Mail-Client verwenden, können Sie die Verknüpfung von HubSpot mit Exchange nutzen.

Verknüpfen Sie Ihr E-Mail-Konto

Sie können Ihr persönliches E-Mail-Konto in Ihren Accounteinstellungen verbinden. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Allgemein“.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „E-Mail“.
• Klicken Sie auf „Persönliche E-Mail-Adresse verknüpfen“.

• Wenn Sie die Automatisierungsfunktionen für E-Mails bei der Verknüpfung aktivieren möchten, markieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen „Aktivieren Sie Postfach-Automatisierung“.
• Klicken Sie auf „Verknüpfen Sie Ihr E-Mail-Konto“.
• Geben Sie im Textfeld Ihre E-Mail-Adresse ein.

• HubSpot wird versuchen, den korrekten E-Mail-Anbieter für die Verknüpfung zu ermitteln. Klicken Sie auf „Mit [empfohlenem Anbieter] verknüpfen“ und fahren Sie dann mit den unten aufgeführten Schritten für Ihren spezifischen Anbieter fort, um das Verknüpfen Ihres persönlichen E-Mail-Kontos abzuschließen. 

• Wenn HubSpot Ihren E-Mail-Anbieter nicht identifizieren kann, wählen Sie eine Option aus und fahren Sie dann mit den folgenden Schritten für Ihren spezifischen Anbieter fort, um das Verknüpfen Ihres E-Mail-Kontos abzuschließen. 
  • Google/Gmail
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Exchange
  • Anderer Mail-Anbieter (IMAP)

Gmail

Hinweis: Wenn Sie ein Gmail-Konto mit eingerichtetem Alias verknüpfen, wird dieser Alias automatisch im Dropdown-Menü „Von“ des E-Mail-Editors angezeigt. Vor dem Verknüpfen des Postfachs muss der Alias in Ihrem Gmail-Konto eingerichtet werden.

Wenn in Ihrem Gmail-Konto das erweiterte Sicherheitsprogramm von Google aktiviert ist, können Sie Ihr Postfach nicht mit HubSpot verknüpfen.

• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres Gmail-Postfachs mit der HubSpot-Software durch, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
• Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Gmail-Konto anzumelden. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Google-Kontos ein, das Sie verwenden möchten. Wenn Sie sich bereits bei einem oder mehreren Ihrer Gmail-Konten angemeldet haben, wählen Sie das Konto aus, das Sie verknüpfen möchten.
• Überprüfen Sie die erforderlichen Berechtigungen und klicken Sie dann auf „Allow“ (Zulassen).

• Sie werden zurück zu Ihren Einstellungen weitergeleitet. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie darüber informiert, dass Ihr Gmail-Postfach jetzt mit der HubSpot-Software verknüpft ist.

Erforderliche Offenlegung: Durch Ihre Verwendung der Gmail-E-Mail-Integration mit HubSpot, gewähren Sie HubSpot Zugriff auf mit Ihrem Gmail-Konto verknüpfte Daten, darunter Kontakte, E-Mails, Kalender, Verteilerlisten, Betreffzeilen und URLs von Trackinglinks in Ihren E-Mails (sofern Sie die Funktion zum E-Mail-Tracking verwenden). Darüber hinaus kann die HubSpot-Software E-Mails aus Ihrem verknüpften Gmail-Konto lesen, bearbeiten, erstellen und versenden. HubSpot überprüft den Inhalt Ihrer E-Mails, um zu ermitteln, für welche E-Mails Sie die Trackingfunktion aktiviert haben, und so die Benachrichtigungsfunktion für Sie bereitzustellen. HubSpot speichert Antworten, ausgehende Nachrichten, E-Mail-Header, Betreffzeilen, Verteilerlisten, Aliasse, Versandzeiten und E-Mail-Texte. Ihr E-Mail-Verkehr kann unter Umständen vertrauliche Informationen wie die Namen Ihrer Kontakte, private Nachrichten, Finanz- oder Gesundheitsdaten enthalten. Sie sind sich darüber im Klaren, dass die getrackten Korrespondenzen für andere Nutzer in Ihrem HubSpot-Account sichtbar sind.

Wenn Sie Ihr Gmail-Konto via IMAP (oder direkt über Google) mit dem Abonnementdienst verknüpfen, hat der Abonnementdienst ausschließlich Zugriff auf E-Mail-Adressen, Passwörter, Server-Informationen, E-Mail-Meta-Daten und E-Mail-Texte. Für die Verknüpfung Ihres Gmail-Kontos via IMAP müssen Sie keine anderen G Suite-Anwendungen mit HubSpot verknüpfen.

Microsoft Outlook

Hinweis: Sie können keine gemeinsam genutzten Office 365-Konten mit HubSpot verknüpfen. Office 365 GCC High- und DOD-Umgebungen werden ebenfalls nicht von HubSpot unterstützt.

• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres Office 365-Postfachs mit der HubSpot-Software durch, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
• Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Office 365-Konto anzumelden. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Office 365-Kontos ein, das Sie verwenden möchten. Wenn Sie sich bereits bei einem oder mehreren Ihrer E-Mail-Konten angemeldet haben, wählen Sie das Konto aus, mit dem die Verknüpfung hergestellt werden soll.
• Sie werden zurück zu Ihren Einstellungen weitergeleitet. Hier wird die Verknüpfung überprüft und der Vorgang abgeschlossen. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie darüber informiert, dass Ihr Office 365-E-Mail-Konto jetzt mit der HubSpot-Software verknüpft ist.

Erforderliche Offenlegung: Wenn Sie Outlook-Integration mit HubSpot verwenden, erhält HubSpot Zugriff auf mit Ihrem Outlook-Konto verknüpfte Daten, darunter Kontakte, E-Mails, Kalender, Verteilerlisten, Betreffzeilen und URLs von Trackinglinks in Ihren E-Mails (sofern Sie die Funktion zum E-Mail-Tracking verwenden). HubSpot überprüft den Inhalt Ihrer E-Mails, um zu ermitteln, für welche E-Mails Sie die Trackingfunktion aktiviert haben, und so das Benachrichtigungstool für Sie bereitzustellen. HubSpot speichert Antworten, ausgehende Nachrichten, E-Mail-Header, Betreffzeilen, Verteilerlisten, Aliasse, Versandzeiten und E-Mail-Texte. Die nachverfolgten Korrespondenzen sind für andere Nutzer in Ihrem HubSpot-Account sichtbar.

Microsoft Exchange

Hinweis: Microsoft wird die Standardauthentifizierung für Exchange Online im Oktober 2022 einstellen und die moderne Authentifizierung einführen. Die Exchange-Integration von HubSpot verwendet die Standardauthentifizierung, ist jedoch für lokale Exchange-Server-Instanzen konzipiert, die von dieser Änderung nicht betroffen sind und auch nach Oktober mit der Standardauthentifizierung funktionieren werden. Wenn Sie Exchange Online nutzen, können Sie stattdessen eine Verbindung zur Outlook-Integration von HubSpot herstellen. Diese ist kompatibel mit dem cloudbasierten Exchange-Server und verwendet OAuth, eine Form der modernen Authentifizierung. Sie können Ihren Posteingang jederzeit über die Outlook-Integration erneut verbinden.

Vergewissern Sie sich vor dem Verknüpfen Ihres Exchange-Postfachs bei Ihrem IT-Team, dass Ihr Exchange-Server mindestens Exchange 2010 SP2 verwendet. 

Um Ihr Postfach zu verknüpfen, sind Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort erforderlich. Je nach Konfiguration Ihres Exchange-Servers verlangt HubSpot aber möglicherweise zusätzliche Informationen für das Verknüpfen. In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für die Angaben, die zum Verknüpfen Ihres Postfachs notwendig sind.

• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres E-Mail-Kontos mit HubSpot durch und klicken Sie dann auf „Weiter“. Lesen Sie sich vor dem Herstellen der Verknüpfung auch die Datenschutzrichtlinien für die HubSpot Browser-Erweiterung durch.
• Geben Sie im Dialogfeld die folgenden Informationen ein:
  • E-Mail-Adresse: Ihre Exchange-E-Mail-Adresse

• • Passwort: Ihr Exchange-Passwort

• Sie können auch auf „Optionale Felder anzeigen“ klicken, um Ihren Exchange-Benutzernamen und Ihre Exchange-URL einzugeben. Standardmäßig führt HubSpot die Autodiscover-Funktion aus, eine Exchange-Funktion, die versucht, die Exchange-URL auf der Grundlage des DNS Ihrer Domain zu identifizieren. Wenn der Autodiscover-Prozess fehlschlägt, müssen Sie Ihren Benutzernamen und die Exchange-URL manuell eingeben:
  • Benutzername: Geben Sie Ihren Benutzernamen ein. In der Regel ist dies Ihre Benutzer-ID oder die Zeichenfolge vor dem @-Zeichen in der E-Mail-Adresse.
  • Exchange-URL: Geben Sie die URL für den Zugriff auf Ihren Server ein.

Hinweis: Die Exchange-URL Ihres Exchange-Servers hat sehr wahrscheinlich das Format https://mail.domain.com/ews/exchange.asmx. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie eingeben sollen, melden Sie sich über einen Webbrowser bei Ihrem Exchange-Postfach an, kopieren Sie die URL und fügen Sie sie dann im Feld „Exchange-URL“ ein. HubSpot ist in der Lage, die richtige Exchange-URL zu erkennen und zu empfehlen.

• Klicken Sie auf „E-Mail-Konto verknüpfen“.
• Die Verknüpfung wird überprüft und der Vorgang abgeschlossen. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie darüber informiert, dass Ihr Exchange-Postfach jetzt mit HubSpot verknüpft ist.

Wenn beim Verknüpfen Ihres Exchange-Kontos ein Fehler auftritt, erfahren Sie in diesem Artikel mehr über das Beheben von Problemen bei der Kontoverknüpfung.

Erforderliche Offenlegung: Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto via Exchange verknüpfen, verfügt HubSpot über Zugriff auf Ihre E-Mail-Adressen, Passwörter, Serverinformationen, E-Mail-Meta-Daten und E-Mail-Texte. Diese Anmeldeinformationen ermöglichen HubSpot den Zugriff auf andere Informationen, die mit Ihrem Konto verbunden sind, wie Kalender, Kontakte und Verteilergruppen.

Anderer Mail-Anbieter (IMAP) 

Bevor Sie Ihr E-Mail-Konto über IMAP verknüpfen, sollten Sie zusammen mit Ihrem IT-Team die technischen Voraussetzungen prüfen. Sie müssen alle technischen Voraussetzungen erfüllen, bevor Sie ein E-Mail-Konto verknüpfen können. Lesen Sie sich vor dem Herstellen der Verknüpfung auch die Datenschutzrichtlinien für die HubSpot Browser-Erweiterung durch.

Hinweis: Wenn Sie ein E-Mail-Konto mit dem Conversations-Postfach verknüpfen möchten, benötigen Sie ein Konto, das von Gmail oder Office 365 gehostet wird. Conversations bietet keine Unterstützung für IMAP-Verknüpfungen.

HubSpot unterstützt weder Amazon-SES noch Amazon WorkMail. Wenn Probleme mit Ihrem verknüpften E-Mail-Konto auftreten und Sie einen dieser E-Mail-Anbieter zum Hosten Ihres E-Mail-Kontos verwenden, empfiehlt HubSpot einen Wechsel des E-Mail-Anbieters zu Gmail oder Office 365.

So verknüpfen Sie Ihr E-Mail-Konto über IMAP:

• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres E-Mail-Kontos mit der HubSpot-Software durch und klicken Sie dann auf „Weiter“.
• Geben Sie anschließend die E-Mail-Adresse und das Passwort ein, mit dem Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto angemeldet haben. In den meisten Fällen werden die IMAP- und SMTP-Einstellungen Ihres Servers automatisch erkannt, nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingegeben haben. Wenn ein Admin für Ihren Account bereits die IMAP-Einstellungen Ihrer Domain konfiguriert hat, werden Ihre IMAP- und SMTP-Serverinformationen automatisch ausgefüllt.

Hinweis: Wenn Ihr E-Mail-Postfach die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet, müssen Sie ein Drittanbieter-App-Passwort eingeben. In der Dokumentation Ihres E-Mail-Anbieters (z. B. Yahoo Mail oder iCloud) finden Sie Anleitungen zum Generieren des Drittanbieter-App-Passworts. Weitere Informationen zum Verknüpfen Ihres E-Mail-Kontos mit der Zwei-Faktor-Authentisierung erhalten Sie in der Community.

• Wenn HubSpot die IMAP- und SMTP-Einstellungen Ihres Servers nicht erkennt, klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“, um dieses Menü zu erweitern.
  • Wenn Ihr Postausgang (SMTP) nicht dieselben Anmeldeinformationen wie der Posteingang (IMAP) verwendet, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ausgehende E-Mails verwenden dieselben Anmeldeinformationen wie eingehende“ und geben Sie dann die Anmeldeinformationen für den Postausgangs- und den Posteingangsserver ein.
  • Geben Sie andernfalls den Benutzernamen Ihres Servers, den IMAP-Server und den Port sowie den SMTP-Server und den Port in die entsprechenden Felder ein.
  • Falls erforderlich, können Sie auch das Kontrollkästchen neben „Unsichere Zertifikate zulassen“ auswählen. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie diese Serverinformationen für Ihr E-Mail-Konto finden.

• Klicken Sie auf „E-Mail-Konto verknüpfen“.
• Die Verknüpfung wird überprüft und der Vorgang abgeschlossen. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie darüber informiert, dass Ihr E-Mail-Konto jetzt mit der HubSpot-Software verknüpft ist.

Erforderliche Offenlegung: Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto via IMAP (oder direkt über Outlook) verknüpfen, erhält HubSpot nur Zugriff auf E-Mail-Adressen, Passwörter, Server-Informationen, E-Mail-Meta-Daten und E-Mail-Texte. Für die Verknüpfung Ihres Outlook-Kontos via IMAP müssen Sie keine anderen Microsoft-Anwendungen mit HubSpot verknüpfen.