E-Mail-Konto mit der HubSpot-Software verknüpfen

Damit Sie über das CRM E-Mails an Kontakte senden oder Sales-Tools in Ihrem E-Mail-Konto verwenden können, benötigt die HubSpot-Software Ihre Erlaubnis für die Verknüpfung mit Ihrem E-Mail-Konto. Lesen Sie die vollständige Liste der Funktionen, für die ein verknüpftes E-Mail-Konto erforderlich ist.

Bitte beachten: Die Anweisungen in diesem Artikel beziehen sich auf das Verknüpfen eines persönlichen E-Mail-Kontos mit der HubSpot-Software, um Eins-zu-Eins-E-Mails an Kontakte zu senden oder die Sales-Tools in Ihrem E-Mail-Postfach zu verwenden. Wenn Sie mit Kontakten über eine gemeinsame Team-E-Mail-Adresse im Conversations-Tool kommunizieren möchten, informieren Sie sich über das Verknüpfen eines gemeinsamen E-Mail-Kontos für Ihr Team.

E-Mail-Verknüpfungstyp auswählen

Wenn Sie überlegen, welche E-Mail-Verknüpfung Sie verwenden sollen, müssen Sie den Host Ihres E-Mail-Clients kennen. Der E-Mail-Host betreibt Ihre E-Mail-Server. Falls Sie sich nicht sicher sind, können Sie Ihre IT-Abteilung fragen oder ein Online-Tool wie MxToolbox verwenden. So finden Sie Ihren E-Mail-Host mit MxToolbox:

• Gehen Sie zu MxToolbox.
• Geben Sie im Feld Domain Name (Domain-Name) Ihre E-Mail-Domain ein. Dies ist der Teil Ihrer E-Mail-Adresse, der hinter dem Zeichen „@“ steht. Wenn Ihre E-Mail-Adresse z. B. beispiel@hubspot.de lautet, ist die E-Mail-Domain hubspot.de.
• Nachdem Sie den Domain-Namen eingegeben haben, klicken Sie auf Mx Lookup (Mx-Suche).
• Auf dem nächsten Bildschirm wird Ihr E-Mail-Service-Anbieter (E-Mail-Host) angezeigt:
  • Wenn Ihr E-Mail-Service-Anbieter Google Apps ist, stellen Sie eine Verknüpfung mit einem Gmail-Konto her.
  • Wenn Ihr E-Mail-Service-Anbieter Office 365 ist, stellen Sie eine Verknüpfung mit einem Office 365-Konto her.
  • Wenn Sie einen anderen E-Mail-Service-Anbieter als Google Apps oder Office 365 haben, können Sie Ihr Konto über IMAP verknüpfen.

Befolgen Sie je nach E-Mail-Host die Anweisungen zum Verknüpfen Ihres persönlichen E-Mail-Kontos mit HubSpot.

Bitte beachten: HubSpot unterstützt das Verknüpfen mit ActiveSync nicht, aber wenn Sie ActiveSync in Ihrem E-Mail-Client verwenden, können Sie Ihr Konto mithilfe der Verknüpfung von HubSpot mit Exchange verknüpfen.

Gmail-Konto verknüpfen

Hinweis: Wenn Sie ein Gmail-Konto mit eingerichtetem Alias verknüpfen, wird dieser Alias automatisch im Dropdown-Menü Von des E-Mail-Composers angezeigt. Der Alias muss vor dem Verknüpfen des Postfachs im Gmail-Konto eingerichtet sein.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Integrationen > E-Mail-Integrationen.
• Klicken Sie auf Posteingang verknüpfen.
• Wählen Sie Google/Gmail aus.

• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres Gmail-Postfachs mit der HubSpot-Software durch, und klicken Sie dann auf Weiter.
• Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Gmail-Konto anzumelden. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Google-Kontos ein, das Sie verwenden möchten. Wenn Sie sich bereits bei einem oder mehreren Ihrer Gmail-Konten angemeldet haben, wählen Sie das Konto aus, das Sie verwenden möchten.
• Überprüfen Sie die erforderlichen Berechtigungen, und klicken Sie dann auf Zulassen.

• Sie werden zurück zu Ihren Einstellungen weitergeleitet. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie darüber informiert, dass Ihr Gmail-Postfach jetzt mit der HubSpot-Software verknüpft ist.

Office 365-Konto verknüpfen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Integrationen > E-Mail-Integrationen.
• Klicken Sie auf Posteingang verknüpfen.
• Klicken Sie dann auf Office 365.

• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres Office 365-Postfachs mit der HubSpot-Software durch, und klicken Sie dann auf Weiter.
• Sie werden aufgefordert, sich bei Ihrem Office 365-Konto anzumelden. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Office 365-Kontos ein, das Sie verwenden möchten. Wenn Sie sich bereits bei einem oder mehreren Ihrer E-Mail-Konten angemeldet haben, wählen Sie das Konto aus, mit dem die Verknüpfung hergestellt werden soll.
• Sie werden zurück zu Ihren Einstellungen weitergeleitet. Hier wird die Verknüpfung überprüft und der Vorgang abgeschlossen. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie darüber informiert, dass Ihr Office 365-E-Mail-Konto jetzt mit der HubSpot-Software verknüpft ist.

E-Mail-Konto über IMAP verknüpfen

Bevor Sie Ihr E-Mail-Konto über IMAP verknüpfen, sollten Sie zusammen mit Ihrem IT-Team die technischen Voraussetzungen prüfen, um sicherzugehen, dass Sie Ihr E-Mail-Konto verknüpfen können. Lesen Sie vor dem Herstellen der Verknüpfung auch die Datenschutzrichtlinien von HubSpot Sales.

Bitte beachten: Wenn Sie ein E-Mail-Konto mit dem Conversations-Posteingang verknüpfen möchten, benötigen Sie ein Konto, das von Gmail oder Office 365 gehostet wird. Conversations bietet keine Unterstützung für IMAP-Verknüpfungen.

So verknüpfen Sie Ihr E-Mail-Konto über IMAP:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > E-Mail-Integrationen.
• Klicken Sie auf Posteingang verknüpfen.
• Wählen Sie Anderes E-Mail-Konto aus.

• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres E-Mail-Kontos mit der HubSpot-Software durch, und klicken Sie dann auf Weiter.
• Geben Sie anschließend die E-Mail-Adresse und das Passwort ein, mit dem Sie sich bei Ihrem E-Mail-Konto angemeldet haben. In den meisten Fällen werden die IMAP- und SMTP-Einstellungen Ihres Servers automatisch erkannt, nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingegeben haben. Oder, wenn ein Administrator in Ihrem Account bereits die IMAP-Einstellungen Ihrer Domain konfiguriert hat, werden Ihre IMAP- und SMTP-Serverinformationen automatisch ausgefüllt. 

Hinweis: Wenn Ihr E-Mail-Postfach die zweistufige Authentifizierung verwendet, müssen Sie ein Drittanbieter-App-Passwort eingeben. In der Dokumentation Ihres E-Mail-Anbieters (z. B. Yahoo Mail oder iCloud) finden Sie Anleitungen zum Generieren des Drittanbieter-App-Passworts. Weitere Informationen zum Verknüpfen Ihres E-Mail-Kontos mit der zweistufigen Authentifizierung erhalten Sie in der Community.

• Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und geben Sie die Informationen zu Ihrem Server ein: Benutzername, Eingehende Mail (IMAP) und Ausgehende Mail (SMTP). Falls erforderlich, können Sie auch das Kontrollkästchen neben Unsichere Zertifikate zulassen auswählen. Erfahren Sie, wie Sie diese Serverinformationen für Ihr E-Mail-Konto finden.
• Klicken Sie auf Posteingang verknüpfen.

• Die Verknüpfung wird überprüft und der Vorgang abgeschlossen. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie darüber informiert, dass Ihr E-Mail-Konto jetzt mit der HubSpot-Software verknüpft ist.

Exchange-Konto verknüpfen

Klären Sie vor dem Verknüpfen Ihres Exchange-Postfachs mit Ihrem IT-Team, dass auf Ihrem Exchange-Server mindestens Exchange 2010 ausgeführt wird. Um Ihr Postfach zu verknüpfen, sind Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort sind erforderlich. Je nach Konfiguration Ihres Exchange-Servers verlangt HubSpot aber möglicherweise zusätzliche Informationen für das Verknüpfen. In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für die Angaben, die zum Verknüpfen Ihres Postfachs notwendig sind.

So verknüpfen Sie Ihr Exchange-Konto:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu „Integrationen“ > „E-Mail-Integrationen“.
• Klicken Sie auf „E-Mail-Konto verknüpfen“.
• Wählen Sie im Dialogfeld die Option „Exchange“ aus.
• Lesen Sie sich die eingeblendeten Informationen bezüglich der Verknüpfung Ihres E-Mail-Kontos mit der HubSpot-Software durch und klicken Sie dann auf „Weiter“. Lesen Sie vor dem Herstellen der Verknüpfung auch die Datenschutzrichtlinien von HubSpot Sales.
• Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort für Ihr Exchange-Konto ein und klicken Sie dann auf „E-Mail-Konto verknüpfen“.
• Wenn zusätzliche Informationen zum Verknüpfen Ihres Exchange-Kontos erforderlich sind, klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf „Erweiterte Optionen“:
1. Benutzername: geben Sie Ihren Benutzernamen ein. In der Regel ist dies die Zeichenfolge vor dem Zeichen „@“ in der E-Mail-Adresse oder Ihre Benutzer-ID.

Bitte beachten: Beim Anmelden bei einem Exchange-Server müssen Sie wahrscheinlich einen vollständigen Benutzernamen eingeben. Der vollständige Benutzername ist entweder die E-Mail-Adresse oder hat das Format „domain\benutzer“. Geben Sie in HubSpot den Benutzerwert in das Feld „Benutzername“ und den Domain-Wert im Feld „Domain“ ein. Beim Anmelden bei Ihrem Exchange-Server werden diese beiden Werte zum vollständigen Benutzernamen kombiniert, um eine Verknüpfung erstellen.

2. Domain: Geben Sie die Windows-Domain ein, die verwendet wird, um sich beim Netzwerk Ihrer Unternehmen anzumelden.
3. Exchange-URL: Geben Sie die URL für den Zugriff auf Ihren Server ein.

Bitte beachten: Die Exchange-URL Ihres Exchange-Servers hat sehr wahrscheinlich das Format https://mail.domain.com/ews/exchange.asmx. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie eingeben sollen, melden Sie sich über einen Webbrowser bei Ihrem Exchange-Postfach an, kopieren Sie die URL und fügen Sie sie dann im Feld „Exchange-URL“ ein. HubSpot ist in der Lage, die richtige Exchange-URL zu erkennen und zu empfehlen.

• Klicken Sie auf Posteingang verknüpfen.
• Die Verknüpfung wird überprüft und der Vorgang abgeschlossen. Im angezeigten Dialogfeld werden Sie darüber informiert, dass Ihr Exchange-Postfach jetzt mit HubSpot verknüpft ist.

Bitte beachten: Wenn HubSpot mit Ihrem Exchange-Konto verknüpft wird, werden alle Ordner, die Ihren Postfachregeln zugeordnet sind, mit HubSpot synchronisiert. Wenn Sie eine neue Postfachregel hinzufügen, um E-Mails in einen neuen Ordner zu verschieben, müssen Sie Ihr E-Mail-Konto erneut verknüpfen, damit HubSpot die neue E-Mail-Regel erkennen kann.