Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Meetings

Team-Meeting-Link erstellen

Zuletzt aktualisiert am: Oktober 19, 2020

Produkte/Lizenzen

Sales Hub  Starter, Professional, Enterprise
Service Hub  Starter, Professional, Enterprise

Mit dem Meeting-Tool können Sie einen Team-Meeting-Link erstellen, damit Kontakte einen Termin mit Ihnen und Ihrem Team vereinbaren können. Team-Meeting-Links zeigen die Kalenderverfügbarkeit für mehrere Teammitglieder an.

Es gibt zwei Optionen für die Aufnahme anderer Teammitglieder in Meeting-Links:

  • Gruppenverfügbarkeit: Dieser Team-Meeting-Link zeigt Zeitfenster an, in denen alle ausgewählten Teammitglieder für Termine verfügbar sind. Verwenden Sie diese Option, damit ein Kontakt ein Meeting mit mehr als einem Mitglied Ihres Teams gleichzeitig buchen kann.
  • Reihum-Verfügbarkeitsfähigkeit: Dieser Team-Meeting-Link zeigt die individuelle Verfügbarkeit aller ausgewählten Teammitglieder an. Verwenden Sie diese Option, damit ein Kontakt ein Meeting mit einem Teammitglied buchen kann, dessen Verfügbarkeit am besten mit seiner Zeitplanung übereinstimmt.

Meeting-Link für Gruppenverfügbarkeit oder Reihum-Verfügbarkeit erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Klicken Sie oben rechts auf „Meeting-Link erstellen“ und wählen Sie dann „Team“ aus.
  • Wählen Sie den Meeting-Typ aus, den Sie erstellen möchten: „Gruppenverfügbarkeit“ oder „Reihum-Verfügbarkeit“.

team-type

  • Klicken Sie im daraufhin angezeigten Abschnitt „Teammitglieder“ auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein Teammitglied aus, um es zu Ihrem Meeting hinzuzufügen.
  • Wenn Sie einen Reihum-Meeting-Link erstellen, können Sie die Buchungsseite des zuständigen Mitarbeiters für den Kontakt anzeigen lassen, wenn der bekannte Kontakt ein Meeting über diesen Link bucht. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Kalender des zuständigen Mitarbeiters anzeigen, wenn der Kontakt betreut wird“. Erfahren Sie mehr darüber, wie sich diese Einstellung auf die Meeting-Verfügbarkeit auswirkt.

Bitte beachten: Ihr Teammitglied muss über eine zugewiesene Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz sowie einen verknüpften Kalender verfügen, bevor es einem Meeting-Link für Gruppen- oder Reihum-Verfügbarkeit hinzugefügt werden kann.

Im Meetings-Dashboard können Sie anzeigen, bei welchen Team-Meeting-Links Sie aufgeführt sind. In der Spalte „Typ“ sehen Sie ein Gruppe“ oder „Reihum-Verfahren“-Label neben dem Meeting-Link sowie den Namen des zuständigen Mitarbeiters unter dem Label.

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Bitte beachten: Sobald der Meeting-Link erstellt ist, kann der Benutzer, der einen Meeting-Link für Gruppenverfügbarkeit erstellt hat, nicht vom Link entfernt werden. Ein Benutzer, der einen Meeting-Link für Reihum-Verfügbarkeit erstellt hat, kann sich jedoch als Mitglied des Links entfernen lassen.

So funktioniert die Gruppen- oder Reihum-Verfügbarkeit für Meetings

Beim Erstellen eines Meetings mit Gruppen- oder Reihum-Verfügbarkeit werden einem potenziellen Kunden je nach Art des Meeting-Links bestimmte Zeiten angezeigt.

  • Gruppenverfügbarkeit: HubSpot vergleicht automatisch die benutzerdefinierte Verfügbarkeit, die Sie in den Einstellungen für „Verfügbarkeit“ des Meeting-Links angegeben haben, mit der Verfügbarkeit von ausgewählten Teammitgliedern anhand von deren integrierten Kalendern und Sperrzeiten. Wenn ein Benutzer über mehrere integrierte Kalender verfügt, vergleicht HubSpot diese benutzerdefinierte Verfügbarkeit mit allen Kalendern. 
    • Wenn Sie ein Meeting über einen Meeting-Link für Gruppenverfügbarkeit buchen, können Kontakte jede Zeit auswählen, zu der alle ausgewählten Teammitglieder verfügbar sind.
    • Wenn ein Kontakt auf den Meeting-Link klickt, kann er ein Zeit auswählen und dann die erforderlichen Angaben machen, um das Meeting zu buchen. Der Ersteller des Meetings erhält eine Benachrichtigung und das Meeting wird im Kalender der einzelnen Teilnehmer angezeigt.
  • Reihum-Verfügbarkeit: HubSpot vergleicht automatisch die benutzerdefinierte Verfügbarkeit, die Sie in den Einstellungen für „Verfügbarkeit“ des Meeting-Links angegeben haben, mit der Verfügbarkeit von ausgewählten Teammitgliedern anhand von deren integrierten Kalendern und Sperrzeiten, wenn keines der ausgewählten Teammitglieder verfügbar ist. Wenn ein Benutzer über mehrere integrierte Kalender verfügt, vergleicht HubSpot diese benutzerdefinierte Verfügbarkeit mit allen Kalendern. 
    • Wenn Sie ein Meeting über einen Meeting-Link für Reihum-Verfügbarkeit buchen, können Kontakte jede Zeit auswählen, zu der eines der ausgewählten Teammitglieder verfügbar ist.
    • Wenn ein Kontakt auf den Meeting-Link klickt, kann er ein Zeit auswählen und dann die erforderlichen Angaben machen, um das Meeting zu buchen. Das zur ausgewählten Zeit verfügbare Teammitglied wird für dieses Meeting gebucht und erhält eine Benachrichtigung. Das Meeting wird im Kalender angezeigt.
    • Wenn Sie die Einstellung „Kalender des zuständigen Mitarbeiters anzeigen, wenn der Kontakt betreut wird“ aktiviert haben, wird ein Kontakt, wenn er ein Meeting bucht, um die Eingabe seiner E-Mail-Adresse gebeten. Wenn er ein betreuter Kontakt in Ihrem Account ist, wird die Buchungsseite des zuständigen Mitarbeiters angezeigt. Beachten Sie die folgenden Bedingungen, wenn Sie diese Einstellung verwenden:
      • Ist der Kontakt einem Mitarbeiter zugewiesen, bei dem es sich um einen bezahlten Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer mit eingerichtetem Meeting-Tool handelt und der als Teil dieses Reihum-Links für Meetings verfügbar ist, zeigt das Tool die im Reihum-Link angegebenen verfügbaren Zeiten an und nicht die im Meeting-Link des zuständigen Mitarbeiters angegebene Standardverfügbarkeit.
      • Ist der Kontakt einem Mitarbeiter zugewiesen, bei dem es sich um einen bezahlten Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer mit eingerichtetem Meeting-Tool und der als Teil dieses Reihum-Links nicht verfügbar ist, wird dem Kontakt keine Verfügbarkeit angezeigt. Stattdessen wird er gefragt, ob er seinen zuständigen Mitarbeiter per E-Mail informieren möchte.
      • Ist der Kontakt einem Mitarbeiter zugewiesen, bei dem es sich nicht um einen bezahlten Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer mit eingerichtetem Meeting-Tool handelt oder der nicht als Teil dieses Reihum-Links verfügbar ist, wird dem Kontakt die Verfügbarkeit aller im Link aufgeführten Teammitglieder angezeigt.
      • Wenn mehrere Benutzer des Meeting-Links zur ausgewählten Zeit verfügbar sind und die Option „Kalender des zuständigen Mitarbeiters anzeigen, wenn der Kontakt betreut wird“ nicht aktiviert ist, wird per Zufallsprinzip ein Benutzer für das Meeting ausgewählt.