Zuletzt aktualisiert am: September 26, 2024
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Im sales workspace (BETA) können Vertriebsmitarbeiter den Meeting Assistant zur Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings nutzen. Der Meeting-Assistent liefert detaillierte Informationen über Ihre Meeting-Teilnehmer, schlägt Ihnen Aktivitäten vor und nach dem Meeting vor und liefert KI-generierte Zusammenfassungen.
Sie können nur Meetings vorbereiten und rekapitulieren, die mit mindestens einem Kontakt vereinbart wurden. Diese Treffen sind orange. Wenn Sie nur Ihre Kontakt-Besprechungen anzeigen möchten, verwenden Sie die Taste im linken Bereich, um die Auswahl von Kalender-Events und Alle Aufgaben aufzuheben, wodurch diese Arten von Events ausgeblendet werden.
Besprechungsaktionen überprüfen
Überprüfen Sie eine Liste von Meetings, die auf eine Aktion warten, wie z.B. Meeting-Ergebnisse und Möglichkeiten zur Nachbereitung.
- Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Workspaces > Sales.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplan.
- Klicken Sie auf der linken Seite, um die einzelnen Abschnitte zu erweitern.
- Verwenden Sie im Abschnitt Warten auf Meeting-Ergebnisse das Dropdown-Menü Meeting-Ergebnisse und wählen Sie ein Ergebnis aus. Wenn nach dem Festlegen eines Meeting-Ergebnisses noch weitere Aktionen zur Nachbereitung des Meetings erforderlich sind, werden diese im Abschnitt Nachbereitungsmöglichkeiten angezeigt.
- Im Bereich Follow-up-Möglichkeiten können Sie eine Follow-up-Aktion durchführen, indem Sie entweder auf das Symbol E-Mail oder auf das Symbol Beschreibung klicken.
Vorbereiten von Sitzungen
Überprüfen der vorgeschlagenen Aktivitäten und der Teilnehmerinformationen zur Vorbereitung eines Treffens:
- Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Workspaces > Sales.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplan.
- Klicken Sie auf die nächste Sitzung, auf die Sie sich vorbereiten möchten. Klicken Sie dann in dem Pop-up-Fenster auf Prepare.
- Überprüfen Sie im Bereich Informationen Ihre Meeting-Teilnehmer und alle mit diesen Kontakten verknüpften Deals.
- Klicken Sie auf den Kontaktnamen , um Details zu den eingeladenen Personen zu überprüfen.
- Klicken Sie auf den Deal-Namen , um Details zu den mit einem Kontakt verknüpften Deals einzusehen.
- Klicken Sie auf den Abschnitt Teamnotizen , um Notizen einzugeben. Um eine Benachrichtigung an ein anderes Teammitglied zu senden, geben Sie @ gefolgt von dem Namen des Benutzers ein. Geben Sie Ihre Notiz ein, und klicken Sie dann auf Speichern als.
- Klicken Sie auf Meeting beitreten, um Ihren Videokonferenz-Link zu starten, falls einer in der Besprechung enthalten ist.
- Im Abschnitt Bereiten Sie sich auf Ihre Besprechung vor finden Sie eine Liste mit Top-Empfehlungen für Sie, die Sie vor der Besprechung erledigen sollten, z. B. die Überprüfung von Datensätzen, Conversations und Notizen sowie die Nachbereitung von Teilnehmern, die die Einladung nicht angenommen haben.
- Um eine Aktion auszuführen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aktivität und klicken Sie auf die Aktion . Wenn die vorgeschlagene Aktivität zum Beispiel "Studieren Sie das Unternehmen Ihres Kunden mit Copilot" lautet, sollten Sie den Mauszeiger über die Aktion bewegen und auf Unternehmen recherchieren klicken.
- Um eine Aktivität abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen links neben der vorgeschlagenen Aktivität.
- Um einen Überblick über Ihren Interessenten zu erhalten, klicken Sie auf Insights. In der rechten Leiste können Sie Zusammenfassungen der letzten Kommunikation wie Aufrufe und E-Mails, Website-Besuche und Unternehmensdetails einsehen. Der Abschnitt Übersicht enthält Top-Empfehlungen für Sie, die Sie vor Ihrem Treffen berücksichtigen sollten.
- Um das Fenster für die Meeting-Vorbereitung zu verlassen und zu Ihrem Zeitplan zurückzukehren, klicken Sie auf X.
Nachbereitung der Sitzungen
Nach einer Besprechung nachhaken:
- Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Workspaces > Sales.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplan.
- Klicken Sie auf die vergangene Besprechung, für die Sie eine Nachbereitung durchführen möchten. Klicken Sie dann in dem Pop-up-Fenster auf Follow-up.
- Im Bereich Meeting-Informationen können Sie Ihre Meeting-Teilnehmer überprüfen.
- Klicken Sie hier, um den Abschnitt Zusammenfassung der Sitzung zu erweitern. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden, aber Sie können das Textfeld Notizen unten verwenden, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Um die vollständigen Abschriften und die Aufzeichnung einzusehen, klicken Sie auf Abschriften anzeigen oder Aufzeichnung ansehen.
- Wenn Sie auf Abschriften anzeigen klicken, können Sie Feedback zur Zusammenfassung des Aufrufs geben.
Bitte beachten Sie: AI Assistant Besprechungszusammenfassungen stützt sich auf AI Assistant Aufrufe. Um AI Assistant-Besprechungszusammenfassungen zu verwenden, müssen Sie:
- Schalten Sie AI Assistant ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kundenanalyse.
- Schalten Sie in Ihren Konto-Einstellungen den Aufruf ein, aktivieren Sie Transkription und Analyse, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufzeichnung von Anrufen zulassen .
- Tätigen Sie einen Anruf von einer von HubSpot zur Verfügung gestellten Nummer innerhalb von zwei Minuten nach der Startzeit der Besprechung. Standardmäßig ist die automatische Verknüpfung in Ihren Anrufeinstellungen aktiviert, und der Aufruf wird automatisch mit dem Meeting verknüpft. Wenn Sie die automatische Zuordnung deaktiviert haben, können Sie den Aufruf manuell mit der Besprechung verknüpfen.
-
- Klicken Sie hier, um den Bereich Teamnotizen zu erweitern und Notizen hinzuzufügen. Um eine Benachrichtigung an ein anderes Teammitglied zu senden, geben Sie @ gefolgt von dem Namen des Benutzers ein. Geben Sie Ihre Notiz ein, und klicken Sie dann auf Speichern als.
- Unter Nachbereitung der Besprechung finden Sie eine Liste mit Vorschlägen für Aktivitäten, die Sie nach der Besprechung durchführen können, z. B. eine Follow-up-E-Mail senden und Ihre Besprechungsnotizen aktualisieren.
- Um eine Aktion durchzuführen, klicken Sie auf den Link am Ende jeder vorgeschlagenen Aktivität. Klicken Sie zum Beispiel für eine Aktivität mit dem Titel "Eine Follow-up-E-Mail an diesen Kontakt senden" auf Eine Follow-up-E-Mail senden. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in das Sie Ihre Top-Empfehlungen für Sie eintragen können. Alternativ können Sie, wenn Sie Besprechungszusammenfassungen verwenden, auf klicken, um eine Follow-up-E-Mail zu generieren. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einer KI-generierten E-Mail, die Sie überprüfen können.
- Um eine Aktivität abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen links neben der vorgeschlagenen Aktivität.
- Um einen Überblick über Ihren Interessenten zu erhalten, klicken Sie auf Insights. In der rechten Leiste können Sie Zusammenfassungen der letzten Kommunikation wie Aufrufe und E-Mails, Website-Besuche und Unternehmensdetails einsehen. Der Abschnitt Übersicht enthält Top-Empfehlungen für Sie, die Sie vor Ihrem Treffen berücksichtigen sollten.
- Um einen Chat mit Copilot zu öffnen, klicken Sie auf Copilot.
- Auf der rechten Seite können Sie Details über Ihren Interessenten einsehen.
- Klicken Sie auf Datensatz anzeigen in, um den Datensatz des Interessenten zu öffnen
- Klicken Sie auf die Registerkarten Über, Notizen und Assoziationen, um weitere Details über Ihren Interessenten zu erfahren.
- Um das Fenster für die Meeting-Vorbereitung zu verlassen und zu Ihrem Zeitplan zurückzukehren, klicken Sie auf Schließen.
