Besprechungsassistent im Sales-Workspace verwenden

Die Registerkarte "Zeitplan" ist eine schreibgeschützte Ansicht Ihrer verknüpften Kalender-Events und aller Aufgaben im Sales-Workspace. Auf dieser Registerkarte können Sie Ihr Arbeitspensum planen. Wenn Sie z. B. für eine Woche nicht im Büro sind, in dieser Woche aber Aufgaben oder Meetings anstehen, können Sie die Konflikte auf der Registerkarte "Planen" anzeigen.

Vertriebsmitarbeiter können den Besprechungsassistenten auf der Registerkarte "Terminieren" verwenden, um sich auf Meetings vorzubereiten und nach Meetings nachzufassen. Der Meeting-Assistent liefert detaillierte Informationen über Ihre Meeting-Teilnehmer, schlägt Ihnen Aktivitäten vor und nach dem Meeting vor und liefert KI-generierte Zusammenfassungen.

Sie können Meetings, die mit mindestens einem (nicht internen) Kontakt angesetzt wurden, nur vorbereiten und zusammenfassen. Diese Treffen sind orange. 

Zeigen Sie Ihren Zeitplan an

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Workspaces > Vertrieb.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplan.

• Um die Ansicht zu ändern, klicken Sie oben links auf Heute , um zum heutigen Datum zu gehen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Woche, um Tag, Woche oder Monat auszuwählen.

• Um zu ändern, welche Kalender-Events angezeigt werden, klicken Sie oben links auf Schlüssel und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Event-Typen, die angezeigt werden sollen.

• Um Wochenenden im Zeitplan auszublenden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Wochenenden ausblenden.

• Um die Zeitzone zu aktualisieren, klicken Sie auf die Zeitzone und wählen Sie dann eine Option aus.

• Um die vollständigen Details eines Meetings, einschließlich virtueller Meetinglinks, anzuzeigen, klicken Sie auf das Event .

Besprechungsaktionen überprüfen

Überprüfen Sie eine Liste von Meetings, die auf eine Aktion warten, wie z.B. Meeting-Ergebnisse und Möglichkeiten zur Nachbereitung. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Workspaces > Vertrieb.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplan.
• Klicken Sie auf der linken Seite, um die einzelnen Abschnitte zu erweitern. 

• Klicken Sie im Abschnitt "Bevorstehende Meetings " auf den Titel des Meetings , um Details zu Ihren bevorstehenden Meetings anzuzeigen, damit Sie sich darauf vorbereiten können.
• Verwenden Sie im Abschnitt Warten auf Meeting-Ergebnisse das Dropdown-Menü Meeting-Ergebnisse und wählen Sie ein Ergebnis aus. Wenn nach dem Festlegen eines Meeting-Ergebnisses weitere Folgeaktionen für das Meeting erforderlich sind, werden diese im Abschnitt "Follow-up-Möglichkeiten" angezeigt.
• Im Abschnitt Follow-up-Opportunitys können Sie auf das Dropdown-Menü Meeting-Ergebnis klicken und ein Ergebnis auswählen. Sie können auch auf das email E-Mail-Symbol oder das descriptionBeschreibungssymbol klicken. Sie werden dann weitergeleitet, damit Sie nach Meetings erneut Kontakt aufnehmen und die Aktion abschließen können.

Vorbereiten von Sitzungen

Überprüfen der vorgeschlagenen Aktivitäten und der Teilnehmerinformationen zur Vorbereitung eines Treffens:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Workspaces > Vertrieb.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplan.
• Klicken Sie auf das bevorstehende Meeting, auf das Sie sich vorbereiten möchten. Klicken Sie dann in dem Pop-up-Fenster auf Prepare.

• Überprüfen Sie im Bereich Informationen Ihre Meeting-Teilnehmer und alle mit diesen Kontakten verknüpften Deals.
  • Klicken Sie auf den Kontaktnamen , um Details zu den eingeladenen Personen zu überprüfen. 
  • Klicken Sie auf den Deal-Namen , um Details zu den mit einem Kontakt verknüpften Deals einzusehen. 
  • Klicken Sie auf den Abschnitt Teamnotizen , um Notizen einzugeben. Um eine Benachrichtigung an ein anderes Teammitglied zu senden, geben Sie @ gefolgt von dem Namen des Benutzers  ein. Geben Sie Ihre Notiz ein, und klicken Sie dann auf Speichern als.
  • Klicken Sie auf Meeting beitreten, um Ihren Videokonferenz-Link zu starten, falls einer in der Besprechung enthalten ist.
• Im Abschnitt Bereiten Sie sich auf Ihre Besprechung vor finden Sie eine Liste mit Top-Empfehlungen für Sie, die Sie vor der Besprechung erledigen sollten, z. B. die Überprüfung von Datensätzen, Conversations und Notizen sowie die Nachbereitung von Teilnehmern, die die Einladung nicht angenommen haben.
  • Um eine Aktion auszuführen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aktivität und klicken Sie auf die Aktion . Wenn die vorgeschlagene Aktivität zum Beispiel "Studieren Sie das Unternehmen Ihres Kunden mit Copilot" lautet, sollten Sie den Mauszeiger über die Aktion bewegen und auf Unternehmen recherchieren klicken.
  • Um eine Aktivität abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen  links neben der vorgeschlagenen Aktivität.
  • Um einen Überblick über Ihren Interessenten zu erhalten, klicken Sie auf Insights. In der rechten Leiste können Sie Zusammenfassungen der letzten Kommunikation wie Aufrufe und E-Mails, Website-Besuche und Unternehmensdetails einsehen. Der Abschnitt Übersicht enthält Top-Empfehlungen für Sie, die Sie vor Ihrem Treffen berücksichtigen sollten.
  

• Um das Fenster für die Meeting-Vorbereitung zu verlassen und zu Ihrem Zeitplan zurückzukehren, klicken Sie auf X.

Nachbereitung der Sitzungen

Nach einer Besprechung nachhaken:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Workspaces > Vertrieb.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitplan.
• Klicken Sie auf das letzte Meeting, für das Sie ein Follow-up durchführen möchten. Klicken Sie dann im Dialogfeld auf Follow-up.

• Im Bereich Meeting-Informationen können Sie Ihre Meeting-Teilnehmer überprüfen.
  • Klicken Sie auf den Abschnitt Meeting-Zusammenfassung , um ihn zu erweitern. Dieser ist verfügbar, wenn Sie den Anruf von HubSpot aus getätigt haben, oder mit Zoom, wenn Sie Zoom-Aufzeichnungen synchronisieren. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden, aber Sie können das Textfeld Notizen unten verwenden, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Um die vollständigen Abschriften und die Aufzeichnung einzusehen, klicken Sie auf Abschriften anzeigen oder Aufzeichnung ansehen. 
  • Wenn Sie auf Abschriften anzeigen klicken, können Sie Feedback zur Zusammenfassung des Aufrufs geben.

• • Klicken Sie hier, um den Bereich Teamnotizen zu erweitern und Notizen hinzuzufügen. Um eine Benachrichtigung an ein anderes Teammitglied zu senden, geben Sie @ gefolgt von dem Namen des Benutzers  ein. Geben Sie Ihre Notiz ein, und klicken Sie dann auf Speichern als. 
• Unter Nachbereitung der Besprechung finden Sie eine Liste mit Vorschlägen für Aktivitäten, die Sie nach der Besprechung durchführen können, z. B. eine Follow-up-E-Mail senden und Ihre Besprechungsnotizen aktualisieren.
  • Um eine Aktion durchzuführen, klicken Sie auf den Link am Ende jeder vorgeschlagenen Aktivität. Klicken Sie zum Beispiel für eine Aktivität mit dem Titel "Eine Follow-up-E-Mail an diesen Kontakt senden" auf Eine Follow-up-E-Mail senden. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in das Sie Ihre Top-Empfehlungen für Sie eintragen können. Alternativ können Sie, wenn Sie Besprechungszusammenfassungen verwenden, auf klicken, um eine Follow-up-E-Mail zu generieren. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit einer KI-generierten E-Mail, die Sie überprüfen können.
  • Um eine Aktivität abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen  links neben der vorgeschlagenen Aktivität.
  • Um einen Überblick über Ihren Interessenten zu erhalten, klicken Sie auf Insights. In der rechten Leiste können Sie Zusammenfassungen der letzten Kommunikation wie Aufrufe und E-Mails, Website-Besuche und Unternehmensdetails einsehen. Der Abschnitt Übersicht enthält Top-Empfehlungen für Sie, die Sie vor Ihrem Treffen berücksichtigen sollten.
  • Um einen Chat mit Copilot zu öffnen, klicken Sie auf Copilot.

• Auf der rechten Seite können Sie Details über Ihren Interessenten einsehen.
  • Klicken Sie auf Datensatz anzeigen in, um den Datensatz des Interessenten zu öffnen
  • Klicken Sie auf die Registerkarten Über, Notizen und Assoziationen, um weitere Details über Ihren Interessenten zu erfahren. 

• Um das Vorbereitungsfenster für Meetings zu verlassen und zu Ihrem Zeitplan zurückzukehren, klicken Sie oben rechts auf X .