Utilizzare l'assistente alle riunioni nell'area di lavoro delle vendite

La scheda Pianificazione è una vista di sola lettura degli eventi del calendario collegati e di tutte le attività nell'area di lavoro delle vendite. Questa scheda aiuta a pianificare il carico di lavoro. Ad esempio, se si è fuori ufficio per una settimana, ma in quella settimana sono previste attività o riunioni, la scheda Pianificazione consente di vedere i conflitti.

I rappresentanti possono usare l'Assistente riunioni nella scheda Pianificazione per prepararsi alle riunioni e per seguire il follow-up dopo le riunioni. L'Assistente riunioni fornisce informazioni dettagliate sui partecipanti alle riunioni, suggerisce attività da svolgere prima e dopo le riunioni e fornisce riepiloghi generati dall'intelligenza artificiale.

È possibile preparare e riepilogare solo le riunioni programmate con almeno un contatto (non interno). Queste riunioni sono di colore arancione.

Visualizza la tua agenda

• Nel tuo account HubSpot, passa a Aree di lavoro > Vendite.
• Fare clic sulla scheda Programma.

• Per cambiare la visualizzazione, in alto a sinistra fare clic su Oggi per visualizzare la data odierna. Fare clic sul menu a discesa Settimana per selezionare Giorno, Settimana o Mese.

• Per modificare la visualizzazione degli eventi del calendario, in alto a sinistra fare clic su Chiave, quindi selezionare le caselle di controllo accanto ai tipi di eventi che si desidera visualizzare.

• Per nascondere i fine settimana nell'agenda, fare clic sulla casella di controllo accanto a Nascondi fine settimana.

• Per aggiornare il fuso orario, fare clic sul fuso orario e selezionare un'opzione.

• Per visualizzare i dettagli completi di una riunione, compresi i collegamenti alle riunioni virtuali, fare clic sull'evento.

Rivedere le azioni della riunione

Esaminare un elenco di riunioni in attesa di un'azione, come ad esempio i risultati della riunione e le opportunità di follow-up.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Aree di lavoro > Vendite.
• Fare clic sulla scheda Programma.
• A sinistra, fare clic per espandere ogni sezione.

• Nella sezione Riunioni imminenti, fare clic sul titolo della riunione per visualizzare i dettagli delle riunioni imminenti, in modo da potersi preparare.
• Nella sezione Esiti delle riunioni in attesa , utilizzare il menu a discesa Esito della riunione e selezionare un esito. Dopo aver impostato un esito della riunione, se sono necessarie ulteriori azioni di follow-up per la riunione, queste appariranno nella sezione Opportunità di follow-up.
• Nella sezione Opportunità di follow-up , è possibile fare clic sul menu a tendina Esito della riunione e selezionare un esito. È anche possibile fare clic sull'icona dell'e-mail email o sull'icona della descrizione description, per essere reindirizzati a seguire le riunioni e completare l'azione.

Preparare le riunioni

Per rivedere le attività suggerite e le informazioni sui partecipanti per prepararsi a una riunione:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Aree di lavoro > Vendite.
• Fare clic sulla scheda Programma.
• Fare clic sulla riunione imminente per la quale ci si vuole preparare. Quindi, nel riquadro a comparsa, fare clic su Prepara.

• Nella sezione Informazioni, esaminare i partecipanti alla riunione e gli accordi associati a tali contatti.
  • Fare clic sul nome del contatto per visualizzare i dettagli sugli invitati alla riunione.
  • Fare clic sul nome dell'accordo per esaminare i dettagli degli accordi associati a un contatto.
  • Fare clic sullasezione Note del team per inserire le note. Per inviare una notifica a un altro membro del team, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Inserire la nota, quindi fare clic su Salva.
  • Fare clic su Partecipa alla riunione per avviare il collegamento alla videoconferenza, se questa è inclusa nella riunione.
• Nella sezione Prepararsi alla riunione , è presente un elenco di attività suggerite da completare prima della riunione, come la revisione di registri, conversazioni e note e il follow-up dei partecipanti che non hanno accettato l'invito.
  • Per agire, passare il mouse sull'attività e fare clic sull'azione. Ad esempio, se l'attività suggerita dice "Studia l'azienda del tuo cliente con Copilot", devi passare il mouse sull'azione e fare clic su Ricerca azienda.
  • Per completare un'attività, fare clic sul segno di spunta a sinistra dell'attività suggerita.
  • Per generare una panoramica del vostro prospect, fate clic su Approfondimenti. Nel pannello di destra, si possono esaminare i riepiloghi delle comunicazioni recenti, come le chiamate e le e-mail, le visite al sito web e i dettagli dell'azienda. La sezione Panoramica includerà i punti dolenti e le opportunità da considerare prima dell'incontro.
  

• Per uscire dalla finestra di preparazione della riunione e tornare alla propria agenda, fare clic su X.

Follow-up dopo le riunioni

Per dare seguito a una riunione:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Aree di lavoro > Vendite.
• Fare clic sulla scheda Programma.
• Fare clic sulla riunione passata che si desidera seguire. Quindi, nella finestra di dialogo, fare clic su Follow-up.

• Nella sezione Informazioni sulla riunione, esaminare i partecipanti alla riunione.
  • Fare clic per espandere la sezione Riepilogo riunione, disponibile se la chiamata è stata effettuata da HubSpot o con Zoom se si stanno sincronizzando le registrazioni di Zoom. Questo campo non è modificabile, ma è possibile utilizzare la casella di testo Note per aggiungere ulteriori informazioni. Per rivedere le trascrizioni complete e la registrazione, fare clic su Visualizza trascrizioni o Rivedi registrazione.
  • Se si fa clic su Visualizza trascrizioni, è possibile fornire un feedback sul riepilogo della chiamata.

• • Fare clic per espandere lasezione Note del team per aggiungere note. Per inviare una notifica a un altro membro del team, digitare @ seguito dal nome dell'utente. Inserire la nota, quindi fare clic su Salva.
• Nella sezione Seguito della riunione , è presente un elenco di attività suggerite da completare dopo la riunione, come l'invio di un'e-mail di follow-up e l'aggiornamento delle note della riunione.
  • Per agire, fare clic sul link alla fine di ogni attività suggerita. Ad esempio, per un'attività intitolata "Invia un'e-mail di follow-up a questo contatto", fare clic su Invia un'e-mail di follow-up. Si aprirà una finestra di pop-up per scrivere l'e-mail. In alternativa, se si utilizzano i riepiloghi delle riunioni, è possibile fare clic su Genera un'e-mail di follow-up. Si aprirà una finestra di pop-up con un'e-mail generata dall'intelligenza artificiale da rivedere.
  • Per completare un'attività, fare clic sul segno di spunta a sinistra dell'attività suggerita.
  • Per generare una panoramica del prospect, fare clic su Approfondimenti. Nel pannello di destra si possono esaminare i riepiloghi delle comunicazioni recenti, come le chiamate e le e-mail, le visite al sito web e i dettagli dell'azienda. La sezione Panoramica includerà i punti dolenti e le opportunità da considerare prima dell'incontro.
  • Per aprire una chat con Copilot, fare clic su Copilot.

• A destra, visualizzare i dettagli del potenziale cliente.
  • Fare clic su Visualizza record per aprire il record del contatto del potenziale cliente.
  • Fare clic sulle schede Informazioni, Note e Associazioni per esaminare ulteriori dettagli sul prospect.

• Per uscire dalla finestra di preparazione della riunione e tornare alla propria agenda, fare clic sulla X in alto a destra.