Dernière mise à jour: septembre 26, 2024
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Dans l'espace de travail commercial (BETA), les commerciaux peuvent utiliser l'assistant de réunion pour préparer les réunions et assurer le suivi après les réunions. L'assistant de réunion fournit des informations détaillées sur les participants à vos réunions, vous propose des activités avant et après les réunions et fournit des résumés générés par l'IA.
Vous ne pouvez préparer et récapituler que les réunions prévues avec au moins un contact. Ces réunions sont de couleur orange. Pour n'afficher que les réunions de vos contacts, utilisez la touche dans le panneau de gauche pour désélectionner Événements du calendrier et Toutes les tâches, ce qui masquera ces types d'événements.
Examiner les actions de la réunion
Examinez la liste des réunions qui attendent une action, comme les résultats de la réunion et les possibilités de suivi.
- Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Workspaces > Sales.
- Cliquez sur l'onglet Schedule.
- Sur la gauche, cliquez pour développer chaque section.
- Dans la section Résultats des réunions en attente , utilisez le menu déroulant résultats des réunions et sélectionnez un résultat . Après avoir défini le résultat d'une réunion, si des actions de suivi supplémentaires sont nécessaires pour la réunion, elles apparaîtront dans la section Opportunités de suivi.
- Dans la section Opportunités de suivi , vous pouvez effectuer une action de suivi en cliquant sur l'icône e-mail ou sur l'icône description.
Préparer les réunions
Examiner les activités proposées et les informations sur les participants pour préparer une réunion :
- Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Workspaces > Sales.
- Cliquez sur l'onglet Schedule.
- Cliquez sur la réunion à venir pour laquelle vous souhaitez vous préparer. Ensuite, dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Préparer.
- Dans la section Information, passez en revue les participants à vos réunions et les transactions associées à ces contacts.
- Cliquez sur le nom du contact pour consulter les détails concernant les invités à la réunion.
- Cliquez sur le nom de la transaction pour consulter les détails des transactions associées à un contact.
- Cliquez sur les notes de l'équipe section pour saisir des notes. Pour envoyer une notification à un autre membre de l'équipe, tapez @ suivi du nom de l'utilisateur . Saisissez votre note , puis cliquez sur Save.
- Cliquez sur Join meeting pour lancer votre lien de vidéoconférence s'il est inclus dans la réunion.
- Dans la section Préparez votre réunion , vous trouverez une liste d'activités suggérées à réaliser avant votre réunion, telles que l'examen des dossiers, des conversations et des notes et le suivi des participants qui n'ont pas accepté l'invitation.
- Pour agir, survolez l'activité et cliquez sur l'action . Par exemple, si l'activité suggérée indique "Étudiez l'entreprise de votre client avec Copilot", vous devez survoler l'action et cliquer sur Recherche sur l'entreprise.
- Pour terminer une activité, cliquez sur la coche à gauche de l'activité proposée.
- Pour obtenir une vue d'ensemble de votre prospect, cliquez sur Insights. Dans le panneau de droite, passez en revue les résumés des communications récentes telles que les appels et les e-mails, les visites de sites web et les coordonnées de l'entreprise. La section Overview comprendra des suggestions de points problématiques et d'opportunités à prendre en compte avant votre réunion.
- Pour quitter la fenêtre de préparation de la réunion et revenir à votre emploi du temps, cliquez sur X.
Suivi après les réunions
Assurer le suivi d'une réunion :
- Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Workspaces > Sales.
- Cliquez sur l'onglet Schedule.
- Cliquez sur la réunion passée pour laquelle vous souhaitez effectuer un suivi. Ensuite, dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Follow-up.
- Dans la section Meeting information, passez en revue les participants à la réunion.
- Cliquez pour développer la section Résumé de la réunion. Ce champ n'est pas modifiable, mais vous pouvez utiliser la zone de texte Notes ci-dessous pour ajouter des informations supplémentaires. Pour consulter les transcriptions complètes et l'enregistrement, cliquez sur Voir les transcriptions ou Revoir l'enregistrement.
- Si vous cliquez sur Voir les transcriptions, vous pouvez donner votre avis sur le résumé de l'appel .
Veuillez noter que les résumés des réunions de l'assistant AI s'appuient sur les résumés des appels de l'assistant AI . Pour utiliser les résumés de réunion de l'assistant AI, vous devez :
- Activez AI Assistant et cochez la case Customer analysis.
- Activez l'enregistrement des appels dans les paramètres de votre compte, activez transcription et analyse, et cochez la case Autoriser l'enregistrement des appels .
- Passez un appel téléphonique à partir d'un numéro fourni par HubSpot dans les deux minutes qui suivent l'heure de début de la réunion. Par défaut, associations automatiques sera activé dans vos paramètres d'appel, et l'appel téléphonique sera automatiquement associé à la réunion. Si vous avez désactivé les associations automatiques, vous pouvez associer manuellement l'appel à la réunion.
-
- Cliquez pour développer les notes de l'équipe section pour ajouter des notes. Pour envoyer une notification à un autre membre de l'équipe, tapez @ suivi du nom de l'utilisateur . Saisissez votre note , puis cliquez sur Save.
- Dans la section Follow up on your meeting , vous trouverez une liste d'activités suggérées à réaliser après votre réunion, telles que l'envoi d'un e-mail de suivi et la mise à jour de vos notes de réunion.
- Pour agir, cliquez sur le lien à la fin de chaque activité proposée. Par exemple, pour une activité intitulée "Envoyer un e-mail de suivi à ce contact", cliquez sur Envoyer un e-mail de suivi. Une fenêtre pop-up s'ouvre pour vous permettre de rédiger votre "e-mail". Si vous utilisez les résumés de réunion , vous pouvez également cliquer sur Générer un e-mail de suivi. Une fenêtre pop-up s'ouvre avec un "e-mail" généré par l'IA que vous pouvez consulter.
- Pour terminer une activité, cliquez sur la coche à gauche de l'activité proposée.
- Pour obtenir une vue d'ensemble de votre prospect, cliquez sur Insights. Dans le panneau de droite, passez en revue les résumés des communications récentes telles que les appels et les e-mails, les visites de sites web et les coordonnées de l'entreprise. La section Overview comprendra des suggestions de points problématiques et d'opportunités à prendre en compte avant votre réunion.
- Pour ouvrir un chat avec Copilote, cliquez sur Copilote.
- Sur la droite, vous pouvez consulter les détails de votre prospect.
- Cliquez sur View record pour ouvrir la fiche de contact du prospect
- Cliquez sur les onglets About, Notes, et Associations pour obtenir plus de détails sur votre prospect.
- Pour quitter la fenêtre de préparation de la réunion et revenir à votre emploi du temps, cliquez sur Fermer.
