Utiliser l’assistant de réunion dans l’espace de travail de Sales Hub

L’onglet Planifier est une vue en lecture seule des événements de votre calendrier connecté et de toutes les tâches dans l’espace de travail de vente. Cet onglet vous aidera à planifier votre charge de travail. Par exemple, si vous devez vous absenter du bureau pendant une semaine, mais que vous avez des tâches ou des réunions planifiées cette semaine-là, vous pourrez voir les conflits dans l’onglet Planification.

Vous pouvez utiliser l’assistant de réunion disponible dans l’onglet Planification pour préparer réunions et effectuer un suivi après réunions. L'assistant de réunion fournit des informations détaillées sur les participants à vos réunions, vous propose des activités avant et après les réunions et fournit des résumés générés par l'IA.

Vous pouvez uniquement préparer et récapituler les réunions planifiées avec au moins un contact (non interne). Ces réunions sont de couleur orange. 

Consulter votre horaire

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Espaces de travail > Ventes.
• Cliquez sur l'onglet Schedule.

• Pour changer de vue, dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur Aujourd’hui pour accéder à la date d’aujourd’hui. Cliquez sur le menu déroulant Semaine pour sélectionner Jour, Semaine ou Mois.

• Pour modifier les événements du calendrier à afficher, dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur Clé, puis sélectionnez les cases à cocher à côté des types d’événements que vous souhaitez afficher.

• Pour masquer les week-ends sur le calendrier, cliquez sur la case à cocher à côté de Masquer les week-ends.

• Pour mettre à jour le fuseau horaire, cliquez sur le fuseau horaire, puis sélectionnez une option.

• Pour afficher tous les détails d’une réunion, y compris les liens de réunion virtuelle, cliquez sur l’événement.

Examiner les actions de la réunion

Examinez la liste des réunions qui attendent une action, comme les résultats de la réunion et les possibilités de suivi. 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Espaces de travail > Ventes.
• Cliquez sur l'onglet Schedule.
• Sur la gauche, cliquez pour développer chaque section. 

• Dans la section réunions à venir , cliquez sur le titre de la réunion pour afficher les détails de vos réunions à venir et vous y préparer.
• Dans la section Résultats des réunions en attente , utilisez le menu déroulant résultats des réunions et sélectionnez un résultat . Après avoir défini le résultat d’une réunion, si d’autres actions de suivi sont nécessaires pendant la réunion, elles apparaîtront dans la section Opportunités de suivi.
• Dans la section Opportunités de suivi , vous pouvez cliquer sur le menu déroulant Résultat de la réunion et sélectionner un résultat. Vous pouvez également cliquer sur l’icône email d’e-mail ou l’icône descriptionde description. Vous serez redirigé afin de pouvoir assurer le suivi après les réunions et terminer l’action.

Préparer les réunions

Examiner les activités proposées et les informations sur les participants pour préparer une réunion :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Espaces de travail > Ventes.
• Cliquez sur l'onglet Schedule.
• Cliquez sur la réunion à venir que vous souhaitez préparer. Ensuite, dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Préparer.

• Dans la section Information, passez en revue les participants à vos réunions et les transactions associées à ces contacts.
  • Cliquez sur le nom du contact pour consulter les détails concernant les invités à la réunion. 
  • Cliquez sur le nom de la transaction pour consulter les détails des transactions associées à un contact. 
  • Cliquez sur les notes de l'équipe section pour saisir des notes. Pour envoyer une notification à un autre membre de l'équipe, tapez @ suivi du nom de l'utilisateur . Saisissez votre note , puis cliquez sur Save.
  • Cliquez sur Join meeting pour lancer votre lien de vidéoconférence s'il est inclus dans la réunion.
• Dans la section Préparez votre réunion , vous trouverez une liste d'activités suggérées à réaliser avant votre réunion, telles que l'examen des dossiers, des conversations et des notes et le suivi des participants qui n'ont pas accepté l'invitation.
  • Pour agir, survolez l'activité et cliquez sur l'action . Par exemple, si l'activité suggérée indique "Étudiez l'entreprise de votre client avec Copilot", vous devez survoler l'action et cliquer sur Recherche sur l'entreprise.
  • Pour terminer une activité, cliquez sur la coche  à gauche de l'activité proposée.
  • Pour obtenir une vue d'ensemble de votre prospect, cliquez sur Insights. Dans le panneau de droite, passez en revue les résumés des communications récentes telles que les appels et les e-mails, les visites de sites web et les coordonnées de l'entreprise. La section Overview comprendra des suggestions de points problématiques et d'opportunités à prendre en compte avant votre réunion.
  

• Pour quitter la fenêtre de préparation de la réunion et revenir à votre emploi du temps, cliquez sur X.

Suivi après les réunions

Assurer le suivi d'une réunion :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Espaces de travail > Ventes.
• Cliquez sur l'onglet Schedule.
• Cliquez sur la réunion passée dont vous souhaitez effectuer le suivi. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Suivi.

• Dans la section Meeting information, passez en revue les participants à la réunion.
  • Cliquez pour développer la section Récapitulatif de la réunion, qui est disponible si vous avez passé l’appel depuis HubSpot ou avec Zoom si vous synchronisez les enregistrements Zoom. Ce champ n'est pas modifiable, mais vous pouvez utiliser la zone de texte Notes ci-dessous pour ajouter des informations supplémentaires. Pour consulter les transcriptions complètes et l'enregistrement, cliquez sur Voir les transcriptions ou Revoir l'enregistrement. 
  • Si vous cliquez sur Voir les transcriptions, vous pouvez donner votre avis sur le résumé de l'appel .

• • Cliquez pour développer les notes de l'équipe section pour ajouter des notes. Pour envoyer une notification à un autre membre de l'équipe, tapez @ suivi du nom de l'utilisateur . Saisissez votre note , puis cliquez sur Save. 
• Dans la section Follow up on your meeting , vous trouverez une liste d'activités suggérées à réaliser après votre réunion, telles que l'envoi d'un e-mail de suivi et la mise à jour de vos notes de réunion.
  • Pour agir, cliquez sur le lien à la fin de chaque activité proposée. Par exemple, pour une activité intitulée "Envoyer un e-mail de suivi à ce contact", cliquez sur Envoyer un e-mail de suivi. Une fenêtre pop-up s'ouvre pour vous permettre de rédiger votre "e-mail". Si vous utilisez les résumés de réunion , vous pouvez également cliquer sur Générer un e-mail de suivi. Une fenêtre pop-up s'ouvre avec un "e-mail" généré par l'IA que vous pouvez consulter.
  • Pour terminer une activité, cliquez sur la coche  à gauche de l'activité proposée.
  • Pour obtenir une vue d'ensemble de votre prospect, cliquez sur Insights. Dans le panneau de droite, passez en revue les résumés des communications récentes telles que les appels et les e-mails, les visites de sites web et les coordonnées de l'entreprise. La section Overview comprendra des suggestions de points problématiques et d'opportunités à prendre en compte avant votre réunion.
  • Pour ouvrir une conversation avec Copilot, cliquez sur Copilot.

• Sur la droite, vous pouvez consulter les détails de votre prospect.
  • Cliquez sur View record pour ouvrir la fiche de contact du prospect
  • Cliquez sur les onglets About, Notes, et Associations pour obtenir plus de détails sur votre prospect. 

• Pour quitter la fenêtre de préparation de la réunion et revenir à votre planning, cliquez sur X dans l’angle supérieur droit.