Utilice el asistente para reuniones en el espacio de ventas

La pestaña Programación es una vista de sólo lectura de los eventos de calendario conectados y de todas las tareas del espacio de ventas. Esta pestaña te ayudará a planificar tu carga de trabajo. Por ejemplo, si va a estar fuera de la oficina durante una semana, pero tiene tareas o reuniones programadas para esa semana, podrá ver los conflictos en la pestaña Programación.

Los representantes de ventas pueden utilizar el asistente de reuniones de la pestaña Programar para preparar las reuniones y hacer un seguimiento después de las mismas. El asistente de reuniones proporciona información detallada sobre los asistentes a sus reuniones, le sugiere actividades antes y después de las reuniones y le ofrece resúmenes generados por IA.

Sólo puede preparar y recapitular las reuniones programadas con al menos un contacto (no interno). Estas reuniones son de color naranja. 

Ver su horario

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Ventas.
• Haga clic en la pestaña Schedule.

• Para cambiar la vista, en la parte superior izquierda, haz clic en Hoy para ir a la fecha de hoy. Haga clic en el menú desplegable Semana para seleccionar Día, Semana o Mes.

• Para cambiar los eventos del calendario que se muestran, en la parte superior izquierda haga clic en Tecla y, a continuación, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los tipos de eventos que desea que se muestren.

• Para ocultar los fines de semana en el horario, haga clic en la casilla de verificación situada junto a Ocultar fines de semana.

• Para actualizar la zona horaria, haga clic en la zona horaria y seleccione una opción.

• Para ver todos los detalles de una reunión, incluidos los enlaces a las reuniones virtuales, haga clic en el evento.

Revisar las acciones de la reunión

Revise una lista de reuniones que están a la espera de una acción, como los resultados de la reunión y las oportunidades de seguimiento. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Ventas.
• Haga clic en la pestaña Schedule.
• A la izquierda, haga clic para ampliar cada sección. 

• En la sección Próximas reuniones , haga clic en el título de la reunión para ver los detalles sobre sus próximas reuniones y poder prepararse para ellas.
• En la sección Resultados de la reunión pendientes utilice el menú desplegable resultado de la reunión y seleccione un resultado. Una vez ajustado el resultado de una reunión, si es necesario realizar acciones de seguimiento adicionales, éstas aparecerán en la sección Oportunidades de seguimiento.
• En la sección Oportunidades de seguimiento , puede hacer clic en el menú desplegable Resultado de la reunión y seleccionar un resultado. También puede hacer clic en el icono email icono de correo electrónico o el icono descriptionicono de descripción, entonces se le redireccionará para que pueda hacer el seguimiento después de las reuniones y completar la acción.

Preparar las reuniones

Repasar las actividades propuestas y revisar la información de los asistentes para preparar una reunión:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Ventas.
• Haga clic en la pestaña Schedule.
• Haga clic en la próxima reunión para la que desea prepararse. A continuación, en el cuadro emergente, haga clic en Prepare.

• En la sección Information, revise los asistentes a sus reuniones y los acuerdos asociados a esos contactos.
  • Haga clic en el nombre del contacto de para revisar los detalles sobre los invitados a la reunión. 
  • Haga clic en el nombre de la operación para consultar los detalles de las operaciones asociadas a un contacto. 
  • Haga clic en Notas del equipo sección para introducir notas. Para enviar una notificación a otro miembro del equipo, escriba @ seguido del nombre del usuario . Introduzca su nota, y haga clic en Guardar.
  • Haga clic en Unirse a la reunión para iniciar su enlace de videoconferencia si se incluye uno en la reunión.
• En la sección Prepárese para la reunión , encontrará una lista de actividades sugeridas que deberá realizar antes de la reunión, como revisar los registros, las conversaciones y las notas, y realizar un seguimiento de los asistentes que no hayan aceptado la invitación.
  • Para actuar, pase el ratón por encima de la actividad y haga clic en la acción . Por ejemplo, si la actividad sugerida dice "Estudie la empresa de su cliente con Copilot", debe pasar el ratón por encima de la acción y hacer clic en Investigar la empresa.
  • Para completar una actividad, haga clic en la marca de verificación  a la izquierda de la actividad sugerida.
  • Para generar una visión general de su prospecto, haga clic en Insights. En el panel derecho, revise los resúmenes de comunicaciones recientes, como llamadas y correos electrónicos, visitas al sitio web y datos de la empresa. La sección Overview incluirá sugerencias sobre los puntos débiles y las oportunidades que debe tener en cuenta antes de la reunión.
  

• Para salir de la ventana de preparación de la reunión y volver a la programación, haga clic en X.

Seguimiento tras las reuniones

Para hacer un seguimiento después de una reunión:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Ventas.
• Haga clic en la pestaña Schedule.
• Haga clic en la reunión anterior de la que desee hacer un seguimiento. A continuación, en el cuadro de diálogo, haga clic en Seguimiento.

• En la sección Información de la reunión, revise los asistentes a su reunión.
  • Haz clic para ampliar la sección Resumen de la reunión , que está disponible si realizaste la llamada desde HubSpot o con Zoom si estás sincronizando las grabaciones de Zoom. Este campo no es editable, pero puede utilizar el cuadro de texto Notas que aparece a continuación para añadir información adicional. Para consultar las transcripciones completas y la grabación, haga clic en Ver transcripciones o Consultar grabación. 
  • Si hace clic en Ver transcripciones, podrá dar su opinión sobre el resumen de la convocatoria .

• • Haga clic para ampliar la sección Notas del equipo para añadir notas. Para enviar una notificación a otro miembro del equipo, escriba @ seguido del nombre del usuario . Introduzca su nota, y haga clic en Guardar. 
• En la sección Seguimiento de la reunión , encontrará una lista de actividades sugeridas que deberá realizar después de la reunión, como enviar un correo electrónico de seguimiento y actualizar las notas de la reunión.
  • Para pasar a la acción, haga clic en el enlace al final de cada actividad sugerida. Por ejemplo, para una actividad titulada "Enviar un correo electrónico de seguimiento a este contacto", haz clic en Enviar un correo electrónico de seguimiento. Se abrirá un cuadro emergente para que escribas tu correo electrónico. Alternativamente, si utiliza resúmenes de reuniones, puede hacer clic en Generar un correo electrónico de seguimiento. Se abrirá un cuadro emergente con un correo electrónico generado por la IA para que lo revises.
  • Para completar una actividad, haga clic en la marca de verificación  a la izquierda de la actividad sugerida.
  • Para generar una visión general de su prospecto, haga clic en Insights. En el panel derecho, revise los resúmenes de comunicaciones recientes, como llamadas y correos electrónicos, visitas al sitio web y datos de la empresa. La sección Overview incluirá sugerencias sobre los puntos débiles y las oportunidades que debe tener en cuenta antes de la reunión.
  • Para abrir un chat con Copilot, haga clic en Copilot.

• A la derecha, vea los detalles sobre su cliente potencial.
  • Haga clic en Ver registro para abrir el registro de contacto del cliente potencial
  • Haga clic en las pestañas Acerca de, Notas, y Asociaciones para revisar más detalles sobre su prospecto. 

• Para salir de la ventana de preparación de reuniones y volver a su agenda, haga clic en la X de la parte superior derecha.