Utilizar el asistente para reuniones en el espacio de trabajo de prospección (BETA)

En el espacio de ventas, los representantes pueden utilizar el asistente de reuniones para prepararlas y hacer un seguimiento después de ellas. El asistente de reuniones proporciona información detallada sobre los asistentes a sus reuniones, le sugiere actividades antes y después de las reuniones y le ofrece resúmenes generados por IA.

Sólo puede preparar y recapitular las reuniones programadas con al menos un contacto. Estas reuniones son de color naranja. Para ver sólo las reuniones de sus contactos, utilice la tecla del panel izquierdo para deseleccionar Eventos del calendario y Todas las tareas, lo que ocultará esos tipos de eventos.

Revisar las acciones de la reunión

Revise una lista de reuniones que están a la espera de una acción, como los resultados de la reunión y las oportunidades de seguimiento. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Ventas.
• Haga clic en la pestaña Schedule.
• A la izquierda, haga clic para ampliar cada sección. 

• En la sección Resultados de la reunión pendientes utilice el menú desplegable resultado de la reunión y seleccione un resultado. Después de establecer el resultado de una reunión, si hay acciones de seguimiento adicionales necesarias para la reunión, aparecerán en la sección Oportunidades de seguimiento.
• En la sección Oportunidades de seguimiento , puede realizar una acción de seguimiento haciendo clic en el icono de correo electrónico email o en el icono de descripción description.  

Preparar las reuniones

Repasar las actividades propuestas y revisar la información de los asistentes para preparar una reunión:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Ventas.
• Haga clic en la pestaña Schedule.
• Haga clic en la próxima reunión para la que desea prepararse. A continuación, en el cuadro emergente, haga clic en Prepare.

• En la sección Information, revise los asistentes a sus reuniones y los acuerdos asociados a esos contactos.
  • Haga clic en el nombre del contacto de para revisar los detalles sobre los invitados a la reunión. 
  • Haga clic en el nombre de la operación para consultar los detalles de las operaciones asociadas a un contacto. 
  • Haga clic en Notas del equipo sección para introducir notas. Para enviar una notificación a otro miembro del equipo, escriba @ seguido del nombre del usuario . Introduzca su nota, y haga clic en Guardar.
  • Haga clic en Unirse a la reunión para iniciar su enlace de videoconferencia si se incluye uno en la reunión.
• En la sección Prepárese para la reunión , encontrará una lista de actividades sugeridas que deberá realizar antes de la reunión, como revisar los registros, las conversaciones y las notas, y realizar un seguimiento de los asistentes que no hayan aceptado la invitación.
  • Para actuar, pase el ratón por encima de la actividad y haga clic en la acción . Por ejemplo, si la actividad sugerida dice "Estudie la empresa de su cliente con Copilot", debe pasar el ratón por encima de la acción y hacer clic en Investigar la empresa.
  • Para completar una actividad, haga clic en la marca de verificación  a la izquierda de la actividad sugerida.
  • Para generar una visión general de su prospecto, haga clic en Insights. En el panel derecho, revise los resúmenes de comunicaciones recientes, como llamadas y correos electrónicos, visitas al sitio web y datos de la empresa. La sección Overview incluirá sugerencias sobre los puntos débiles y las oportunidades que debe tener en cuenta antes de la reunión.
  

• Para salir de la ventana de preparación de la reunión y volver a la programación, haga clic en X.

Seguimiento tras las reuniones

Para hacer un seguimiento después de una reunión:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Ventas.
• Haga clic en la pestaña Schedule.
• Haga clic en la reunión anterior para la que desea realizar un seguimiento. A continuación, en el cuadro emergente, haga clic en Seguimiento.

• En la sección Información de la reunión, revise los asistentes a su reunión.
  • Haz clic para ampliar la sección Resumen de la reunión , que está disponible si realizaste la llamada desde HubSpot o con Zoom si estás sincronizando las grabaciones de Zoom. Este campo no es editable, pero puede utilizar el cuadro de texto Notas que aparece a continuación para añadir información adicional. Para consultar las transcripciones completas y la grabación, haga clic en Ver transcripciones o Consultar grabación. 
  • Si hace clic en Ver transcripciones, podrá dar su opinión sobre el resumen de la convocatoria .

• • Haga clic para ampliar la sección Notas del equipo para añadir notas. Para enviar una notificación a otro miembro del equipo, escriba @ seguido del nombre del usuario . Introduzca su nota, y haga clic en Guardar. 
• En la sección Seguimiento de la reunión , encontrará una lista de actividades sugeridas que deberá realizar después de la reunión, como enviar un correo electrónico de seguimiento y actualizar las notas de la reunión.
  • Para pasar a la acción, haga clic en el enlace al final de cada actividad sugerida. Por ejemplo, para una actividad titulada "Enviar un correo electrónico de seguimiento a este contacto", haz clic en Enviar un correo electrónico de seguimiento. Se abrirá un cuadro emergente para que escribas tu correo electrónico. Alternativamente, si utiliza resúmenes de reuniones, puede hacer clic en Generar un correo electrónico de seguimiento. Se abrirá un cuadro emergente con un correo electrónico generado por la IA para que lo revises.
  • Para completar una actividad, haga clic en la marca de verificación  a la izquierda de la actividad sugerida.
  • Para generar una visión general de su prospecto, haga clic en Insights. En el panel derecho, revise los resúmenes de comunicaciones recientes, como llamadas y correos electrónicos, visitas al sitio web y datos de la empresa. La sección Overview incluirá sugerencias sobre los puntos débiles y las oportunidades que debe tener en cuenta antes de la reunión.
  • Para abrir un chat con Copilot, haga clic en Copilot.

• A la derecha, vea los detalles sobre su cliente potencial.
  • Haga clic en Ver registro para abrir el registro de contacto del cliente potencial
  • Haga clic en las pestañas Acerca de, Notas, y Asociaciones para revisar más detalles sobre su prospecto. 

• Para salir de la ventana de preparación de la reunión y volver a la programación, haga clic en Cerrar.