Vergaderassistent gebruiken in de prospectie werkruimte (BETA)

Binnen de verkoopwerkruimten kunnen verkopers meeting assistant gebruiken om vergaderingen voor te bereiden en na vergaderingen op te volgen. Meeting assistant geeft gedetailleerde informatie over je deelnemers aan vergaderingen, stelt activiteiten voor voor en na vergaderingen en geeft door AI gegenereerde samenvattingen.

Je kunt alleen vergaderingen voorbereiden en samenvatten die met minstens één contactpersoon zijn gepland. Deze vergaderingen zijn oranje. Als je alleen de vergaderingen van je contactpersonen wilt bekijken, gebruik je de toets in het linkerpaneel om Agenda-evenementen en Alle taken te deselecteren.

Vergaderingen beoordelen

Bekijk een lijst met vergaderingen die nog op een actie wachten, zoals de resultaten van de vergadering en follow-upmogelijkheden.

• Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Sales.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik aan de linkerkant om elke sectie uit te vouwen.

• Gebruik het vergaderresultaat dropdown menu in de Wacht op resultaten sectie en selecteer een resultaat. Nadat u een resultaat van een vergadering hebt ingesteld, als er extra vervolgacties nodig zijn voor de vergadering, verschijnen deze in de sectieOpvolgingskansen.
• In de sectie Opvolgingskansen kunt u een opvolgingsactie uitvoeren door te klikken op het email e-mail icoon of het descriptionbeschrijvingsicoon.

Bereid vergaderingen voor

Voorgestelde activiteiten doornemen en informatie over deelnemers bekijken om een vergadering voor te bereiden:

• Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Sales.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op de vergadering die je wilt voorbereiden. Klik vervolgens in het pop-upvenster op Voorbereiden.

• Bekijk in het gedeelte Informatie de deelnemers aan uw vergadering en de deals die aan deze contactpersonen zijn gekoppeld.
  • Klik op de naam van de contactpersoon om details over de genodigden voor de vergadering te bekijken.
  • Klik op de naam van de deal om details te bekijken over deals die aan een contactpersoon zijn gekoppeld.
  • Klik op hetgedeelte Teamnotities om notities in te voeren. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typt u @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw notitie in en klik op Opslaan.
  • Klik op Deelnemen aan vergadering om uw videoconferentielink te starten als er een is opgenomen in de vergadering.
• In het gedeelte Bereid je vergadering voor vind je een lijst met voorgestelde activiteiten die je voorafgaand aan de vergadering moet uitvoeren, zoals het doornemen van records, gesprekken en notities en het opvolgen van deelnemers die de uitnodiging niet hebben geaccepteerd.
  • Om actie te ondernemen, beweeg je met de muis over de activiteit en klik je op de actie. Als de voorgestelde activiteit bijvoorbeeld "Onderzoek het bedrijf van je klant met Copilot" is, ga je met de muis over de actie en klik je op Onderzoek bedrijf.
  • Om een activiteit te voltooien, klik je op het vinkje links van de voorgestelde activiteit.
  • Om een overzicht van je prospect te genereren, klik je op Insights. In het rechterpaneel bekijkt u samenvattingen van recente communicatie zoals calls en e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens. In het gedeelte Overzicht staan suggesties voor pijnpunten en kansen die u kunt overwegen voordat u uw gesprek begint.
  

• Klik op X om het venster voor de voorbereiding van de vergadering te sluiten en terug te keren naar je agenda.

Follow-up na vergaderingen

Volgen na een vergadering:

• Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Sales.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op de vorige vergadering waarvoor u een follow-up wilt uitvoeren. Klik vervolgens in het pop-upvenster op Opvolging.

• Bekijk de deelnemers aan uw vergadering in het gedeelte Informatie vergadering.
  • Klik om de Meeting summary sectie uit te vouwen, die beschikbaar is als je het gesprek hebt gemaakt vanuit HubSpot of met Zoom als je Zoom opnames synchroniseert. Dit veld is niet bewerkbaar, maar je kunt het Notes tekstvak eronder gebruiken om extra informatie toe te voegen. Om de volledige transcripties en de opname te bekijken, klik je op Transcripts bekijken of Opname bekijken.
  • Als u op Transcripts bekijken klikt, kunt u feedback geven over de samenvatting van het gesprek.

• • Klik om hetgedeelte Teamnotities uit te vouwen en notities toe te voegen. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typ je @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer je notitie in en klik op Opslaan.
• In het gedeelte Opvolging van uw vergadering vindt u een lijst met voorgestelde activiteiten die u na uw vergadering kunt uitvoeren, zoals het versturen van een opvolgmail en het bijwerken van uw notities.
  • Klik op de link aan het einde van elke voorgestelde activiteit om actie te ondernemen. Bijvoorbeeld, voor een activiteit met de titel "Stuur een follow-up e-mail naar deze contactpersoon", klik op Stuur een follow-up e-mail. Er wordt een pop-upvenster geopend waarin u uw e-mail kunt schrijven. Als u samenvattingen van vergaderingen gebruikt, kunt u ook op Een vervolg-e-mail genereren klikken. Er wordt een pop-upvenster geopend met een door AI gegenereerde e-mail die je kunt bekijken.
  • Om een activiteit te voltooien, klikt u op het vinkje links van de voorgestelde activiteit.
  • Om een overzicht van je prospect te genereren, klik je op Insights. In het rechterpaneel ziet u samenvattingen van recente communicatie zoals calls en e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens. Het gedeelte Overzicht bevat suggesties voor pijnpunten en kansen die je kunt overwegen voordat je een ontmoeting hebt.
  • Om een chat te openen met Copilot, klik je op Copilot.

• Bekijk rechts de details over je prospect.
  • Klik op View record (Record bekijken) om het contactpersoonrecord van de prospect te openen
  • Klik op de tabbladen Info, Notities en Associaties om meer details over uw prospect te bekijken.

• Om het venster voor de voorbereiding van de vergadering te sluiten en terug te keren naar je agenda, klik je op Sluiten.