Vergaderassistent gebruiken in de prospectie werkruimte (BETA)

Binnen de verkoopwerkruimte (BETA) kunnen verkopers meeting assistant gebruiken om vergaderingen voor te bereiden en op te volgen na vergaderingen. Meeting assistant geeft gedetailleerde informatie over je deelnemers aan vergaderingen, stelt activiteiten voor voor en na vergaderingen en geeft door AI gegenereerde samenvattingen.

Je kunt alleen vergaderingen voorbereiden en samenvatten die met minstens één contactpersoon zijn gepland. Deze vergaderingen zijn oranje. Om alleen je contactvergaderingen te bekijken, gebruik je de toets in het linkerpaneel om Agenda-evenementen en Alle taken te deselecteren.

Acties van vergaderingen bekijken

Bekijk een lijst met vergaderingen die wachten op een actie, zoals de resultaten van de vergadering en follow-upmogelijkheden.

• Navigeer in je HubSpot-account naar Werkruimten > Verkoop.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik aan de linkerkant om elke sectie uit te vouwen.

• Gebruik het vervolgkeuzemenu voor vergaderresultaten en selecteer een resultaat in de sectie In afwachting van vergaderresultaten . Nadat je een resultaat voor de vergadering hebt ingesteld, verschijnen eventuele extra vervolgacties voor de vergadering in de sectieOpvolgingskansen.
• In de sectie Opvolgingskansen kunt u een opvolgingsactie uitvoeren door te klikken op het email e-mail icoon of het descriptionbeschrijvingsicoon.

Vergaderingen voorbereiden

Om voorgestelde activiteiten te bekijken en informatie over deelnemers te bekijken om een vergadering voor te bereiden:

• Navigeer in je HubSpot-account naar Workspaces > Sales.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op de komende vergadering waarop je je wilt voorbereiden. Klik vervolgens in het pop-upvenster op Voorbereiden.

• Bekijk in het gedeelte Informatie de deelnemers aan uw vergadering en de deals die aan deze contactpersonen zijn gekoppeld.
  • Klik op de naam van de contactpersoon om de details van de genodigden voor de vergadering te bekijken.
  • Klik op de naam van de deal om details te bekijken over deals die aan een contactpersoon zijn gekoppeld.
  • Klik op hetgedeelte Teamnotities om notities in te voeren. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typ je @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw notitie in en klik op Opslaan.
  • Klik op Deelnemen aan vergadering om uw videoconferentielink te starten als er een is opgenomen in de vergadering.
• In het gedeelte Bereid je vergadering voor vind je een lijst met voorgestelde activiteiten die je voorafgaand aan de vergadering moet uitvoeren, zoals het doornemen van verslagen, gesprekken en notities en het opvolgen van aanwezigen die de uitnodiging niet hebben geaccepteerd.
  • Om actie te ondernemen, beweeg je met de muis over de activiteit en klik je op de actie. Als de voorgestelde activiteit bijvoorbeeld "Bestudeer het bedrijf van je klant met Copilot" is, ga je met de muis over de actie en klik je op Bedrijf onderzoeken.
  • Om een activiteit te voltooien, klik je op het vinkje links van de voorgestelde activiteit.
  • Om een overzicht van je prospect te genereren, klik je op Inzichten. In het rechterpaneel ziet u samenvattingen van recente communicatie zoals telefoontjes en e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens. In het gedeelte Overzicht staan suggesties voor pijnpunten en kansen die u kunt overwegen voordat u uw gesprek begint.
  

• Klik op X om het venster voor de voorbereiding van de vergadering te sluiten en terug te keren naar je agenda.

Follow-up na vergaderingen

Om op te volgen na een vergadering:

• Navigeer in je HubSpot-account naar Werkruimten > Verkoop.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op de vorige vergadering waarvoor je een follow-up wilt uitvoeren. Klik vervolgens in het pop-upvenster op Follow-up.

• Bekijk de deelnemers aan uw vergadering in de sectie Vergaderingsinformatie.
  • Klik om de sectie Vergaderingssamenvatting uit te vouwen. Dit veld is niet bewerkbaar, maar je kunt het Notes tekstvak eronder gebruiken om extra informatie toe te voegen. Om de volledige transcripties en de opname te bekijken, klik op Transcripts bekijken of Opname bekijken.
  • Als u klikt op Transcripts bekijken, kunt u feedback geven op de samenvatting van het gesprek.

• • Klik om de Team notities sectie uit te vouwen om notities toe te voegen. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typ @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer je notitie in en klik op Opslaan.
• In het gedeelte Opvolging van uw vergadering vindt u een lijst met voorgestelde activiteiten die u na uw vergadering kunt voltooien, zoals het verzenden van een follow-up e-mail en het bijwerken van uw notities van de vergadering.
  • Klik op de link aan het einde van elke voorgestelde activiteit om actie te ondernemen. Bijvoorbeeld, voor een activiteit met de titel "Stuur een follow-up e-mail naar deze contactpersoon", klik je op Stuur een follow-up e-mail. Er wordt een pop-upvenster geopend waarin u uw e-mail kunt schrijven. Als u samenvattingen van vergaderingen gebruikt, kunt u ook klikken op Genereer een follow-up e-mail. Er wordt een pop-upvenster geopend met een door AI gegenereerde e-mail die je kunt bekijken.
  • Om een activiteit te voltooien, klikt u op het vinkje links van de voorgestelde activiteit.
  • Klik op Inzichten om een overzicht van uw prospect te genereren. In het rechterpaneel ziet u samenvattingen van recente communicatie zoals telefoontjes en e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens. Het gedeelte Overzicht bevat suggesties voor pijnpunten en kansen die je kunt overwegen voordat je een ontmoeting hebt.
  • Om een chat te openen met Copilot, klik je op Copilot.

• Aan de rechterkant zie je details over je prospect.
  • Klik op Bekijk record om het contactrecord van de prospect te openen
  • Klik op de tabbladen Info, Notities en Associaties om meer details over uw prospect te bekijken.

• Klik op Sluiten om het venster voor de voorbereiding van de vergadering te sluiten en terug te keren naar uw agenda.