Gebruik vergaderassistent in de verkoopwerkruimte

Het tabblad Schema is een alleen-lezen weergave van je verbonden agendagebeurtenissen en alle taken in de verkoopwerkruimte. Dit tabblad helpt je bij het plannen van je werkdruk. Als je bijvoorbeeld een week niet op kantoor bent, maar die week wel taken of vergaderingen hebt gepland, kun je de conflicten zien op het tabblad Agenda.

Verkopers kunnen Vergaderassistent gebruiken op het tabblad Agenda om vergaderingen voor te bereiden en op te volgen na vergaderingen. Vergaderassistent geeft gedetailleerde informatie over de deelnemers aan je vergaderingen, stelt activiteiten voor voor en na vergaderingen en geeft door AI gegenereerde samenvattingen.

Je kunt alleen vergaderingen voorbereiden en samenvatten die zijn gepland met ten minste één (niet-intern) contact. Deze vergaderingen zijn oranje.

Uw planning bekijken

• Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Sales.
• Klik op het tabblad Agenda.

• Klik linksboven op Vandaag om naar de datum van vandaag te gaan. Klik op het vervolgkeuzemenu Week om Dag, Week of Maand te selecteren.

• Om te wijzigen welke agenda-evenementen worden weergegeven, klikt u linksboven op Toets en selecteert u de selectievakjes naast de gebeurtenistypen die u wilt weergeven.

• Om de weekenden in de agenda te verbergen, klik je op het selectievakje naast Weekend verbergen.

• Om de tijdzone bij te werken, klik je op de tijdzone en selecteer je een optie.

• Om de volledige details van een vergadering te bekijken, inclusief links naar virtuele vergaderingen, klik je op de gebeurtenis.

Acties van vergaderingen bekijken

Bekijk een lijst met vergaderingen die op een actie wachten, zoals de resultaten van de vergadering en follow-upmogelijkheden.

• Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Sales.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik aan de linkerkant om elke sectie uit te vouwen.

• Klik in de sectie Komende vergaderingen op de titel van de vergadering om details over uw komende vergaderingen te bekijken, zodat u zich erop kunt voorbereiden.
• Gebruik het vervolgkeuzemenu Vergaderresultaat en selecteer een resultaat in de sectie Wacht op resultaat van vergadering . Nadat u een resultaat van een vergadering hebt ingesteld, als er extra vervolgacties nodig zijn voor de vergadering, verschijnen deze in de sectie Opvolgingsmogelijkheden.
• In de sectie Opvolgingskansen kunt u op het vergaderingsresultaat dropdown menu klikken en een resultaat selecteren. U kunt ook op het email e-mail pictogram of het descriptionbeschrijvingspictogram klikken, waarna u wordt doorgestuurd zodat u na de vergadering kunt opvolgen en de actie kunt voltooien.

Vergaderingen voorbereiden

Om voorgestelde activiteiten door te nemen en informatie over deelnemers te bekijken ter voorbereiding op een vergadering:

• Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Sales.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op de vergadering die u wilt voorbereiden. Klik vervolgens in het pop-upvenster op Voorbereiden.

• Bekijk in het gedeelte Informatie de deelnemers aan uw vergadering en alle deals die aan deze contactpersonen zijn gekoppeld.
  • Klik op de naam van de contactpersoon om de details van de genodigden voor de vergadering te bekijken.
  • Klik op de naam van de deal om details te bekijken over deals die aan een contactpersoon zijn gekoppeld.
  • Klik op hetgedeelte Teamnotities om notities in te voeren. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typ je @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw notitie in en klik op Opslaan.
  • Klik op Deelnemen aan vergadering om uw videoconferentielink te starten als er een is opgenomen in de vergadering.
• In het gedeelte Bereid je vergadering voor vind je een lijst met voorgestelde activiteiten die je voorafgaand aan de vergadering moet uitvoeren, zoals het doornemen van verslagen, gesprekken en notities en het opvolgen van aanwezigen die de uitnodiging niet hebben geaccepteerd.
  • Om actie te ondernemen, beweeg je met de muis over de activiteit en klik je op de actie. Als de voorgestelde activiteit bijvoorbeeld "Bestudeer het bedrijf van je klant met Copilot" is, ga je met de muis over de actie en klik je op Bedrijf onderzoeken.
  • Om een activiteit te voltooien, klik je op het vinkje links van de voorgestelde activiteit.
  • Om een overzicht van je prospect te genereren, klik je op Inzichten. In het rechterpaneel ziet u samenvattingen van recente communicatie zoals telefoontjes en e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens. In het gedeelte Overzicht staan suggesties voor pijnpunten en kansen die u kunt overwegen voordat u uw gesprek begint.
  

• Klik op X om het venster voor de voorbereiding van de vergadering te sluiten en terug te keren naar je agenda.

Follow-up na vergaderingen

Om op te volgen na een vergadering:

• Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Sales.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op de vorige vergadering die u wilt opvolgen. Klik vervolgens in het dialoogvenster op Opvolgen.

• Bekijk de deelnemers aan uw vergadering in de sectie Vergaderingsinformatie.
  • Klik om de Meeting summary sectie uit te vouwen, die beschikbaar is als je het gesprek hebt gevoerd vanuit HubSpot of met Zoom als je Zoom opnames synchroniseert. Dit veld is niet bewerkbaar, maar je kunt het Notes tekstvak eronder gebruiken om extra informatie toe te voegen. Om de volledige transcripties en de opname te bekijken, klik je op Transcripts bekijken of Opname bekijken.
  • Als u klikt op Transcripts bekijken, kunt u feedback geven op de samenvatting van het gesprek.

• • Klik om de Team notities sectie uit te vouwen om notities toe te voegen. Om een notitie naar een ander teamlid te sturen, typ @ gevolgd door de naam van de gebruiker. Voer uw notitie in en klik op Opslaan.
• In het gedeelte Opvolging van uw vergadering vindt u een lijst met voorgestelde activiteiten die u na uw vergadering kunt voltooien, zoals het verzenden van een follow-up e-mail en het bijwerken van uw notities van de vergadering.
  • Klik op de link aan het einde van elke voorgestelde activiteit om actie te ondernemen. Bijvoorbeeld, voor een activiteit met de titel "Stuur een follow-up e-mail naar deze contactpersoon", klik je op Stuur een follow-up e-mail. Er wordt een pop-upvenster geopend waarin u uw e-mail kunt schrijven. Als u samenvattingen van vergaderingen gebruikt, kunt u ook klikken op Genereer een follow-up e-mail. Er wordt een pop-upvenster geopend met een door AI gegenereerde e-mail die je kunt bekijken.
  • Om een activiteit te voltooien, klikt u op het vinkje links van de voorgestelde activiteit.
  • Klik op Inzichten om een overzicht van uw prospect te genereren. In het rechterpaneel ziet u samenvattingen van recente communicatie zoals telefoontjes en e-mails, websitebezoeken en bedrijfsgegevens. Het gedeelte Overzicht bevat suggesties voor pijnpunten en kansen die je kunt overwegen voordat je een ontmoeting hebt.
  • Om een chat te openen met Copilot, klik je op Copilot.

• Aan de rechterkant zie je details over je prospect.
  • Klik op Bekijk record om het contactrecord van de prospect te openen
  • Klik op de tabbladen Info, Notities en Associaties om meer details over uw prospect te bekijken.

• Om het venster voor de voorbereiding van de vergadering te verlaten en terug te keren naar uw agenda, klikt u op X in de rechterbovenhoek.