Verknüpfen von HubSpot und Salesforce

Verwenden Sie die HubSpot-Salesforce-Integration , um Daten zwischen HubSpot und Salesforce zu synchronisieren. Nachdem Sie die App verknüpft haben, können Sie Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und Aktivitäten zwischen beiden Systemen synchronisieren und so Konsistenz in Ihren Teams sicherstellen.

Wenn beispielsweise ein Kontakt in HubSpot erstellt wird, wird er mit einem entsprechenden Lead oder Kontakt in Salesforce synchronisiert. Aktualisierungen, die in einem der beiden Systeme vorgenommen werden, werden im anderen System basierend auf Ihren Synchronisierungseinstellungen angezeigt. 

Wenn Sie zu einer neuen Salesforce-Produktionsorganisation wechseln, erfahren Sie hier, wie Sie eine neue Produktionsorganisation verknüpfen. 

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden sollten und welche Einschränkungen die Funktion mit sich bringt und welche Konsequenzen sich daraus ergeben können.

Dies sind die Voraussetzungen:

Sie müssen über Berechtigungen für Account-Zugriff in Ihrem HubSpot-Account verfügen sowie über die folgenden Abonnements, Zugriffsrechte und Berechtigungen in Ihrem Salesforce-Account:

• Sie verfügen über eine Salesforce-Version mit API-Zugriff oder Salesforce Professional. Die HubSpot-Salesforce-Integration unterstützt auch Salesforce Government Cloud und kann sich damit verbinden. Die Salesforce Group Edition wird jedoch nicht unterstützt. 
• Sie müssen ein Salesforce-Systemadmin sein.

• Sie müssen folgende Benutzerprofil-Administrationsberechtigungen besitzen:
  • API aktiviert.
  • "Setup und Konfiguration anzeigen " ist aktiviert.
  • Alles ändern für alle Objekte (Accounts, Kampagnen, Kontakte, Leads oder Opportunitys), die Sie mit HubSpot synchronisieren möchten. 
  • Berechtigung " Metadaten durch Metadaten-API-Funktionen ändern" (um Daten im HubSpot Embed-Fenster in Salesforce Lead- oder Kontaktdatensätzen anzuzeigen). Dies ist nur erforderlich, wenn Sie das HubSpot Embed-Fenster verwenden und Angebote mit HubSpot synchronisieren möchten. 
  • Sie verfügen über die Berechtigung AppExchange-Pakete herunterladen.
  • Sie verfügen über die Berechtigung "Anwendungsprofil anpassen". Dies ist erforderlich, um das HubSpot Embed-Fenster zu installieren und um das HubSpot Embed-Fenster automatisch zu aktualisieren. 
  • Stellen Sie in Ihrem Benutzerprofil das Feld Aufgabentyp auf "Sichtbar".

Bitte beachten: Wenn Sie die selektive Synchronisierung von Salesforce einrichten, können Ihre spezifischen Einstellungen von den unten beschriebenen standardmäßigen Anforderungen, Einstellungen und Verhaltensweisen abweichen.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Die Anzahl der von der Integration pro Tag verwendeten API-Aufrufe ist beschränkt. Eine einzelne Kontaktsynchronisierung kann bis zu vier API-Aufrufe pro Datensatz in Anspruch nehmen. Diese Zahl kann jedoch variieren.
• Um mehrere HubSpot-Konten mit einer Salesforce-Instanz zu verbinden, müssen Sie die Integration in jedem HubSpot-Konto einrichten und installieren. Sie können nur eine Salesforce-Instanz pro HubSpot-Account verknüpfen. 

Bitte beachten: Wenn Sie mehrere HubSpot-Accounts mit einer Salesforce-Umgebung integrieren, wird für die Einstellung „Erstellen von Kontakten in HubSpot“ empfohlen, „HubSpot-Kontakte nicht automatisch erstellen“ auszuwählen. Wenn eine der anderen Optionen ausgewählt ist, können Salesforce-Leads oder Kontakte, die von einem HubSpot-Konto erstellt wurden, Kontakte in dem anderen HubSpot-Konto erstellen.

• Die Datensätze werden nach der Installation und Einrichtung der Salesforce-Integration nicht automatisch synchronisiert. Sie können Ihre Salesforce-Datensätze in HubSpot importieren oder eine schrittweise Synchronisierung basierend auf automatischen Synchronisierungstriggern ermöglichen.

Installieren Sie die Salesforce-App

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol und wählen Sie dann HubSpot Marketplace aus.
2. Verwenden Sie die Suchleiste, um Salesforce zu suchen und auszuwählen.
3. Klicken Sie auf Installieren.
4. Wenn Sie HubSpot mit einer Salesforce-Sandbox verknüpfen, wählen Sie das Kästchen „Ja, es wird eine Verknüpfung mit einer Sandbox hergestellt“ aus.
5. Klicken Sie auf „Bei Salesforce anmelden“.

6. Geben Sie im Pop-up-Fenster Ihre Salesforce-Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf „Anmelden“. Nach der Anmeldung werden Sie zurück zum Installationsprozess in HubSpot geleitet.
7. Klicken Sie im Bildschirm Nutzen Sie die Möglichkeiten von HubSpot in Salesforce auf Diesen Schritt überspringen , um das HubSpot Embed-Fenster zu einem späteren Zeitpunkt zu installieren. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen des HubSpot Embed-Fensters zu Ihren Salesforce-Seitenlayouts.
8. Wählen Sie im Bildschirm Wähle deine Datensynchronisierungseinstellungen aus aus, wie deine Daten zwischen HubSpot und Salesforce synchronisiert werden sollen.

• • HubSpot erstellt Zuordnungen zwischen HubSpot-Eigenschaften und Salesforce-Feldern, unabhängig davon, welche Einrichtung Sie wählen.
  • Wenn das Salesforce-Feld keine übereinstimmende HubSpot-Eigenschaft hat, wird von einem unbekannten Benutzer eine neue Eigenschaft in HubSpot erstellt.

9. Wenn Sie „Empfohlenes Setup“ auswählen, klicken Sie auf „Einstellungen überprüfen“.

10. Wenn Sie „Erweitertes Setup“ auswählen, klicken Sie auf „Weiter“.

• • Legen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Einstellungen Ihrer Kontaktsynchronisierung fest:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zu synchronisierende Kontakte auswählen und wählen Sie Alle Kontakte aus, um alle Kontakte mit Salesforce zu synchronisieren, oder wählen Sie ein HubSpot-Segment aus, das Sie als Aufnahmesegment verwenden möchten, um nur diese Kontakte mit Salesforce zu synchronisieren.
    • Klicken Sie auf Weiter.
  • Legen Sie im nächsten Bildschirm die Synchronisierungseinstellungen für Ihre Aktivitäten und Aufgaben fest:
    • Klicken Sie hier, um den Salesforce Task-Synchronisationsschalter einzuschalten, um automatisch eine Task in HubSpot zu erstellen, wenn eine Task in Salesforce erstellt wird.
    • Aktivieren Sie in der Tabelle „Zeitplan synchronisieren“ das Kontrollkästchen „Synchronisieren“ neben HubSpot-Ereignissen, um mit Salesforce als Aufgaben zu synchronisieren, und klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Salesforce-Aufgabentyp“, um den Aufgabentyp auszuwählen, wie er in Salesforce erstellt werden soll.
    • Klicken Sie auf Weiter.
  • Legen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Synchronisierungseinstellungen für Ihr Objekt und Ihre Eigenschaften fest:
    • Klicken Sie auf die Registerkarte „Kontakte“, „Unternehmen“ oder „Deals“, um den Synchronisationstyp für die Standardeigenschaften des Objekts zu konfigurieren. Auf den Registerkarten „Unternehmen“ und „Deals“ müssen Sie möglicherweise das Kontrollkästchen „Unternehmens-/Deal-Synchronisierung aktivieren“ umschalten, bevor Sie Feldzuordnungen erstellen können.
    • Die Tabelle zeigt die Standardeigenschaften für HubSpot-Objekte und deren Salesforce-Feldeigenschaften an. Wählen Sie für jede Eigenschaftssynchronisierung den Synchronisierungstyp aus: Salesforce bevorzugen (Standard), Immer Salesforce verwenden oder Bidirektional. Erfahren Sie mehr über die Synchronisierungstypen für Salesforce-Feldzuordnungen.
    • Klicken Sie auf Weiter.

11. Überprüfen Sie Ihre ausgewählten Datensynchronisierungseinstellungen. Um die Einstellungen für einen Datensynchronisierungstyp zu ändern, klicken Sie auf „Ändern“.
12. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Setup beenden und Synchronisierung starten“. Sie werden zu Ihren Salesforce-Integrationseinstellungen weitergeleitet und die Daten zwischen HubSpot und Salesforce werden synchronisiert.

Eine neue Salesforce-Produktionsorganisation mit HubSpot verknüpfen

Wenn Sie von einer Salesforce-Produktionsorganisation, in der das HubSpot-Integrationspaket installiert war, zu einer neuen Salesforce-Produktionsorganisation migrieren, müssen Sie die neue Salesforce-Produktionsorganisation mit HubSpot verknüpfen. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf „Salesforce“. 
3. Klicken Sie oben rechts auf den Schalter , um die Integration zu deaktivieren.
4. Installieren Sie das Integrationspaket in Ihrer neuen Salesforce-Produktionsorganisation.
5. Exportieren Sie die HubSpot-Kontakte, die Sie weiterhin mit Ihrer neuen Salesforce-Produktionsorganisation synchronisieren möchten.
6. Importieren Sie die exportierten HubSpot-Kontakte in Ihre neue Salesforce-Produktionsorganisation.
7. Erstellen oder bearbeiten Sie beliebige benutzerdefinierte Feldzuordnungen , die zuvor zwischen Ihrer alten Salesforce-Produktionsorganisation und HubSpot zugeordnet wurden.

Bitte beachten: Bestehende benutzerdefinierte Feldzuordnungen können beibehalten werden, wenn die HubSpot-Eigenschaft einem Salesforce-Feld zugeordnet ist, das auch in der neuen Produktionsorganisation vorhanden ist. Der interne Name des Salesforce-Feldes in der neuen Produktionsorganisation muss auch dem internen Namen des Salesforce-Feldes in der alten Produktionsorganisation entsprechen. Wenn nicht, erstellen Sie neue Feldzuordnungen und löschen Sie alte Feldzuordnungen , um Synchronisierungsfehler zu vermeiden.

8. Verknüpfen Sie nach einer Stunde Ihre neue Salesforce-Produktionsorganisation mit HubSpot.
9. Klicken Sie oben rechts auf den Schalter, um die Integration zu aktivieren.
10. Importieren Sie die Salesforce-Leads/-Kontakte wieder in HubSpot. Beim Import werden die Salesforce-Leads und -Kontakte anhand der vorhandenen HubSpot-Kontakte dedupliziert. Außerdem werden die Salesforce-Datensatz-IDs der bestehenden HubSpot-Kontakte aktualisiert, um sie den Salesforce-Leads und -Kontakten in der neuen Produktionsorganisation zuzuordnen.

Benutzer Ihrer Salesforce-Integration ändern

Um den Benutzer Ihrer Salesforce-Integration zu ändern, müssen Sie Ihre Salesforce-Anmeldedaten in den Integrationseinstellungen aktualisieren.

Bitte beachten: Bevor Sie Integrationsbenutzer ändern, überprüfen Sie, ob der neue Integrationsbenutzer über gleiche oder höhere Salesforce-Berechtigungen verfügt als der vorherige Integrationsbenutzer.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol , um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf „Salesforce“. 
3. Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Aktionen und klicken Sie auf Einen anderen Produktionsbenutzer verknüpfen. 

4. Sie werden auf einer neuen Browser-Registerkarte zu Slack weitergeleitet. Geben Sie Ihre Salesforce-Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf Anmelden.
5. Wenn Sie diesen Salesforce-Account bereits früher mit der HubSpot-Software verknüpft haben, werden Sie zu Ihren Salesforce-Integrationseinstellungen in der HubSpot-Software weitergeleitet.
6. Wenn Sie dieses Salesforce-Konto noch nie mit HubSpot verknüpft haben, klicken Sie auf Zulassen , um HubSpot Zugriff auf Ihr Salesforce-Konto zu gewähren.