Conectar o HubSpot e o Salesforce

Use a integração HubSpot-Salesforce para sincronizar os dados entre o HubSpot e o Salesforce. Depois de conectar o aplicativo, você pode sincronizar contatos, empresas, negócios, tickets e atividades entre os dois sistemas, garantindo consistência entre suas equipes.

Por exemplo, quando um contato é criado no HubSpot, ele será sincronizado com um lead ou contato correspondente no Salesforce. As atualizações feitas em um dos sistemas serão refletidas no outro, com base nas configurações de sincronização. 

Se você estiver mudando para uma nova organização de produção do Salesforce, saiba como conectar uma nova organização de produção. 

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com esse recurso, certifique-se de compreender totalmente quais etapas devem ser executadas com antecedência, bem como as limitações do recurso e as possíveis consequências de usá-lo.

Noções básicas sobre os requisitos

Você deve ter permissões de Acesso à conta na sua conta da HubSpot, além das seguintes assinaturas, permissões e acessos na sua conta da Salesforce:

• Ter uma edição da Salesforce com acesso à API ou Salesforce Professional. A integração do HubSpot com o Salesforce também é compatível e pode se conectar à Salesforce Government Cloud. No entanto, ele não é compatível com o Salesforce Group Edition. 
• Ser um administrador do sistema do Salesforce.

• Ter todas as seguintes permissões administrativas de perfil de usuário:
  • API habilitada.
  • Ver instalações e configurações ativadas.
  • Modificar tudo em qualquer objeto (contas, campanhas, contatos, leads ou oportunidades) que você gostaria de sincronizar com o HubSpot. 
  • Ter a permissão para modificar metadados (para exibir dados na janela Incorporação do HubSpot nos registros de lead ou contato do Salesforce). Isso só é necessário se você quiser usar a janela da HubSpot Embed e sincronizar os registros de negócio com a HubSpot. 
  • Ter a permissão para baixar pacotes do AppExchange.
  • Ter a permissão para personalizar perfil de aplicativo. Isso é necessário para instalar a janela da HubSpot Embed e para atualizações automáticas da janela da HubSpot Embed. 
  • Ter o campo Tipo de tarefa definido como Visível no seu perfil de usuário.

Observação: se estiver configurando a Sincronização Remota do Salesforce, suas configurações específicas podem variar de acordo com os requisitos, configurações e comportamento padrão descritos abaixo.

Compreender limitações e considerações

• Há um limite para o número de chamadas de API usadas pela integração por dia. Uma sincronização de contato simples pode assumir até quatro chamadas de API por registro, mas esse número pode variar.
• Para conectar várias contas do HubSpot a uma instância do Salesforce, você deverá configurar e instalar a integração em cada conta do HubSpot. Você pode conectar apenas uma instância do Salesforce por conta da HubSpot. 

Observação: se você estiver integrando duas contas da HubSpot com um ambiente do Salesforce, para a configuração Criação de contatos no HubSpot, é recomendável selecionar Não criar automaticamente contatos do HubSpot. Se uma das outras opções for selecionada, os leads ou contatos do Salesforce criados por uma conta do HubSpot poderão criar contatos na outra conta do HubSpot.

• Os registros não serão sincronizados automaticamente após a instalação e a configuração da integração do Salesforce. Você pode importar seus registros do Salesforce para o HubSpot ou permitir que eles sejam sincronizados gradualmente com base nos disparadores de sincronização automática.

Instalar o aplicativo Salesforce

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone do Marketplace na barra de navegação superior e selecione HubSpot Marketplace.
2. Use a barra de pesquisa para localizar e selecionar Salesforce.
3. Clique emInstalar.
4. Se você estiver conectando o HubSpot a um sandbox do Salesforce, marque a caixa de seleção Sim, isso conectará a um sandbox.
5. Clique em Fazer login no Salesforce.

6. Na janela pop-up, insira suas credenciais do Salesforce e clique em Fazer login. Depois de fazer login, você será redirecionado de volta para o processo de instalação no HubSpot.
7. Na tela Traga o poder do HubSpot para o Salesforce , clique em Pular esta etapa para instalar a janela do HubSpot Embed mais tarde. Saiba mais sobre como adicionar a janela de incorporação do HubSpot aos layouts de página do Salesforce.
8. Na tela Escolha suas configurações de sincronização de dados , escolha como será a sincronização dos dados entre o HubSpot e o Salesforce.

• • O HubSpot criará mapeamentos entre as propriedades do HubSpot e os campos do Salesforce, independentemente de qual configuração você escolher.
  • Se o campo do Salesforce não tiver uma propriedade correspondente do HubSpot, uma nova propriedade será criada no HubSpot por usuário desconhecido.

9. Se você selecionar a Configuração recomendada, clique em Analisar configurações.

10. Se você selecionar Configurações avançadas, clique em Próximo.

• • Na tela seguinte, defina as configurações de sincronização do contato:
    • Clique no menu suspenso Escolher quais contatos serão sincronizados e selecione Todos os contatos para sincronizar todos os contatos com o Salesforce, ou selecione um segmento do HubSpot para usar como um segmento de inclusão para sincronizar apenas esses contatos com o Salesforce.
    • Clique em Próximo.
  • Na tela seguinte, defina as configurações de sincronização de atividade e tarefa:
    • Clique para ativar a Chave de sincronização de tarefas do Salesforce para criar automaticamente uma tarefa no HubSpot quando ela é criada no Salesforce.
    • Na tabela Sincronização da linha de tempo, marque a caixa de seleção Sincronizar ao lado dos eventos do HubSpot a serem sincronizados com o Salesforce como tarefas e clique no menu suspenso Tipo de tarefa do Salesforce para selecionar o tipo de tarefa, e ela será criada como aparece no Salesforce.
    • Clique em Próximo.
  • Na tela seguinte, defina as configurações de sincronização de objeto e propriedade:
    • Clique na guia Contatos, Empresas ou Ofertas para configurar o tipo de sincronização das propriedades padrão desse objeto. Nas guias Empresas e Negócios, talvez seja necessário clicar para ativar ou desativar a opção Ativar sincronização de empresa/transação para poder criar mapeamentos de campos.
    • A tabela exibe as propriedades do objeto HubSpot padrão e seus equivalentes dos campos do Salesforce. Para cada sincronização de propriedade, selecione o tipo de sincronização: Preferir Salesforce (padrão), Sempre usar o Salesforce ou Bidirecional. Saiba mais sobre os tipos de sincronização para mapeamentos de campo do Salesforce.
    • Clique em Próximo.

11. Por último, analise as configurações de sincronização de dados selecionadas. Para alterar as configurações para um tipo de sincronização de dados, clique em Alterar.
12. Quando terminar, clique em Concluir configuração e comece a sincronizar. Você será redirecionado à sua configuração de integração da Salesforce e os dados entre o HubSpot e o Salesforce começarão a ser sincronizados.

Conecte uma nova organização de produção do Salesforce ao HubSpot

Se você estiver migrando de uma organização de produção do Salesforce em que o pacote de integração do HubSpot foi instalado para uma nova organização de produção do Salesforce, precisará conectar a nova organização de produção do Salesforce ao HubSpot. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações > Apps conectados.
2. Clique em Salesforce. 
3. No canto superior direito, clique para desativar o botão para desativar a integração.
4. Instale o pacote de integração em sua nova organização de produção do Salesforce.
5. Exporte os contatos do HubSpot que você deseja continuar sincronizando com sua nova organização de produção do Salesforce.
6. Importe os contatos exportados do HubSpot para sua nova organização de produção do Salesforce.
7. Crie ou edite qualquer mapeamento de campo personalizado que tenha sido mapeado anteriormente entre sua antiga organização de produção do Salesforce e a HubSpot.

Observação: os mapeamentos de campo personalizados existentes poderão ser mantidos se a propriedade HubSpot estiver mapeada para um campo do Salesforce que também exista na nova organização de produção. O nome interno do campo do Salesforce na nova organização de produção também deve corresponder ao nome interno do campo do Salesforce na organização de produção antiga. Caso contrário, crie novos mapeamentos de campo e exclua os antigos para evitar erros de sincronização.

8. Depois de uma hora, conecte sua nova organização de produção do Salesforce ao HubSpot.
9. No canto superior direito, clique para ativar o botão para ativar a integração.
10. Importe os leads/contatos do Salesforce de volta para o HubSpot. A importação desduplicará os leads e contatos do Salesforce em relação aos contatos existentes do HubSpot. Também atualizará os IDs de registro do Salesforce dos contatos existentes do HubSpot para associá-los aos leads e contatos do Salesforce na nova organização de produção.

Alterar usuário da integração do Salesforce

Para alterar seu usuário da integração do Salesforce, você deve atualizar suas credenciais do Salesforce em suas configurações de integração.

Observe: antes de alterar os usuários de integração, verifique se o novo usuário de integração tem permissões do Salesforce iguais ou superiores ao usuário de integração anterior. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior. No menu da barra lateral esquerda, acesse <Integrações > Apps conectados.
2. Clique em Salesforce. 
3. No canto superior direito, clique no menu suspenso Ações e em Conectar um usuário de produção diferente. 

4. Você será redirecionado para a página de login do Salesforce em uma nova guia do navegador. Insira suas credenciais do Salesforce e clique em Login.
5. Se você já conectou anteriormente essa conta do Salesforce à HubSpot, será redirecionado para as configurações de integração do Salesforce no HubSpot.
6. Se você nunca conectou essa conta do Salesforce à HubSpot, clique em Permitir para conceder acesso à HubSpot à sua conta do Salesforce.