Ver y gestionar contratos

Los contratos son la fuente de referencia centralizada de los ingresos comprometidos en HubSpot. Al gestionar los contratos en HubSpot, puedes registrar y gestionar los acuerdos contractuales existentes, registrar manualmente los pagos o facturar automáticamente a los compradores, realizar actualizaciones a lo largo de la vigencia del contrato, realizar la renovación de contratos y elaborar informes precisos sobre los ingresos.

Aprende a revisar, editar y renovar contratos, a crear cotizaciones de modificación y renovación, a rescindir contratos y a exportar contratos. 

Obtén más información sobre cómo se utilizan los contratos en HubSpot, cómo crearlos directamente y cómo crearlos a partir de cotizaciones aceptadas.

Ver registros de contratos

Visualización de contratos en la página de índice

Utilice la página de índice de contratos para ver todos los contratos y para crear y utilizar vistas guardadas para filtrar contratos por criterios específicos. Para ver todos los contratos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haga clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla.
3. Para filtrar la página de índice, haga clic en los menús desplegables de filtrado (por ejemplo, Estado) y establezca sus criterios de filtrado. Los contratos pueden tener los siguientes estados:
   • Programado: cuando se crea un contrato con una fecha de entrada en vigor futura, el estado se establece en Programado. En la fecha de entrada en vigor, el estatus pasa a Activo.
   • Activo: un contrato que está actualmente en vigor.
   • Finalizado: un contrato que ha llegado a su fecha de finalización.
   • Rescindido: contrato que se ha rescindido.
   • Borrador: un contrato que no está finalizado.
4. Para establecer filtros personalizados, haga clic en Filtros avanzados en la parte superior de la tabla.
5. Para guardar una vista para utilizarla en el futuro, haga clic en el icono Guardar situado en la parte superior derecha de la tabla.
6. Para obtener una vista previa de los detalles del contrato, pase el ratón por encima del contrato y haga clic en Vista previa. Vea los detalles en el panel derecho.
7. Para ver el registro del contrato, haga clic en el nombre del contrato. 

Más información sobre el diseño del contrato.

Ver contratos en registros CRM asociados

Para ver un contrato a partir de uno de sus registros asociados (por ejemplo, un contacto, una empresa o una factura):

1. Navegue hasta sus registros. Por ejemplo:
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Contactos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve a CRM > Contactos directamente.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Empresas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
   • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Presupuestos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Presupuestos.
2. Abre la barra lateral derecha haciendo clic en el nombre de un registro o en elicono « » (Vista previa). El comportamiento depende de la página de índice de objetos en la que te encuentres.
3. En la barra lateral derecha, vaya a la ficha Contratos para ver el estado del contrato. Si la tarjeta de Contratos no aparece en su registro por defecto, puede añadirla manualmente.
4. Para ver más detalles, pasa el cursor por encima del contrato y haz clic en el icono de vista previa de « », o haz clic en el nombre del contrato para acceder a él.
   
   
5. Revise los detalles del contrato en el panel derecho.

Ver la descripción general, las actividades y el historial del contrato

Utilice el registro de contratos para comprender la información del contrato, incluido el rendimiento, los elementos de pedido asociados, el calendario de facturación, la información de renovación, la cronología de las actividades y el historial.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. En la columna central, haga clic en la pestaña Resumen para ver una instantánea de la ejecución del contrato, los elementos de pedido, el calendario de facturación y la información de renovación.
   • La ficha de ejecución del contrato muestra el valor total del contrato (TCV), el valor anual del contrato (ACV), información sobre los ingresos recurrentes, la fecha de finalización del contrato y la cantidad facturada. Los contratos de duración indefinida no tienen en cuenta el valor total del contrato ni el valor anual del contrato, ya que no tienen fecha de finalización.
     
     
   • La tarjeta de elementos de pedido actuales y futuros enumera cada uno de los elementos de pedido del contrato y sus propiedades (por ejemplo, precio, cantidad, calendario de facturación, plazo, modelo de tarificación).
     
     
   • La ficha de información sobre renovaciones muestra el estado de la renovación, en función de las renovaciones ya formalizadas o delas cotizaciones de renovaciónaceptadas para el contrato.
     
     
3. Haz clic en la pestaña «Actividades» para ver una cronología de las comunicaciones (por ejemplo, correos electrónicos y llamadas), la actividad del equipo (reuniones, notas, tareas), las actualizaciones del contrato y las facturas, negocios y tickets relacionados.
   
   
4. Haz clic en la pestaña «Historial» para ver los detalles de las modificaciones de los contratos, las renovaciones directas y las cotizaciones de renovación, incluidos los cambios en los ingresos recurrentes y las adiciones o eliminaciones de elementos de pedido.

Gestionar contratos

En una ficha de contrato, puede gestionar los detalles de un contrato. Editar y renovar contratos, crear cotizaciones de modificación y renovación, actualizar formas de pago, rescindir contratos y gestionar afiliaciones.

Nota: para modificar contratos sin crear una cotización,inscribe tu cuenta en labetade « : Creación, modificación y renovación directas de contratos de HubSpot» (Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts) .

Editar borradores de contratos (BETA)

Modifica los borradores de los contratos para actualizar los datos del vendedor y del comprador, el proceso de cobro, la forma de pago que se va a aplicar, los elementos de pedido del contrato y la configuración del pago. Para editar un borrador de contrato:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Haz clic en elnombre de un contrato.
3. En la esquina superior izquierda, haz clic en«Acciones» y, a continuación, selecciona«Editar».
4. Actualiza el contrato.
5. Para guardar el contrato como borrador, haz clic en «Atrás», en la esquina superior izquierda.
6. Para formalizar el contrato, haz clic en «Formalizar», en la esquina superior derecha.

Editar contratos finalizados (BETA)

Modifica los contratos finalizados para actualizar los datos del vendedor y del comprador, el proceso de cobro, la forma de pago que se va a aplicar, los elementos de pedido del contrato y la configuración del pago. Si deseas utilizar un proceso basado en cotizaciones para proponer y aprobar modificaciones en un contrato ya existente, obtén más información sobre cómo crear cotizaciones de modificación.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Contratos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Contratos.
2. Haz clic en elnombre de un contrato.
3. En la esquina superior izquierda, haz clic en«Acciones» y, a continuación, selecciona«Editar».
4. En el cuadro de diálogo, haz clic en«Editar contrato directamente».

Modificar los datos del comprador y del vendedor que figuran en el contrato

Modifica los datos del comprador y del vendedor del contrato en la sección«Partes »:

1. Haz clic para ampliar la sección«Partidos ».
2. Para actualizar los datos de la empresa vendedora, en la sección «Vendedor»:
   • Pasa el cursor por encima del vendedor y haz clic en el edit icono de edición.
   • Actualice los detalles en el panel derecho y, a continuación, haga clic en Guardar.
   • Los cambios realizados en los datos de la empresa vendedora solo se aplican al contrato y a las facturas asociadas al mismo. La configuración de tu cuenta no está actualizada.
3. Para editar los datos de la empresa de facturación, pasa el cursor por encima de la empresa y haz clic en el edit icono de edición. Las modificaciones también actualizarán el registro del CRM de la empresa.
4. Para sustituir la empresa de facturación, pase el ratón por encima de la empresa y haga clic en el icono replace reemplazar.
5. Para eliminar la empresa de facturación, pase el ratón por encima de la empresa y haga clic en el icono delete eliminar.
6. Para utilizar la misma dirección de facturación que el registro de empresa, en «Dirección de facturación», marca la casilla de verificación«Igual que la empresa de facturación ».
7. Para utilizar una dirección de facturación diferente, haz clic en «+ Añadir dirección de facturación». En el panel derecho:
   • Introduce la dirección de facturación y haz clic en «Guardar».
   • Los cambios realizados en los datos de la dirección de facturación solo se aplican al contrato y se utilizan en las facturas asociadas a dicho contrato. El registro de empresa no se actualiza.
     
     

     Nota: si se ha activado el cálculo automático del impuesto sobre las ventas , se utiliza la dirección de facturación de para determinar si debe añadirse el impuesto al contrato.

8. Haz clic para desplegar la sección«Números de identificación fiscal» y ver los números de identificación fiscal asociados a la empresa de facturación. Para editar los números de identificación fiscal existentes, haz clic en el edit icono de edición situado junto al nombre de la empresa de facturación y, a continuación, en el panel de la derecha, haz clic en la pestaña «Números de identificación fiscal ». Añade los números de identificación fiscal de los vendedores a través de laherramienta de facturas.
9. Para añadir un contacto de facturación, junto a «Contacto de facturación», haz clic en «Añadir». En el panel derecho:
   • Busca y selecciona un contacto y, a continuación, haz clic en«Guardar».
   • Haz clic en la pestaña «Crear nuevo » del panel de la derecha para crear un nuevo registro de contacto.
10. Para editar los datos de contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el edit icono de edición. Las modificaciones también actualizarán el registro del contacto en el CRM.
11. Para cambiar el contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el replace icono de sustitución.
12. Para eliminar el contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el delete icono de eliminación.
13. Para añadir más contactos de facturación, haz clic en «+ Añadir contactos adicionales». Busca los contactos y marca las casillas de verificación situadas junto a ellos; a continuación, haz clic en«Guardar».

Editar los datos del contrato

Modifica los datos del contrato en la sección«Configuración del contrato ».

1. Haz clic para ampliar lasección «Configuración del contrato ».
2. Para cambiar el titular del contrato, haz clic en el menú desplegable«Titular del contrato» y selecciona untitular.
3. Para cambiar las condiciones de pago, haz clic en el menú desplegable «Condiciones de pago» y selecciona unaopción. Más información sobre las condiciones de pago.
4. Para modificar el número depedido del contrato, introduce dichonúmero en el campocorrespondiente.
5. Para añadir una propiedad personalizada, haz clic en «+ Añadir propiedad personalizada». Seleccionalas propiedades de contrato personalizadas existentes de la lista, busca unapropiedad personalizada o haz clic en«Crear nueva propiedad de contrato» para configurar una nueva propiedad de contrato personalizada.
6. Haz clic en el delete icono de eliminación situado junto a una propiedad personalizada para eliminarla del contrato.
7. Para asociar el contrato a un negocio, haz clic en el menú desplegable«Asociar a un negocio» y selecciona unnegocio, o haz clic en «Crear un nuevo negocio» para crear uno nuevo.

Editar elementos de pedido

Modifica los elementos de pedido del contrato en la sección«Partidas ».

1. En la sección «Fecha de entrada en vigor del cambio» , haz clic en el selector de fechasy selecciona la fecha en la que entrará en vigor el cambio.
2. Si la opción «Permitir a los usuarios anular la configuraciónpredeterminada de prorrateo» está activada, desmarca la casilla «Prorratear cargos y abonos para el periodo de facturación restante » para que no se prorrateen los cargos. Si la casilla de verificación está seleccionada, los gastos se prorratearán.
3. Para eliminar un elemento de pedido, pasa el cursor por encima de él, haz clic en«Acciones» y, a continuación, selecciona«Cancelar elemento de pedido». El elemento de pedido se indicará como«Cancelado».
4. Para actualizar un elemento de pedido, modifica las propiedades del elemento de pedido en las columnas correspondientes (por ejemplo,«Precio unitario», «Cantidad» o«Descuento unitario»). Haz clic en«Editar columnas» , en la esquina superior derecha, para modificar las columnas que se muestran. El elemento de pedido se etiquetará como Modificado.
5. Para deshacer los cambios, pasa el cursor por encima del nombre del elemento de pedido, haz clic en «Acciones» y, a continuación, selecciona «Deshacer cambios».
   
   
6. Para añadir un elemento de pedido, en la parte superior derecha, haga clic en Añadir elemento de pedido y, a continuación, seleccione una opción:
   • Seleccionar de la biblioteca de productos: añade un elemento de pedido basado en un producto de tu biblioteca de productos, incluidos los elementos de línea creados mediante la integración HubSpot-Shopify.
     • Tras seleccionar esta opción, busque por nombre de producto, descripción de producto o SKU, o haga clic en Filtros avanzados para afinar la búsqueda. Seleccione las casillas de verificación del panel derecho junto a los productos en los que desea basar su elemento de pedido.
     • Si selecciona elementos de línea con precios por niveles , haga clic en Ver niveles para ver los diferentes niveles del producto antes de añadir el elemento de pedido.
   • Crear elemento de pedido personalizado: si tiene permisos para Crear elementos de pedido personalizados, se creará un nuevo elemento de pedido personalizado exclusivo para cada cotización. Tras seleccionar esta opción, introduzca los detalles de su elemento de pedido en el panel derecho y elija si desea guardar el elemento de pedido personalizado en su biblioteca de productos. Haga clic en Guardar o en Guardar y añadir otro.
7. Si se ha activado el cálculo automático del impuesto sobre las ventas , selecciona las categorías fiscales para cada uno de los elementos de pedido añadidos.
8. El elemento de pedido se etiquetará como Añadido.
9. Revisa las actualizaciones en el panel «Cambios» , situado a la derecha.
   
   
10. Si se ha seleccionado la opción «Cargos y abonos prorrateados para el periodo de facturación restante », el ajuste prorrateado aparece en el resumen.
    
    
11. Para desactivar el impuesto sobre las ventas automático, desmarca la casilla«Impuesto sobre las ventas automático ».

1. Para actualizar los datos de la empresa vendedora, en la sección «Vendedor»:
   • Pasa el cursor por encima del vendedor y haz clic en el edit icono de edición.
   • Actualice los detalles en el panel derecho y, a continuación, haga clic en Guardar.
   • Los cambios realizados en los datos de la empresa vendedora solo se aplican al contrato y a las facturas asociadas al mismo. La configuración de tu cuenta no está actualizada.
2. Para editar los datos de la empresa de facturación, pasa el cursor por encima de la empresa y haz clic en el edit icono de edición. Las modificaciones también actualizarán el registro del CRM de la empresa.
3. Para sustituir la empresa de facturación, pase el ratón por encima de la empresa y haga clic en el icono replace reemplazar.
4. Para eliminar la empresa de facturación, pase el ratón por encima de la empresa y haga clic en el icono delete eliminar.
5. Para utilizar la misma dirección de facturación que figura en el registro de empresa, en «Dirección de facturación», marca la casilla de verificación«Igual que la empresa de facturación ».
6. Para utilizar una dirección de facturación diferente, haz clic en «+ Añadir dirección de facturación». En el panel derecho:
   • Introduce la dirección de facturación y haz clic en «Guardar».
   • Los cambios realizados en los datos de la dirección de facturación solo se aplican al contrato y se utilizan en las facturas relacionadas con dicho contrato. El registro de empresa no se ha actualizado.
     
     

     Nota: si se ha activado el cálculo automático del impuesto sobre las ventas , se utiliza la dirección de facturación de para determinar si debe añadirse el impuesto al contrato.

7. Haz clic para desplegar la sección«Números de identificación fiscal» y ver los números de identificación fiscal asociados a la empresa de facturación. Para editar los números de identificación fiscal existentes, haz clic en el edit icono de edición situado junto al nombre de la empresa de facturación y, a continuación, en el panel de la derecha, haz clic en la pestaña «Números de identificación fiscal ». Añade los números de identificación fiscal de los vendedores a través de laherramienta de facturas.
8. Para añadir un contacto de facturación, junto a «Contacto de facturación», haz clic en «Añadir». En el panel derecho:
   • Busca y selecciona un contacto y, a continuación, haz clic en«Guardar».
   • Haz clic en la pestaña «Crear nuevo » del panel de la derecha para crear un nuevo registro de contacto.
9. Para editar los datos de contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el edit icono de edición. Las modificaciones también actualizarán el registro del contacto en el CRM.
10. Para cambiar el contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el replace icono de sustitución.
11. Para eliminar el contacto de facturación, pasa el cursor por encima del contacto y haz clic en el delete icono de eliminación.
12. Para añadir más contactos de facturación, haz clic en «+ Añadir contactos adicionales». Busca los contactos y marca las casillas de verificación situadas junto a ellos; a continuación, haz clic en«Guardar».

Editar los datos del contrato

Modifica los datos del contrato en la sección«Configuración del contrato ».

1. Para modificar la fecha de entrada en vigor del contrato, en la sección «Fecha de entrada en vigor del contrato» , haz clic en elselector de fechasy selecciona unafecha.
2. Para cambiar el titular del contrato, haz clic en el menú desplegable«Titular del contrato» y selecciona untitular.
3. Para cambiar las condiciones de pago, haz clic en el menú desplegable «Condiciones de pago» y selecciona unaopción. Más información sobre las condiciones de pago.
4. Para añadir un númerode pedido , introduce dichonúmero en el campocorrespondiente .
5. Para añadir una propiedad personalizada, haz clic en «+ Añadir propiedad personalizada». Seleccionalas propiedades de contrato personalizadas existentes de la ficha, busca unapropiedad personalizada o haz clic en«Crear nueva propiedad de contrato» para configurar una nueva propiedad de contrato personalizada.
6. Haz clic en el delete icono de eliminación situado junto a una propiedad personalizada para eliminarla del contrato.
7. Para asociar el contrato a un negocio, haz clic en el menú desplegable«Asociar a un negocio» y selecciona unnegocio, o bien haz clic en «Crear un nuevo negocio» para crear uno nuevo.

Añadir y editar elementos de pedido

Añade elementos de pedido al contrato desde tu biblioteca de productoso añade elementos de pedido personalizados.

Nota: al utilizar Stripe como opción de procesamiento de pagos, la cantidad total a pagar debe ser superior a 0,50 $, o el mínimo equivalente de la divisa de liquidación. Más información sobre las cantidades mínimas de cargo de Stripe.

Para añadir elementos de pedido:

1. En la esquina superior derecha de la sección de elementos de pedido, haz clic en «Añadir elemento de pedido» y, a continuación, selecciona una opción:
   • Seleccionar de la biblioteca deproductos: añade un elemento de pedido basado en un producto de tu biblioteca de productos, incluidos los elementos de línea creados mediante la integración HubSpot-Shopify.
     • Busque por nombre de producto, descripción de producto o SKU, o haga clic en Filtros avanzados para afinar la búsqueda.
     • Seleccione las casillas de verificación del panel derecho junto a los productos en los que desea basar su elemento de pedido. Si seleccionas elementos de pedido con precios por niveles , haz clic en«Ver niveles» para ver los distintos niveles del producto antes de añadir el elemento de pedido.
       
       
   • Crear elemento de pedido personalizado: crea un elemento de pedido personalizado exclusivo para el contrato. Después de seleccionar esta opción, utilice el panel derecho para introducir los detalles de su elemento de pedido. Seleccione la casilla de verificación Guardar elemento de pedido en la biblioteca de productos para guardar el elemento de pedido en su biblioteca de productos. Haga clic en Guardar o en Guardar y añadir otro.
2. Haz clic en «Vista previa del contrato » para ver los detalles del contrato y el calendario de facturación.
3. Se pueden añadir impuestos a cada elemento de pedido, o bien puedes utilizar la opción de cálculo automático del impuesto sobre las ventas al realizar pagos online. Para añadir impuestos a elementos de pedido individuales, haz clic en el menú desplegable «Tipo impositivo» y establece los tipos impositivos de los elementos de pedido. La columna «Cantidad del impuesto » se actualiza automáticamente.
4. Si utilizas el impuesto sobre las ventas automático, activa el interruptor«Impuesto sobre las ventas automático ». El impuesto sobre las ventas se calculará automáticamente al crear el contrato de renovación.
   
   • En la columna Categoría fiscal , haga clic en el menú desplegable y seleccione la categoría fiscal para cada elemento de pedido. Puede elegir diferentes categorías de impuestos para diferentes elementos de pedido. Cada elemento de pedido debe tener un nombre único.
   • Si vas a enviar un artículo como parte del contrato, debes añadir un elemento de pedido correspondiente al envío para que el cálculo automático de los impuestos sea correcto. Si no ha añadido el envío a su biblioteca de productos, añada un elemento de pedido personalizado con una categoría de impuestos de Envío.
5. Puedes modificar las columnas que se muestran en la tabla de elementos de pedido. Si eres superadministrador, puedes configurar qué columnas se mostrarán a todos los usuarios de forma predeterminada. Aprende a editar columnas.
6. Edita los elementos de pedido en el editor modificando los valores de cada columna. 
   
   
7. Al editar elementos de pedido por niveles, el precio se actualiza en función del nivel a medida que se ajusta la cantidad. Haz clic en«Ver niveles » para editar las cantidades que aparecen junto a la tabla de niveles y saber qué nivel de precios se aplica.
   
   
8. Por defecto, la facturación de los elementos de pedido puntuales y recurrentes se establece en la fecha de hoy. Para facturar posteriormente a tu comprador un elemento de pedido, haz clic en el menú desplegable «Fecha de inicio de la facturación » y, a continuación, selecciona «Fecha personalizada». En el panel de la derecha, haz clic en elselector de fechas y selecciona unafecha de inicio; a continuación, haz clic en «Guardar».
9. Para añadir un descuento a un elemento de pedido, en la columna Descuento por unidad , haga clic en el menú desplegable y seleccione porcentaje o divisa. Introduce la cantidad del descuento. Los descuentos se pueden aplicar a elementos de pedido concretos, pero no al contrato en su conjunto.
10. Para editar los detalles del elemento de pedido, o para clonar o eliminar un elemento de pedido, coloca el cursor sobre el elemento de pedido, haz clic en Acciones, y luego selecciona una opción:
    • Edición: edita el elemento de pedido del contrato. La biblioteca de productos no se verá afectada.
    • Eliminar: elimina el elemento de pedido.