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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Contacts

Configurar tus archivos de importación

Última actualización: noviembre 24, 2021

Requisitos

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Ya sea que HubSpot sea tu primera CRM o te estés mudando de otro sistema, la importación te ayuda a crear registros y actualizar tu base de datos. Los archivos de importación son hojas de cálculo de datos utilizados para organizar las relaciones y procesos de tu empresa. Antes de comenzar a importar, revisa los términos y requisitos relevantes de HubSpot para tus archivos de importación.

Nota: las interacciones (correos electrónicos, llamadas, tareas o reuniones) asociadas con tus registros no se pueden importar a través de un archivo en HubSpot. Más información sobre cómo agregar interacciones mediante la API.

Glosario

  • Objeto de CRM: un tipo de relación o proceso que tu empresa tiene, como contactos, empresas, negocios y tickets. Al importar, un objeto es el tipo de conjunto de datos que estás importando a HubSpot.

  • Registro: una instancia individual de un objeto (por ejemplo, “Tom Smith” es un registro de contacto). En un archivo de importación de objeto individual, cada fila de tu archivo representa un registro de objeto. Si estás importando varios objetos en un archivo, cada fila representará registros asociados entre sí.

  • Propiedad: un campo creado para almacenar información sobre tus registros. En una importación, las propiedades coincidirán con los encabezados de la columna de tu archivo.


    contact-import-exampleArchivo de ejemplo

En este ejemplo, el objeto que se está importando es contactos. Cada fila representa un registro de contacto y cada columna de información representa una propiedad de contacto (Nombre, Apellido, Dirección de correo).

  • Identificador único: un valor de propiedad que HubSpot usa para reconocer cada registro como exclusivo. En una importación, necesitas un identificador único para asociar dos registros diferentes (por ejemplo, importa “Tom Smith” y asócialo con su empresa “Smith Inc.”) o para evitar crear registros duplicados (por ejemplo, dos registros para “Tom Smith”). Los identificadores únicos utilizados al importar a HubSpot son:
    • Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de un contacto. Esto es obligatorio cuando se importan y asocian contactos con otro objeto a través de una importación. Si no tienes direcciones de correo electrónico de contacto, usa el ID de contacto para actualizar y asociar registros de contactos existentes.
    • Nombre de dominio de la empresa: el dominio del sitio web de una empresa (por ejemplo, ejemplo.com). Esto es obligatorio cuando se asocian empresas con otro objeto a través de una importación. Si no tienes nombres de dominio de empresa, usa el ID de empresa para actualizar y asociar registros de empresa existentes.
    • ID de [objeto]: un valor de propiedad único que HubSpot le proporciona a cada registro. Si exportas registros existentes desde HubSpot, cada registro tendrá un ID de [objeto]. Esta es una columna obligatoria cuando se importan y asocian negocios existentes o tickets con otro tipo de objeto, pero también se puede usar como el identificador único para contactos y empresas si no tienes correos electrónicos o nombres de dominio de empresa.
  • Asignar columnas: un paso en el proceso de importación, cuando se te pedirá que hagas coincidir los encabezados de columna en tu archivo con las propiedades de HubSpot.

Por ejemplo, quieres importar y asociar contactos y empresas en un solo archivo. Los objetos importados y asociados son contactos y empresas. Cada fila representa un registro de contacto y su registro de empresa asociado. Cada encabezado de columna representa propiedades que se asignarán durante la importación. El archivo que se muestra a continuación incluye propiedades de contacto (Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, Número de teléfono, Comida favorita) y propiedades de la empresa (Nombre, Nombre de dominio de la empresa). También hay un identificador único para cada objeto que enlazará los dos registros únicos en HubSpot (Dirección de correo electrónico de contactos y Nombre de dominio de la empresa para empresas). Durante el proceso de importación, asignarás columnas a las propiedades de HubSpot (columna Nombre a la propiedad Nombre de HubSpot).

import-contacts-and-companies-exampleArchivo de ejemplo

mapping-column-example-introAsignación de columnas a propiedades

Requisitos de importación

Requisitos del archivo

Todos los archivos que se importan a HubSpot deben:
  • Ser un archivo .csv, .xlsx o .xls.
  • Tener solo una hoja.
  • Contar menos de 250.000 filas y 1.000 columnas.
  • Ser menor que en 150 MB.
  • Incluir una fila de encabezado en la que cada encabezado de columna corresponde a una propiedad en HubSpot. Puedes confirmar si ya existe una propiedad predeterminada para que coincida con tu encabezado o crea una propiedad personalizada antes de importar. Más información sobre las propiedades predeterminadas de HubSpot para contactos, empresas, negocios y tickets.
  • Tener codificación de UTF-8 si se incluyen caracteres de idiomas extranjeros.
  • Contiene celdas en formato general si estás importando propiedades de fecha en un archivo de Excel.

Requisitos de propiedad

  • Según los objetos que estás importando, tu archivo debe incluir las siguientes columnas:
    • Contactos: Nombre o Apellido o Correo electrónico (identificador único)
    • Empresas: Nombre o Nombre de dominio de la empresa (identificador único).
    • Negocios: Nombre del negocio, Pipeline y Etapa del negocio.
    • Tickets: Nombre del ticket, Pipeline y Estado del ticket.
    • Productos: Nombre y Precio de la unidad.
    • Notas: Fecha de actividad y Cuerpo de la nota.
  • Para las propiedades que contienen una fecha, el formato de los valores de fecha debe ser como uno de los siguientes:
    • mm/dd/aaaa (p. ej., 10/28/2020)
    • dd/mm/aaaa (p. ej., 28/10/2020) o
    • aaaa/mm/dd (p. ej., 2020/10/28).

Nota: si estás importando una propiedad de fecha de HubSpot predeterminada (por ejemplo, Fecha de cierre), tus valores deben incluir una fecha y una marca de tiempo. Más información sobre cómo formatear valores de marca de tiempo.

  • Para asignar un propietario a tus contactos, empresas, negocios o tickets durante la importación, incluye el encabezado Propietario de [objeto] y agrega la dirección de correo electrónico del usuario a cada fila de esa columna. Los usuarios a los que se les asigne un registro a través de la importación no recibirán una notificación de que se les asignó un nuevo registro.
  • Para actualizar registros existentes y evitar registros duplicados, tus archivos deben incluir una propiedad de identificador única para cada objeto. Para contactos y empresas, esto puede ser el Correo electrónico y el Nombre de dominio de empresa. Para todos los objetos, puedes exportar registros existentes y usar el ID de [objeto] como un identificador único. Al importar ID de [objeto] en un archivo, debes incluir el encabezado de la columna exactamente como aparece en el archivo de exportación (por ejemplo, ID de contacto, no ID DE CONTACTO).

Nota: puedes usar un correo electrónico secundario como el único identificador para contactos existentes que tengan una dirección de correo electrónico secundaria en HubSpot. Si usas un correo electrónico secundario y no incluyes la columna ID de contacto en el archivo, el correo electrónico secundario no reemplazará el correo electrónico principal. Sin embargo, si incluyes tanto el correo electrónico secundario como el ID del contacto como columnas en el archivo, el correo electrónico secundario reemplazará el correo electrónico principal. 

  • Dependiendo del tipo de campo de propiedad, hay requisitos de formato específicos. Más información sobre los tipos de campos de propiedades e importación a propiedades de casilla de comprobación.
  • Cuando importar productos (solo Pro y Enterprise):
    • Si quieres importar un valor de propiedad de Plazo, el formato del valor en la columna Plazo como PXM, donde X es el número de meses (por ejemplo, P6M, para un plazo de 6 meses) o PXY, donde X es el número de años (por ejemplo, P1Y, para un plazo de 1 año).
    • Para importar productos con el valor de propiedad Frecuencia de facturación, usa mensualmente, anualmente o trimestralmente si el producto tiene un tipo de precio recurrente. Deja la celda en blanco si el producto tiene un precio único.

Ejemplos de archivos de importación

Los siguientes archivos incluyen los encabezados de columna obligatorios para cada tipo de objeto, así como otros encabezados adicionales. Puedes agregar tus propios encabezados de columna para actualizar o crear cualquier propiedades adicionales que sean importantes para mantener la base de datos de HubSpot de tu organización.

Un objeto

  • Hola de cálculo de muestra de contactos: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de muestra de empresas: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de muestra de negocios: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de muestra de tickets: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de muestra de productos: XLSX o CSV

Nota: solo se pueden importar productos en una única importación de objeto y no se puede asociar con otro objeto a través de una importación. Descubre cómo asociar manualmente un producto a un negocio o cotización.

Varios objetos con asociaciones

Puedes importar y asociar objetos en un solo archivo o en dos archivos separados, donde cada archivo representa un objeto.

Importar varios objetos en un archivo

Para importar y asociar varios objetos en un archivo, incluye los registros que deseas asociar dentro de la misma fila de tu archivo. Estos archivos de muestra representan casos de uso comunes, pero puedes combinar y hacer coincidir objetos reemplazando los encabezados de columna con las propiedades de otro objeto.

  • Hoja de cálculo de muestra de contactos y empresas: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de muestra de contactos y tickets: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de muestra de empresas y negocios: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de las empresas y notas: XLSX o CSV
  • Hojas de cálculo de las empresas, negocios y notas: XLSX o CSV

Importar varios objetos en dos archivos

Al importar y asociar en dos archivos, cada archivo representa un objeto. Para identificar qué registros deben asociarse en los archivos, incluye una columna común en ambos. Uno de tus archivos debería tener un valor único para cada fila de esta columna. En el otro archivo, usa esos valores para indicar con qué registro se debe asociar cada fila.

Por ejemplo, un caso de uso común es importar y asociar contactos y empresas. En los siguientes archivos de muestra, Nombre de empresa es el columna común:

  • Hoja de cálculo de muestra de empresas  XLSX o CSV

  • Hola de cálculo de muestra de contactos:  XLSX o CSV

En el archivo de empresa, hay un valor único para cada fila en la columna Nombre de empresa. En cada fila del archivo de contactos, los valores en la columna Nombre de empresa coinciden con la empresa que se asociará al contacto.

Puedes usar estos archivos cuando importes contactos y empresas o mezclar y combinar con otros objetos siempre que incluyas una columna común. Una vez que tus archivos estén listos, descubre cómo importar un objeto o importar y asociar varios objetos a HubSpot.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM