Configurar archivos de importación

Tanto si HubSpot es tu primer CRM como si te mudas desde otro sistema, la importación te ayuda a crear registros y actividades, y a actualizar tu base de datos. Los archivos de importación son hojas de cálculo de datos utilizados para organizar las relaciones y procesos de tu empresa. Antes de importar objetos, consulta los términos y requisitos de HubSpot para los archivos de importación.

Glosario

• Objeto de CRM: un tipo de relaciones o de procesos que tu empresa tiene, como contactos, empresas, negocios o tickets. Al importar, un objeto es el tipo de conjunto de datos que estás importando a HubSpot.

• Registro: una instancia individual de un objeto (por ejemplo, "María Vargas" sería un registro de contacto). En un archivo de importación de objeto individual, cada fila de tu archivo representa un registro de objeto. Si está importando varios objetos en un archivo, cada fila representará registros asociados entre sí.

• Actividad: un compromiso que puede asociarse a los registros, como un correo electrónico enviado a un contacto o una nota registrada en un registro de ticket. Las actividades incluyen llamadas, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas. Puede crear nuevas actividades mediante la importación, pero no puede actualizar las existentes. Las llamadas y las tareas pueden importarse por sí solas, pero los correos electrónicos, las reuniones y las notas deben importarse y asociarse a un objeto CRM.

• Propiedad: campo creado para almacenar información sobre sus registros y actividades. En una importación, las propiedades coincidirán con los encabezados de las columnas del archivo.

  Archivo de ejemplo

En este ejemplo, el objeto que se importa son los contactos. Cada fila representa un registro de contacto, y cada columna de información representa una propiedad de contacto (Nombre, Apellidos, Dirección de correoelectrónico).

• Identificador único: un valor de propiedad que HubSpot usa para reconocer cada registro como específico. En una importación, se necesita un identificador único para evitar crear registros duplicados (por ejemplo, dos registros para "Tom Smith") y para asociar registros diferentes (por ejemplo, importar "Tom Smith" y asociarlo a su empresa "Smith Inc."). Los identificadores únicos disponibles para la importación son:
  • Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de un contacto. Esto es necesario cuando se importan contactos para evitar duplicados o para asociar los contactos con otro objeto. Si no dispone de direcciones de correo electrónico de contacto, utilice el ID de registro para actualizar y asociar los registros de contactos existentes.

• Nombre de dominio de la empresa: el dominio del sitio web de una empresa (por ejemplo, ejemplo.com). Esto es necesario cuando se importan empresas para evitar duplicados o para asociar empresas con otro objeto. Si no dispone de nombres de dominio de empresa, utilice el ID de registro para actualizar y asociar los registros de empresa existentes.
• ID de registro: un valor de propiedad único dado a cada registro por HubSpot. Si usted exportas registros existentes desde HubSpot, cada registro tendrá un ID de registro. Se trata de una columna obligatoria al importar y asociar negocios, tickets u objetos personalizados existentes con otro objeto, pero también se puede utilizar como identificador único para contactos y empresas si no dispone de correos electrónicos o nombres de dominio de empresas.
• Propiedad de valor único personalizado(BETA sólo para negocios, tickets y objetos personalizados): si ha creado una propiedad que requiere valores únicos, puede utilizar la propiedad como identificador único en sus archivos de importación.
• Etiqueta de asociación (solo en Pro y en Enterprise): valor que especifica la relación entre los registros. Una vez creadas las etiquetas de asociación, puede importarlas con sus registros.

• Asignar columnas: un paso en el proceso de importación, en el que se te pedirá que hagas coincidir los encabezados de columna de tu archivo con las propiedades de HubSpot.

Por ejemplo, desea importar y asociar contactos y empresas en un solo fichero. Los objetos que se importan y asocian son contactos y empresas. Cada fila representa un registro de contacto y su registro de empresa asociado. Cada encabezado de columna representa propiedades que se asignarán durante la importación. El archivo que se muestra a continuación incluye propiedades de contacto(Nombre, Apellidos, Dirección de correo electrónico, Número de teléfono, Comida favorita) y propiedades de la empresa (Nombre, Nombre de dominio de la empresa). También hay un identificador único para cada objeto que vinculará los dos registros únicos en HubSpot(dirección de correo electrónico para los contactos y nombre de dominio de la empresa para las empresas). Durante el proceso de importación, asignarás columnas a propiedades de HubSpot( la columna Nombre a la propiedad Nombre de HubSpot).

Archivo de ejemplo

Asignación de columnas a propiedades

Requisitos para los archivos

• Ser un archivo .csv, .xlsx o .xls.
• Tener solo una hoja.
• Tener menos de 1.048.576 filas y 1000 columnas.
• Para los usuarios de herramientas gratuitas, los archivos deben ser inferiores a 20 MB. Para las cuentas con suscripciones Starter, Pro o Enterprise, los archivos pueden ser de hasta 512 MB.
• Incluir una fila de encabezados en la que cada encabezado de columna corresponda a una propiedad de HubSpot. Los encabezados de las columnas pueden organizarse en cualquier orden sin que ello afecte a la importación. También puedes confirmar si ya hay una propiedad predeterminada que coincida con cada encabezado o bien crear propiedades personalizadas antes de importar. Consulta más información sobre las propiedades predeterminadas de HubSpot para contactos, empresas, negocios y tickets.
• Tener codificación UTF-8 si se incluyen caracteres de idiomas extranjeros.
• Contener celdas en formato numérico si se están importando propiedades de fecha-hora en un archivo de Excel.
• Contener solo datos de moneda formateados en USD utilizando decimales (por ejemplo, 123,45). 

Requisitos para las propiedades

Formato de los valores de las propiedades

Las siguientes reglas de formato son necesarias para importar correctamente los datos:

• Para las propiedades del contacto Número de teléfono y Número de teléfono móvil, para importar y formatear automáticamente el número de teléfono basado en el código de país, formatea como +[código de país][número]. Si hay una extensión, agrega ext[número]. Por ejemplo, un número de teléfono con el prefijo de Estados Unidos sería +11234567890 ext123.
  

• Con las propiedades que contienen un precio, debes usar una de las monedas aceptadas por HubSpot. En la pestaña Moneda de la configuración predeterminada de tu cuenta puedes consultar la lista de las monedas aceptadas y sus códigos de divisa.
• La herramienta de importación ignora las celdas en blanco en una hoja de cálculo, por lo que al importar nuevos datos de propiedades, deje en blanco las celdas de los registros que no tengan un valor para la propiedad. Si un registro existente ya tiene un valor para la propiedad dentro de HubSpot, las celdas en blanco no borrarán el valor de la propiedad existente. Para borrar valores de propiedad existentes en bloque, puede editar manualmente los valores o utilizar la acción deworkflow Borrar valor de propiedad .
• Para asignar un propietario a un registro o actividad durante la importación:
  • Para los objetos, incluya una cabecera de propietario [Objeto]. Para las actividades, incluya una Actividad asignada a la cabecera.
  • Añada el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario a cada fila de esa columna. Los usuarios a los que se asigne un registro mediante importación no recibirán una notificación de que se les ha asignado un nuevo registro o actividad.
• Para propiedades que contienen una fecha, para formatear un valor para esta propiedad:
  
  • Los formatos de fecha válidos son mm/dd/aaaa (28/10/2020), dd/mm/aaaa (28/10/2020) o, aaaa-mm-dd (2020-10-28).
  • En el caso de las propiedades de fecha-hora, para incluir una hora, añada la marca de tiempo como hh:mm (28/10/2020 14:30). Por opción predeterminada, la herramienta de importación utiliza un reloj de 24 horas. Para especificar un reloj de 12 horas, añada AM o PM a la marca de tiempo (10/28/2020 2:30 PM). Si no incluye una marca de tiempo, la hora se establece en medianoche por defecto.

Nota: si importas una propiedad de fecha predeterminada de HubSpot (por ejemplo, Fecha de cierre), los valores deben tener el formato de marca de tiempo UNIX en milisegundos. Si importas un archivo de Excel, las celdas de la propiedad fecha-hora deben estar en formato numérico. Consulta más información sobre cómo dar formato a los valores de las marcas de tiempo y cómo convertir una fecha a formato UNIX.

• Dependiendo del tipo de campo de propiedad, existen otros requisitos de formato específicos:
  • Para las propiedades numéricas o de texto personalizadas, si ha establecido reglas de validación, los valores importados deben seguir las reglas o no se importarán.

• • Para los tipos de propiedades de enumeración, los valores de su archivo de importación deben coincidir con la etiqueta o el valor interno de las opciones definidasde la propiedad .
  • Consulta más detalles sobre la importación a las propiedades de casillas de comprobación.

• Al importar productos (solo en Pro y en Enterprise):
  • Si quieres importar un valor de propiedad Término, el formato del valor de la columna Término debe ser PXM, donde X es el número de meses (por ejemplo, P6M para un plazo de 6 meses) o PXY, donde X es el número de años (por ejemplo, P1Y para un plazo de 1 año).
  • Para importar productos con el valor de propiedad Frecuencia de facturación, usa mensualmente, anualmente o trimestralmente si el producto tiene un tipo de precio recurrente. Deja la celda en blanco si el producto tiene un precio único.

Propiedades obligatorias

Dependiendo de los objetos o actividades que esté importando, las siguientes propiedades son necesarias y deben incluirse como cabeceras de columna en sus archivos:

• Contactos: al menos uno de los siguientes: Nombre, Apellidos, Correo electrónico o, para los contactos existentes, ID de registro.
• Empresas: al menos una de las siguientes opciones: Nombre, Dominio de la empresa o, para empresas existentes, ID de registro.
• Negocios: si está creando nuevos negocios, Nombre del negocio, Pipeline y Etapa del negocio. Para negocios existentes, ID de registro.
• Tickets: si está creando nuevos tickets, Nombre del ticket, Pipeline y Estado del ticket. Para entradas existentes, ID de registro.
• Productos: Precio unitario y Nombre, o para productos existentes, ID de registro.

• Elementos de línea: Nombre, Cantidad y Precio, así como el ID de registro o el Nombre del negocio asociados al negocio en cuestión. Si también vas a asociar elementos de línea específicos con productos concretos, incluye el ID de producto , que se asignará como una propiedad de elemento de línea durante la importación.

Nota: a través de la importación, puede importar para crear nuevas partidas, pero no puede actualizar las partidas existentes. Al importar partidas con negocios, la importación noactualizará el importe del negocio. Para actualizar las partidas existentes o actualizar el importe del negocio asociado, puede editar manualmente las partidas o asociar las partidas a un negocio en HubSpot .

• Llamadas: Notas sobre la llamada (un campo de texto que describe o proporciona contexto sobre la llamada).
• Correos electrónicos: Cuerpo del correo electrónico (el cuerpo del texto del correo electrónico) y Dirección del correo electrónico (ya sea Entrante o Saliente).
• Reuniones: Descripción de la reunión(un campo de texto para describir la reunión), Horade inicio de la reunión y Hora de finalización de la reunión. Los valores de hora inicial y final deben formatearse como propiedades de fecha-hora.
• Notas: Cuerpo de lanota (el cuerpo de texto de la nota).
• Tareas: Título de la tarea (el nombre de la tarea) y Fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento debe formatearse como una propiedad fecha-hora.

Propiedades adicionales

Las propiedades adicionales no son necesarias, pero también se pueden importar a HubSpot para añadir o actualizar datos en bloque. Puede importar las siguientes propiedades adicionales:

• Propiedades predeterminadas de contacto, empresa, negocio y ticket de HubSpot, excluyendo ciertas propiedades establecidas automáticamente que no se pueden editar. Más información sobre las propiedades predeterminadas de contacto, empresa , negocio y ticket.
• Cualquier propiedad personalizada que haya creado para contactos, empresas, negocios, entradas u objetos personalizados.
• Para todas las actividades, puede importar lo siguiente:
  • Actividad asignada a: el propietario de la actividad. El valor de esta propiedad debe ser elnombre del usuario de  en HubSpot o la dirección de correo electrónico del usuario.
  • Fecha de la actividad: fecha y hora en que se produjo la actividad. Debe formatearse como una propiedad de fecha-hora. Si importa nuevas actividades y no incluye esta propiedad, los valores de Fecha de la actividad se establecen automáticamente en la fecha y hora en que se crearon las actividades.
• Llama a propiedades:
  
  • Dirección de la llamada: la dirección de la llamada, ya sea Inbound o Outbound.
  • Fuente de llamada: el origen de la llamada. Las opciones incluyen VoIP, Zoom o laplataforma Integrations.
  • Estado de lallamada: el estado o resultado de la llamada. Las opciones incluyen Ocupado, Cancelado, Completado, Conectando, Fallido, En curso, Perdido, Sin respuesta, En cola o Sonando.
  • Título de la llamada: el nombre de la llamada.
  • URL de grabación: una URL para acceder a la grabación de la llamada.
  • Transcripción disponible: indica si la llamada dispone de transcripción, ya sea VERDADERO o FALSO.
  • Fecha de actividad: la fecha y la hora en que se produjo la llamada.
  • Tipo de llamada: el tipo de llamada. Las opciones se establecen en laconfiguración del tipo de llamada y reunión de .
• Propiedades del correo electrónico:
  
  • Asunto del correo electrónico: el asunto del correo electrónico.
  • Estado de envío del correo electrónico: el estado del correo electrónico. Las opciones incluyen Rebotado, Fallido, Programado, Enviando o Enviado.

• Locales de reunión:

• • Notas internas de la reunión: un campo de texto para agregar notas sobre la reunión.
  • Tipo de ubicación: el tipo de ubicación donde se celebró la reunión. Las opciones incluyen Llamada telefónica, Dirección o Videoconferencia.
  • Lugar de la reunión: el nombre del lugar de la reunión.
  • Nombre de la reunión: un nombre para la reunión.

• • Resultado de la reunión: el resultado de la reunión. Las opciones se establecen en laconfiguración de la llamada y el resultado de la reunión de .
  • Tipo de reunión: el tipo de reunión. Las opciones se establecen en laconfiguración del tipo de llamada y reunión de .
• Propiedades de la tarea:
  
  • Notas: un campo de texto para agregar notas sobre la tarea.
  • Prioridad: la prioridad asignada a la tarea. Las opciones incluyen Bajo, Medio o Alto.
  • Tipo de tarea: el tipo de tarea. Las opciones incluyen Call, Email, o To-Do. Si no establece un tipo durante la importación, la tarea se establecerá por defecto en To-Do . 
  • Estado de la tarea: el estado de la tarea Las opciones incluyen Completado, Aplazado, En curso, No iniciado o En espera.

Requisitos de asociación y deduplicación

• Para importar y asociar varios objetos en un mismo fichero, incluya información sobre los registros y/o actividades asociados en la misma fila. En dos archivos, utiliza una columna común para conectar los registros de cada archivo. Puede consultar los archivos de ejemplo para obtener más ayuda sobre la importación y asociación de registros.
• Para actualizar los registros existentes, asociar registros y evitar registros duplicados, sus archivos deben incluir una propiedad de identificador único para cada objeto. Puedes exportar los registros de todos los objetos, así como usar el ID de registro como identificador único para cada uno de ellos. Para los contactos, también puede utilizar Correo electrónico. Para las empresas, también puede utilizar elnombre de dominio Empresa.
  • Si importas varios objetos e incluyes el ID de registro, te recomendamos que diferencies los encabezados de las columnas del archivo de forma que el ID coincida con el objeto correcto (por ejemplo, que una columna se llame ID de registro - Contactos y otra se llame ID de registro - Empresas).
  • Puedes usar un correo electrónico secundario como el identificador único de contactos existentes que tengan una dirección de correo electrónico secundaria en HubSpot. Si usas un correo electrónico secundario y no incluyes la columna ID de registro en el archivo, el correo electrónico secundario no reemplazará el correo electrónico principal. Sin embargo, si incluyes ambos identificadores como columnas en el archivo (es decir, tanto el correo electrónico secundario como el ID de registro), el correo electrónico secundario reemplazará el correo electrónico principal.

• Para asociar un registro a varias actividades o registros de otro objeto, incluya el identificador único del registro en varias filas para cada registro que desee asociar. En el ejemplo de abajo, Luke Danes es gerente de Luke's Diner, pero contratista de The Dragonfly Inn. Para asociarlo con ambas empresas, tendrías que incluir por cada empresa dos filas para Luke Danes con las columnas Correo electrónico (o ID de registro) y Nombre de dominio de la empresa (o ID de registro).

Nota: sino incluyes identificadores únicos (por ejemplo, Correo electrónico, Nombre de dominio de la empresa, o ID de registro), la importación creará registros duplicados en lugar de asociar cada uno al mismo registro.

• Para importar etiquetas de asociación( sólo Pro y Enterprise ), incluya una columna Etiqueta de asociación.   Las etiquetas de asociación deben crearse en HubSpot antes de la importación.
  • Para definir varias etiquetas de forma que describan la relación entre dos registros, puedes incluir varios valores de etiquetas de asociación en una celda, separados por punto y coma (por ejemplo, Mánager; Contacto de facturación).
  • Si importas etiquetas de asociación en una importación de varios archivos, debes incluir la columna Etiqueta de asociación y un identificador único para el objeto que estás asociando en el mismo archivo.
• Para crear asociaciones entre empresas principales y secundarias en un archivo de importación, incluye una columna Empresa principal en el archivo, con los valores ID de registro de las empresas principales. Consulta más información sobre cómo importar empresas secundarias.

Ejemplos de archivos de importación

Los siguientes archivos incluyen las cabeceras de columna necesarias para cada objeto o actividad, así como posibles cabeceras adicionales. Puedes agregar tus propios encabezados de columna para actualizar o crear las propiedades adicionales que necesites en tu base de datos de HubSpot.

Un objeto

• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos: XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para tickets: XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para productos: XLSX o CSV

Una vez que tu archivo esté listo, aprende a importar un objeto o actividad a HubSpot.

Nota: los productos sólo pueden importarse en una única importación de objetos. Puede asociar un producto existente a una partida, o asociar manualmente un producto a unnegocio o presupuesto.

Varios objetos con asociaciones

Puede importar y asociar múltiples objetos de , u objetos y actividades, juntos en un archivo o en dos archivos separados, donde cada archivo representa un objeto/actividad.

Importar varios objetos en un archivo

Para importar y asociar varios objetos/actividades en un mismo fichero, incluya los registros/actividades que desee asociar dentro de la misma fila de su fichero. Estos archivos de ejemplo representan casos de uso comunes, pero puede mezclar y combinar objetos o actividades sustituyendo los encabezados de las columnas.

• Ejemplo de hoja de cálculo de contactos y empresas: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos y empresas con etiquetas de asociación: XLXS o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos y tickets: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas y negocios: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas y notas: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas, negocios y notas: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para negocios y nuevos elementos de línea (con productos asociados): XLSX o CSV.  Al importar objetos en un solo archivo, solo se puede importar un elemento de línea por negocio.
• Ejemplo de hoja de cálculo de llamadas y contactos: CSV.
• Ejemplo de hoja de cálculo de notas y tickets: CSV.
• Ejemplo de hoja de cálculo de tareas y negocios existentes: CSV.

Una vez que tu archivo esté listo, aprende a importar y asociar múltiples objetos o actividades en HubSpot.

Importar varios objetos en dos archivos

Al importar y asociar en dos ficheros, cada fichero representa un objeto o actividad. Sólo puede importar dos objetos o un objeto y una actividad en una importación de dos ficheros. Para importar más de dos objetos/actividades, puede hacerlo en un solo archivo.

Tara identificar qué registros deben asociarse entre los ficheros, incluya una columna común en ambos. Uno de tus archivos debería tener un valor único para cada fila de esta columna. En el otro fichero, utilice esos valores para indicar a qué registro debe asociarse cada fila. Por ejemplo, un caso de uso común es importar y asociar contactos y empresas. En los siguientes archivos de muestra, Nombre de empresa es el columna común:

• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas: XLSX o CSV.

• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos: XLSX o CSV.

En el archivo de empresa, hay un valor único para cada fila en la columna Nombre de empresa. En cada fila del archivo de contactos, los valores en la columna Nombre de empresa coinciden con la empresa que se asociará al contacto. Puedes usar estos archivos para importar contactos y empresas, o para mezclar y combinar otros objetos, siempre que incluyas una columna común.

Otros ejemplos son:

• Negocios y empresas con etiquetas de asociación en dos archivos: en estos archivos de ejemplo, Nombre de la empresa es la clave única del objeto Empresa.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de de ejemplo para empresas: XLSX o CSV.
• Negocios con nuevos elementos de línea en dos archivos: en estos archivos de ejemplo, Nombre del negocio es la clave única del objeto Negocio. Al importar objetos en dos archivos, puedes importar varios elementos de línea por negocio.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para elementos de línea (con productos asociados): XLSX o CSV.
• Llamadas y contactos en dos ficheros: en estos ficheros, Email es la columna común y clave única para los contactos.
  • Llama a la hoja de cálculo de muestra: CSV.
  • Hoja de cálculo de muestra de contactos: CSV.

Una vez que tus archivos estén listos, aprende a importar y asociar múltiples objetos o actividades en HubSpot.