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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Contacts

Configurar archivos de importación

Última actualización: noviembre 4, 2022

Requisitos

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No importa si HubSpot es tu primer CRM o si antes usabas otro sistema: con los archivos de importación puedes crear registros y actualizar tu base de datos para organizar las relaciones y los procesos de tu empresa. Antes de importar objetos, consulta los términos y requisitos de HubSpot para los archivos de importación.

Nota: las interacciones asociadas con tus registros (es decir, los emails, las llamadas, las tareas o las reuniones) no se pueden importar a HubSpot mediante archivos. Consulta más información sobre cómo agregar interacciones mediante la API.

Glosario

  • Objeto de CRM: un tipo de relaciones o de procesos que tu empresa tiene, como contactos, empresas, negocios o tickets. Al hacer una importación, un objeto es el tipo de conjunto de datos que estás importando a HubSpot.

  • Registro: una instancia individual de un objeto (por ejemplo, "María Vargas" sería un registro de contacto). En un archivo de importación de un solo objeto, cada fila representa un registro de ese objeto, mientras que en un archivo de importación de varios objetos, cada fila representa registros asociados entre sí.

  • Propiedad: un campo creado para almacenar información sobre los registros. En una importación, las propiedades coincidirán con los encabezados de las columnas del archivo.


    Ejemplo de importación de contactosArchivo de ejemplo

En este ejemplo, el objeto que se está importando es contactos. Cada fila representa un registro de contacto y cada columna de información representa una propiedad de contacto (Nombre, Apellidos, Dirección de correo).

  • Identificador único: un valor de propiedad que HubSpot usa para reconocer cada registro como específico. En una importación, tienes que usar un identificador único para asociar dos registros diferentes (por ejemplo, si importas "María Vargas" y quieres asociarla con su empresa, "Vargas, SL") o para evitar crear registros duplicados (por ejemplo, para no tener dos registros de "María Vargas"). Los identificadores únicos que se usan al importar datos a HubSpot son:
    • Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de un contacto, necesaria al importar contactos para evitar duplicados o para asociar contactos con otro objeto. Si no tienes direcciones de correo electrónico de contacto, usa el ID de registro para actualizar y asociar registros de contactos existentes.
    • Nombre de dominio de la empresa: el dominio del sitio web de una empresa (por ejemplo, example.com), necesario al importar empresas para evitar duplicados o para asociar empresas con otro objeto. Si no tienes nombres de dominio de empresa, usa el ID de registro para actualizar y asociar registros de empresa existentes.
    • ID de registro: un valor de propiedad único que HubSpot da a cada registro, por lo que, al exportar registros desde HubSpot, cada uno de ellos tendrá un ID de registro específico. Esta columna es obligatoria cuando se importan y asocian negocios o tickets existentes con otro tipo de objeto, pero este ID también se puede usar como el identificador único de contactos y empresas si no tienes correos electrónicos o nombres de dominio de empresa.
  • Etiqueta de asociación (solo en Pro y en Enterprise): valor que especifica la relación entre los registros. Una vez que crees etiquetas de asociación, puedes importarlas con tus registros.
  • Asignación de columnas: un paso del proceso de importación, en el que se te pedirá que asocies los encabezados de columna de tu archivo con las propiedades de HubSpot.

Por ejemplo, si quieres importar y asociar contactos y empresas en un solo archivo, los objetos importados y asociados serían contactos y empresas. Cada fila representaría un registro de contacto y su registro de empresa asociado, mientras que cada encabezado de columna representaría las propiedades que se asignarán durante la importación. El archivo que se muestra a continuación incluye propiedades de contacto (Nombre, Apellidos, Dirección de correo, Número de teléfono y Comida favorita) y propiedades de empresa (Nombre y Nombre de dominio de la empresa). También hay un identificador único para cada objeto que asociará los dos registros únicos en HubSpot (Dirección de correo, en el caso de los contactos, y Nombre de dominio de la empresa, en el caso de las empresas). Durante el proceso de importación, tendrás que asignar las columnas a las propiedades de HubSpot (por ejemplo, la columna Nombre a la propiedad Nombre de HubSpot).

Ejemplo de importación de contactos y empresasArchivo de ejemplo

Ejemplos de asociación durante la importaciónAsignación de columnas a propiedades

Requisitos de importación

Requisitos para los archivos

Todos los archivos que se importan a HubSpot deben cumplir estos requisitos:
  • Ser un archivo .csv, .xlsx o .xls.
  • Tener solo una hoja.
  • Tener menos de 1.048.576 filas y 1000 columnas.
  • Pesar menos de 512 MB.
  • Incluir una fila de encabezados en la que cada encabezado de columna corresponda a una propiedad de HubSpot. Los encabezados de las columnas pueden organizarse en cualquier orden sin que ello afecte a la importación. También puedes confirmar si ya hay una propiedad predeterminada que coincida con cada encabezado o bien crear propiedades personalizadas antes de importar. Consulta más información sobre las propiedades predeterminadas de HubSpot para contactos, empresas, negocios y tickets.
  • Tener codificación UTF-8 si se incluyen caracteres de idiomas extranjeros.
  • Contener celdas en formato numérico si se están importando propiedades de fecha-hora en un archivo de Excel.
  • Contener solo datos de moneda formateados en USD utilizando decimales (por ejemplo, 123,45). 

Requisitos para las propiedades

  • Según los objetos que importes, el archivo debe incluir las siguientes columnas:
    • Contactos: al menos una columna Nombre, Apellidos, Correo electrónico o ID de registro.
    • Empresas: al menos una columna Nombre, Nombre de dominio de la empresa o ID de registro.
    • Negocios: Nombre del negocio o ID de registro, y si estás creando nuevos negocios, Pipeline, y Etapa del negocio.
    • Tickets: Nombre del ticket o ID de registro,, y si estás creando nuevos tickets, Pipeline y Estado del ticket.
    • Productos: Nombre o ID de registro, y Precio unitario.
    • Notas: Fecha de actividad y Cuerpo de la nota.
    • Elementos de línea: Nombre, Cantidad y Precio, así como el ID de registro o el Nombre del negocio asociados al negocio en cuestión. Si también vas a asociar elementos de línea específicos con productos concretos, incluye el ID de producto , que se asignará como una propiedad de elemento de línea durante la importación.

Nota: puedes hacer importaciones para crear nuevos elementos de línea, pero no para actualizar los elementos que ya haya. Al importar elementos de línea asociados a negocios, la importación no actualizará el valor del negocio asociado. Si quieres actualizar elementos de línea existentes o el valor del negocio asociado, puedes editar manualmente los elementos de línea o asociarlos a un negocio en HubSpot.

  • Para actualizar registros existentes y evitar registros duplicados, los archivos deben incluir una propiedad de identificador único por cada objeto. Puedes exportar los registros de todos los objetos, así como usar el ID de registro como identificador único para cada uno de ellos. Con los contactos, también puedes usar el Correo electrónico, y con las empresas, también puedes usar el Nombre de dominio de la empresa.
    • Si importas varios objetos e incluyes el ID de registro, te recomendamos que diferencies los encabezados de las columnas del archivo de forma que el ID coincida con el objeto correcto (por ejemplo, que una columna se llame ID de registro - Contactos y otra se llame ID de registro - Empresas).
    • Puedes usar un correo electrónico secundario como el identificador único de contactos existentes que tengan una dirección de correo electrónico secundaria en HubSpot. Si usas un correo electrónico secundario y no incluyes la columna ID de registro en el archivo, el correo electrónico secundario no reemplazará el correo electrónico principal. Sin embargo, si incluyes ambos identificadores como columnas en el archivo (es decir, tanto el correo electrónico secundario como el ID de registro), el correo electrónico secundario reemplazará el correo electrónico principal. 
  • Para poder importar y dar formato automáticamente a números de teléfono según el código de país, las propiedades de contacto Número de teléfono y Número de teléfono móvil deben tener el formato +[código de país][número], y si en el número hay una extensión, debes agregar ext[número]. Por ejemplo, un número de teléfono con el código de Colombia sería similar a +57234567890 ext123.
  • Con las propiedades que contienen un precio, debes usar una de las monedas aceptadas por HubSpot. En la pestaña Moneda de la configuración predeterminada de tu cuenta puedes consultar la lista de las monedas aceptadas y sus códigos de divisa.
  • El formato de las propiedades que contienen una fecha debe ser uno de los siguientes:
    • mm/dd/aaaa (por ejemplo, 10/28/2020)
    • dd/mm/aaaa (por ejemplo, 28/10/2020)
    • aaaa-mm-dd (por ejemplo, 2020-10-28)

Nota: si importas una propiedad de fecha predeterminada de HubSpot (por ejemplo, Fecha de cierre), los valores deben tener el formato de marca de tiempo UNIX en milisegundos. Si importas un archivo de Excel, las celdas de la propiedad fecha-hora deben estar en formato numérico. Consulta más información sobre cómo dar formato a los valores de las marcas de tiempo y cómo convertir una fecha a formato UNIX.

  • Para asignar un propietario a tus contactos, empresas, negocios o tickets durante la importación, incluye el encabezado Propietario de [objeto] y agrega la dirección de correo electrónico del usuario correspondiente a cada fila de esa columna. Los usuarios que se asignan a un registro mediante un archivo de importación  recibirán una notificación de que tienen un nuevo objeto asignado.
  • Según el tipo de campo de la propiedad, hay que cumplir requisitos de formato específicos.
  • Al importar productos (solo en Pro y en Enterprise):
    • Si quieres importar un valor de propiedad Término, el formato del valor de la columna Término debe ser PXM, donde X es el número de meses (por ejemplo, P6M para un plazo de 6 meses) o PXY, donde X es el número de años (por ejemplo, P1Y para un plazo de 1 año).
    • Para importar valores de propiedad Frecuencia de facturación, usa mensualmente, anualmente o trimestralmente si el producto en cuestión tiene un tipo de precio recurrente, y deja la celda en blanco si el producto tiene un precio único.

Requisitos para la asociación

  • Para importar y asociar varios objetos en un archivo, incluye la información sobre los registros asociados en la misma fila, y para importar dos archivos, utiliza una columna común que conecte los registros de cada archivo. Si necesitas más ayuda para importar y asociar registros, consulta los archivos de ejemplo que se incluyen más abajo.
  • Para asociar un registro con varios registros de otro objeto, incluye el identificador único del registro en varias filas por cada registro que quieras asociar. En el ejemplo de abajo, Luke Danes es gerente de Luke's Diner, pero contratista de The Dragonfly Inn. Para asociarlo con ambas empresas, tendrías que incluir por cada empresa dos filas para Luke Danes con las columnas Correo electrónico (o ID de registro) y Nombre de dominio de la empresa (o ID de registro).

Nota: sino incluyes identificadores únicos (por ejemplo, Correo electrónico, Nombre de dominio de la empresa, o ID de registro), la importación creará registros duplicados en lugar de asociar cada uno al mismo registro. Consulta más información sobre cómo importar y asociar varios objetos.


Ejemplo de importación de asociaciones flexible

  • Para importar etiquetas de asociación (solo enPro y en Enterprise), incluye una columna Etiqueta de asociación.  Las etiquetas de asociación deben crearse en HubSpot antes de la importación.
    • Para definir varias etiquetas de forma que describan la relación entre dos registros, puedes incluir varios valores de etiquetas de asociación en una celda, separados por punto y coma (por ejemplo, Mánager; Contacto de facturación).
    • Si importas etiquetas de asociación en una importación de varios archivos, debes incluir la columna Etiqueta de asociación y un identificador único para el objeto que estás asociando en el mismo archivo.
  • Para crear asociaciones entre empresas principales y secundarias en un archivo de importación, incluye una columna Empresa principal en el archivo, con los valores ID de registro de las empresas principales. Consulta más información sobre cómo importar empresas secundarias.

Ejemplos de archivos de importación

Los siguientes archivos incluyen los encabezados de columna obligatorios de cada tipo de objeto, así como otros encabezados adicionales. Puedes agregar tus propios encabezados de columna para actualizar o crear las propiedades adicionales que necesites en tu base de datos de HubSpot.

Un objeto

  • Hoja de cálculo de ejemplo para contactos: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de ejemplo para empresas XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de ejemplo para tickets: XLSX o CSV
  • Hoja de cálculo de ejemplo para productos: XLSX o CSV

Una vez que el archivo esté listo, consulta cómo importar un objeto a HubSpot.

Nota: los productos solo pueden importarse en una única importación de objetos, pero puedes asociar un producto existente a un elemento de línea o asociar manualmente un producto a un negocio o a una cotización.

Varios objetos con asociaciones

Puedes importar y asociar objetos en un solo archivo o en dos archivos separados, donde cada archivo represente un objeto.

Importar varios objetos en un archivo

Para importar y asociar varios objetos en un archivo, incluye los registros que quieres asociar dentro de la misma fila del archivo. Estos archivos de ejemplo representan usos comunes, pero puedes combinar y asociar objetos reemplazando los encabezados de columna por las propiedades de otro objeto.

  • Hoja de cálculo de ejemplo para contactos y empresas: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para contactos y empresas con etiquetas de asociación: XLXS o CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para contactos y tickets: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para empresas y negocios: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para empresas y notas: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para empresas, negocios y notas: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para negocios y nuevos elementos de línea (con productos asociados): XLSX o CSV.  Al importar objetos en un solo archivo, solo se puede importar un elemento de línea por negocio.

Importar varios objetos en dos archivos

Al importar y asociar objetos en dos archivos, cada uno de esos archivos representa un objeto. Para identificar qué registros deben asociarse en los archivos, incluye una columna común en ambos. Uno de los archivos debe tener un valor único para cada fila de esa columna, y en el otro archivo deben usarse esos valores para indicar con qué registro debe asociarse cada fila.

Un ejemplo de uso común es importar y asociar contactos y empresas, por lo que en estos archivos de ejemplo, Nombre de empresa es la columna común:

  • Hoja de cálculo de ejemplo para empresas: XLSX o CSV.

  • Hoja de cálculo de ejemplo para contactos: XLSX o CSV.

En el archivo de empresas, cada fila de la columna Nombre de empresa tiene un valor único, mientras que en el archivo de contactos, los valores de cada fila de la columna Nombre de empresa coinciden con la empresa con la que se asociará el contacto. Puedes usar estos archivos para importar contactos y empresas, o para mezclar y combinar otros objetos, siempre que incluyas una columna común.

  • Negocios y empresas con etiquetas de asociación en dos archivos: en estos archivos de ejemplo, Nombre de la empresa es la clave única del objeto Empresa.
    • Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV.
    • Hoja de cálculo de de ejemplo para empresas: XLSX o CSV.
  • Negocios con nuevos elementos de línea en dos archivos: en estos archivos de ejemplo, Nombre del negocio es la clave única del objeto Negocio. Al importar objetos en dos archivos, puedes importar varios elementos de línea por negocio.
    • Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV.
    • Hoja de cálculo de ejemplo para elementos de línea (con productos asociados): XLSX o CSV.

Una vez que los archivos estén listos, consulta cómo importar y asociar varios objetos en HubSpot.

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