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Configura tus archivos de importación

Última actualización: septiembre 25, 2020

Requisitos

Todos los productos y planes

Da formato a los datos de importación correctamente en tu computadora para evitar errores al importar objetos a HubSpot. Una vez que hayas configurado, descubre cómo importar estos archivos.

Requisitos para todos los archivos de importación

  • El archivo de importación debe ser un archivo .csv, .xlsx, o .xls.
  • El archivo de importación debe tener solo una hoja.
  • El archivo de importación debe contener menos de 250000 filas y 1000 columnas.
  • El archivo de importación debe ser menor que 150 MB.
  • Incluye una fila de encabezado en tu archivo.
    • Cada encabezado de columna debe coincidir con una propiedad que existe para el tipo de objeto que se importa.
    • Durante el proceso de importación, HubSpot hará coincidir el encabezado de la columna con el nombre de la propiedad, donde sea posible, para asignar los valores de propiedad que se actualizarán. De lo contrario, puedes asignar manualmente los encabezados de columnas a los valores de propiedad.
  • Los archivos de importación para cada tipo de objeto requieren las siguientes propiedades:

    • Contactos: Nombre o Apellido o Correo electrónico.
    • Empresas: Nombre de dominio de la empresa.
    • Negocios: Nombre del negocio, Pipeline, Etapa del negocio.
    • Tickets: Nombre del ticket, Pipeline, Estado del ticket.
    • Productos: Nombre, Precio del producto.
    • Notas: Fecha de actividad, Cuerpo de nota.
  • Para asignar un propietario a un objeto durante la importación, incluye el encabezado Propietario [objeto] y agrega la dirección de correo electrónico del usuario a cada fila de esa columna.

Ten en cuenta: los usuarios que se asignan a un registro a través de importación no recibirán una notificación de que se les asignó un nuevo objeto.

  • Para un archivo con varios tipos de objetos, asegúrate de que los datos de las filas coincidan con el encabezado correcto (por ejemplo, las filas con datos de contactos deben tener datos en columnas que se asignen a propiedades de contacto, y las filas con datos de negocios deben tener datos en columnas que se asignen a propiedades de negocio).
  • Si estás importando datos a múltiples casillas de comprobación o propiedades de casilla de comprobación individual, descubre cómo formatear los valores en tu hoja de cálculo antes de importar a HubSpot.

Requisitos para la importación de productos

  • Para importar productos con un valor de propiedad de Plazo, dale formato al valor de los productos en la columna Plazo como:
    • PXM, donde X es el número de meses (por ejemplo, P6M, para un plazo de 6 meses);
    • PXY, donde X es el número de años (por ejemplo, P1Y, para el plazo de 1 año).
  • Para importar productos con el valor de propiedad Frecuencia de facturación recurrente, usa mensualmente, anualmente o trimestralmente si el producto tiene un tipo de precio recurrente. Deja la celda en blanco si el producto tiene un tipo de precio fijo.

Ejemplo de archivos de importación

Archivos de muestra de un tipo de objeto

Los archivos de importación más directos contienen solo un tipo de objeto. Abre los siguientes archivos para ver cómo están formateados:

  • Hola de cálculo de muestra de contactos: CSV o XLSX
  • Hoja de cálculo de muestra de empresas: CSV o XLSX
  • Hoja de cálculo de muestra de negocios: CSV o XLSX
  • Hoja de cálculo de muestra de tickets: CSV o XLSX
  • Hoja de cálculo de muestra de productos: CSV o XLSX

También puedes probar estos archivos de importación en tu cuenta de HubSpot al importarlos y luego eliminar los contactos de prueba creados recientemente.

Algunas de las propiedades incluidas en estos archivos son personalizadas (por ejemplo, no existen en tu cuenta de HubSpot) para que desees excluirlas en la importación de prueba.

Archivos de muestra de varios tipos de objetos

En algunos casos, tu archivo de importación puede contener más de un tipo de objeto. Abre los archivos siguientes para ver cómo archivos con más de un tipo de objeto son formateados:

  • Hoja de cálculo de muestra de contactos y empresas: CSV o XLSX
    • Cuando los datos del contacto y la empresa se encuentran en la misma fila, los dos registros se asociarán a la importación.
    • Las columnas “Nombre de la empresa” e “Ingresos anuales” deben asignarse a la propiedad Nombre y a la propiedad Ingresos anuales del objeto Empresa y no a las propiedades del objeto Contacto.
    • Las columnas “Tipo de proveedor” y “Sabor de helado favorito” son propiedades personalizadas. Si intentas importar este archivo, puedes optar por no importar estas columnas o crear una propiedad personalizada.
  • Hoja de cálculo de muestra de empresas y negocios: CSV o XLSX
    • Cuando la empresa y el negocio estén en la misma fila, los dos registros se asociarán a la importación.
    • La columna “Tipo de proveedor” es personalizada. Si intentas importar este archivo, puedes optar por no importar esta columna o crear una propiedad personalizada.

Archivos de muestra de un tipo de objeto para asociación

Ver los archivos utilizados en el siguiente ejemplo. Ambos archivos deben importarse en conjunto como parte del proceso de importación:

  • Hoja de cálculo de muestra de contactos para asociación: CSV o XLSX
  • Hoja de cálculo de muestra de negocios: CSV o XLSX

Requisitos para asociar objetos en archivos de importación

Al importar dos archivos para asociación:

  • Se debe incluir una columna con el mismo encabezado en cada archivo.
  • Para asociar un objeto desde el primer archivo a un objeto del segundo archivo, escribe la misma cadena en la columna para los dos objetos. La cadena puede ser cualquier cosa, siempre y cuando coincida. 

Nota: la cadena utilizada para asociación debe tener menos de 100 caracteres.

Durante la importación, HubSpot se hará referencia a este encabezado de columna y hará coincidir los objetos en cada archivo con los datos en esta columna. Los objetos coincidentes se asociarán.

Por ejemplo, puedes importar nuevos contactos y negocios luego asociarlos durante la importación.

  • Prepara dos hojas de cálculo, una para los contactos y una para negocios. En cada hoja de cálculo, crea la columna Campo común. Esta columna puede tener cualquier nombre, siempre y cuando coincida en ambos archivos.
  • En tu archivo de importación de contactos, ingresa una cadena única de 100 caracteres para cada contacto en la columna Campo común.

  • En tu archivo de importación de negocios, para cada negocio, en la columna Campo común, escribe la cadena única que corresponde al contacto que deseas asociar al negocio.

  • Guarda estas hojas de cálculo en tu equipo.
  • Continúa importando tus archivos a HubSpot. El campo en común hará coincidir los contactos y los negocios para asociarlos. Por ejemplo, “Daphne” se asociará al negocio “calentador de agua”.

Otras consideraciones importantes

Objetos de HubSpot existentes en el archivo de importación

Si importas un archivo con información para objetos existentes, cualquier información existente será sustituida por valores nuevos que hayas importado. HubSpot comprueba que un objeto existente usa:

Más información sobre cómo HubSpot detecta si una importación contiene objetos existentes.

Si no deseas sobrescribir un valor existente para una propiedad, puedes incluir el valor actual en la columna correspondiente o dejar la celda en blanco. HubSpot no sobrescribirá un valor de propiedad a menos que haya un nuevo valor presente en el archivo.

Si quieres borrar un valor de propiedad en un objeto existente, solo puedes hacerlo usando un workflow (solo usuarios de Pro y Enterprise). Se ignorarán los valores en blanco.

Duplicar objetos en el mismo archivo

Si el archivo de importación tiene objetos duplicados, HubSpot importará la información en cualquiera de las filas duplicadas al registro. Para garantizar que se agregue información precisa a tus registros, asegúrate de que no hay filas con direcciones de correo electrónico duplicadas o valores de propiedad Nombre de dominio de la empresa en tu archivo de importación.

Asociación automática entre contactos y empresas

Si el valor de configuración Crear y asociar empresas a contactos automáticamente está habilitado, los contactos se asociarán automáticamente con registros de empresas haciendo coincidir el dominio de la dirección de correo electrónico del contacto con la propiedad Nombre de dominio de la empresa en el registro de la empresa.

Columnas sin coincidencias en el archivo de importación

Si tu hoja de cálculo tiene un encabezado de columna que no corresponde a una propiedad existente en HubSpot, puedes seleccionar crear propiedad personalizada existente para ella.
import-columns-without-matches

Caracteres especiales en el archivo de importación

Excel no siempre almacena caracteres especiales al guardar en formato de archivo .csv. Para solucionar este problema, puedes importar tu lista a un archivo de Google Docs.

How to Import Your Contacts into HubSpot CRM
/es/crm-setup/set-up-your-import-file