Configurar archivos de importación

Tanto si HubSpot es tu primer CRM como si te mudas desde otro sistema, la importación te ayuda a crear registros y actividades, y a actualizar tu base de datos. Los archivos de importación son hojas de cálculo de datos utilizados para organizar las relaciones y procesos de tu empresa. Antes de comenzar la importación, consulta los términos y requisitos de HubSpot relevantes para los archivos de importación.

Glosario

• Objeto de CRM: un tipo de relaciones o de procesos que tu empresa tiene, como contactos, empresas, negocios o tickets. Al importar, un objeto es el tipo de conjunto de datos que estás importando a HubSpot.

• Registro: una instancia individual de un objeto (por ejemplo, "María Vargas" sería un registro de contacto). En un archivo de importación de objeto individual, cada fila de tu archivo representa un registro de objeto. Si estás importando varios objetos en un archivo, cada fila representará registros asociados entre sí.

• Actividad: una interacción que puede asociarse a los registros, como un correo electrónico enviado a un contacto o una nota registrada en un registro de ticket. Las actividades incluyen llamadas, correos electrónicos, reuniones, notas y tareas. Puedes crear nuevas actividades y puedes actualizar las llamadas existentes mediante la importación, pero no puedes actualizar los correos electrónicos, reuniones, notas o tareas existentes. Las llamadas y las tareas pueden importarse por sí solas, pero los correos electrónicos, las reuniones y las notas deben importarse y asociarse a un objeto CRM.

• Propiedad: un campo creado para almacenar información sobre los registros y las actividades. En una importación, las propiedades coincidirán con los encabezados de las columnas del archivo.

  Archivo de ejemplo

En este ejemplo, el objeto que se importa son los contactos. Cada fila representa un registro de contacto y cada columna de información representa la propiedad (Nombre, Apellidos, Dirección de correo) de un contacto.

• Identificador único: un valor de propiedad que HubSpot usa para reconocer cada registro como específico. En una importación, se necesita un identificador único para evitar crear registros duplicados (por ejemplo, dos registros para "Tom Smith") y para asociar registros diferentes (por ejemplo, importar "Tom Smith" y asociarlo a su empresa "Smith Inc."). Los identificadores únicos disponibles para la importación son:
  • Correo electrónico: la dirección de correo electrónico de un contacto. Esto es necesario cuando se importan contactos para evitar duplicados o para asociar los contactos con otro objeto. Si no tienes direcciones de correo electrónico de contacto, usa el ID de registro para actualizar y asociar registros de contactos existentes.

• Nombre de dominio de la empresa: el dominio del sitio web de una empresa (por ejemplo, ejemplo.com). Esto es necesario cuando se importan empresas para evitar duplicados o para asociar empresas con otro objeto. Si no tienes nombres de dominio de empresa, usa el ID de registro para actualizar y asociar registros de empresa existentes.
• ID de registro: un valor de propiedad único dado a cada registro por HubSpot. Si exportas registros existentes desde HubSpot, cada registro tendrá un ID de registro. Esta columna es obligatoria cuando se importan y asocian negocios, tickets u objetos personalizados existentes con otro objeto, pero también se puede usar como el identificador único de contactos y empresas si no tienes correos electrónicos o nombres de dominio de empresa.
• Propiedad personalizada que requiere valores únicos (solo para negocios, tickets y objetos personalizados): si has creado una propiedad que requiere valores únicos, puedes utilizar la propiedad como identificador único en tus archivos de importación.
• Etiqueta de asociación (solo en Pro y en Enterprise): valor que especifica la relación entre los registros. Una vez creadas las etiquetas de asociación, puedes importarlas con tus registros.

• Asignación de columnas: un paso del proceso de importación, en el que se te pedirá que asocies los encabezados de columna de tu archivo con las propiedades de HubSpot.

Por ejemplo, quieres importar y asociar contactos y empresas en un solo archivo. Los objetos importados y asociados son contactos y empresas. Cada fila representa un registro de contacto y su registro de empresa asociado. Cada encabezado de columna representa propiedades que se asignarán durante la importación. El archivo que se muestra a continuación incluye las propiedades (Nombre, Apellido, Dirección de correo, Número de teléfono, Comida favorita) de un contacto y las propiedades (Nombre, Nombre de dominio de la empresa) de una empresa. También hay un identificador único para cada objeto que asociará los dos registros únicos en HubSpot (Dirección de correo, en el caso de los contactos, y Nombre de dominio de la empresa, en el caso de las empresas). Durante el proceso de importación, asignarás las columnas a las propiedades de HubSpot (la columna Nombre a la propiedad Nombre de HubSpot).

Archivo de ejemplo

Asignación de columnas a propiedades

Requisitos y límites técnicos de los archivos

• Ser un archivo .csv, .xlsx o .xls.
• Tener solo una hoja.
• Incluir una fila de encabezados en la que cada encabezado de columna corresponda a una propiedad de HubSpot. Los encabezados de las columnas pueden organizarse en cualquier orden sin que ello afecte a la importación. También puedes confirmar si ya hay una propiedad predeterminada que coincida con cada encabezado o bien crear propiedades personalizadas antes de importar. Más información sobre los requisitos de propiedades.
• Contener menos de 1000 columnas.
• Tener codificación UTF-8 si se incluyen caracteres de idiomas extranjeros.
• Contener celdas en formato numérico si se están importando propiedades de fecha-hora en un archivo de Excel.
• Contener solo datos de moneda formateados en USD utilizando decimales (por ejemplo, 123,45). 

Existen límites técnicos adicionales para la herramienta de importación en función de tu suscripción a HubSpot. Estos límites incluyen los límites de tamaño y filas de un archivo de importación, así como el número de archivos y filas que puede importar al día.

• Si utilizas las herramientas gratuitas de HubSpot, puedes:
  • Importar archivos de hasta 20 MB.
  • Realizar hasta 50 importaciones al día.
  • Importar hasta 500.000 filas al día. Si importas un archivo con más de 500.000 filas, tardará varios días en completarse.
• Si tu cuenta tiene una suscripción Starter, Pro o Enterprise, puedes:
  • Importar archivos de hasta 512 MB.
  • Realizar hasta 500 importaciones al día.
  • Importar hasta 10.000.000 de filas al día, con un límite de 1.048.576 filas por archivo. Si utilizas la API de importaciones, puedes importar hasta 80.000.000 filas por día.

Estos límites se aplican a un período de 24 horas y no se restablecen en un momento específico del día. Obtén más información sobre tu suscripción de HubSpot y sus limitaciones. 

Requisitos para las propiedades

Formato de los valores de las propiedades

Las siguientes reglas de formato son necesarias para importar correctamente los datos:

• Para las propiedades del contacto Número de teléfono y Número de teléfono móvil, para importar y formatear automáticamente el número de teléfono basado en el código de país, formatea como +[código de país][número]. Si hay una extensión, agrega ext[número]. Por ejemplo, un número de teléfono con el código de Estados Unidos sería similar a +11234567890 ext123.

• Con las propiedades que contienen un precio, debes usar una de las monedas aceptadas por HubSpot. La lista de monedas aceptadas y sus códigos de moneda se encuentra en la pestañaMoneda de la configuración predeterminada de tu cuenta.
• La herramienta de importación ignora las celdas en blanco en una hoja de cálculo, así que cuando importes nuevos datos de propiedades, deja las celdas en blanco para los registros sin un valor para la propiedad. Si un registro existente ya tiene un valor para la propiedad dentro de HubSpot, las celdas en blanco no borrarán el valor de la propiedad existente. Para borrar valores de propiedad existentes en masa, puedes editar manualmente los valores o utilizar la acción de workflow Borrar valor de propiedad.
• Para asignar un propietario a un registro o actividad durante la importación:
  • Para los objetos, incluye un encabezado Propietario de [objeto]. Para las actividades, incluye un encabezado Actividad asignada a.
  • Agrega el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario a cada fila de esa columna. Los usuarios que se asignan a un registro mediante importación no recibirán una notificación de que tienen un nuevo registro o actividad asignado.
• Para propiedades que contienen una fecha, para dar formato a un valor para esta propiedad:
  
  • Los formatos de fecha válidos son mm/dd/aaaa (10/28/2020) , dd/mm/aaaa (28/10/2020) o aaaa-mm-dd (2020-10-28).
  • Para propiedades de fecha-hora, para incluir una hora, agrega la marca de tiempo como hh:mm (28/10/2020 14:30). Por opción predeterminada, la herramienta de importación utiliza un reloj de 24 horas. Para especificar un reloj de 12 horas, agrega AM o PM a la marca de tiempo (10/28/2020 2:30 PM). Si no se incluye una marca de tiempo, la hora se establece por opción predeterminada en la medianoche.

Nota: si importas una propiedad de fecha predeterminada de HubSpot (por ejemplo, Fecha de cierre), los valores deben tener el formato de marca de tiempo UNIX en milisegundos. Si importas un archivo de Excel, las celdas de la propiedad fecha-hora deben estar en formato numérico. Consulta más información sobre cómo dar formato a los valores de las marcas de tiempo y cómo convertir una fecha a formato UNIX.

• Según el tipo de campo de propiedad, existen otros requisitos de formato específicos:
  • Para las propiedades numéricas, de texto o de selector de fechas personalizadas, si has establecido reglas de validación, los valores importados deben seguir las reglas o no se importarán.

• • Para los tipos de propiedades de enumeración, los valores de tu archivo de importación deben coincidir con la etiqueta o con el valor interno de las opciones definidas en de la propiedad. Para las propiedades de enumeración predeterminadas de HubSpot (por ejemplo, Etapa del ciclo de vida, Industria), los valores deben coincidir con el valor interno o la etiqueta en inglés.
  • Consulta más detalles sobre la importación a las propiedades de casillas de comprobación.

• Al importar productos de :
  • Si quieres importar un valor de propiedad Término, el formato del valor de la columna Término debe ser PXM, donde X es el número de meses (por ejemplo, P6M para un plazo de 6 meses) o PXY, donde X es el número de años (por ejemplo, P1Y para un plazo de 1 año).
  • Para importar productos con el valor de propiedad Frecuencia de facturación, usa mensualmente, anualmente o trimestralmente si el producto tiene un tipo de precio recurrente. Deja la celda en blanco si el producto tiene un precio único.

Propiedades obligatorias

Dependiendo de los objetos o actividades que importes, las siguientes propiedades son obligatorias y deben incluirse como encabezados de columna en tus archivos:

• Contactos: al menos una columna Nombre, Apellido, Correo electrónico o ID de registro.
• Empresas: al menos una columna Nombre, Nombre de dominio de la empresa o para empresas existentes, ID de registro.
• Negocios: si está creando nuevos negocios, Nombre del negocio, Pipeline y Etapa del negocio. Para los negocios existentes, ID de registro.
• Tickets: si estás creando nuevos tickets, Nombre del ticket, Pipeline y Estado del ticket. Para los tickets existentes, ID de registro.
• Productos: Precio unitario y Nombre, o para productos existentes, ID de registro.

• Elementos de línea: Nombre, Cantidad y Precio, así como el ID de registro o el Nombre del negocio asociados al negocio en cuestión. Si también vas a asociar elementos de línea específicos con productos concretos, incluye el ID de producto, que se asignará como una propiedad de elemento de línea durante la importación.

Nota: al importar elementos de línea con negocios, la importación no actualizará la cantidad del negocio. Para actualizar el importe del negocio asociado, puedes editar manualmente las partidas o asociar las partidas a un negocio en HubSpot.

• Llamadas: Notas de llamada (un campo de texto que describe o proporciona contexto sobre la llamada).
• Correos electrónicos: Cuerpo del correo electrónico (el cuerpo del texto del correo electrónico) y Dirección del correo electrónico (ya sea Entrante o Saliente).
• Reuniones: Descripción de la reunión (un campo de texto para describir la reunión), Hora de inicio de la reunión, y Hora de finalización de la reunión. Los valores de hora inicial y final deben tener el formato propiedades fecha-hora.
• Notas: Cuerpo de la nota (el cuerpo del texto de la nota).
• Tareas: Título de la tarea (el nombre de la tarea) y Fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento debe formatearse como una propiedad fecha-hora.

Propiedades adicionales

Las propiedades adicionales no son obligatorias, pero también se pueden importar a HubSpot para agregar o actualizar datos en masa. Puedes importar las siguientes propiedades adicionales:

• Propiedades predeterminadas de contacto, empresa, negocio y ticket de HubSpot, excluyendo ciertas propiedades establecidas automáticamente que no se pueden editar. Más información sobre las propiedades predeterminadas de contacto, empresa, negocio y ticket.
• Cualquier propiedad personalizada que hayas creado para contactos, empresas, negocios, tickets u objetos personalizados.
• Para todas las actividades, puedes importar lo siguiente:
  • Actividad asignada a: el propietario de la actividad. El valor de esta propiedad debe ser el nombre del usuario en Hub Spot o su dirección de correo electrónico.
  • Fecha de actividad: la fecha y la hora en que se produjo la actividad. Debe formatearse como una propiedad de fecha-hora. Si importas nuevas actividades y no incluyes esta propiedad, los valores de Fecha de la actividad se establecen automáticamente en la fecha y hora en que se crearon las actividades.
• Propiedades de llamada:
  
  • Tipo de llamada y reunión: el tipo de llamada. Las opciones se establecen en la configuración detu tipo de llamada y reunión.
  • Ctoda dirección: la dirección de la llamada, ya sea Entrante o Saliente.
  • Duración de la llamada: la duración de la llamada, en milisegundos.
  • Resultado de la llamada: el resultado de la llamada. Las opciones se establecen en tu configuración de resultados de llamadas y reuniones.
  • Fuente de llamada: el origen de la llamada. Las opciones incluyen VoIP, Zoom o Plataforma de integraciones.
  • Estado de la llamada: el estado o resultado de la llamada. Las opciones son Ocupada, Cancelada, Completada, Conectada, Fallida, En curso, Perdida, Sin respuesta, En cola o Repicando.

• • Título de la llamada: el nombre de la llamada.
  • Del número: el número de teléfono de la persona que inició la llamada.

• • URL de grabación: una URL para acceder a la grabación de la llamada.
  • Al número: el número de teléfono de la persona que recibió la llamada.
  • Transcripción disponible: indica si la llamada tiene una transcripción, ya sea TRUE o FALSE.
• Propiedades de correo electrónico:
  
  • Asunto del correo electrónico: es la línea de asunto del correo electrónico.
  • Estado de envío del correo electrónico: el estado del correo electrónico. Las opciones incluyen Rebotado, Fallido, Programado, Enviando o Enviado.

• Propiedades de reunión:

• • Convocatoria y tipo de reunión: el tipo de reunión. Las opciones se establecen en la configuración detu tipo de llamada y reunión.
  • Notas internas de la reunión: un campo de texto para agregar notas sobre la reunión.
  • Tipo de ubicación: el tipo de ubicación donde se celebró la reunión. Las opciones incluyen Llamada telefónica, Dirección o Videoconferencia.
  • Lugar de la reunión: el nombre del lugar de la reunión.
  • Nombre de la reunión: un nombre para la reunión.

• • Resultado de la reunión: el resultado de la reunión. Las opciones se establecen en tu configuración de resultados de llamadas y reuniones.

• Propiedades de tarea:
  
  • Asignado a: el usuario asignado para completar la tarea.
  • Notas: un campo de texto para agregar notas sobre la tarea.
  • Prioridad: la prioridad asignada a la tarea. Las opciones incluyen Baja, Media o Alta.
  • Cola: la cola de tareas aplicada a la tarea.
  • Tipo de tarea: el tipo de tarea. Las opciones son: Llamada, Correo electrónico o Pendiente. Si no se establece un tipo durante la importación, la tarea se establecerá por opción predeterminada como Pendiente. 
  • Estado de la tarea: el estado de la tarea Las opciones incluyen Completada, Diferida, En curso, No empezada o Esperando.

Requisitos de asociación y desduplicación

• Para importar y asociar varios objetos en un archivo, incluye la información sobre los registros asociados y/o actividades en la misma fila. En dos archivos, utiliza una columna común para conectar los registros de cada archivo. Si necesitas más ayuda para importar y asociar registros, consulta los archivos de ejemplo.
• Para actualizar registros existentes, asociar registros y evitar registros duplicados, los archivos deben incluir una propiedad de identificador único por cada objeto. Para todos los objetos, puedes exportar los registros existentes y usar el ID de registro como identificador único. Para los contactos, también puedes utilizar Correo electrónico. Para empresas, también puedes usar el Nombre de dominio de la empresa.
  • Si importas varios objetos e incluyes el ID de registro, te recomendamos que diferencies los encabezados de las columnas del archivo de forma que el ID coincida con el objeto correcto (por ejemplo, que una columna se llame ID de registro - Contactos y otra se llame ID de registro - Empresas).
  • Puedes usar un correo electrónico secundario como el identificador único de contactos existentes que tengan una dirección de correo electrónico secundaria en HubSpot. Si usas un correo electrónico secundario y no incluyes la columna ID de registro en el archivo, el correo electrónico secundario no reemplazará el correo electrónico principal. Sin embargo, si incluyes tanto el correo electrónico secundario como el ID de registro como columnas en el archivo, el correo electrónico secundario reemplazará el correo electrónico principal.

• Para asociar un registro con varios registros o actividades de otro objeto, incluye el identificador único del registro en varias filas por cada registro que quieras asociar. En el ejemplo de abajo, Luke Danes es gerente de Luke's Diner, pero contratista de The Dragonfly Inn. Para asociarlo con ambas empresas, tendrías que incluir por cada empresa dos filas para Luke Danes con las columnas Correo electrónico (o ID de registro) y Nombre de dominio de la empresa (o ID de registro).

Ten en cuenta: si no incluyes identificadores únicos (por ejemplo, Correo electrónico, Nombre de dominio de la empresa, Registro ID), la importación creará registros duplicados en lugar de asociar cada uno al mismo registro.

• Para importar etiquetas de asociación (Pro y Enterprise solamente), incluye una columna Etiqueta de asociación . Debes crear las etiquetas de asociación en HubSpot antes de importarlas.
  • Para establecer una asociación de empresa como primaria, incluye el valor Primaria en la columna Etiqueta de asociación de esa fila.

• • Para definir varias etiquetas de forma que describan la relación entre dos registros, puedes incluir varios valores de etiquetas de asociación en una celda, separados por punto y coma (por ejemplo, Mánager; Contacto de facturación).

• • Si importas etiquetas de asociación en una importación de varios archivos, debes incluir en el mismoarchivo la columna Etiqueta de asociación y un identificador único para el objeto que estás asociando.

• Para crear asociaciones entre empresas principales y secundarias en un archivo de importación, incluye una columna Empresa principal en el archivo, con los valores ID de registro de las empresas principales. Consulta más información sobre cómo importar empresas secundarias.

Ejemplos de archivos de importación

Los siguientes archivos incluyen los encabezados de columna obligatorios de cada objeto o actividad, así como otros encabezados adicionales. Puedes agregar tus propios encabezados de columna para actualizar o crear las propiedades adicionales que necesites en tu base de datos de HubSpot.

Un objeto o actividad

• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos: XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas: XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para tickets: XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para productos: XLSX o CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo de tareas: XLSX o CSV
• Llama a la hoja de cálculo de muestra: XLSX o CSV

Una vez que tu archivo esté listo, aprende a importar un objeto o actividad a HubSpot.

Nota: los productos solo pueden importarse en una importación de objeto individual. Puedes asociar un producto existente a una partida, o asociar manualmente un producto a unnegocio o presupuesto.

Varios objetos con asociaciones

Puedes importar y asociar varios objetos, u objetos y actividades, juntos en un archivo o en dos archivos separados, donde cada archivo representa un objeto/actividad.

Importar varios objetos en un archivo

Para importar y asociar varios objetos/actividades en un archivo, incluye los registros/actividades que quieres asociar dentro de la misma fila del archivo. Estos archivos de ejemplo representan usos comunes, pero puedes combinar y asociar objetos o actividades reemplazando los encabezados de columna.

• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos y empresas: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos y empresas con etiquetas de asociación: XLXS o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos y tickets: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas y negocios: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas y notas: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas, negocios y notas: XLSX o CSV.
• Hoja de cálculo de ejemplo para negocios y nuevos elementos de línea (con productos asociados): XLSX o CSV. Al importar objetos en un solo archivo, solo se puede importar un elemento de línea por negocio.
• Hoja de cálculo de ejemplo para llamadas y contactos: CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para notas y tickets: CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para tareas y negocios existentes: CSV
• Hoja de cálculo de ejemplo para correos electrónicos y contactos existentes: CSV

Una vez que el archivo esté listo, aprende cómo importar y asociar varios objetos o actividades a HubSpot.

Importar varios objetos en dos archivos

Al importar y asociar objetos en dos archivos, cada uno de esos archivos representa un objeto o actividad. Solo puedes importar dos objetos o un objeto y una actividad en una importación de dos archivos. Para importar más de dos objetos/actividades, puedes hacerlo en un solo archivo.

Para identificar qué registros deben asociarse en los archivos, incluye una columna común en ambos. Uno de tus archivos debería tener un valor único para cada fila de esta columna. En el otro archivo, usa esos valores para indicar con qué registro se debe asociar cada fila. Por ejemplo, un caso de uso común es importar y asociar contactos y empresas. En los siguientes archivos de ejemplo, Nombre de empresa es la columna común:

• Hoja de cálculo de ejemplo para empresas: XLSX o CSV.

• Hoja de cálculo de ejemplo para contactos: XLSX o CSV.

En el archivo de empresa, hay un valor único para cada fila en la columna Nombre de empresa. En cada fila del archivo de contactos, los valores en la columna Nombre de empresa coinciden con la empresa que se asociará al contacto. Puedes usar estos archivos para importar contactos y empresas, o para mezclar y combinar otros objetos, siempre que incluyas una columna común.

Otros ejemplos son:

• Negocios y empresas con etiquetas de asociación en dos archivos: en estos archivos de ejemplo, Nombre de la empresa es la clave única del objeto Empresa.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de de ejemplo para empresas: XLSX o CSV.
• Negocios con nuevos elementos de línea en dos archivos: en estos archivos de ejemplo, Nombre del negocio es la clave única del objeto Negocio. Al importar objetos en dos archivos, puedes importar varios elementos de línea por negocio.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para negocios: XLSX o CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para elementos de línea (con productos asociados): XLSX o CSV.
• Llamadas y contactos en dos archivos: en estos archivos, Correo electrónico es la columna común y clave única para los contactos.
  • Hola de cálculo de ejemplo para llamadas: CSV.
  • Hoja de cálculo de ejemplo para contactos: CSV.

Una vez que tus archivos estén listos, aprende cómo importar y asociar varios objetos o actividades en HubSpot.