Comparte las facturas creadas con tus compradores

Una vez creadas las facturas para tus compradores, puedes compartirlas por correo electrónico, mediante un enlace directo, descargando un PDF o insertándolas mientras redactas mensajes en los registros del CRM y en la bandeja de conversaciones. 

En este artículo se explica cómo compartir facturas con tus compradores. Si necesitas ayuda con tus facturas de HubSpot, descubre cómo ver, descargar y pagar tu factura de HubSpot.

Enviar facturas por correo electrónico

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione Enviar por correo electrónico.
4. En la pestaña «Enviar factura por correo electrónico », configura tu correo electrónico:
   • El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la factura. Para cambiar esta dirección de correo electrónico, haz clic en el menú desplegabley selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto después del envío.
   • Para añadir una dirección de correo electrónico al campo CC , haga clic en Añadir destinatarios CC. Haz clic en el menú desplegable y selecciona los contactos, o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo CC.
   • Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en los ajustes de la factura, el campo «De» se rellenará automáticamente con dicha dirección. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada, pero está activada la opción que permite a los usuarios enviar facturas desde su correo electrónico personalo desde otras direcciones de correo electrónico del equipo , puedes seleccionar una dirección de correo electrónico diferente.
   • Si no se establece una dirección de correo predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada para futuros envíos de facturas, pero se puede cambiar antes de cada envío.
   • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que está siendo utilizada en una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico de equipo, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot.
   • Modifica elasunto.
   • Escribe el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
5. A medida que actualices los campos, se mostrará una vista previa a la derecha de los campos. Para enviar el correo electrónico:
   • Haz clic en Enviar correo electrónico de factura para enviar el correo tal y como se muestra. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la factura junto con un enlace para ver la factura en su navegador y una versión PDF de la factura como adjunto.
   • Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la factura, haz clic en Crear correo electrónico personalizado en tu CRM.

Enviar facturas a través de un enlace o en formato PDF

Nota: si envía una factura en un correo electrónico escrito manualmente o insertando un enlace, la propiedad Última fecha de envío no se actualizará. Más información sobre las propiedades de la factura.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Facturas. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Facturas.
2. Haz clic en el nombre de la factura.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y seleccione una opción:
   • Copiar enlace: copia el enlace de la factura.
   • Descargar: descargue una versión en PDF de la factura.

Buscar y enviar facturas mediante el agente de clientes (BETA)

Si eres superadministrador, puedes activar la función «Buscar factura» en la versión beta de agente de clientes para tu cuenta.

Configura tu agente de clientes para que busque y envíe facturas a los clientes. Si un cliente solicita información sobre una factura anterior o futura, el agente de clientes le facilitará los detalles de la factura, le enviará una copia e insertará un enlace para el pago seguro en el caso de las facturas con pagos pendientes. Las respuestas pueden enviarse en la misma ventana de chat, por correo electrónico o por WhatsApp.

• Las facturas requieren una verificación por correo electrónico.
• El agente de clientes solo puede buscar y enviar facturas.

Para añadir acciones relacionadas con las facturas a un agente de clientes:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Servicio > Agente de clientes. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Servicio > Agente de clientes.

2. Si aún no lo has hecho, configura un agente de clientes.

3. En el menú lateral izquierdo, haz clic en «Entrenar » > «Acciones».

4. Haz clic en«Ver todas las acciones».

   

5. Haz clic en la acción «Cobrar rápidamente con enlaces de pago ».

   

6. Haz clic en Continuar con la configuración.

7. En la sección «Describir la acción», define cómo y cuándo debe realizar la acción el agente de clientes:

   • En el campo «Nombre» , introduce un nombre para la acción.

   • En el campo «Descripción» , introduce una breve descripciónde lo que hace la acción.

   • El menú desplegable del nivel de protección «Acción» está configurado en«Verificar correo electrónico » y no se puede modificar.

   • En la sección «Frases desencadenantes», revisa las frases sugeridas. Para añadir otro desencadenante, haz clic en add «Añadir desencadenante».

   • Para eliminar un desencadenante, haz clic en el icono de eliminación « delete ».
     
     

     

8. En la sección «Instrucciones de respuesta» , introduce larespuesta que el agente de clientes debe enviar una vez completada la acción.
   
   

   

9. En la parte superior, haz clic en «Vista previa»para ver cómo quedará la acción.

10. En la esquina superior derecha, haz clic en «Publicar»para publicar la acción.

Descubre cómo gestionar las acciones de los agentes de clientes.

Inserta facturas en correos electrónicos o mensajes individuales en la bandeja de conversaciones

Para insertar una factura en un correo electrónico individual o en un mensaje de la bandeja de conversaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a CRM > Bandeja de entrada. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a CRM > Bandeja de entrada.
2. En la parte inferior izquierda, haz clic en Redactar.
3. En el editor de mensajes, haz clic en Insertar y luego selecciona Facturas.
4. Selecciona una factura o haz clic en Administrar para navegar a la página de índice de facturas.

Tras seleccionar una factura, se añadirá al mensaje un hipervínculo a la misma.

Pasos siguientes

• Crea contratos para gestionar los contratos de tus compradores y automatizar la facturación.
• Utiliza facturas con las integraciones contables creadas por HubSpot, como QuickBooks y Xero.
• Gestiona los pagos, incluidos los reembolsos, los recibos, los informes, los desembolsos y las exportaciones.
• Crea y envía cotizaciones a tus compradores.