Udostępniaj wystawione faktury swoim odbiorcom

Po utworzeniu faktur dla swoich odbiorców możesz je udostępniać za pośrednictwem poczty e-mail, korzystając z bezpośredniego linku, pobierając plik PDF lub wstawiając faktury podczas tworzenia wiadomości w rekordach CRM oraz w skrzynce odbiorczej rozmów.

W tym artykule wyjaśniono, jak udostępniać faktury swoim klientom. Jeśli potrzebujesz pomocy dotyczącej własnych faktur HubSpot, dowiedz się, jak przeglądać, pobierać i opłacać faktury HubSpot.

Wysyłanie faktur pocztą elektroniczną

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Działania”, a następnie wybierz „Wyślij e-mailem”.
4. W zakładce „Wyślij e-mail z fakturą ” skonfiguruj wiadomość:
   • Pole „Do” zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres e-mail, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy rekord kontaktu po wysłaniu wiadomości.
   • Aby dodać adres e-mail do pola „DW” , kliknij „Dodaj odbiorców DW”. Kliknij menu rozwijane i wybierz kontakty lub wprowadź własne adresy e-mail. W polu „DW” można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail.
   • Jeśli w ustawieniach faktury skonfigurowano domyślny adres e-mail, pole „Od” zostanie automatycznie wypełnione tym adresem. W przeciwnym razie zostanie ono wypełnione Twoim osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono opcję umożliwiającą użytkownikom wysyłanie faktur z ich osobistych adresów e-mail lub innych adresów zespołu, możesz wybrać inny adres e-mail.
   • Jeśli nie ustawiono żadnego domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się adresem domyślnym dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdą wysyłką.
   • Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane na adres nadawcy . Jeśli wybierzesz adres e-mail używany dla połączonej skrzynki odbiorczej, w tym współdzielonych skrzynek odbiorczych zespołu, możesz zarządzać dalszymi działaniami w skrzynce odbiorczej rozmów w HubSpot.
   • Edytuj temat wiadomości.
   • Dodaj treść wiadomości e-mail.
5. W miarę aktualizowania pól po prawej stronie pól wyświetli się podgląd na żywo. Aby wysłać wiadomość e-mail:
   • Kliknij opcję „Wyślij e-mail z fakturą”, aby wysłać wiadomość w wyświetlonej postaci. Nabywca otrzyma wówczas wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury wraz z linkiem umożliwiającym wyświetlenie faktury w przeglądarce oraz wersję faktury w formacie PDF w załączniku.
   • Aby zamiast tego ręcznie utworzyć indywidualną wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję „Utwórz niestandardową wiadomość e-mail” w systemie CRM.

Wysyłanie faktur za pomocą linku lub pliku PDF

Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub poprzez umieszczenie linku, właściwość „Data ostatniego wysłania ” nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Faktury. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij „Działania”, a następnie wybierz jedną z opcji:
   • „Kopiuj link”: skopiuj link do faktury.
   • Pobierz: pobierz wersję faktury w formacie PDF.

Wyszukiwanie i wysyłanie faktur za pomocą agenta klienta

Uwaga: aby korzystać z akcji w ramach agenta obsługi klienta, superadministrator musi zarejestrować Twoje konto w bibliotece nowych akcji: akcje HubSpot CRM, przepływy pracy oraz akcje Shopify dla agenta obsługi klienta w wersji beta.

Skonfiguruj agenta obsługi klienta tak, aby wyszukiwał i wysyłał faktury do klientów. Jeśli klient zapyta o poprzednią lub przyszłą fakturę, agent obsługi klienta poda szczegóły dotyczące faktury, prześle jej kopię oraz dołączy osadzony bezpieczny proces płatności w przypadku faktur z zaległymi płatnościami. Odpowiedzi można wysyłać w tym samym oknie czatu, pocztą elektroniczną lub przez WhatsApp. Faktury wymagają weryfikacji adresem e-mail.

Aby dodać akcje związane z fakturami do agenta obsługi klienta:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Obsługa > Agent klienta. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Obsługa > Agent klienta.

2. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, skonfiguruj agenta obsługi klienta.

3. W menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Szkolenie > Działania.

4. Kliknij opcję Wyświetl wszystkie działania.

   

5. Kliknij akcję „Szybka płatność dzięki linkom płatniczym ”.

   

6. Kliknij „Kontynuuj, aby skonfigurować”.

7. W sekcji „Opisz akcję ” określ, w jaki sposób i kiedy agent obsługi klienta powinien wykonać tę akcję:

   • W polu „Nazwa ” wprowadź nazwę akcji.

   • W polu „Opis ” wprowadź krótki opis działania tej czynności.

   • Menu rozwijane „Poziom ochrony akcji ” jest ustawione na opcję „Weryfikacja adresu e-mail ” i nie można go zmienić.

   • W sekcji „Frazy wyzwalające” przejrzyj sugerowane frazy. Aby dodać kolejny wyzwalacz, kliknij „ add ” i wybierz opcję „Dodaj wyzwalacz”.

   • Aby usunąć wyzwalacz, kliknij ikonę usunięcia „ delete ”.
     
     

     

8. W sekcji „Instrucje dotyczące odpowiedzi ” wprowadź odpowiedź, którą konsultant powinien wysłać po zakończeniu akcji.
   
   

   

9. U góry kliknij „Podgląd”, aby wyświetlić podgląd akcji.

10. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Opublikuj”, aby opublikować działanie.

Dowiedz się, jak zarządzać działaniami konsultantów obsługi klienta.

Wstawianie faktur do indywidualnych wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów

Aby wstawić fakturę do indywidualnej wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Skrzynka odbiorcza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym dolnym rogu kliknij przycisk „Utwórz”.
3. W edytorze wiadomości kliknij „Wstaw”, a następnie wybierz „Faktury”.
4. Wybierz fakturę lub kliknij „Zarządzaj”, aby przejść do strony indeksu faktur.

Po wybraniu faktury do wiadomości zostanie dodany hiperłącze do tej faktury.

Kolejne kroki

• Utwórz umowy, aby zarządzać umowami z kupującymi i zautomatyzować fakturowanie.
• Korzystaj z faktur dzięki zintegrowanym z HubSpot rozwiązaniom księgowym, takim jak QuickBooks i Xero.
• Dowiedz się więcej o zarządzaniu płatnościami, w tym o sprawdzaniu opłat transakcyjnych, ponawianiu nieudanych płatności oraz prośbach o podanie nowej metody płatności przez kontakt. Możesz również pobrać raporty dotyczące płatności i wypłat oraz wyeksportować dane dotyczące płatności.
• Twórz i wysyłaj oferty do swoich kupujących.