Jaa luomasi laskut ostajillesi

Kun olet luonut laskut ostajillesi, voit jakaa ne sähköpostitse, suoran linkin avulla, lataamalla PDF-tiedoston tai lisäämällä laskut viestejä laatiessasi CRM-tietueisiin ja keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit jakaa laskuja ostajillesi. Jos tarvitset apua omien HubSpot-laskujesi kanssa, lue ohjeet HubSpot-laskun tarkastelusta, lataamisesta ja maksamisesta.

Lähetä laskuja sähköpostitse

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä sähköpostilla.
4. Määritä sähköpostiviesti Lähetä lasku -välilehdessä:
   • Vastaanottaja-kenttään täytetään automaattisesti laskuun liitetyn yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Voit muuttaa tätä sähköpostiosoitetta napsauttamalla avattavaa valikkoa ja valitsemalla yhteyshenkilön. Voit myös kirjoittaa uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo yhteyshenkilötiedoston automaattisesti lähetyksen jälkeen.
   • Voit lisätä sähköpostiosoitteen Cc-kenttään napsauttamalla Lisää Cc-vastaanottajia. Napsauta avattavaa valikkoa ja valitse yhteystiedot tai kirjoita mukautetut sähköpostiosoitteet. Voit lisätä Cc-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta.
   • Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttä täyttyy automaattisesti tällä oletussähköpostiosoitteella. Muussa tapauksessa kenttä täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletusosoite on määritetty, mutta asetus, joka sallii käyttäjien lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköpostiosoitteista, on käytössä, voit valita toisen sähköpostiosoitteen.
   • Jos oletusosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tuleville laskuille, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
   • Tähän sähköpostiin lähetetyt vastaukset ohjataan ”Lähettäjä”-osoitteeseen . Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään liitetyssä postilaatikossa, mukaan lukien jaetut tiimin postilaatikot, voit hallita jatkotoimia HubSpotin keskustelupostilaatikossa.
   • Muokkaa aihetta.
   • Kirjoita sähköpostiviestin teksti.
5. Kun päivität kenttiä, niiden oikealla puolella näkyy reaaliaikainen esikatselu. Lähetä sähköposti seuraavasti:
   • Napsauta Lähetä laskusähköposti lähettääksesi sähköpostin näytetyssä muodossa. Ostaja saa tällöin sähköpostin, joka sisältää laskun tiedot sekä linkin, jonka kautta hän voi tarkastella laskua selaimessaan, ja liitteenä PDF-version laskusta.
   • Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, napsauta CRM-järjestelmässäsi Luo mukautettu sähköpostiviesti.

Lähetä laskut linkin tai PDF-tiedoston kautta

Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostiviestissä tai lisäämällä linkin, ”Viimeinen lähetyspäivä”- ominaisuutta ei päivitetä. Lue lisää laskun ominaisuuksista.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Liikevaihto > Laskut. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Liikevaihto > Laskut.
2. Napsauta laskun nimeä.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten jokin vaihtoehto:
   • Kopioi linkki: kopioi laskun linkki.
   • Lataa: lataa laskun PDF-versio.

Etsi ja lähetä laskuja asiakaspalveluohjelman avulla

Huomaa: jottavoit käyttää toimintoja asiakaspalvelijan kanssa, pääkäyttäjän on rekisteröitävä tilisi uuteen toimintakirjastoon: HubSpot CRM-, työnkulku- ja Shopify-toiminnot asiakaspalvelijan beetaversiolle.

Määritä asiakaspalveluagentti etsimään ja lähettämään laskuja asiakkaille. Jos asiakas kysyy aiemmasta tai tulevasta laskusta, asiakaspalveluagentti antaa laskun tiedot, lähettää kopion ja liittää mukaan upotetun suojatun maksulomakkeen laskuille, joiden maksu on vielä maksamatta. Vastaukset voidaan lähettää samassa chat-ikkunassa, sähköpostitse tai WhatsAppin kautta. Laskut vaativat sähköpostivahvistuksen.

Voit lisätä laskutoimintoja asiakaspalvelijaan seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi kohtaa Lisää ja siirry sitten kohtaan Palvelu > Asiakasagentti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Palvelu > Asiakasagentti.

2. Jos et ole vielä tehnyt niin, määritä asiakaspalveluohjelma.

3. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Kouluta > Toiminnot.

4. Napsauta Näytä kaikki toiminnot.

   

5. Napsauta toimintoa Hanki maksu nopeasti maksulinkkien avulla.

   

6. Napsauta Jatka asetusten määrittämiseen.

7. Määritä osiossa ”Kuvaile toiminto ”, miten ja milloin asiakaspalvelija suorittaa toiminnon:

   • Kirjoita Nimi- kenttään toiminnon nimi.

   • Kirjoita Kuvaus-kenttään lyhyt kuvaus toiminnon sisällöstä.

   • Toiminnon suojausaste -pudotusvalikko on asetettu kohtaan Vahvista sähköpostiosoite, eikä sitä voi muuttaa.

   • Tarkista kohdassa ”Laukaisevat lauseet” ehdotetut lauseet. Jos haluat lisätä toisen laukaisijan, napsauta ” add ” ja sitten ”Lisää laukaisija”.

   • Voit poistaa laukaisijan napsauttamalla delete -poistokuvaketta.
     
     

     

8. Kirjoita Vastausohjeet-osioon vastaus, jonka asiakaspalvelijan tulee lähettää toiminnon suorittamisen jälkeen.
   
   

   

9. Napsauta yläreunassa ” Esikatselu” (Preview), jotta voit esikatsella toimintoa.

10. Napsauta oikeassa yläkulmassa Julkaise julkaistaksesi toiminnon.

Lue, miten asiakaspalvelijan toimintoja hallitaan.

Lisää laskut henkilökohtaisiin sähköposteihin tai viesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa

Voit lisätä laskun henkilökohtaiseen sähköpostiin tai viestiin keskustelujen saapuneet-kansiossa seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi kohtaa Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Saapuneet-kansio. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Saapuneet-kansio.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa Kirjoita.
3. Napsauta viestin kirjoituskentässä Lisää ja valitse sitten Laskut.
4. Valitse lasku tai napsauta Hallinnoi siirtyäksesi laskujen hakemistosivulle.

Kun olet valinnut laskun, viestiin lisätään hyperlinkki laskuun.

Seuraavat vaiheet

• Luo sopimuksia ostajien sopimusten hallintaan ja laskutuksen automatisointiin.
• Käytä laskuja HubSpotin kehittämien kirjanpitointegraatioiden, kuten QuickBooks ja Xero, kanssa.
• Lue lisää maksujen hallinnasta, mukaan lukien transaktiomaksujen tarkistaminen, epäonnistuneiden maksujen uusiminen ja uuden maksutavan pyytäminen kontaktilta. Voit myös ladata maksu- ja maksuraportteja sekä viedä maksutietoja.
• Luo ja lähetä tarjouksia ostajillesi.