แชร์ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นกับผู้ซื้อของคุณ

หลังจากสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ซื้อของคุณแล้วคุณสามารถแชร์ผ่านอีเมลใช้ลิงก์โดยตรงดาวน์โหลด PDF หรือแทรกใบแจ้งหนี้ในขณะที่เขียนข้อความในบันทึก CRM และกล่องข้อความการสนทนา 

บทความนี้อธิบายวิธีแชร์ใบแจ้งหนี้กับผู้ซื้อของคุณ หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ HubSpot ของคุณเองโปรดเรียนรู้วิธีดูดาวน์โหลดและชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ HubSpot ของคุณ

ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. คลิกชื่อใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกส่งทางอีเมล
4. ในแท็บส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้ตั้งค่าอีเมลของคุณ:
   • ฟิลด์ถึง จะเต็มไปด้วยที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ หากต้องการเปลี่ยนที่อยู่อีเมลนี้ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกผู้ติดต่อ นอกจากนี้คุณยังสามารถป้อนที่อยู่อีเมลใหม่และ HubSpot จะสร้างบันทึกการติดต่อโดยอัตโนมัติหลังจากส่ง
   • หากต้องการเพิ่มที่อยู่อีเมลในฟิลด์ Cc ให้คลิกเพิ่มผู้รับ Cc คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกผู้ติดต่อหรือป้อนที่อยู่อีเมลที่กำหนดเอง คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลได้สูงสุดเก้าที่อยู่ในช่อง CC
   • หากตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นไว้ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ช่องจากจะเต็มไปด้วยที่อยู่อีเมลเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ มิฉะนั้นอีเมลจะถูกกรอกด้วยที่อยู่อีเมลส่วนตัวของคุณ หากมีการตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นแต่การตั้งค่าเพื่อให้ผู้ใช้สามารถส่งใบแจ้งหนี้จากอีเมลส่วนตัวหรืออีเมลทีมอื่นๆได้คุณสามารถเลือกที่อยู่อีเมลอื่นได้
   • หากไม่มีการตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นที่อยู่อีเมลที่คุณเลือกจะกลายเป็นที่อยู่เริ่มต้นสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้ในอนาคตแต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ก่อนการส่งแต่ละครั้ง
   • การตอบกลับอีเมลนี้จะถูกส่งไปยังที่อยู่ผู้ส่ง หากเลือกที่อยู่อีเมลที่ใช้สำหรับกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อรวมถึงกล่องจดหมาย อีเมลของทีมที่แชร์คุณสามารถจัดการการติดตามผลได้ในกล่องจดหมายการสนทนาของ HubSpot
   • แก้ไขหัวเรื่องของคุณ
   • เพิ่มเนื้อหาข้อความอีเมลของคุณ
5. ขณะที่คุณอัปเดตฟิลด์การแสดงตัวอย่างแบบสดจะแสดงทางด้านขวาของฟิลด์ วิธีส่งอีเมล:
   • คลิกส่งอีเมลใบแจ้งหนี้เพื่อส่งอีเมลตามที่แสดง จากนั้นผู้ซื้อจะได้รับอีเมลที่มีรายละเอียดใบแจ้งหนี้พร้อมลิงก์เพื่อดูใบแจ้งหนี้ในเบราว์เซอร์ของตนพร้อมกับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF เป็นเอกสารแนบ
   • หากต้องการเขียนอีเมลแบบตัวต่อตัวพร้อมลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองให้คลิกสร้างอีเมลที่กำหนดเองใน CRM ของคุณ

ส่งใบแจ้งหนี้ผ่านลิงก์หรือ PDF

โปรดทราบ: หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ในอีเมลที่เขียนด้วยตนเองหรือโดยการแทรกลิงก์คุณสมบัติวันที่ที่ส่งล่าสุดจะไม่ได้รับการอัปเดต ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับที่พักในใบแจ้งหนี้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ รายได้ > ใบแจ้งหนี้ โดยตรง
2. คลิกชื่อใบแจ้งหนี้
3. ที่มุมขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกตัวเลือก:
   • คัดลอกลิงค์: คัดลอกลิงค์ใบแจ้งหนี้
   • ดาวน์โหลด: ดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF

ค้นหาและส่งใบแจ้งหนี้โดยใช้ตัวแทนลูกค้า

โปรดทราบ: หากต้องการใช้การดำเนินการกับตัวแทนลูกค้าของคุณผู้ดูแลระบบระดับสูงจะต้องลงทะเบียนบัญชีของคุณในไลบรารีการดำเนินการใหม่: HubSpot CRM, เวิร์กโฟลว์และการดำเนินการ Shopify สำหรับเบต้าตัวแทนลูกค้าของคุณ

กำหนดค่าตัวแทนลูกค้าของคุณเพื่อค้นหาและส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า หากลูกค้าสอบถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมาหรือที่กำลังจะมาถึงตัวแทนลูกค้าจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ส่งสำเนาและรวมถึงการชำระเงินที่ปลอดภัยแบบฝังสำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีการชำระเงินค้างชำระ การตอบกลับสามารถส่งได้ในหน้าต่างแชทเดียวกันทางอีเมลหรือทาง WhatsApp ใบแจ้งหนี้ต้องได้รับการยืนยันทางอีเมล

วิธีเพิ่มการดำเนินการใบแจ้งหนี้ให้กับตัวแทนลูกค้า:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ บริการ > เอเจนต์สำหรับลูกค้า หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ บริการ > เอเจนต์สำหรับลูกค้า โดยตรง

2. หากคุณยังไม่ได้ตั้งค่าตัวแทนลูกค้า

3. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้คลิกรถไฟ > การดำเนินการ

4. คลิกดูการดำเนินการทั้งหมด

   

5. คลิกที่รับเงินอย่างรวดเร็วด้วยการดำเนินการกับลิงก์การชำระเงิน

   

6. คลิกดำเนินการต่อเพื่อตั้งค่า

7. ในส่วนอธิบายการดำเนินการให้กำหนดวิธีการและเวลาที่ตัวแทนลูกค้าควรดำเนินการ:

   • ในช่องชื่อให้ป้อนชื่อสำหรับการดำเนินการ

   • ในช่องคำอธิบายให้ป้อนคำอธิบายสั้นๆเกี่ยวกับสิ่งที่การกระทำนั้นทำ

   • เมนูแบบเลื่อนลงระดับการป้องกันการดำเนินการถูกตั้งค่าเป็นยืนยันอีเมลและไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

   • ใต้ทริกเกอร์วลีให้ทบทวนวลีที่แนะนำ หากต้องการเพิ่มทริกเกอร์อื่นให้คลิกadd ทริกเกอร์

   • หากต้องการลบทริกเกอร์ให้คลิกไอคอนdeleteการลบ
     
     

     

8. ในส่วนคำแนะนำในการตอบกลับให้ป้อนคำตอบที่ตัวแทนลูกค้าควรส่งหลังจากการดำเนินการเสร็จสิ้น
   
   

   

9. ที่ด้านบนให้คลิกดูตัวอย่างเพื่อดูตัวอย่างการดำเนินการ

10. ที่ด้านบนขวาให้คลิกเผยแพร่เพื่อเผยแพร่การดำเนินการ

เรียนรู้วิธีจัดการการดำเนินการของตัวแทนลูกค้า

แทรกใบแจ้งหนี้ลงในอีเมลหรือข้อความแบบตัวต่อตัวในกล่องข้อความการสนทนา

วิธีแทรกใบแจ้งหนี้ลงในอีเมลหรือข้อความแบบตัวต่อตัวในกล่องข้อความการสนทนา:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ CRM > กล่องข้อความ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ CRM > กล่องข้อความ โดยตรง
2. ที่ด้านล่างซ้ายให้คลิก เขียน
3. ในโปรแกรมเขียนข้อความให้คลิกแทรกแล้วเลือกใบแจ้งหนี้
4. เลือกใบแจ้งหนี้หรือคลิกจัดการเพื่อไปยังหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้

หลังจากเลือกใบแจ้งหนี้แล้วไฮเปอร์ลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้จะถูกเพิ่มลงในข้อความ

ขั้นตอนต่อไป

• สร้างสัญญาเพื่อจัดการสัญญาของผู้ซื้อและออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
• ใช้ใบแจ้งหนี้กับการผสานรวมบัญชีที่สร้างโดย HubSpot เช่น QuickBooks และ Xero
• จัดการการชำระเงินรวมถึงการคืนเงินใบเสร็จรับเงินรายงานการรับเงินและการส่งออก
• สร้างและส่งใบเสนอราคาไปยังผู้ซื้อของคุณ