與您的買家分享已建立的發票

為買家建立發票後，您可以透過電子郵件、直接連結、下載 PDF 檔案，或在 CRM 記錄及對話收件匣中撰寫訊息時插入發票，來分享這些發票。

本文說明如何與買家分享發票。若需有關您自身 HubSpot 發票的協助，請參閱如何檢視、下載及支付您的 HubSpot 發票。

透過電子郵件發送發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 點擊發票名稱。
3. 在右上角點擊「動作」，然後選擇「透過電子郵件發送」。
4. 在「發送發票電子郵件」分頁中，設定您的電子郵件：
   • 「收件者」欄位 將自動填入與該發票關聯的聯絡人電子郵件地址。若要變更此電子郵件地址，請點擊下拉式選單並選擇一位聯絡人。您也可以輸入新的電子郵件地址，HubSpot 將在寄送後自動建立聯絡人記錄。
   • 若要將電子郵件地址新增至「副本 (Cc)」欄位， 請點擊「新增副本收件者」。點擊下拉式選單並選取聯絡人，或直接輸入自訂電子郵件地址。您最多可在「副本 (Cc)」欄位中新增九個電子郵件地址。
   • 若已在發票設定中設定預設電子郵件地址，「寄件者」欄位將自動填入該預設電子郵件地址。 否則，該欄位將填入您的個人電子郵件地址。若已設定預設電子郵件地址，但「允許使用者從個人電子郵件或其他團隊電子郵件發送發票」的設定已啟用，您可選擇其他電子郵件地址。
   • 若未設定預設電子郵件地址，您所選的電子郵件地址將成為未來發送發票時的預設地址，但每次發送前仍可進行變更。
   • 對此電子郵件的回覆將轉發至「寄件者」地址 。若您選用的電子郵件地址正用於已連結的收件匣（包括共享的團隊電子郵件收件匣），您可在HubSpot 的「對話」收件匣中管理後續追蹤。
   • 編輯您的主旨。
   • 新增電子郵件正文。
5. 當您更新各欄位時，欄位右側會顯示即時預覽。若要寄送電子郵件：
   • 點擊「發送發票電子郵件」以發送顯示中的郵件。買家隨後將收到一封電子郵件，內含發票詳細資訊、可在瀏覽器中檢視發票的連結，以及作為附件的發票 PDF 版本。
   • 若要手動撰寫一封包含發票連結的一對一電子郵件，請在您的 CRM 中點擊「建立自訂電子郵件」。

透過連結或 PDF 發送發票

請注意：若您透過手動撰寫的電子郵件或插入連結來發送發票，「最後發送日期」屬性將不會更新。進一步了解發票屬性。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 點擊發票名稱。
3. 在右上角點擊「動作」，然後選擇一個選項：
   • 複製連結：複製 發票連結。
   • 下載：下載發票的 PDF 版本。

使用客戶服務代理程式搜尋並發送發票（測試版）

若您是超級管理員，可將您的帳戶加入「客戶服務代理」測試版中的「尋找發票」功能。

設定您的客戶服務代理程式，以便搜尋並向客戶發送發票。若客戶詢問過往或即將發出的發票，客戶服務代理程式將提供發票詳情、發送副本，並針對尚有未結款項的發票附上嵌入式安全結帳連結。回覆可透過同一聊天視窗、電子郵件或 WhatsApp 發送。

• 發送發票需經過電子郵件驗證。
• 客戶服務機器人僅能搜尋並發送發票。

要將發票功能新增至客戶服務專員：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「服務」 > 「客戶代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「服務」 > 「客戶代理程式」。

2. 若尚未設定，請先建立客戶服務機器人。

3. 在左側邊欄選單中，點選「訓練」>「動作」。

4. 點擊「檢視所有動作」。

   

5. 點選「透過付款連結快速收款」這項操作。

   

6. 點擊「繼續設定」。

7. 在「描述此動作」區段中，請定義客戶服務專員應如何以及何時執行此動作：

   • 在「名稱」欄位中，輸入此動作的名稱。

   • 在「描述」欄位中，輸入該動作功能的簡要說明。

   • 「動作保護等級」下拉式選單預設為「驗證電子郵件」，且無法變更。

   • 在「觸發短語」下方，檢視建議的短語。若要新增另一個觸發條件，請點擊add 「新增觸發條件」。

   • 若要刪除觸發條件，請點擊 delete 刪除圖示。
     
     

     

8. 在「回應指示」區段中 ，輸入客戶服務專員在動作完成後應發送的回應內容。
   
   

   

9. 在頁面上方，點擊「預覽」以預覽該動作。

10. 在右上角，點擊「發佈」以發佈該動作。

瞭解如何管理客戶服務專員的操作。

將發票插入對話收件匣中的「一對一」電子郵件或訊息中

若要將發票插入對話收件匣中的一對一電子郵件或訊息：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「收件匣」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「收件匣」。
2. 在左下角，點擊「撰寫」。
3. 在訊息撰寫視窗中，點擊「插入」，然後選擇「發票」。
4. 選擇一張發票，或 點擊「管理」以導航至發票索引頁面。

選取發票後，系統會將該發票的超連結加入訊息中。

下一步

• 建立合約以管理買家的合約並自動化開立發票流程。
• 將發票與 HubSpot 內建的會計整合功能（例如QuickBooks和Xero）搭配使用。
• 管理付款，包括退款、收據、報表、款項支付及匯出。
• 建立報價單並發送給您的買家。