Condividi le fatture emesse con i tuoi acquirenti

Dopo aver creato le fatture per i tuoi acquirenti, puoi condividerle tramite e-mail, utilizzando un link diretto, scaricando un PDF o inserendo le fatture mentre componi messaggi nei record del CRM e nella casella di posta delle conversazioni.

Questo articolo spiega come condividere le fatture con i tuoi acquirenti. Per assistenza con le tue fatture HubSpot, scopri come visualizzare, scaricare e pagare la tua fattura HubSpot.

Invia le fatture via e-mail

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fai clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona Invia via e-mail.
4. Nella scheda Invia fattura via e-mail, configura la tua e-mail:
   • Il campo A verrà compilato automaticamente con l'indirizzo e-mail del contatto associato alla fattura. Per modificare questo indirizzo e-mail, clicca sul menu a tendina e seleziona un contatto. Puoi anche inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record di contatto dopo l'invio.
   • Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , clicca su Aggiungi destinatari in Cc. Clicca sul menu a tendina e seleziona i contatti, oppure inserisci indirizzi e-mail personalizzati. Puoi aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo Cc.
   • Se nelle impostazioni della fattura è stato configurato un indirizzo e-mail predefinito, il campo "Da " verrà compilato automaticamente con tale indirizzo. In caso contrario, verrà compilato con il tuo indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è attivata l’impostazione che consente agli utenti di inviare fatture dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team, puoi selezionare un indirizzo e-mail diverso.
   • Se non è stato impostato alcun indirizzo e-mail predefinito, l’indirizzo e-mail selezionato diventerà l’indirizzo predefinito per i futuri invii di fatture, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
   • Le risposte a questa email verranno inoltrate all’indirizzo del mittente . Se selezioni un indirizzo email utilizzato per una casella di posta collegata, comprese le caselle di posta condivise del team, puoi gestire i follow-up nella casella di posta delle conversazioni di HubSpot.
   • Modifica l’ oggetto.
   • Aggiungi il testo del messaggio e-mail.
5. Man mano che aggiorni i campi, a destra di essi verrà visualizzata un'anteprima in tempo reale. Per inviare l'e-mail:
   • Fai clic su Invia e-mail con fattura per inviare l’e-mail così come visualizzata. L’acquirente riceverà quindi un’e-mail contenente i dettagli della fattura con un link per visualizzarla nel proprio browser, insieme a una versione PDF della fattura in allegato.
   • Per comporre invece manualmente un'e-mail personalizzata con un link alla fattura, clicca su " Crea e-mail personalizzata" nel tuo CRM.

Invia le fatture tramite link o PDF

Nota: se invii una fattura tramite un’e-mail redatta manualmente o inserendo un link, la proprietà " Data dell’ultimo invio " non verrà aggiornata. Scopri di più sulle proprietà delle fatture.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Fatture. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Fatture.
2. Fai clic sul nome della fattura.
3. In alto a destra, clicca su "Azioni", quindi seleziona un'opzione:
   • Copia link: copia il link della fattura.
   • Scarica: scarica una versione PDF della fattura.

Trova e invia fatture utilizzando Customer Agent

Nota: per utilizzare le azioni con l’agente clienti, un Super Admin deve registrare il tuo account nella Nuova libreria delle azioni: azioni di HubSpot CRM, flussi di lavoro e Shopify per l’agente clienti (versione beta).

Configura il tuo Customer Agent per trovare e inviare fatture ai clienti. Se un cliente richiede informazioni su una fattura passata o imminente, l’agente clienti fornirà i dettagli relativi alla fattura, ne invierà una copia e includerà un checkout sicuro incorporato per le fatture con pagamenti in sospeso. Le risposte possono essere inviate nella stessa finestra di chat, via e-mail o tramite WhatsApp. Le fatture richiedono la verifica tramite e-mail.

Per aggiungere azioni relative alle fatture a un Customer Agent:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Agente per i clienti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Agente per i clienti.

2. Se non l’hai ancora fatto, configura un Customer Agent.

3. Nel menu della barra laterale sinistra, fai clic su Addestramento > Azioni.

4. Fai clic su Visualizza tutte le azioni.

   

5. Fai clic sull'azione " Ricevi rapidamente il pagamento con i link di pagamento ".

   

6. Fai clic su " Continua con la configurazione".

7. Nella sezione «Descrivi l’azione », definisci come e quando l’operatore del servizio clienti deve eseguire l’azione:

   • Nel campo " Nome ", inserisci un nome per l'azione.

   • Nel campo " Descrizione ", inserisci una breve descrizione di ciò che fa l'azione.

   • Il menu a tendina " Livello di protezione dell’azione " è impostato su " Verifica e-mail " e non può essere modificato.

   • In " Frasi di attivazione", esamina le frasi suggerite. Per aggiungere un altro trigger, clicca sull'add e "Aggiungi trigger" .

   • Per eliminare un trigger, fare clic sull’icona di eliminazione delete.
     
     

     

8. Nella sezione "Istruzioni di risposta ", inserisci la risposta che l’agente del servizio clienti dovrà inviare una volta completata l’azione.
   
   

   

9. Nella parte superiore, fare clic su " Anteprima" per visualizzare l’anteprima dell’azione.

10. In alto a destra, fare clic su “Pubblica” per pubblicare l’azione.

Scopri come gestire le azioni degli agenti del servizio clienti.

Inserisci le fatture nelle e-mail o nei messaggi individuali nella casella di posta delle conversazioni

Per inserire una fattura in un’e-mail o in un messaggio individuale nella casella di posta delle conversazioni:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
2. In basso a sinistra, clicca su Crea.
3. Nella finestra di composizione del messaggio, clicca su "Inserisci", quindi seleziona " Fatture".
4. Seleziona una fattura oppure clicca su Gestisci per accedere alla pagina di indice delle fatture.

Dopo aver selezionato una fattura, al messaggio verrà aggiunto un collegamento ipertestuale alla fattura.

Passi successivi

• Crea contratti per gestire i contratti dei tuoi acquirenti e automatizzare la fatturazione.
• Utilizza le fatture con le integrazioni contabili integrate in HubSpot, come QuickBooks e Xero.
• Gestisci i pagamenti, inclusi rimborsi, ricevute, report, versamenti ed esportazioni.
• Crea e invia preventivi ai tuoi acquirenti.