Teilen Sie erstellte Rechnungen mit Ihren Käufern

Nachdem Sie Rechnungen für Ihre Käufer erstellt haben , können Sie diese per E-Mail, über einen direkten Link, durch das Herunterladen einer PDF-Datei oder durch das Einfügen von Rechnungen beim Verfassen von Nachrichten in CRM-Systeme-Datensätze und das Konversationen-Postfach teilen. 

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Rechnungen mit Ihren Käufern teilen können. Wenn Sie Hilfe zu Ihren eigenen HubSpot-Rechnungen benötigen, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre HubSpot-Rechnung anzeigen, herunterladen und bezahlen können.

Rechnungen per E-Mail versenden

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann Per E-Mail senden aus.
4. Richten Sie auf dem Tab Rechnungs-E-Mail senden Ihre E-Mail ein:
   • Das Feld An wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des der Rechnung zugeordneten Kontakts ausgefüllt. Um diese E-Mail-Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie einen Kontakt aus. Sie können auch eine neue E-Mail-Adresse eingeben und HubSpot erstellt nach dem Senden automatisch einen Kontaktdatensatz.
   • Um dem Feld Cc eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, klicken Sie auf Cc-Empfänger hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Kontakte aus, oder geben Sie benutzerdefinierte E-Mail-Adressen ein. Sie können dem CC-Feld bis zu neun E-Mail-Adressen hinzufügen.
   • Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse in den Rechnungseinstellungen festgelegt wurde, wird im Feld Von automatisch die Standard-E-Mail-Adresse verwendet. Andernfalls wird sie mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse gefüllt. Wenn eine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, aber die Einstellung aktiviert ist, dass Benutzer Rechnungen von ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder anderen Team-E-Mail-Adressen versenden können, können Sie eine andere E-Mail-Adresse auswählen.
   • Wenn keine Standard-E-Mail-Adresse festgelegt wurde, wird die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse zur Standardadresse für künftige Rechnungssendungen, kann aber vor jedem Versand geändert werden.
   • Antworten auf diese E-Mail werden an die Von-Adresse weitergeleitet. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse auswählen, die für ein verknüpftes Postfach, einschließlich gemeinsamer Postfächer für Team-E-Mails, verwendet wird, können Sie Follow-up-Maßnahmen in HubSpots Konversationen-Postfach verwalten.
   • Bearbeiten Sie Ihren Betreff.
   • Fügen Sie Ihren E-Mail-Nachrichtentext hinzu.
5. Während Sie die Felder aktualisieren, wird rechts neben den Feldern eine Livevorschau angezeigt. So senden Sie die E-Mail:
   • Klicken Sie auf Rechnungs-E-Mail senden, um die E-Mail so abzuschicken, wie sie Ihnen in der Vorschau angezeigt wird. Der Käufer erhält dann eine E-Mail mit den Rechnungsdetails und einem Link, über den er die Rechnung in seinem Browser anzeigen kann. Die Rechnung ist der E-Mail als PDF-Datei angehängt.
   • Um stattdessen manuell eine persönliche E-Mail mit einem Link zur Rechnung zu verfassen, klicken Sie auf Benutzerdefinierte E-Mails in Ihrem CRM erstellen.

Rechnungen über einen Link oder eine PDF-Datei versenden

Bitte beachten: Wenn Sie eine Rechnung in einer manuell geschriebenen E-Mail oder durch Einfügen eines Links versenden, wird die Eigenschaft Datum des letzten Sendens nicht aktualisiert. Hier erfahren Sie mehr über Rechnungseigenschaften.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Umsatz > Rechnungen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Umsatz > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Namen der Rechnung.
3. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen und wählen Sie dann eine Option aus:
   • Link kopieren: Kopieren Sie den Rechnungslink.
   • Herunterladen: Laden Sie eine PDF-Version der Rechnung herunter.

Rechnungen mit dem Agent für den Kundenservice finden und versenden

Bitte beachten: Um Aktionen mit Ihrem Agent für den Kundenservice zu verwenden, muss ein Super-Admin Ihren Account in der Bibliothek mit neuen Aktionen anmelden: HubSpot CRM-System-, Workflows- und Shopify-Aktionen für Ihren Customer Agent Beta.

Konfigurieren Sie Ihren Agent für den Kundenservice , um Rechnungen zu finden und an Kunden zu senden. Wenn sich ein Kunde nach einer vergangenen oder anstehenden Rechnung erkundigt, stellt der Agent für den Kundenservice Details zur Rechnung bereit, sendet eine Kopie und fügt einen eingebetteten sicheren Checkout für Rechnungen mit ausstehenden Zahlungen hinzu. Antworten können im selben Chat-Fenster, per E-Mail oder über WhatsApp gesendet werden. Rechnungen müssen per E-Mail verifiziert werden.

So fügen Sie einem Agent für den Kundenservice Rechnungsaktionen hinzu:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Service > Customer Agent. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Service > Customer Agent.

2. Falls noch nicht geschehen, richten Sie einen Agent für den Kundenservice ein.

3. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Aktionen trainieren > .

4. Klicken Sie auf Alle Aktionen anzeigen.

   

5. Klicken Sie auf die Aktion Schnell Zahlungen mit Zahlungslinks erhalten .

   

6. Klicken Sie auf Weiter mit dem Setup.

7. Legen Sie im Abschnitt "Aktion beschreiben" fest, wie und wann der Agent für den Kundenservice die Aktion ausführen soll:

   • Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Aktion ein.

   • Geben Sie im Feld Beschreibung eine kurze Beschreibung der Aktion ein.

   • Das Dropdown-Menü Aktionsschutzstufe ist auf E-Mail verifizieren festgelegt und kann nicht geändert werden.

   • Überprüfen Sie unter Trigger-Sätze die vorgeschlagenen Sätze. Um einen weiteren Trigger hinzuzufügen, klicken Sie auf add Trigger hinzufügen.

   • Um einen Trigger zu löschen, klicken Sie auf das delete Papierkorb-Symbol.
     
     

     

8. Geben Sie im Abschnitt Antwortanweisungen eine Antwort ein, die der Agent für den Kundenservice nach Abschluss der Aktion senden soll.
   
   

   

9. Klicken Sie oben auf Vorschau, um eine Vorschau der Aktion anzuzeigen.

10. Klicken Sie oben rechts auf Veröffentlichen, um die Aktion zu veröffentlichen.

Erfahren Sie, wie Sie Agent-Aktionen für den Kundenservice verwalten.

Rechnungen in persönliche E-Mails oder Nachrichten im Konversationen-Postfach einfügen

So fügen Sie eine Rechnung in eine persönliche E-Mail oder Nachricht im Konversationen-Postfach ein:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Posteingang. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Posteingang.
2. Klicken Sie unten links auf Erstellen.
3. Klicken Sie im Editor zum Verfassen von Nachrichten auf Einfügen und wählen Sie dann Rechnungen aus.
4. Wählen Sie eine Rechnung aus oder klicken Sie auf Verwalten, um zur Indexseite für Rechnungen zu wechseln.

Nachdem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, wird der Nachricht ein Hyperlink zur Rechnung hinzugefügt.

Nächste Schritte

• Erstellen Sie Verträge , um die Verträge Ihrer Käufer zu verwalten und die Rechnungsstellung zu automatisieren.
• Verwenden Sie Rechnungen mit von HubSpot entwickelten Buchhaltungsintegrationen wie QuickBooks und Xero.
• Verwalten Sie Zahlungen , einschließlich Rückerstattungen, Quittungen, Berichte, Auszahlungen und Exporte.
• Erstellen und senden Sie Angebote an Ihre Käufer.