Partager les factures créées avec vos acheteurs

Après avoir créé des factures pour vos acheteurs, vous pouvez les partager par e-mail, en utilisant un lien direct, en téléchargeant un PDF ou en insérant des factures tout en rédigeant des messages dans les fiches d’informations du CRM et la boîte de réception des conversations. 

Cet article explique comment partager des factures avec vos acheteurs. Pour obtenir de l’aide concernant vos propres factures HubSpot, découvrez comment afficher, télécharger et payer votre facture HubSpot.

Envoyer des factures par e-mail

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer par e-mail.
4. Dans l’onglet Envoyer l’e-mail de facture , configurez votre e-mail :
   • Le champ À sera automatiquement rempli avec l'adresse e-mail du contact associé à la facture. Pour modifier cette adresse e-mail, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un contact. Vous pouvez également saisir une nouvelle adresse e-mail et HubSpot créera automatiquement une fiche d’informations d’informations d’un contact après l’envoi.
   • Pour ajouter une adresse e-mail au champ Cc , cliquez sur Ajouter des destinataires Cc. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez les contacts, ou saisissez des adresses e-mail personnalisées. Vous pouvez ajouter jusqu'à neuf adresses e-mail dans le champ Cc.
   • Si une adresse e-mail par défaut a été configurée dans les paramètres de facture, le champ De sera automatiquement rempli avec l’adresse e-mail par défaut. Sinon, il sera rempli avec votre adresse e-mail personnelle. Si une adresse e-mail par défaut a été définie, mais que le paramètre permettant aux utilisateurs d’envoyer des factures à partir de leur adresse e-mail personnelle ou d’une autre adresse e-mail d’équipe est activé, vous pouvez sélectionner une autre adresse e-mail.
   • Si aucune adresse e-mail par défaut n'est définie, l'adresse e-mail sélectionnée deviendra l'adresse par défaut pour les futurs envois de factures, mais elle peut être modifiée avant chaque envoi.
   • Les réponses à cet e-mail seront acheminées à l’adresse de l’expéditeur . Si vous sélectionnez une adresse e-mail utilisée pour une boîte de réception connectée, y compris les boîtes de réception d'équipe partagées, vous pouvez gérer le suivi dans la boîte de réception des conversations de HubSpot.
   • Modifiez votre sujet.
   • Ajoutez le corps de votre message.
5. Lorsque vous mettez à jour les champs, un aperçu en direct s'affiche à droite des champs. Pour envoyer l'e-mail :
   • Cliquez sur Envoyer la facture par e-mail pour envoyer l'e-mail tel qu'il s'affiche. L'acheteur recevra alors un e-mail contenant les détails de la facture et un lien lui permettant de visualiser la facture dans son navigateur, ainsi qu'une version PDF de la facture en pièce jointe.
   • Pour rédiger manuellement un e-mail individuel avec un lien vers la facture, cliquez sur Créer un e-mail personnalisé dans votre CRM.

Envoyez des factures via un lien ou un PDF

Remarque : Si vous envoyez une facture dans un e-mail rédigé manuellement ou en insérant un lien, la propriété Date du dernier envoi ne sera pas mise à jour. Découvrez-en davantage sur les propriétés de la facture.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Factures. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :
   • Copier le lien : copiez le lien de la facture.
   • Télécharger : téléchargez une version PDF de la facture.

Trouver et envoyer des factures à l’aide de l’agent d’assistance client (BÊTA)

Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez inscrire votre compte à l’action « Trouver une facture dans la version bêta de l’agent d’assistance client ».

Configurez votre agent d’assistance client pour trouver et envoyer des factures aux clients. Si un client s’enquiert d’une facture passée ou à venir, l’agent d’assistance client lui fournira les détails de la facture, lui enverra une copie et inclura un système de paiement sécurisé intégré pour les factures impayées. Les réponses peuvent être envoyées dans la même fenêtre de chat, par e-mail ou via WhatsApp.

• Les factures nécessitent une vérification par e-mail.
• L’agent d’assistance client peut uniquement trouver et envoyer des factures.

Pour ajouter des actions de facturation à un agent d’assistance client :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Service client > Agent d'assistance client. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Service client > Agent d'assistance client.

2. Si vous ne l’avez pas déjà fait, configurez un agent d’assistance client .

3. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Entraîner > des actions.

4. Cliquez sur Afficher toutes les actions.

   

5. Cliquez sur l’action Recevez vos paiements rapidement avec des liens de paiement .

   

6. Cliquez sur Poursuivre la configuration.

7. Dans la section Décrivez l’action, définissez comment et quand l’agent d’assistance client doit effectuer l’action :

   • Dans le champ Nom , saisissez un nom pour l’action.

   • Dans le champ Description , saisissez une brève description de l’action effectuée.

   • Le menu déroulant Niveau de protection de l’action est réglé sur Vérifier l’e-mail et ne peut pas être modifié.

   • Sous Phrases de déclenchement, consultez les phrases suggérées. Pour ajouter un autre déclencheur, cliquez sur add Ajouter un déclencheur.

   • Pour supprimer un critère, cliquez sur l’icône Supprimer delete .
     
     

     

8. Dans la section Instructions de réponse, saisissez une réponse que l’agent d’assistance client doit envoyer une fois l’action terminée.
   
   

   

9. En haut de l’écran, cliquez sur Aperçu pour afficher un aperçu de l’action.

10. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Publier pour publier l’action.

Découvrez comment gérer les actions de l’agent d’assistance client.

Insérer des factures dans des e-mails individuels ou des messages dans la boîte de réception des conversations

Pour insérer une facture dans un e-mail individuel ou un message dans la boîte de réception des conversations :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à CRM > Boîte de réception. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à CRM > Boîte de réception.
2. Dans l’angle inférieur gauche, cliquez sur Écrire.
3. Dans le composeur de messages, cliquez sur Insérer, puis sélectionnez Factures.
4. Sélectionnez une facture ou cliquez sur Gérer pour accéder à la page d'index des factures.

Après avoir sélectionné une facture, un hyperlien vers la facture sera ajouté au message.

Étapes suivantes

• Créez des contrats pour gérer les contrats de vos acheteurs et automatiser la facturation.
• Utilisez les factures avec les intégrations de comptabilité intégrées à HubSpot, telles que QuickBooks et Xero.
• Gérez les paiements, y compris les remboursements, les reçus, les rapports, les paiements et les exports.
• Créez et envoyez des devis à vos acheteurs.