Casos prácticos de aprobación de cotizaciones y propiedades de uso común

Después de configurar las aprobaciones de cotizaciones, obtenga más información sobre las propiedades de aprobación de cotizaciones de uso frecuente, los escenarios de aprobación comunes y cómo configurar excepciones para mantener su proceso de cotización preciso y coherente.

Nota:

• Este artículo hace referencia a la herramienta de cotizaciones, parte del CPQ potenciado por IA de HubSpot, y está disponible con una cuenta Commerce Hub Professional o Enterprise . 
• Si no tiene una cuenta Commerce Hub Professional o Enterprise , obtenga más información sobre las cotizaciones heredadas, que incluyen la opción de que todas las cotizaciones sean aprobadas por un solo usuario.
• Si se le asigna una licencia deCommerce Hub, perderá el acceso a las cotizaciones heredadas. Para recuperar el acceso, cambie la licencia a una licencia de solo lectura.

Cotización aprobación propiedades

La tabla siguiente muestra las propiedades más utilizadas para la aprobación de cotizaciones. Las propiedades pueden utilizarse con autorizaciones estándar o avanzadas .

Objetos	Propiedad de aprobación de cotización
Relacionados con precios y descuentos
Elemento de pedido	Descuento %
Elemento de pedido	Margen
Elemento de pedido	SKU y Cantidad total de descuento para aplicar reglas de descuento basadas en el número de SKUs
Citar	Porcentaje total de descuento
Citar	Descuento total
Citar	Cantidad de la cotización
Aspectos jurídicos y contractuales
Citar	Términos
Citar	Condiciones netas de pago
Citar	Método de aceptación
Citar	ESign habilitado
Citar	Pagos habilitados
Pagos	Forma de pago
Suscripción a
Elemento de pedido	Frecuencia de facturación
Elemento de pedido	Impuesto
Elemento de pedido	Inicio de los plazos de facturación
En relación con la ubicación
Empresa / contacto	País/Región
Elemento de pedido	Divisa
Individual o en equipo
Citar	Aprobador de cotizaciones

Los siguientes casos prácticos no son compatibles con el uso de propiedades:

• Legal y contractual:

• • Establezca una duración específica del plazo en meses.
  • Exigir determinados anexos.
  • Imponer que no se incluyan determinados archivos adjuntos.
• Suscripción:
  • Incluye tarifas únicas.

• Individual o en equipo:
  • Exigir que un equipo apruebe las cotizaciones. Puede configurar un equipo para aprobar cotizaciones, pero cada aprobador requerido debe ser seleccionado individualmente.
  • Define las aprobaciones según la ubicación del equipo.

Escenarios habituales de aprobación

Se requieren permisos Se requieren permisos deedición para los workflows o permisos de superadministrador para crear workflows. Los permisos depublicación de workflows son necesarios para publicar workflows.

Las aprobaciones de cotizaciones ofrecen la flexibilidad de configurar diferentes escenarios de aprobación utilizando propiedades. Conozca las diferencias entre las aprobaciones estándar y avanzadas, y cómo activar y configurar las aprobaciones de cotizaciones.

A continuación, revise los escenarios comunes de aprobación para aprobaciones estándar y avanzadas:

Aprobación de cotizaciones superiores a una cantidad determinada

• Tipo de homologación: estándar o avanzada.
• Cómo configurar la aprobación de cotizaciones: utilice la propiedad Cantidad de cotización .

Aprobación de cotizaciones por encima de un determinado descuento

• Tipo de homologación: estándar o avanzada.
• Cómo configurar la aprobación de cotizaciones: utilice propiedades de descuento para cotizaciones o elementos de pedido (por ejemplo, Descuento %, Descuento total).

Aprobación basada en un determinado producto

• Tipo de homologación: estándar o avanzada.
• Cómo configurar la aprobación de cotizaciones: utilice las propiedades del elemento de pedido SKU o ID de registro .

Exigir la aprobación de determinados usuarios

• Tipo de homologación: estándar o avanzada.

• Cómo configurar la aprobación de cotizaciones: utilice la propiedad Propietario de la cotización y seleccione los usuarios que requieren aprobación.

Aprobación de cotizaciones con frecuencias de facturación específicas

• Tipo de homologación: estándar o avanzada.

• Cómo configurar la aprobación de cotizaciones: utilice la propiedad del elemento de pedido Frecuencia de facturación y establezca la frecuencia (por ejemplo, Semestralmente). 

Aprobación de cotizaciones con condiciones netas específicas

• Tipo de homologación: estándar o avanzada.

• Cómo configurar la aprobación de cotizaciones: utilice la propiedad Condiciones netas de pago . 

Exigir la aprobación de una parte y, a continuación, de una segunda parte

Por ejemplo, puede que quiera una cotización aprobada por un mánager y luego por un representante legal.

• Tipo de homologación: avanzada.
• Cómo configurar la aprobación de cotizaciones: utilice aprobaciones secuenciales. 

Exigir aprobaciones diferentes para las cotizaciones que califican y las que no califican

• Tipo de homologación: avanzada.

• Cómo configurar la aprobación de cotizaciones: añada la acción Añadir paso de aprobación de cotización tanto en los criterios de aprobación, como en la rama No se ha cumplido . En el ejemplo siguiente, las cotizaciones superiores a 5.000 $ requieren la aprobación de Rob. Las cotizaciones de 5.000 $ o menos requieren la aprobación del vendedor de Casey.
  
  
  

Evitar la aprobación de usuarios específicos

Tipo de homologación: avanzada.

Escenario: cuenta con aprobaciones de cotización, pero permite que algunos usuarios se las salten. Por ejemplo, las aprobaciones se aplican a los nuevos miembros del equipo, mientras que los miembros del equipo con experiencia no necesitan aprobación. En el siguiente ejemplo, las cotizaciones superiores a 5.000 dólares necesitan aprobación, excepto las cotizaciones creadas por Rob Test y Rob A.

Para configurar la aprobación:

1. Vaya al workflow de aprobación avanzada.
2. En el desencadenante Inscribir cotizaciones , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   
   • Haga clic en Bifurcación.
   • Haz clic en Lógica Y/O.
   • En Primero, comprueba si, en el campo Nombre de la bifurcación , introduceOmitir aprobaciones. 
     
     
     
   • Haz clic en + Agregar criterios.
   • En Información del objeto, haz clic en Propiedades de la cotización.
     
     
     

• • Selecciona Propietario de la cotización de la lista de propiedades.
  • En el panel izquierdo, en Propietario de la cotización, asegúrese de que está seleccionado cualquiera de en el primer menú desplegable. Haga clic en el segundo menú desplegable y seleccione los propietarios de las cotizaciones cuyas aprobaciones deben omitirse.
    
    
    

3. • En Si no se cumple ninguno de los criterios, ve aquí:, en el campo Nombre de bifurcación , introduceVerificar la cotización para su aprobación. 
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
     
     
     
4. En la rama Comprobar cotización para aprobación , haga clic en +.
5. En el panel izquierdo introduzca los criterios de aprobación. Por ejemplo, cotizaciones por encima de una determinada cantidad, o cotizaciones con un determinado nivel de descuento.
   
   
   
6. En los criterios de aprobación (por ejemplo, la cantidad de la cotización), haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic para ampliar la sección CRM y, a continuación, haga clic en Añadir paso de aprobación de cotización.
   • Introduzca un mensaje en el campo Mensaje para el autorizador .
   • Haga clic en el menú desplegable Aprobadores y seleccione el aprobador.
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
     
     
     
7. En la acción Añadir paso de aprobación de cotización , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • En el panel izquierdo, haz clic para expandir la sección CRM y luego haz clic en Iniciar flujo de aprobación de cotizaciones. 
   • En Autorizadores necesarios, seleccione uno de los siguientes:
     • Todos los aprobadores deben exigir el visto bueno de todos los aprobadores para las cotizaciones que cumplan los criterios.
     • Cualquiera de los aprobadores exigirá una aprobación para las cotizaciones que cumplan los criterios.
     • Secuencial para notificar a los aprobadores por orden de prioridad. Las aprobaciones secuenciales requieren la aprobación de cada aprobador en cada paso prioritario.
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
8. En Ninguna reunión, haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic en Ir a la acción.
   • Haz clic en la acción Iniciar flujo de aprobación de cotización . De este modo, las cotizaciones que no cumplan los criterios de aprobación no se aprobarán. Si aún desea que las cotizaciones que no cumplen con los criterios de aprobación pasen por una aprobación separada, agregue una acción separada del paso Agregar aprobación de cotización bajo la rama No se cumplió .
   • Haz clic en Listo.
9. En Omitiraprobaciones, haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic en Ir a la acción.
   • Haz clic en la acción Iniciar flujo de aprobación de cotización .

• • Haz clic en Listo.
    
    
    

Establecer autorizaciones para dos condiciones con diferentes autorizadores

• Tipo de homologación: avanzada.

• Escenario: se necesita aprobación para dos condiciones diferentes, cada una con un aprobador diferente. Por ejemplo, una cotización con un descuento en un elemento de pedido se envía al aprobador A (por ejemplo, un mánager de ventas) para su aprobación. A continuación, si se utiliza la firma electrónica como método de aceptación, se envía al aprobador B (por ejemplo, jurídico) para la segunda aprobación. En el ejemplo siguiente:

• • Si se descuentan elementos de pedido entre un 25% y un 40%, se necesita la aprobación de IMA. Si la firma electrónica es el método de aceptación utilizado en la cotización, será necesaria una segunda aprobación por parte de Casey.

  • Si los descuentos superan el 40%, se envían a Lala para su aprobación, y requieren una segunda aprobación de Casey si la firma electrónica es el método de aceptación utilizado en la cotización.

     

Para configurar la aprobación:

1. Vaya al workflow de aprobación avanzada.
2. En el desencadenante Inscribir cotizaciones , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic en Bifurcación.
   • Haz clic en Lógica Y/O.
   • En Primero, compruebe si, en el campo Nombre de la sucursal , introduce Descuento entre 25 y 40%.
   • Haz clic en + Agregar criterios.
   • En Información del objeto, haga clic en Propiedades de la cotización.
     
     
     
   • Seleccione Porcentaje de descuento total en la lista de propiedades.
   • En Grupo 1, haga clic en el menú desplegable es igual a y seleccione está entre. En los campos de porcentaje introduce 25 y 40.
     
     
     
   • Haga clic en Añadir otra sucursal.
   • En el campo Nombre de la sucursal , introduzca Descuento superior al 40%.
   • Haz clic en + Agregar criterios.
   • En Información del objeto, haga clic en Propiedades de la cotización.
     
     
     
   • Seleccione Porcentaje de descuento total en la lista de propiedades.
   • En Grupo 1, haga clic en el menú desplegable es igual a y seleccione es mayor que. En el campo de porcentaje introduce 40.
     
     
     
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
3. En la rama Descuento entre 25% y 40% , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic para ampliar la sección CRM y, a continuación, haga clic en Añadir paso de aprobación de cotización.
   • Introduzca un mensaje en el campo Mensaje para el autorizador .
   • Haga clic en el menú desplegable Aprobadores y seleccione el aprobador.
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
4. En la rama Descuento superior al 40% , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic para ampliar la sección CRM y, a continuación, haga clic en Añadir paso de aprobación de cotización.
   • Introduzca un mensaje en el campo Mensaje para el autorizador .
   • Haga clic en el menú desplegable Aprobadores y seleccione el aprobador.
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
     
     
     
5. Para la rama Descuento entre 25% y 40% , en la acción Añadir paso de aprobación de cotización , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic en Bifurcación.
   • Haga clic en Lógica AND/OR.
   • En Primero, compruebe si, en el campo Nombre de la sucursal , introduce Revisión jurídica.
   • Haz clic en + Agregar criterios.
   • En Información del objeto, haga clic en Propiedades de la cotización.
   • Seleccione Método de aceptación en la lista de propiedades.
   • En Grupo 1, haga clic en el tercer menú desplegable y seleccione la casilla de verificación Firma electrónica .
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
6. En el paso de aprobación Añadir cotización de la rama Descuento superior al 40% , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic en Ir a la acción.
   • Seleccione la rama Ir a revisión legal si se cumplen estos criterios .
7. En la rama Ninguna reunión de la primera rama, haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic en Ir a la acción.
   • Seleccione la rama Ir a revisión legal si se cumplen estos criterios .
     
     
     
8. En la rama Revisión legal , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic para ampliar la sección CRM y, a continuación, haga clic en Añadir paso de aprobación de cotización.
   • Introduzca un mensaje en el campo Mensaje para el autorizador .
   • Haga clic en el menú desplegable Aprobadores y seleccione el aprobador.
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
9. En la acción Añadir paso de aprobación de cotización , haga clic en +. En el panel izquierdo:
   • Haga clic para ampliar la sección CRM y, a continuación, haga clic en Iniciar flujo de aprobación de cotizaciones.
   • En Autorizadores necesarios, seleccione uno de los siguientes:
     • Todos los aprobadores deben exigir el visto bueno de todos los aprobadores para las cotizaciones que cumplan los criterios.
     • Cualquiera de los aprobadores exigirá una aprobación para las cotizaciones que cumplan los criterios.
     • Secuencial para notificar a los aprobadores por orden de prioridad. Las aprobaciones secuenciales requieren la aprobación de cada aprobador en cada paso prioritario.
   • Haga clic en Guardar en la parte superior derecha.
10. En la rama Ninguno cumplido de la rama Pasar a revisión legal si se cumplen estos criterios , haga clic en +. En el panel izquierdo:
    •  Haga clic en Ir a la acción.
    • Haz clic en la acción Iniciar flujo de aprobación de cotización .
    • Haz clic en Listo.
      
      

Pasos siguientes

• Aprenda a crear y enviar cotizaciones.
• Más información sobre la gestión de la aprobación de cotizaciones.