Casos de uso de aprovação de orçamentos e propriedades comumente usadas

Depois de configurar as aprovações de orçamentos, saiba mais sobre as propriedades de aprovação de orçamentos usadas com frequência, cenários comuns de aprovação e como configurar exceções para manter seu processo de cotação preciso e consistente.

Observação:

• Este artigo faz referência à ferramenta de orçamentos, parte do CPQ com tecnologia de IA da HubSpot e está disponível com uma conta do Commerce Hub Professional ou Enterprise . 
• Se você não tiver uma conta do Commerce Hub Professional ou Enterprise, saiba mais sobre orçamentos antigos, que incluem a opção de ter todos os orçamentos aprovados por um usuário.
• Se você receber uma licença do Commerce Hub, perderá o acesso aos orçamentos antigos. Para recuperar o acesso, altere a licença para uma licença principal ou somente licença somente visualização.

Propriedades de aprovação de orçamento

A tabela abaixo mostra as propriedades comumente usadas para aprovações de orçamentos. As propriedades podem ser usadas com aprovações padrão ou avançadas .

Objeto	Orçamento aprovação propriedade
Relacionado a preços e descontos
Item de linha	% de Desconto
Item de linha	Margem
Item de linha	SKU e valor de desconto total para aplicar regras de desconto com base no número de SKUs
Orçamento	Percentual de desconto total
Orçamento	Desconto Total
Orçamento	valor de orçamento
Relacionados com questões jurídicas e contratuais
Orçamento	Termos
Orçamento	Condições de pagamento líquido
Orçamento	Método de aceitação
Orçamento	Assinatura eletrônica habilitada
Orçamento	Pagamento ativado
Pagamento	Método de pagamento
Relacionado à assinatura
Item de linha	Frequência de cobrança
Item de linha	Imposto
Item de linha	Iniciar condições de cobrança
Relacionado à localização
Empresas/contatos	País/Região
Item de linha	Moeda
Individual ou relacionado à equipe
Orçamento	Aprovador de orçamento

Os seguintes casos de uso não são suportados usando propriedades:

• Jurídico e contratual:

• • Defina uma duração de prazo específica em meses.
  • Imponha que determinados anexos sejam exigidos.
  • Imponha que certos anexos não sejam incluídos.
• Assinatura:
  • Inclua taxas únicas.

• Indivíduo ou equipe:
  • Exige que uma equipe aprove os orçamentos. Você pode definir uma equipe para aprovar orçamentos, mas cada aprovador necessário deve ser selecionado individualmente.
  • Defina as aprovações pela localização de uma equipe.

Cenários de aprovação comuns

Permissões necessárias Permissões de edição para fluxos de trabalho ou permissões de superadministrador são necessárias para criar fluxos de trabalho. As permissões de publicação para fluxos de trabalho são necessárias para publicar fluxos de trabalho.

As aprovações de Orçamento oferecem a flexibilidade de configurar diferentes cenários de aprovação usando propriedades. Saiba mais sobre as diferenças entre aprovações padrão e avançadas e como ativar e configurar aprovações de orçamentos.

Abaixo, analise os cenários de aprovação comuns para aprovações padrão e avançadas:

Aprovação para orçamentos acima de um determinado valor

• Tipo de aprovação: padrão ou avançada.
• Como configurar a aprovação orçamento: use o propriedade Orçamento valor .

Aprovação para orçamentos acima de um determinado desconto

• Tipo de aprovação: padrão ou avançada.
• Como configurar a aprovação de um orçamento: use propriedades de desconto para orçamentos ou itens de linha (por exemplo, % de desconto, desconto total).

Aprovação com base em um determinado produto

• Tipo de aprovação: padrão ou avançada.
• Como configurar a aprovação de um orçamento: use as propriedades do item de linha SKU ou ID do Registro .

Exigir aprovação para determinados usuários

• Tipo de aprovação: padrão ou avançada.

• Como configurar o orçamento aprovação: use o propriedade Orçamento proprietário e selecione os usuários que precisam de aprovação.

Aprovação para orçamentos com frequências de cobrança específicas

• Tipo de aprovação: padrão ou avançada.

• Como configurar a aprovação orçamento: use o item de linha propriedade Frequência de cobrança e defina a frequência (por exemplo, Semestral). 

Aprovação para orçamentos com termos líquidos específicos

• Tipo de aprovação: padrão ou avançada.

• Como configurar o orçamento aprovação: use o propriedade Termos de pagamento líquido . 

Exigir aprovação de uma parte, depois de uma segunda parte

Por exemplo, você pode querer um orçamento aprovado por um gerente e, em seguida, por um representante legal.

• Tipo de aprovação: avançada.
• Como configurar a aprovação de orçamentos: use aprovações sequenciais. 

Exigir aprovações diferentes para cotações qualificadas e não qualificadas

• Tipo de aprovação: avançada.

• Como configurar a aprovação de orçamento: adicione a ação da etapa Adicionar aprovação de orçamento nos dois critérios de aprovação e na ramificação Nenhum atendido . No exemplo abaixo, cotações acima de US$ 5.000 exigem aprovação de Rob. Cotações de $ 5,000 e abaixo requerem aprovação de Casey Seller.
  
  
  

Ignorar aprovações para usuários específicos

Tipo de aprovação: avançada.

Cenário: ter aprovações de orçamentos em vigor, mas permitir que alguns usuários as ignorem. Por exemplo, as aprovações se aplicam a novos membros da equipe, enquanto que os membros experientes não exigem aprovação. No exemplo abaixo, orçamentos acima de US$ 5.000 precisam ser aprovados, exceto para orçamentos criados por Rob Test e Rob A.

Para configurar a aprovação:

1. Navegue até o fluxo de trabalho de aprovação avançada.
2. Na gatilho Gatilho inscrever-se para orçamentos , clique em +. No painel à esquerda:
   
   • Clique em Ramificação.
   • Clique na lógica E/OU.
   • Em Primeiro, verifique se, no campo Nome da ramificação , insira Ignorar aprovações.
     
     
     
   • Clique em + Adicionar critérios.
   • Em Informações do Objeto, clique em Propriedades do Orçamento.
     
     
     

• • Selecione Orçamento proprietário na lista de propriedades.
  • No painel esquerdo, em Orçamento proprietário , verifique se qualquer um dos está selecionado no primeiro menu suspenso. Clique no segundo menu suspenso e selecione os proprietários de orçamentos para os quais as aprovações devem ser ignoradas.
    
    
    

3. • Em Se nenhum dos critérios for atendido, clique aqui:, no campo Nome da ramificação , insira Verificar orçamento para aprovação.
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
     
     
     
4. Na ramificação Verificar orçamento para aprovação , clique em +.
5. No painel esquerdo, insira os critérios para aprovação. Por exemplo, cotações acima de um determinado valor ou cotações com um determinado nível de desconto.
   
   
   
6. Nos critérios de aprovação (por exemplo, orçamento valor ), clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique para expandir a seção CRM e clique em Adicionar etapa de aprovação de orçamento.
   • Digite uma mensagem no campo Mensagem para o aprovador.
   • Clique no menu suspenso Aprovadores e selecione o aprovador.
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
     
     
     
7. Na ação da etapa Adicionar aprovação de orçamento , clique em +. No painel à esquerda:
   • No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM e clique em Iniciar fluxo de aprovação de orçamento. 
   • Em Aprovadores obrigatórios, selecione uma das seguintes opções:
     • Todos os aprovadores devem exigir aprovações de todos os aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
     • Qualquer aprovador que exija uma aprovação de qualquer um dos aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
     • Sequencial para notificar aprovadores em ordem de prioridade. As aprovações sequenciais requerem aprovação por todos os aprovadores em cada etapa de prioridade.
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
8. Em Nenhum encontrado, clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique em Ir para a ação.
   • Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento . Se fizer isso, os orçamentos que não atenderem aos critérios de aprovação não passarão por aprovações. Se você ainda quiser que os orçamentos que não atendem aos critérios de aprovação passem por uma aprovação separada, adicione uma ação separada da etapa Adicionar aprovação de orçamento na ramificação Nenhum atendido .
   • Clique em Concluído.
9. Em Pularovais aproximadas, clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique em Ir para a ação.
   • Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento .

• • Clique em Concluído.
    
    
    

Definir aprovações para duas condições com aprovadores diferentes

• Tipo de aprovação: avançada.

• Cenário: a aprovação é necessária para duas condições diferentes, cada uma com um aprovador diferente. Por exemplo, um orçamento com um desconto de item de linha é encaminhado ao aprovador A (por exemplo, um gerente de vendas) para aprovação. Em seguida, se a assinatura eletrônica for usada como método de aceitação, ela será encaminhada para o aprovador B (por exemplo, jurídico) para a segunda aprovação. No exemplo abaixo:

• • Se os itens de linha tiverem um desconto entre 25% e 40%, é necessária a aprovação do Ima. Se a assinatura eletrônica for o método de aceitação usado no orçamento, será necessária uma segunda aprovação de Casey.

  • Se os descontos forem superiores a 40%, eles serão encaminhados para a Lala para aprovação e exigirão uma segunda aprovação da Casey se a assinatura eletrônica for o método de aceitação usado no orçamento.

     

Para configurar a aprovação:

1. Navegue até o fluxo de trabalho de aprovação avançada.
2. Na gatilho Gatilho inscrever-se para orçamentos , clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique em Ramificação.
   • Clique na lógica E/OU.
   • Em Primeiro, verifique se, no campo Nome da ramificação , insira Desconto entre 25 e 40%.
   • Clique em + Adicionar critérios.
   • Em Informações do Objeto, clique em Propriedades do Orçamento.
     
     
     
   • Selecione Percentual de desconto total na lista de propriedades.
   • Em Grupo 1, clique no menu suspenso é igual a e selecione está entre. Em campos de porcentagem, insira 25 e 40.
     
     
     
   • Clique em Adicionar outra ramificação.
   • No campo Nome da ramificação , insira Desconto acima de 40%.
   • Clique em + Adicionar critérios.
   • Em Informações do Objeto, clique em Propriedades do Orçamento.
     
     
     
   • Selecione Percentual de desconto total na lista de propriedades.
   • Em Grupo 1, clique no menu suspenso é igual a e selecione é maior que. No campo de porcentagem, insira 40.
     
     
     
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
3. Na ramificação Desconto entre 25% e 40%, clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique para expandir a seção CRM e clique em Adicionar etapa de aprovação de orçamento.
   • Digite uma mensagem no campo Mensagem para o aprovador.
   • Clique no menu suspenso Aprovadores e selecione o aprovador.
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
4. Na ramificação Desconto acima de 40%, clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique para expandir a seção CRM e clique em Adicionar etapa de aprovação de orçamento.
   • Digite uma mensagem no campo Mensagem para o aprovador.
   • Clique no menu suspenso Aprovadores e selecione o aprovador.
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
     
     
     
5. Para a ramificação Desconto entre 25% e 40%, na ação da etapa Adicionar aprovação de orçamento, clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique em Ramificação.
   • Clique na lógica E/OU.
   • Em Primeiro, verifique se, no campo Nome da ramificação , entra Revisão jurídica.
   • Clique em + Adicionar critérios.
   • Em Informações do Objeto, clique em Propriedades do Orçamento.
   • Selecione Método de aceitação na lista de propriedades.
   • Em Grupo 1, clique no terceiro menu suspenso e marque a caixa de seleção Assinatura eletrônica .
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
6. Na etapa de aprovação Adicionar Orçamento para a ramificação Desconto acima de 40%, clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique em Ir para a ação.
   • Selecione a ramificação Ir para revisão jurídica se esses critérios forem atendidos .
7. Na ramificação Nenhum atendido da primeira ramificação, clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique em Ir para a ação.
   • Selecione a ramificação Ir para revisão jurídica se esses critérios forem atendidos .
     
     
     
8. Na ramificação Revisão jurídica , clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique para expandir a seção CRM e clique em Adicionar etapa de aprovação de orçamento.
   • Digite uma mensagem no campo Mensagem para o aprovador.
   • Clique no menu suspenso Aprovadores e selecione o aprovador.
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
9. Na ação da etapa Adicionar aprovação de orçamento , clique em +. No painel à esquerda:
   • Clique para expandir a seção CRM e clique em Iniciar fluxo de aprovação de orçamento.
   • Em Aprovadores obrigatórios, selecione uma das seguintes opções:
     • Todos os aprovadores devem exigir aprovações de todos os aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
     • Qualquer aprovador que exija uma aprovação de qualquer um dos aprovadores para cotas que atendam aos critérios.
     • Sequencial para notificar aprovadores em ordem de prioridade. As aprovações sequenciais requerem aprovação por todos os aprovadores em cada etapa de prioridade.
   • Clique em Salvar no canto superior direito.
10. Na ramificação Nenhum atendido da ramificação Ir para revisão jurídica, se esses critérios forem atendidos , clique em +. No painel à esquerda:
    •  Clique em Ir para a ação.
    • Clique na ação do fluxo de aprovação Iniciar orçamento .
    • Clique em Concluído.
      
      

Próximas etapas

• Saiba como criar e enviar orçamentos.
• Saiba mais sobre como gerenciar aprovações de orçamentos.