Cas d’utilisation et propriétés couramment utilisées pour l’approbation des devis

Après avoir configuré les approbations de devis, découvrez-en davantage sur les propriétés d’approbation de devis fréquemment utilisées, les scénarios d’approbation courants et la façon de configurer des exceptions pour que votre processus de devis reste précis et cohérent.

Remarque :

• Cet article fait référence à l’outil de devis, qui fait partie du CPQ basé sur l’IA de HubSpot, et est disponible avec un compte Commerce Hub Pro ou Entreprise . 
• Si vous n’avez pas de compte Commerce Hub Pro ou Entreprise, découvrez-en davantage sur les devis hérités, qui incluent la possibilité de faire approuver tous les devis par un utilisateur.
• Si vous disposez d’une licence utilisateur Commerce Hub, vous n’aurez plus accès aux devis hérités. Pour récupérer l’accès, remplacez la licence par une licence essentielle ou une licence en lecture seule.

Propriétés d’approbation de devis

Le tableau ci-dessous indique les propriétés couramment utilisées pour l’approbation de devis. Les propriétés peuvent être utilisées avec des approbations standard ou avancées .

Objet	Propriété d’approbation de devis
En matière de tarification et de remise
Ligne de transaction	Remise %
Ligne de transaction	Marge
Ligne de transaction	Les modèles de tarification et le montant total de la remise permettent d’appliquer des règles de réduction basées sur le nombre de références produit.
Les devis	Pourcentage de remise totale
Les devis	Remise totale
Les devis	Montant du devis
D’ordre juridique et contractuel
Les devis	Petits caractères
Les devis	Modalités de paiement net
Les devis	Méthode d’acceptation
Les devis	ESign activé
Les devis	Paiement activé
Paiement	Mode de paiement
En matière d’abonnement
Ligne de transaction	Fréquence de facturation
Ligne de transaction	Taxe
Ligne de transaction	Commencer les conditions de facturation
Lié à l’emplacement
Entreprise / contact	Pays/Région
Ligne de transaction	Monnaie
Individuel ou lié à l’équipe
Les devis	Approbateur de devis

Les cas d’utilisation suivants ne sont pas pris en charge à l’aide de propriétés :

• Juridique et contractuel :

• • Définissez une durée spécifique en mois.
  • Rendre obligatoire certaines pièces jointes.
  • Veillez à ce que certaines pièces jointes ne soient pas incluses.
• Abonnement:
  • Inclure des frais uniques.

• Individuel ou en équipe :
  • Exiger l’approbation des devis par une équipe . Vous pouvez définir une équipe pour approuver les devis, mais chaque approbateur requis doit être sélectionné individuellement.
  • Définissez les approbations en fonction de l’emplacement d’une équipe.

Scénarios d’approbation courants

Autorisations requises Les autorisations de modification pour les workflows ou les autorisations de super administrateur sont requises pour créer des workflows . Les autorisations de publication pour les workflows sont requises pour publier des workflows.

Les approbations de devis offrent la flexibilité de configurer différents scénarios d’approbation à l’aide de propriétés. Découvrez les différences entre les approbations standard et avancées, et comment activer et configurer les approbations de devis.

Découvrez ci-dessous les scénarios d’approbation les plus courants pour les approbations standards et avancées :

Approbation pour les devis supérieurs à un certain montant

• Type d’approbation : standard ou avancé.
• Comment configurer la validation du devis : utilisez la propriété Montant du devis .

Approbation pour les devis supérieurs à une certaine remise

• Type d’approbation : standard ou avancé.
• Comment configurer la validation de devis : utilisez des propriétés de remise pour les devis ou les lignes de produit (par exemple, Pourcentage de remise, Remise totale).

Approbation basée sur un certain produit

• Type d’approbation : standard ou avancé.
• Comment configurer l’approbation du devis : utilisez les propriétés de ligne de produit UGS ou ID de fiche d’informations.

Exiger une approbation pour certains utilisateurs

• Type d’approbation : standard ou avancé.

• Comment configurer la validation du devis : utilisez la propriété Propriétaire du devis et sélectionnez les utilisateurs qui nécessitent une approbation.

Approbation pour les devis avec des fréquences de facturation spécifiques

• Type d’approbation : standard ou avancé.

• Comment configurer la validation de devis : utilisez la propriété de ligne de produit Fréquence de facturation et définissez la fréquence (par exemple, semestrielle). 

Approbation pour les devis avec des conditions nettes spécifiques

• Type d’approbation : standard ou avancé.

• Comment configurer la validation du devis : utilisez la propriété Conditions de paiement net. 

Exiger l’approbation d’une partie, puis d’une seconde partie

Par exemple, vous souhaiterez peut-être qu’un devis soit approuvé par un responsable, puis par un représentant légal.

• Type d’approbation : avancé.
• Comment configurer la validation de devis : utilisez les approbations séquentielles. 

Exiger des approbations différentes pour les devis qualifiés et non éligibles

• Type d’approbation : avancé.

• Comment configurer l’approbation du devis : ajoutez l’action de l’étape Ajouter une approbation de devis à la fois sous les critères d’approbation et dans la branche Aucun satisfait . Dans l’exemple ci-dessous, les devis supérieurs à 5 000 $ doivent être approuvés par Rob. Les devis de 5 000 $ ou moins nécessitent une approbation de Casey Seller.
  
  
  

Contournez les approbations pour des utilisateurs spécifiques

Type d’approbation : avancé.

Scénario : mettre en place les approbations de devis, mais permettre à certains utilisateurs de les contourner. Par exemple, les approbations s’appliquent aux nouveaux membres de l’équipe, tandis que les membres d’équipe expérimentés n’ont pas besoin d’approbation. Dans l’exemple ci-dessous, les devis de plus de 5 000 $ doivent être approuvés, à l’exception des devis créés par Rob Test et Rob A.

Pour configurer l’approbation :

1. Accédez au workflow d’approbation avancée .
2. Sous le critère Critère d’inscription pour les devis , cliquez sur +. Dans le panneau de gauche :
   
   • Cliquez sur Branche.
   • Cliquez sur la logique ET/OU.
   • Sous Tout d’abord, vérifiez si, dans le champ Nom de la branche , saisissez Ignorer les approbations.
     
     
     
   • Cliquez sur + Ajouter des critères.
   • Sous Informations sur l’objet, cliquez sur Propriétés du devis.
     
     
     

• • Sélectionnez Propriétaire du devis dans la liste des propriétés.
  • Dans le panneau de gauche, sous Propriétaire du devis, assurez-vous que est l’un des est sélectionné dans le premier menu déroulant. Cliquez sur le deuxième menu déroulant et sélectionnez les propriétaires de devis pour lesquels les approbations doivent être ignorées.
    
    
    

3. • Sous Si aucun des critères n’est rempli, rendez-vous ici :, dans le champ Nom de la succursale , saisissez Vérifier l’approbation du devis.
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
     
     
     
4. Dans la branche Vérifier l’approbation du devis , cliquez sur +.
5. Dans le panneau de gauche, saisissez les critères d’approbation. Par exemple, les devis supérieurs à un certain montant ou les devis avec un certain niveau de réduction.
   
   
   
6. Sous les critères d’approbation (par exemple, le montant du devis), cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Ajouter une étape d’approbation de devis.
   • Saisissez un message dans le champ Message à l’approbateur.
   • Cliquez sur le menu déroulant Approbateurs et sélectionnez l’approbateur.
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
     
     
     
7. Sous l’action Ajouter une approbation de devis , cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Dans le panneau de gauche, cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Démarrer le flux d’approbation des devis. 
   • Sous Approbateurs requis, sélectionnez l’un des éléments suivants :
     • Tous les approbateurs pour exiger l’approbation de tous les approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
     • Tous les approbateurs exigent une approbation de l’un des approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
     • Séquentiel pour notifier les approbateurs par ordre de priorité. Les approbations séquentielles nécessitent l’approbation de chaque approbateur à chaque étape prioritaire.
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
8. Sous Aucun satisfait, cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez sur Action Aller à.
   • Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation de devis . Ainsi, les devis qui ne répondent pas aux critères d’approbation ne seront pas approuvés. Si vous souhaitez toujours que les devis qui ne répondent pas aux critères d’approbation passent par une approbation distincte, ajoutez une action d’étape Ajouter une approbation de devis sous la branche Aucun satisfait
   • Cliquez sur Terminé.
9. Sous Ignorer lesovales appr, cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez sur Action Aller à.
   • Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation de devis .

• • Cliquez sur Terminé.
    
    
    

Définir des approbations pour deux conditions avec des approbateurs différents

• Type d’approbation : avancé.

• Scénario : l’approbation est nécessaire pour deux conditions différentes, chacune avec un approbateur différent. Par exemple, un devis avec une remise sur une ligne de produit est transféré à l’approbateur A (par exemple, un responsable commercial) pour approbation. Ensuite, si la signature électronique est utilisée comme méthode d’acceptation, elle est acheminée vers l’approbateur B (par exemple, juridique) pour la deuxième approbation. Dans l'exemple ci-dessous :

• • Si les lignes de produits bénéficient d’une réduction comprise entre 25 % et 40 %, l’approbation d’Ima. Si la Signature électronique est la méthode d’acceptation utilisée sur le devis, une deuxième approbation est alors nécessaire de Casey.

  • Si les remises sont supérieures à 40 %, elles sont acheminées à Lala pour approbation et nécessitent une deuxième approbation de Casey si la signature électronique est la méthode d’acceptation utilisée sur le devis.

     

Pour configurer l’approbation :

1. Accédez au workflow d’approbation avancée .
2. Sous le critère Critère d’inscription pour les devis , cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez sur Branche.
   • Cliquez sur la logique ET/OU.
   • Sous Tout d’abord, vérifiez si, dans le champ Nom de la succursale , saisissez Remise entre 25 et 40 %.
   • Cliquez sur + Ajouter des critères.
   • Sous Informations sur l’objet, cliquez sur Propriétés du devis.
     
     
     
   • Sélectionnez Pourcentage de remise totale dans la liste des propriétés.
   • Dans Groupe 1, cliquez sur le menu déroulant est égal à et sélectionnez se situe entre. Dans les champs de pourcentage, saisissez 25 et 40.
     
     
     
   • Cliquez sur Ajouter une autre branche.
   • Dans le champ Nom de la succursale , saisissez Remise supérieure à 40 %.
   • Cliquez sur + Ajouter des critères.
   • Sous Informations sur l’objet, cliquez sur Propriétés du devis.
     
     
     
   • Sélectionnez Pourcentage de remise totale dans la liste des propriétés.
   • Dans Groupe 1, cliquez sur le menu déroulant est égal à et sélectionnez est supérieur à. Dans le champ de pourcentage, saisissez 40.
     
     
     
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
3. Sous la branche Réduction entre 25 % et 40 %, cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Ajouter une étape d’approbation de devis.
   • Saisissez un message dans le champ Message à l’approbateur.
   • Cliquez sur le menu déroulant Approbateurs et sélectionnez l’approbateur.
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
4. Dans la branche Remise supérieure à 40 %, cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Ajouter une étape d’approbation de devis.
   • Saisissez un message dans le champ Message à l’approbateur.
   • Cliquez sur le menu déroulant Approbateurs et sélectionnez l’approbateur.
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
     
     
     
5. Pour la branche Remise entre 25 % et 40 %, sous l’action Ajouter une validation de devis , cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez sur Branche.
   • Cliquez sur la logique ET/OU.
   • Sous Tout d’abord, vérifiez si, dans le champ Nom de la succursale , saisissez Révision légale.
   • Cliquez sur + Ajouter des critères.
   • Sous Informations sur l’objet, cliquez sur Propriétés du devis.
   • Sélectionnez Méthode d’acceptation dans la liste des propriétés.
   • Dans Groupe 1, cliquez sur le troisième menu déroulant et sélectionnez la case à cocher Signature électronique .
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
6. Sous l’étape d’approbation Ajouter un devis pour la branche Remise supérieure à 40 %, cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez sur Action Aller à.
   • Sélectionnez la branche Accéder à l’examen juridique si ces critères sont remplis .
7. Sous la branche Aucun satisfait de la première branche, cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez sur Action Aller à.
   • Sélectionnez la branche Accéder à l’examen juridique si ces critères sont remplis .
     
     
     
8. Dans la branche Révision juridique , cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Ajouter une étape d’approbation de devis.
   • Saisissez un message dans le champ Message à l’approbateur.
   • Cliquez sur le menu déroulant Approbateurs et sélectionnez l’approbateur.
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
9. Sous l’action Ajouter une approbation de devis , cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
   • Cliquez pour développer la section CRM, puis cliquez sur Démarrer le flux d’approbation des devis.
   • Sous Approbateurs requis, sélectionnez l’un des éléments suivants :
     • Tous les approbateurs pour exiger l’approbation de tous les approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
     • Tous les approbateurs exigent une approbation de l’un des approbateurs pour les devis qui répondent aux critères.
     • Séquentiel pour notifier les approbateurs par ordre de priorité. Les approbations séquentielles nécessitent l’approbation de chaque approbateur à chaque étape prioritaire.
   • Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
10. Dans la branche Aucun rempli de la branche Accéder à l’examen juridique si ces critères sont remplis , cliquez sur +. Dans le panneau de droite :
    •  Cliquez sur Action Aller à.
    • Cliquez sur l’action Démarrer le flux d’approbation de devis .
    • Cliquez sur Terminé.
      
      

Étapes suivantes

• Découvrez comment créer et envoyer des devis.
• Découvrez-en davantage sur la gestion des approbations de devis.