Przykłady zastosowań zatwierdzania ofert oraz najczęściej używane właściwości

Po skonfigurowaniu procesu zatwierdzania ofert zapoznaj się z najczęściej stosowanymi właściwościami zatwierdzania ofert, typowymi scenariuszami zatwierdzania oraz sposobami konfigurowania wyjątków, aby zapewnić dokładność i spójność procesu tworzenia ofert.

Właściwości zatwierdzania ofert

Poniższa tabela przedstawia najczęściej używane właściwości związane z zatwierdzaniem ofert. Właściwości te można stosować zarówno w przypadku zatwierdzania standardowego, jak i zaawansowanego.

Następujące przypadki użycia nie są obsługiwane przy użyciu właściwości:

• Kwestie prawne i umowne:

• • Ustal konkretną długość okresu w miesiącach.
  • Wymaganie, aby określone załączniki były obowiązkowe.
  • Wymaganie, aby określone załączniki nie były dołączane.
• Subskrypcja:
  • Uwzględnij opłaty jednorazowe.

• Osoba indywidualna lub zespół:
  • Wymagaj, aby zespół zatwierdzał oferty. Możesz wyznaczyć zespół do zatwierdzania ofert, ale każdą osobę uprawnioną do zatwierdzania należy wybrać osobno.
  • Ustal proces zatwierdzania w zależności od lokalizacji zespołu.

Typowe scenariusze zatwierdzania

Zatwierdzanie ofert zapewnia elastyczność w konfigurowaniu różnych scenariuszy zatwierdzania przy użyciu właściwości. Dowiedz się, czym różnią się zatwierdzanie standardowe od zaawansowanego oraz jak włączyć i skonfigurować zatwierdzanie ofert.

Poniżej przedstawiono typowe scenariusze zatwierdzania dla zatwierdzania standardowego i zaawansowanego:

Zatwierdzanie ofert powyżej określonej kwoty

• Typ zatwierdzania: standardowe lub zaawansowane.
• Jak skonfigurować zatwierdzanie ofert: użyj właściwości „Kwota oferty ”.

Zatwierdzanie ofert powyżej określonego rabatu

• Typ zatwierdzania: standardowy lub zaawansowany.
• Jak skonfigurować zatwierdzanie ofert: użyj właściwości dotyczących rabatu dla ofert lub pozycji (np. „% rabatu”,„Całkowity rabat”).

Zatwierdzanie na podstawie określonego produktu

• Typ zatwierdzania: standardowy lub zaawansowany.
• Jak skonfigurować zatwierdzanie ofert: użyj właściwości pozycji „SKU ” lub „ID rekordu ”.

Wymagaj zatwierdzenia dla określonych użytkowników

• Typ zatwierdzania: standardowy lub zaawansowany.

• Jak skonfigurować zatwierdzanie ofert: użyj właściwości „Właściciel oferty ” i wybierz użytkowników, którzy muszą zatwierdzić ofertę.

Zatwierdzanie ofert o określonych częstotliwościach rozliczeniowych

• Typ zatwierdzania: standardowy lub zaawansowany.

• Jak skonfigurować zatwierdzanie ofert: użyj właściwości pozycji „Częstotliwość rozliczeń ” i ustaw częstotliwość(np. półrocznie). 

Zatwierdzanie ofert z określonymi warunkami płatności netto

• Typ zatwierdzania: standardowy lub zaawansowany.

• Jak skonfigurować zatwierdzanie ofert: użyj właściwości „Warunki płatności netto”. 

Wymagaj zatwierdzenia przez jedną stronę, a następnie przez drugą stronę

Na przykład możesz chcieć, aby oferta została zatwierdzona przez kierownika, a następnie przez przedstawiciela prawnego.

• Typ zatwierdzania: zaawansowany .
• Jak skonfigurować zatwierdzanie ofert: użyj zatwierdzeń sekwencyjnych. 

Wymagaj różnych zatwierdzeń dla ofert kwalifikujących się i niekwalifikujących się

• Typ zatwierdzania: zaawansowany .

• Jak skonfigurować zatwierdzanie ofert: dodaj akcję„Dodaj etap zatwierdzania oferty ” zarówno w kryteriach zatwierdzania, jak i w gałęzi „Żadne nie spełnione ”. W poniższym przykładzie oferty powyżej 5 000 USD wymagają zatwierdzenia przez Roba. Oferty o wartości 5 000 USD i poniżej wymagają zatwierdzenia przezCasey Seller.
  
  
  

Pominięcie zatwierdzeń dla określonych użytkowników

Typ zatwierdzania: zaawansowany.

Scenariusz:masz wdrożony proces zatwierdzania ofert, ale chcesz umożliwić niektórym użytkownikom pominięcie tego procesu. Na przykład zatwierdzanie dotyczy nowych członków zespołu, podczas gdy doświadczeni członkowie zespołu nie wymagają zatwierdzenia. W poniższym przykładzie oferty powyżej 5 000 USD wymagają zatwierdzenia, z wyjątkiem ofert utworzonych przez Roba Testa iRoba A.

Aby skonfigurować zatwierdzanie:

1. Przejdź do zaawansowanego przepływu pracy związanego z zatwierdzaniem.
2. W sekcji „Wyzwalacz rejestracji dla ofert ” kliknij przycisk „+”. W panelu po lewej stronie:
   
   • Kliknij „Oddział”.
   • Kliknij opcję„Logika AND/OR”.
   • W sekcji „Najpierw sprawdź, czy” w polu „Nazwa oddziału ” wpisz„Pomiń zatwierdzenia”.
     
     
     
   • Kliknij „+ Dodaj kryteria”.
   • W sekcji Informacje o obiekcie kliknij opcję Właściwości oferty.
     
     
     

• • Z listy właściwości wybierzopcję „Właściciel oferty ”.
  • W lewym panelu, w sekcji Właściciel oferty, upewnij się,że w pierwszym menu rozwijającym zaznaczonajest opcja „dowolny z ”. Kliknij drugie menu rozwijające i wybierz właścicieli ofert, dla których zatwierdzenia mają zostać pominięte.
    
    
    

3. • W sekcji„Jeśli żadne z kryteriów nie jest spełnione, przejdź tutaj:” w polu„Nazwa oddziału ” wpisz„Sprawdź ofertę do zatwierdzenia”.
   • Kliknij„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
     
     
     
4. W gałęzi „Sprawdź ofertę do zatwierdzenia ” kliknij „+”.
5. W panelu po lewej stronie wprowadź kryteria zatwierdzenia. Na przykład oferty powyżej określonej kwoty lub oferty z określonym poziomem rabatu.
   
   
   
6. W sekcji kryteriów zatwierdzenia (np. kwota oferty) kliknij „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM , a następnie kliknij opcję„Dodaj etap zatwierdzania oferty”.
   • Wpiszwiadomość wpolu „Wiadomość do osoby zatwierdzającej”.
   • Kliknij menu rozwijane„Osoby zatwierdzające ” i wybierz osobęzatwierdzającą.
   • Kliknij„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
     
     
     
7. W sekcji„Dodaj etap zatwierdzania oferty ” kliknij znak „+”. W panelu po lewej stronie:
   • W lewym panelu kliknij, aby rozwinąćsekcję CRM , a następnie kliknijRozpocznij proces zatwierdzania oferty. 
   • W sekcji„Wymagani zatwierdzający” wybierz jedną z następujących opcji:
     • Wszyscy zatwierdzający – aby wymagane było zatwierdzenie przez wszystkich zatwierdzających w przypadku ofert spełniających kryteria.
     • „Dowolni zatwierdzający” — wymaga jednego zatwierdzenia od dowolnego zatwierdzającego dla ofert spełniających kryteria.
     • „Sekwencyjnie”, aby powiadamiać osoby zatwierdzające w kolejności według priorytetów. Zatwierdzanie sekwencyjne wymaga zatwierdzenia przez każdą osobę zatwierdzającą na każdym etapie priorytetowym.
   • Kliknij przycisk„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
8. W sekcji „Żadne kryteria nie zostały spełnione” kliknij „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij opcję „Przejdź do akcji”.
   • Kliknij akcję„Rozpocznij proces zatwierdzania oferty ”. W takim przypadku oferty, które nie spełniają kryteriów zatwierdzenia, nie będą podlegały procesowi zatwierdzania. Jeśli nadal chcesz, aby oferty niespełniające kryteriów zatwierdzenia przechodziły przez oddzielny proces zatwierdzania, dodaj osobną akcję „Dodaj etap zatwierdzania oferty ” w gałęzi „Żadne kryteria nie zostały spełnione ”.
   • Kliknij„Gotowe”.
9. W sekcji „Pomińzatwierdzanie” kliknij „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij opcję Przejdź do akcji.
   • Kliknij akcję„Rozpocznij proces zatwierdzania ofert ”.

• • Kliknij„Gotowe”.
    
    
    

Ustaw zatwierdzenia dla dwóch warunków z różnymi osobami zatwierdzającymi

• Typ zatwierdzenia: zaawansowany.

• Scenariusz: zatwierdzenie jest wymagane dla dwóch różnych warunków, z których każdy ma innego zatwierdzającego. Na przykład oferta zawierająca rabat na pozycję jest przekazywana do zatwierdzenia przez zatwierdzającego A (np. kierownika sprzedaży). Następnie, jeśli jako metodę akceptacji zastosowano podpis elektroniczny, oferta jest przekazywana do zatwierdzającego B (np. działu prawnego) w celu uzyskania drugiego zatwierdzenia. W poniższym przykładzie:

• • Jeśli rabaty na pozycje w ofercie wynoszą od 25% do 40%, wymagane jest zatwierdzenie przez Imę. Jeśli w ofercie zastosowano podpis elektroniczny jako metodę akceptacji, wymagane jest wówczas drugie zatwierdzenie przez Casey.

  • Jeśli rabaty przekraczają 40%, oferta jest przekazywana do Lali w celu zatwierdzenia i wymaga drugiego zatwierdzenia przez Casey, jeśli w ofercie jako metoda akceptacji zastosowano podpis elektroniczny.

     

1. Przejdź do zaawansowanego przepływu pracy związanego z zatwierdzaniem.
2. W sekcji „Wyzwalacz rejestracji dla ofert ” kliknij przycisk „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij „Oddział”.
   • Kliknij opcję„Logika AND/OR”.
   • W sekcji „Najpierw sprawdź, czy” w polu „Nazwa oddziału ” wprowadź „Rabaty od 25 do 40%”.
   • Kliknij „+ Dodaj kryteria”.
   • W sekcji „Informacje o obiekcie” kliknij „Właściwości oferty”.
     
     
     
   • Z listy właściwości wybierz„Całkowity procent rabatu ”.
   • W sekcji „Grupa 1” kliknij menu rozwijane„jest równe” i wybierz opcję„jest w przedziale”. W polach procentowych wprowadź wartości 25i40.
     
     
     
   • Kliknij „Dodaj kolejny oddział”.
   • W polu Nazwa oddziału wpisz „Rabaty powyżej 40%”.
   • Kliknij „+ Dodaj kryteria”.
   • W sekcji „Informacje o obiekcie” kliknij opcję „Właściwości oferty”.
     
     
     
   • Z listy właściwości wybierz opcję„Całkowity procent rabatu ”.
   • W sekcjiGrupa 1 kliknij menu rozwijane„jest równe” i wybierz opcję„jest większe niż”. W polu procentowym wprowadź wartość 40.
     
     
     
   • Kliknij„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
3. W gałęzi „Rabaty od 25% do 40% ” kliknij przycisk „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM , a następnie kliknij opcję„Dodaj etap zatwierdzania oferty”.
   • Wpolu „Wiadomość do osoby zatwierdzającej” wprowadź treśćwiadomości.
   • Kliknij menu rozwijane„Osoby zatwierdzające ” i wybierz osobęzatwierdzającą.
   • Kliknij„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
4. W sekcji„Rabaty powyżej 40% ” kliknij znak „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM , a następnie kliknij opcjęDodaj etap zatwierdzania oferty.
   • Wpiszwiadomość wpolu „Wiadomość do osoby zatwierdzającej”.
   • Kliknij menu rozwijane„Osoby zatwierdzające ” i wybierz osobęzatwierdzającą.
   • Kliknij„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
     
     
     
5. W gałęzi „Rabaty od 25% do 40% ”, w ramach akcji „Dodaj etap zatwierdzania oferty ”, kliknij „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij opcję „Gałąź”.
   • Kliknij opcję logiki „AND/OR”.
   • W sekcji „Najpierw sprawdź, czy” w polu „Nazwa gałęzi ” wpisz „Weryfikacja prawna”.
   • Kliknij „+ Dodaj kryteria”.
   • W sekcji Informacje o obiekcie kliknij Właściwości oferty.
   • Z listy właściwości wybierz opcję „Metoda akceptacji ”.
   • W sekcji „Grupa 1” kliknij trzecie menu rozwijane i zaznacz pole wyboru„Podpis elektroniczny ”.
   • Kliknij„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
6. W sekcji „Dodaj etap zatwierdzania oferty ” dla gałęzi„Rabaty powyżej 40% ” kliknij przycisk „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij„Przejdź do działania”.
   • Wybierz gałąź„Przejdź do weryfikacji prawnej, jeśli spełnione są te kryteria ”.
7. W gałęzi „Żadne kryteria nie są spełnione ” pierwszej gałęzi kliknij przycisk „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij„Przejdź do działania”.
   • Wybierz gałąź„Przejdź do weryfikacji prawnej, jeśli spełnione są te kryteria ”.
     
     
     
8. W gałęzi „Weryfikacja prawna ” kliknij przycisk „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM , a następnie kliknij opcję„Dodaj etap zatwierdzania oferty”.
   • Wpiszwiadomość wpolu „Wiadomość do osoby zatwierdzającej”.
   • Kliknij menu rozwijane„Osoby zatwierdzające ” i wybierz osobęzatwierdzającą.
   • Kliknij„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
9. W sekcji„Dodaj etap zatwierdzania oferty ” kliknij znak „+”. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM , a następnie kliknijRozpocznij proces zatwierdzania oferty.
   • W sekcji„Wymagani zatwierdzający” wybierz jedną z następujących opcji:
     • Wszyscy zatwierdzający – aby wymagane było zatwierdzenie przez wszystkich zatwierdzających w przypadku ofert spełniających kryteria.
     • „Dowolni zatwierdzający” — wymaga jednego zatwierdzenia od dowolnego zatwierdzającego dla ofert spełniających kryteria.
     • „Sekwencyjnie”, aby powiadamiać osoby zatwierdzające w kolejności według priorytetów. Zatwierdzanie sekwencyjne wymaga zatwierdzenia przez każdą osobę zatwierdzającą na każdym etapie priorytetowym.
   • Kliknij przycisk„Zapisz ” w prawym górnym rogu.
10. W gałęzi „Żadne kryteria nie zostały spełnione ” gałęzi „Przejdź do weryfikacji prawnej, jeśli kryteria zostały spełnione” kliknij „+”. W panelu po lewej stronie:
    •  Kliknij opcję „Przejdź do działania”.
    • Kliknij akcję„Rozpocznij proces zatwierdzania oferty ”.
    • Kliknij„Gotowe”.
      
      

Kolejne kroki

• Dowiedz się, jak tworzyć i wysyłać oferty.
• Dowiedz się więcej o zarządzaniu zatwierdzaniem ofert.