Gebruikssituaties voor goedkeuring van offertes en veelgebruikte eigenschappen

Nadat u de goedkeuring van offertes hebt ingesteld, leest u hier meer over veelgebruikte eigenschappen voor offertegoedkeuring, veelvoorkomende goedkeuringsscenario’s en hoe u uitzonderingen kunt instellen, zodat uw offerteproces nauwkeurig en consistent blijft.

Eigenschappen voor

offertegoedkeuring

De onderstaande tabel toont veelgebruikte eigenschappen voor offertegoedkeuringen. Eigenschappen kunnen worden gebruikt bij standaard- of geavanceerde goedkeuringen.

De volgende gebruiksscenario's voor het goedkeuren van offertes worden niet ondersteund met behulp van eigenschappen:

• Juridisch en contractueel:

• • Stel een specifieke looptijd in maanden in.
  • Verplicht bepaalde bijlagen.
  • Verplicht dat bepaalde bijlagen niet worden meegestuurd.
• Abonnement:
  • Neem eenmalige kosten op.

• Individueel of team:
  • Vereis dat een team offertes goedkeurt. Het is mogelijk om een heel team in te stellen om offertes goed te keuren, maar elke persoon in het team moet afzonderlijk worden geselecteerd.
  • Stel goedkeuringen in op basis van de locatie van een team.

Veelvoorkomende goedkeuringsscenario's

Goedkeuringen van offertes bieden de flexibiliteit om verschillende goedkeuringsscenario's in te stellen met behulp van eigenschappen. Lees meer over de verschillen tussen

standaard-

en geavanceerde goedkeuringen, en hoe u goedkeuringen van offertes kunt inschakelen en configureren.

Bekijk hieronder veelvoorkomende goedkeuringsscenario's voor standaard- en geavanceerde goedkeuringen:

Goedkeuring voor offertes boven een bepaald bedrag

• Goedkeuringstype: standaard of geavanceerd.
• Hoe de offertegoedkeuring te configureren: gebruik de eigenschap Offertebedrag.

Goedkeuring voor offertes boven een bepaalde korting

• Goedkeuringstype: standaard of geavanceerd.
• Hoe de offertegoedkeuring te configureren: gebruik kortingseigenschappen voor offertes of regelitems (bijv. kortingspercentage,totale korting).

Goedkeuring op basis van een bepaald product

• Goedkeuringstype: standaard of geavanceerd.
• Hoe de offertegoedkeuring te configureren: gebruik de SKU- of Record-ID -regelitemproperties.

Altijd goedkeuring vereisen voor bepaalde gebruikers

• Goedkeuringstype: standaard of geavanceerd.

• Hoe de goedkeuring van de offerte te configureren: gebruik de eigenschap Offerte-eigenaar en selecteer de gebruikers die goedkeuring vereisen.

Goedkeuring voor offertes met specifieke factureringsfrequenties

• Goedkeuringstype: standaard of geavanceerd.

• Hoe de offertegoedkeuring te configureren: gebruik de eigenschap 'Factureringsfrequentie' van de regel en stel de frequentie in die goedkeuring vereist (bijv. halfjaarlijks). 

Goedkeuring voor offertes met specifieke nettobetalingsvoorwaarden

• Goedkeuringstype: standaard of geavanceerd.

• De goedkeuring van offertes configureren: gebruik deeigenschap 'Nettobetalingsvoorwaarden'en stel de frequentie in die goedkeuring vereist (bijv. halfjaarlijks). 

Goedkeuring vereist van één partij, daarna van een tweede partij

U wilt bijvoorbeeld dat een offerte wordt goedgekeurd door een manager en vervolgens door een wettelijke vertegenwoordiger.

• Goedkeuringstype: geavanceerd .
• De goedkeuring van offertes configureren: gebruik opeenvolgende goedkeuringen. 

Vereis verschillende goedkeuringen voor in aanmerking komende en niet in aanmerking komende offertes

• Goedkeuringstype: geavanceerd .

• Hoe de offertegoedkeuring te configureren: voeg destapactie 'Offertegoedkeuring toevoegen' toe onder zowel de goedkeuringscriteria als de tak 'Geen voldaan '. In het onderstaande voorbeeld moeten offertes boven de $ 5.000 worden goedgekeurd door Rob. Offertes van $ 5.000 en lager moeten worden goedgekeurd doorCasey Seller.
  
  
  

Goedkeuringen omzeilen voor specifieke gebruikers

Goedkeuringstype: geavanceerd.

Scenario:er zijn offertegoedkeuringen ingesteld, maar sommige gebruikers mogen deze omzeilen. U kunt bijvoorbeeld goedkeuringen hebben ingesteld voor nieuwe teamleden. In dit geval kunnen meer ervaren teamleden de goedkeuringen omzeilen. In het onderstaande voorbeeld moeten offertes van meer dan $ 5.000 worden goedgekeurd, behalve offertes die zijn aangemaakt door Rob Test enRob A.

De goedkeuring configureren:

1. Ga naar de geavanceerde goedkeuringsworkflow.
2. Klik onder de trigger 'Inschrijving voor offertes activeren' op +. In het linkerpaneel:
   
   • Klik op 'Vestiging'.
   • Klikop EN/OF-logica.
   • Vul in het veld 'Vervraging van de naam van de vestiging ' bij 'Controleer eerst of' de tekst'Goedkeuringen overslaan' in.
     
     
     
   • Klik op+ Criteria toevoegen.
   • Klik onder Objectinformatie op Offerte-eigenschappen.
     
     
     

• • SelecteerOfferte-eigenaar in de lijst met eigenschappen.
  • Zorg ervoordat in het linkerpaneel, onder Offerte-eigenaar,een van de opties is geselecteerd in het eerste vervolgkeuzemenu. Klik op het tweede vervolgkeuzemenu en selecteer de offerte-eigenaren voor wie goedkeuringen moeten worden overgeslagen.
    
    
    

3. • Voer onder'Als aan geen van de criteria wordt voldaan, ga dan hierheen:' in het veld'Naam van het filiaal ' het volgende in:'Offerte controleren voor goedkeuring'.
   • Klik rechtsboven op'Opslaan '.
     
     
     
4. Klik onder de tak 'Offerte controleren voor goedkeuring ' op'+'.
5. Voer in het linkerpaneel de criteria voor goedkeuring in. Bijvoorbeeld offertes boven een bepaald bedrag of offertes met een bepaald kortingspercentage.
   
   
   
6. Klik onder de goedkeuringscriteria (bijv. offertebedrag) op+. In het linkerpaneel:
   • Klik om het gedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsstap toevoegen.
   • Voer eenbericht in hetveld Bericht aan goedkeurderin.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuGoedkeurders en selecteer degoedkeurder.
   • Klik rechtsboven opOpslaan.
     
     
     
7. Klik onder de actie'Stap voor goedkeuring van offerte toevoegen ' op+. In het linkerpaneel:
   • Klik in het linkerpaneel om hetgedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsstroom starten. 
   • Selecteer onder'Goedkeurders vereist' een van de volgende opties:
     • Alle goedkeurders: vereist goedkeuring van alle goedkeurders voor offertes die aan de criteria voldoen.
     • 'Willekeurige goedkeurders' om één goedkeuring van een van de goedkeurderste vereisen voor offertes die aan de criteria voldoen.
     • Opeenvolgend om goedkeurders in volgorde van prioriteit op de hoogte te stellen. Opeenvolgende goedkeuringen vereisen goedkeuring door elke goedkeurder bij elke prioriteitsstap.
   • Klik rechtsboven op'Opslaan '.
8. Klik onder Geen voldaan op +. In het linkerpaneel:
   • Klik op Naar actie.
   • Klik op de actieOffertegoedkeuringsproces starten. Als u dit doet, worden offertes die niet aan de goedkeuringscriteria voldoen niet door het goedkeuringsproces geleid. Als u toch wilt dat offertes die niet aan de goedkeuringscriteria voldoen een afzonderlijke goedkeuring doorlopen, voeg dan een afzonderlijke actie Offertegoedkeuring toevoegen toe onder de tak Geen voldaan.
   • Klik op'Gereed'.
9. Klik onderGoedkeuringen overslaan op +. In het linkerpaneel:
   • Klik op Ga naar actie.
   • Klik op de actieStart offertegoedkeuringsstroom.

• • Klik op'Gereed'.
    
    
    

Stel goedkeuringen in voor twee voorwaarden met verschillende goedkeurders

• Goedkeuringstype: geavanceerd.

• Scenario: er is goedkeuring nodig voor twee verschillende voorwaarden, elk met een andere goedkeurder. Een offerte met een korting op een regelitem wordt bijvoorbeeld doorgestuurd naar goedkeurder A (bijv. een verkoopmanager) voor goedkeuring. Als vervolgens een elektronische handtekening wordt gebruikt als acceptatiemethode, wordt deze doorgestuurd naar goedkeurder B (bijv. de juridische afdeling) voor de tweede goedkeuring. In het onderstaande voorbeeld:

• • Als er op regelitems een korting tussen 25% en 40% wordt gegeven, is goedkeuring van Ima nodig. Als elektronische handtekening de acceptatiemethode is die op de offerte wordt gebruikt, is vervolgens een tweede goedkeuring van Casey nodig.

  • Als de kortingen meer dan 40% bedragen, worden ze doorgestuurd naar Lala voor goedkeuring en is een tweede goedkeuring van Casey vereist als elektronische handtekening de goedkeuringsmethode is die voor de offerte wordt gebruikt.

     

1. Ga naar de geavanceerde goedkeuringsworkflow.
2. Klik onder de trigger 'Inschrijving voor offertes activeren' op +. In het linkerpaneel:
   • Klik op 'Vertakking'.
   • Klikop EN/OF-logica.
   • Vul onder 'Eerst controleren of' in het veld 'Naam van het filiaal' 'Korting tussen 25 en 40%' in .
   • Klik op+ Criteria toevoegen.
   • Klik onder Objectinformatie op Offerte-eigenschappen.
     
     
     
   • SelecteerTotaal kortingspercentage in de lijst met eigenschappen.
   • Klik onder Groep 1 op het vervolgkeuzemenuis gelijk aan en selecteerligt tussen. Voer in de procentvelden 25en40 in.
     
     
     
   • Klik op Nog een filiaal toevoegen.
   • Voer in het veld Filiaalnaam 'Korting van meer dan 40%' in.
   • Klik op+ Criteria toevoegen.
   • Klik onder Objectinformatie op Offerte-eigenschappen.
     
     
     
   • Selecteer'Totaal kortingspercentage' in de lijst met eigenschappen.
   • Klik onderGroep 1 op het vervolgkeuzemenu'is gelijk aan ' en selecteer'is groter dan'. Voer in het veld 'percentage' 40 in.
     
     
     
   • Klik rechtsboven op'Opslaan '.
3. Klik onder de tak Korting tussen 25% en 40% op +. In het linkerpaneel:
   • Klik om het gedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opStap voor goedkeuring van offerte toevoegen.
   • Voer eenbericht in hetveld 'Bericht aan goedkeurder' in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuGoedkeurders en selecteer degoedkeurder.
   • Klik rechtsboven op'Opslaan '.
4. Klik onder de tak'Korting van meer dan 40% ' op'+'. In het linkerpaneel:
   • Klik om het gedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opStap voor goedkeuring van offerte toevoegen.
   • Voer eenbericht in hetveld 'Bericht aan goedkeurder' in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuGoedkeurders en selecteer degoedkeurder.
   • Klik rechtsboven op'Opslaan '.
     
     
     
5. Klik voor de tak Korting tussen 25% en 40% , onder de actie Stap voor goedkeuring van offerte toevoegen , op+. In het linkerpaneel:
   • Klik op Tak.
   • Klik op 'En/of'-logica.
   • Vul in het veld 'Vervanging van de taknaam' bij 'Controleer eerst of' de tekst 'Juridische beoordeling' in.
   • Klik op+ Criteria toevoegen.
   • Klik onder Objectinformatie op Offerte-eigenschappen.
   • Selecteer Acceptatiemethode in de lijst met eigenschappen.
   • Klik onder Groep 1 op het derde vervolgkeuzemenu en vink het selectievakjeE-handtekening aan.
   • Klik rechtsboven op'Opslaan '.
6. Klik onder de stap Offerte goedkeuren toevoegen voor de takKorting van meer dan 40% op+. In het linkerpaneel:
   • Klikop Naar actie.
   • Selecteer de takGa naar juridische beoordeling als aan deze criteria is voldaan.
7. Klik onder de tak Geen criteria vervuld van de eerste tak op+. In het linkerpaneel:
   • Klik opGa naar actie.
   • Selecteer de takGa naar juridische beoordeling als aan deze criteria is voldaan.
     
     
     
8. Klik onder de tak Juridische beoordeling op +. In het linkerpaneel:
   • Klik om het gedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opStap voor goedkeuring van offerte toevoegen.
   • Voer eenbericht in hetveld Bericht aan goedkeurderin.
   • Klik op het vervolgkeuzemenuGoedkeurders en selecteer degoedkeurder.
   • Klik rechtsboven op'Opslaan '.
9. Klik onder de actie'Stap voor goedkeuring van offerte toevoegen ' op+. In het linkerpaneel:
   • Klik om het gedeelte CRM uit te vouwen en klik vervolgens opOffertegoedkeuringsstroom starten.
   • Selecteer onder'Goedkeurders vereist' een van de volgende opties:
     • Alle goedkeurders: vereist goedkeuring van alle goedkeurders voor offertes die aan de criteria voldoen.
     • 'Willekeurige goedkeurders' om één goedkeuring van een willekeurige goedkeurderte vereisen voor offertes die aan de criteria voldoen.
     • Opeenvolgend om goedkeurders in volgorde van prioriteit op de hoogte te stellen. Opeenvolgende goedkeuringen vereisen goedkeuring door elke goedkeurder bij elke prioriteitsstap.
   • Klik rechtsboven op'Opslaan '.
10. Klik onder de tak Geen voldaan van de tak Ga naar juridische beoordeling als aan deze criteria is voldaan op +. In het linkerpaneel:
    •  Klik op Naar actie.
    • Klik op de actie'Start goedkeuringsproces voor offerte '.
    • Klik op'Gereed'.
      
      

Volgende stappen

• Ontdek hoe u offertes kunt maken en verzenden.
• Lees meer over het beheren van offertegoedkeuringen.