Casi d'uso dell'approvazione dei preventivi e proprietà comunemente utilizzate

Dopo aver configurato le approvazioni dei preventivi, scopri di più sulle proprietà di approvazione più utilizzate, sugli scenari di approvazione più comuni e su come impostare le eccezioni per garantire che il tuo processo di preventivazione sia accurato e coerente.

Proprietà di approvazione

dei preventivi La tabella seguente mostra le proprietà comunemente utilizzate per le approvazioni dei preventivi. Le proprietà possono essere utilizzate con le approvazioni standard o avanzate.

I seguenti casi d'uso non sono supportati tramite le proprietà:

• Aspetti legali e contrattuali:

• • Impostare una durata specifica in mesi.
  • Rendere obbligatori determinati allegati.
  • Impedire l'inclusione di determinati allegati.
• Abbonamento:
  • Includere costi una tantum.

• Individuale o di squadra:
  • Richiedere l'approvazione dei preventivi da parte di un team. È possibile impostare un team per l'approvazione dei preventivi, ma ogni approvatore richiesto deve essere selezionato singolarmente.
  • Imposta le approvazioni in base alla sede del team.

Scenari di approvazione comuni

Le approvazioni dei preventivi offrono la flessibilità di impostare diversi scenari di approvazione utilizzando le proprietà. Scopri le differenze tra le approvazioni

standard

e quelle avanzate e come attivare e configurare le approvazioni dei preventivi.

Di seguito, esamina gli scenari di approvazione più comuni per le approvazioni standard e avanzate.

Approvazione per preventivi superiori a un determinato importo

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.
• Come configurare l’approvazione del preventivo: utilizzare la proprietà “Importo del preventivo ”.

Approvazione per preventivi con uno sconto superiore a un determinato valore

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.
• Come configurare l’approvazione del preventivo: utilizzare le proprietà relative allo sconto per i preventivi o le voci (ad es. Percentuale di sconto,Sconto totale).

Approvazione basata su un determinato prodotto

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.
• Come configurare l’approvazione del preventivo: utilizzare le proprietà della voce di riga relative allo SKU o all’ID record.

Richiedi l’approvazione per determinati utenti

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.

• Come configurare l’approvazione del preventivo: utilizzare la proprietà “Titolare del preventivo” e selezionare gli utenti che richiedono l’approvazione.

Approvazione per preventivi con frequenze di fatturazione specifiche

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.

• Come configurare l’approvazione del preventivo: utilizzare la proprietà " Frequenza di fatturazione " della voce di riga e impostare la frequenza(ad es. semestrale). 

Approvazione per preventivi con termini di pagamento netti specifici

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.

• Come configurare l’approvazione del preventivo: utilizzare laproprietà "Termini di pagamento netti". 

Richiedere l’approvazione da una parte, poi da una seconda parte

Ad esempio, potresti voler far approvare un preventivo da un responsabile, poi da un rappresentante legale.

• Tipo di approvazione: avanzata .
• Come configurare l’approvazione del preventivo: utilizzare le approvazioni sequenziali. 

Richiedere approvazioni diverse per i preventivi idonei e non idonei

• Tipo di approvazione: avanzato .

• Come configurare l’approvazione del preventivo: aggiungere l’azione“Aggiungi fase di approvazione del preventivo ” sia sotto i criteri di approvazione, sia nel ramo “Nessuno soddisfatto ”. Nell’esempio riportato di seguito, i preventivi superiori a 5.000 $ richiedono l’approvazione di Rob. I preventivi pari o inferiori a 5.000 $ richiedono l’approvazione diCasey Seller.
  
  
  

Escludere

le

approvazioni per utenti specifici

Tipo di approvazione: avanzata.

Scenario:sono in vigore le approvazioni dei preventivi, ma si consente ad alcuni utenti di escluderle. Ad esempio, le approvazioni si applicano ai nuovi membri del team, mentre i membri esperti non necessitano di approvazione. Nell’esempio riportato di seguito, i preventivi superiori a 5.000 $ devono essere approvati, ad eccezione di quelli creati da Rob Test eRob A.

Per configurare l’approvazione:

1. Accedere al flusso di lavoro di approvazione avanzato.
2. Sotto il trigger "Attiva registrazione per i preventivi ", fare clic su +. Nel pannello di sinistra:
   
   • Fare clic su " Filiale".
   • Fare clic suLogica AND/OR.
   • Sotto "Per prima cosa, verifica se", nel campo " Nome filiale ", inserisci "Salta le approvazioni".
     
     
     
   • Fare clic su+ Aggiungi criterio.
   • In " Informazioni sull'oggetto", fare clic su " Proprietà del preventivo".
     
     
     

• • Seleziona "Titolare del preventivo " dall'elenco delle proprietà.
  • Nel pannello di sinistra, nella sezione Titolare del preventivo, assicurati che nel primo menu a tendinasia selezionatal'opzione "Qualsiasi". Fai clic sul secondo menu a tendina e seleziona i titolari del preventivo per i quali le approvazioni devono essere saltate.
    
    
    

3. • Sotto«Se nessuno dei criteri è soddisfatto, vai qui:», nel campo«Nome filiale », inserisci«Verifica preventivo per l’approvazione».
   • Fare clic su"Salva " in alto a destra.
     
     
     
4. Sotto il ramo " Verifica preventivo per l'approvazione ", clicca su+.
5. Nel pannello di sinistra, inserisci i criteri di approvazione. Ad esempio, preventivi superiori a un determinato importo o preventivi con un determinato livello di sconto.
   
   
   
6. Sotto i criteri di approvazione (ad es. "importo del preventivo"), fare clic su+. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic su "Aggiungi fase di approvazione del preventivo".
   • Inserisci unmessaggio nelcampo"Messaggio per l'approvatore".
   • Fai clic sul menu a discesa "Approvatori " e seleziona l'approvatore.
   • Fai clic suSalva in alto a destra.
     
     
     
7. Sotto l'azione"Aggiungi fase di approvazione del preventivo ", clicca su+. Nel pannello di sinistra:
   • Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere lasezione CRM , quindi fare clic suAvvia flusso di approvazione del preventivo. 
   • Alla voce "Approvatori richiesti", seleziona una delle seguenti opzioni:
     • Tutti gli approvatori: richiede l'approvazione da parte di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
     • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da parte di uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
     • "In sequenza " per avvisare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni in sequenza richiedono l’approvazione da parte di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
   • Fare clic su"Salva " in alto a destra.
8. Sotto " Nessuno soddisfatto", fare clic su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic su " Vai all'azione".
   • Fai clic sull'azione"Avvia flusso di approvazione preventivi ". In questo modo, i preventivi che non soddisfano i criteri di approvazione non passeranno attraverso il processo di approvazione. Se desideri comunque che i preventivi che non soddisfano i criteri di approvazione siano sottoposti a un processo di approvazione separato, aggiungi un'azione "Aggiungi fase di approvazione preventivo " separata sotto il ramo "Nessuno soddisfatto ".
   • Fai clic su "Fatto".
9. Sotto " Saltaapprovazioni", clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic su " Vai all'azione".
   • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione del preventivo.

• • Fai clic su "Fatto".
    
    
    

Imposta le approvazioni per due condizioni con approvatori diversi

• Tipo di approvazione: avanzata.

• Scenario: è necessaria l’approvazione per due condizioni diverse, ciascuna con un approvatore diverso. Ad esempio, un preventivo con uno sconto su una voce di riga viene inoltrato all’approvatore A (ad es. un responsabile delle vendite) per l’approvazione. Successivamente, se come metodo di accettazione viene utilizzata la firma elettronica, viene inoltrato all’approvatore B (ad es. l’ufficio legale) per la seconda approvazione. Nell’esempio riportato di seguito:

• • Se le voci di riga presentano uno sconto compreso tra il 25% e il 40%, è necessaria l’approvazione di Ima. Se la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato sul preventivo, è quindi necessaria una seconda approvazione da parte di Casey.

  • Se gli sconti superano il 40%, la richiesta viene inoltrata a Lala per l’approvazione e richiede una seconda approvazione da parte di Casey se la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato sul preventivo.

     

1. Accedere al flusso di lavoro di approvazione avanzato.
2. Sotto il trigger "Attiva iscrizione per i preventivi ", fare clic su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic su " Filiale".
   • Fare clic suLogica AND/OR.
   • Sotto "Per prima cosa, verifica se", nel campo " Nome filiale ", inserisci " Sconto compreso tra il 25% e il 40%".
   • Fare clic su+ Aggiungi criterio.
   • Sotto " Informazioni sull'oggetto", clicca su " Proprietà del preventivo".
     
     
     
   • Seleziona "Percentuale di sconto totale " dall'elenco delle proprietà.
   • In " Gruppo 1", fare clic sul menu a discesa"È uguale a " e selezionare"È compreso tra". Nei campi "Percentuale" inserire 25e40.
     
     
     
   • Fare clic su " Aggiungi un'altra filiale".
   • Nel campo Nome filiale, inserisci " Sconto superiore al 40%".
   • Fare clic su+ Aggiungi criterio.
   • In " Informazioni sull'oggetto", fare clic su " Proprietà del preventivo".
     
     
     
   • Seleziona "Percentuale di sconto totale " dall'elenco delle proprietà.
   • In "Gruppo 1", clicca sul menu a tendina"è uguale a " e seleziona"è maggiore di". Nel campo "percentuale" inserisci 40.
     
     
     
   • Fare clic su«Salva» in alto a destra.
3. Nel ramo " Sconto compreso tra il 25% e il 40% ", fare clic su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic su "Aggiungi fase di approvazione del preventivo".
   • Inserisci unmessaggio nelcampo"Messaggio per l'approvatore".
   • Fai clic sul menu a discesa "Approvatori " e seleziona l'approvatore.
   • Fai clic su“Salva” in alto a destra.
4. Sotto il ramo "Sconto superiore al 40% ", clicca su+. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic per espandere la sezione CRM , quindi fare clic suAggiungi fase di approvazione del preventivo.
   • Inserisci unmessaggio nelcampo"Messaggio per l'approvatore".
   • Fai clic sul menu a discesa "Approvatori " e seleziona l'approvatore.
   • Fai clic su“Salva” in alto a destra.
     
     
     
5. Per il ramo "Sconto compreso tra il 25% e il 40% ", sotto l'azione "Aggiungi fase di approvazione del preventivo ", clicca su+. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic su " Ramo".
   • Fai clic su " Logica AND/OR".
   • Sotto "Per prima cosa, verifica se", nel campo " Nome del ramo ", inserisci " Revisione legale".
   • Fare clic su+ Aggiungi criterio.
   • In " Informazioni sull'oggetto", fare clic su " Proprietà del preventivo".
   • Seleziona " Metodo di accettazione" dall'elenco delle proprietà.
   • In " Gruppo 1", fare clic sul terzo menu a discesa e selezionare la casella di controllo"Firma elettronica ".
   • Fare clic suSalva in alto a destra.
6. Nella sezione "Aggiungi fase di approvazione del preventivo " per il ramo "Sconto superiore al 40% ", clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic su "Vai all'azione".
   • Seleziona il ramo "Passa alla revisione legale se questi criteri sono soddisfatti ".
7. Nel ramo " Nessuno soddisfatto " del primo ramo, fare clic su+. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic su "Vai all'azione".
   • Seleziona il ramo "Passa alla revisione legale se questi criteri sono soddisfatti ".
     
     
     
8. Sotto il ramo " Revisione legale ", fare clic su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic su "Aggiungi fase di approvazione del preventivo".
   • Inserisci unmessaggio nelcampo"Messaggio per l'approvatore".
   • Fare clic sul menu a discesa "Approvatori " e selezionare l'approvatore.
   • Fai clic su"Salva " in alto a destra.
9. Sotto l'azione"Aggiungi fase di approvazione del preventivo ", clicca su+. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic per espandere la sezione CRM , quindi fare clic suAvvia flusso di approvazione del preventivo.
   • Alla voce "Approvatori richiesti", seleziona una delle seguenti opzioni:
     • Tutti gli approvatori: richiede l'approvazione da parte di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
     • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da parte di uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
     • "In sequenza " per avvisare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni in sequenza richiedono l’approvazione da parte di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
   • Fare clic su"Salva " in alto a destra.
10. Sotto il ramo Nessuno soddisfatto del ramo " Passa alla revisione legale se questi criteri sono soddisfatti" , fare clic su+. Nel pannello di sinistra:
    •  Fare clic su " Vai all'azione".
    • Fai clic sull'azione "Avvia flusso di approvazione del preventivo ".
    • Fai clic su "Fatto".
      
      

Passi successivi

• Scopri come creare e inviare preventivi.
• Scopri di più sulla gestione delle approvazioni dei preventivi.