Casi d'uso dell'approvazione dei preventivi e proprietà comunemente utilizzate

Dopo aver configurato le approvazioni dei preventivi, scopri di più sulle proprietà di approvazione più utilizzate, sugli scenari di approvazione più comuni e su come impostare delle eccezioni per garantire che il tuo processo di preventivazione sia accurato e coerente.

Proprietà di approvazione

dei preventivi La tabella seguente mostra le proprietà comunemente utilizzate per le approvazioni dei preventivi. Le proprietà possono essere utilizzate con le approvazioni standard o avanzate.

I seguenti casi d'uso non sono supportati tramite le proprietà:

• Aspetti legali e contrattuali:

• • Impostare una durata specifica in mesi.
  • Rendere obbligatori determinati allegati.
  • Imporre che determinati allegati non vengano inclusi.
• Abbonamento:
  • Includere costi una tantum.

• Individuale o team:
  • Richiedere l'approvazione dei preventivi da parte di un team. È possibile impostare un team per l'approvazione dei preventivi, ma ogni approvatore richiesto deve essere selezionato individualmente.
  • Imposta le approvazioni in base alla sede del team.

Scenari di approvazione comuni

Le approvazioni dei preventivi offrono la flessibilità di impostare diversi scenari di approvazione utilizzando le proprietà. Scopri le differenze tra approvazioni standard e avanzate e come attivare e configurare le approvazioni dei preventivi.

Di seguito, esamina gli scenari di approvazione più comuni per le approvazioni standard e avanzate:

Approvazione per preventivi superiori a un determinato importo

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.
• Come configurare l'approvazione del preventivo: utilizzare la proprietà Importo del preventivo.

Approvazione per preventivi con uno sconto superiore a un determinato importo

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.
• Come configurare l'approvazione del preventivo: utilizzare le proprietà relative allo sconto per i preventivi o le voci (ad es. Percentuale di sconto,Sconto totale).

Approvazione basata su un determinato prodotto

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.
• Come configurare l'approvazione del preventivo: utilizzare le proprietà della voce di riga SKU o ID record.

Richiedi l'approvazione per determinati utenti

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.

• Come configurare l'approvazione del preventivo: utilizzare la proprietà Titolare del preventivo e selezionare gli utenti che richiedono l'approvazione.

Approvazione per preventivi con frequenze di fatturazione specifiche

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.

• Come configurare l'approvazione del preventivo: utilizzare la proprietà " Frequenza di fatturazione " della riga di voce e impostare la frequenza(ad es. semestrale). 

Approvazione per preventivi con termini di pagamento netti specifici

• Tipo di approvazione: standard o avanzata.

• Come configurare l'approvazione del preventivo: utilizzare laproprietà Termini di pagamento netti. 

Richiedere l'approvazione da una parte, poi da una seconda parte

Ad esempio, potresti voler far approvare un preventivo da un responsabile, poi da un rappresentante legale.

• Tipo di approvazione: avanzata .
• Come configurare l'approvazione del preventivo: utilizzare le approvazioni sequenziali. 

Richiedere approvazioni diverse per preventivi idonei e non idonei

• Tipo di approvazione: avanzata .

• Come configurare l'approvazione del preventivo: aggiungi l'azione"Aggiungi fase di approvazione del preventivo " sia sotto i criteri di approvazione che nel ramo "Nessuno soddisfatto". Nell'esempio seguente, i preventivi superiori a 5.000 $ richiedono l'approvazione di Rob. I preventivi pari o inferiori a 5.000 $ richiedono l'approvazione diCasey Seller.
  
  
  

Ignora le approvazioni per utenti specifici

Tipo di approvazione: avanzata.

Scenario:disponi di approvazioni dei preventivi, ma consenti ad alcuni utenti di ignorarle. Ad esempio, le approvazioni si applicano ai nuovi membri del team, mentre i membri esperti non richiedono approvazione. Nell'esempio seguente, i preventivi superiori a 5.000 $ necessitano di approvazione, ad eccezione di quelli creati da Rob Test eRob A.

Per configurare l'approvazione:

1. Accedere al flusso di lavoro di approvazione avanzato.
2. Sotto il trigger "Attiva registrazione per i preventivi ", fare clic su +. Nel pannello di sinistra:
   
   • Fai clic su Filiale.
   • Fare clic suLogica AND/OR.
   • Sotto "In primo luogo, verifica se", nel campo " Nome della filiale ", inserisci "Salta le approvazioni".
     
     
     
   • Fai clic su+ Aggiungi criteri.
   • In Informazioni sull'oggetto, clicca su Proprietà del preventivo.
     
     
     

• • SelezionaTitolare del preventivo dall'elenco delle proprietà.
  • Nel pannello di sinistra, in Proprietario del preventivo, assicurati che nel primo menu a tendinasia selezionatouno qualsiasi dei valori. Fai clic sul secondo menu a tendina e seleziona i proprietari dei preventivi per i quali le approvazioni devono essere saltate.
    
    
    

3. • SottoSe nessuno dei criteri è soddisfatto, vai qui:, nel campoNome filiale, inserisciControlla preventivo per l'approvazione.
   • Fare clic suSalva in alto a destra.
     
     
     
4. Sotto il ramo " Controlla preventivo per l'approvazione ", clicca su+.
5. Nel pannello di sinistra inserisci i criteri di approvazione. Ad esempio, preventivi superiori a un determinato importo o preventivi con un determinato livello di sconto.
   
   
   
6. Sotto i criteri di approvazione (ad es. importo del preventivo), clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic suAggiungi fase di approvazione del preventivo.
   • Inserisci unmessaggio nelcampo Messaggio per l'approvatore.
   • Fai clic sul menu a discesaApprovatori e seleziona l'approvatore.
   • Fai clic suSalva in alto a destra.
     
     
     
7. Sotto l'azioneAggiungi fase di approvazione del preventivo, clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Nel pannello di sinistra, clicca per espandere lasezione CRM , quindi clicca suAvvia flusso di approvazione del preventivo. 
   • InApprovatori richiesti, seleziona una delle seguenti opzioni:
     • Tutti gli approvatori per richiedere l'approvazione da parte di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
     • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da parte di uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
     • Sequenziale per avvisare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni sequenziali richiedono l'approvazione da parte di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
   • Fare clic suSalva in alto a destra.
8. Sotto Nessuno soddisfatto, clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic su Vai all'azione.
   • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo. In questo modo, i preventivi che non soddisfano i criteri di approvazione non passeranno attraverso le approvazioni. Se desideri comunque che i preventivi che non soddisfano i criteri di approvazione passino attraverso un'approvazione separata, aggiungi un'azione separata Aggiungi fase di approvazione preventivo sotto il ramo Nessuno soddisfatto.
   • Fai clic suFine.
9. Sotto Saltaapprovazioni, clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic su Vai all'azione.
   • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione preventivo.

• • Fai clic su "Fatto".
    
    
    

Imposta le approvazioni per due condizioni con approvatori diversi

• Tipo di approvazione: avanzata.

• Scenario: è necessaria l'approvazione per due condizioni diverse, ciascuna con un approvatore diverso. Ad esempio, un preventivo con uno sconto su una voce viene inoltrato all'approvatore A (ad es. un responsabile delle vendite) per l'approvazione. Quindi, se si utilizza la firma elettronica come metodo di accettazione, viene inoltrato all'approvatore B (ad es. l'ufficio legale) per la seconda approvazione. Nell'esempio seguente:

• • Se le voci sono scontate tra il 25% e il 40%, è necessaria l'approvazione di Ima. Se la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato sul preventivo, è necessaria una seconda approvazione da parte di Casey.

  • Se gli sconti superano il 40%, vengono inoltrati a Lala per l'approvazione e richiedono una seconda approvazione da parte di Casey se la firma elettronica è il metodo di accettazione utilizzato sul preventivo.

     

1. Accedere al flusso di lavoro di approvazione avanzato.
2. Sotto il trigger "Attiva iscrizione per preventivi ", clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic su " Filiale".
   • Fare clic suLogica AND/OR.
   • Sotto "In primo luogo, verifica se", nel campo " Nome filiale ", inserisci " Sconto compreso tra il 25% e il 40%".
   • Fai clic su+ Aggiungi criteri.
   • Sotto " Informazioni sull'oggetto", clicca su " Proprietà del preventivo".
     
     
     
   • SelezionaPercentuale di sconto totale dall'elenco delle proprietà.
   • In Gruppo 1, clicca sul menu a tendina"è uguale a " e seleziona"è compreso tra". Nei campi percentuale inserisci 25e40.
     
     
     
   • Fare clic su Aggiungi un'altra filiale.
   • Nel campo Nome filiale, inserisci Sconto superiore al 40%.
   • Fare clic su+ Aggiungi criterio.
   • In Informazioni sull'oggetto, clicca su Proprietà del preventivo.
     
     
     
   • Seleziona "Percentuale di sconto totale " dall'elenco delle proprietà.
   • InGruppo 1, clicca sul menu a tendina"è uguale a " e seleziona"è maggiore di". Nel campo percentuale inserisci 40.
     
     
     
   • Fare clic suSalva in alto a destra.
3. Nel ramo " Sconto compreso tra il 25% e il 40% ", clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic suAggiungi fase di approvazione del preventivo.
   • Inserisci unmessaggio nelcampo"Messaggio per l'approvatore".
   • Fai clic sul menu a discesaApprovatori e seleziona l'approvatore.
   • Fai clic suSalva in alto a destra.
4. Sotto il ramoSconto superiore al 40%, clicca su+. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic suAggiungi fase di approvazione del preventivo.
   • Inserisci unmessaggio nelcampo Messaggio all'approvatore.
   • Fai clic sul menu a discesaApprovatori e seleziona l'approvatore.
   • Fai clic suSalva in alto a destra.
     
     
     
5. Per il ramo Sconto tra il 25% e il 40% , sotto l'azione Aggiungi fase di approvazione del preventivo , clicca su+. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic su Ramo.
   • Fai clic su Logica AND/OR.
   • Sotto "Prima, verifica se", nel campo " Nome ramo ", inserisci " Revisione legale".
   • Fare clic su+ Aggiungi criteri.
   • In Informazioni sull'oggetto, clicca su Proprietà del preventivo.
   • Seleziona Metodo di accettazione dall'elenco delle proprietà.
   • In Gruppo 1, clicca sul terzo menu a tendina e seleziona la casella di controlloFirma elettronica.
   • Fai clic suSalva in alto a destra.
6. In " Aggiungi fase di approvazione del preventivo " per il ramo"Sconto superiore al 40% ", clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic suVai all'azione.
   • Seleziona il ramoVai alla revisione legale se questi criteri sono soddisfatti.
7. Sotto il ramo Nessuno soddisfatto del primo ramo, clicca su+. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic suVai all'azione.
   • Seleziona il ramoVai alla revisione legale se questi criteri sono soddisfatti.
     
     
     
8. Sotto il ramo " Revisione legale ", clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic suAggiungi fase di approvazione del preventivo.
   • Inserisci unmessaggio nelcampo Messaggio per l'approvatore.
   • Fai clic sul menu a discesa "Approvatori " e seleziona l'approvatore.
   • Fai clic suSalva in alto a destra.
9. Sotto l'azioneAggiungi fase di approvazione del preventivo, clicca su +. Nel pannello di sinistra:
   • Fai clic per espandere la sezione CRM , quindi fai clic suAvvia flusso di approvazione del preventivo.
   • InApprovatori richiesti, seleziona una delle seguenti opzioni:
     • Tutti gli approvatori per richiedere l'approvazione da parte di tutti gli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
     • Qualsiasi approvatore per richiedere un'approvazione da parte di uno qualsiasi degli approvatori per i preventivi che soddisfano i criteri.
     • Sequenziale per avvisare gli approvatori in ordine di priorità. Le approvazioni sequenziali richiedono l'approvazione da parte di ogni approvatore in ogni fase di priorità.
   • Fare clic suSalva in alto a destra.
10. Sotto il ramo Nessuno soddisfatto del ramo Vai alla revisione legale se questi criteri sono soddisfatti , fare clic su+. Nel pannello di sinistra:
    •  Fai clic su Vai all'azione.
    • Fai clic sull'azioneAvvia flusso di approvazione del preventivo.
    • Fai clic su "Fatto".
      
      

Passi successivi

• Scopri come creare e inviare preventivi.
• Scopri di più sulla gestione delle approvazioni dei preventivi.