Usar firmas electrónicas con cotizaciones

Usa firmas electrónicas para obtener la aceptación de una cotización de un comprador. Una firma electrónica, o firma digital, es una expresión de consentimiento electrónica de una persona sobre un documento en particular. 

La firma electrónica es válida y legal en Estados Unidos, Canadá, la Unión Europea, el Reino Unido y muchos otros países. Tienen el mismo peso legal que las firmas escritas. La función de firma electrónica de HubSpot funciona con Dropbox Sign (anteriormente HelloSign). Consulta a tu propio equipo jurídico para entender la validez de utilizar firmas electrónicas con tus clientes.

Antes de empezar

• No necesitas crear una cuenta con Dropbox Sign para utilizar la firma electrónica como parte del proceso habitual de creación de cotizaciones dentro de HubSpot.
• Un usuario con unalicencia asignada de Commerce Hub puede configurar una cotización para incluir una opción de firma electrónica.
• Los usuarios con una licencia principal asignada no pueden configurar una cotización, pero pueden ser establecidos como remitentes de cotizaciones por otro usuario, o como refrendantes.

Entender límites de firma electrónica

Tu cuenta de HubSpot tiene un límite mensual de firmas electrónicas basado en tu suscripción y en el número de usuarios con una licencia de Commerce Hub asignada.

Utiliza la siguiente tabla para revisar ejemplos de límites de firmas electrónicas:

• Si un usuario utilizara 30 firmas electrónicas en un mes en la cuenta Commerce Hub Pro , quedarían 20 firmas electrónicas, que podrían ser utilizadas por cualquiera de los usuarios de la cuenta durante el resto del mes.
• Si un usuario utilizara 50 firmas electrónicas en un mes en la cuenta Commerce Hub Enterprise , quedarían 200 firmas electrónicas, que podrían ser utilizadas por cualquiera de los otros usuarios de la cuenta durante el resto del mes. El límite se restablecería a principios del mes siguiente.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando revise los límites de firma electrónica:

• Una firma electrónica contará para el límite cuando la opción de firma electrónica está activada para una cotización publicada. No es necesario que la cotización esté firmada para que se aplique el límite de firmas.
• Una cotización que requiera varias firmas cuenta como una firma electrónica para su límite. Por ejemplo, si una cotización publicada con firmas electrónicas habilitadas requiere tres firmas, esto sólo cuenta como un uso para su límite, independientemente de quién haya firmado la cotización.
• Si una cotización con solicitud de firma electrónica caduca o se retira, el reenvío de la cotización contaría como una firma electrónica adicional para su límite (una firma electrónica para la primera vez que se envía la cotización, otra cuando se reenvía la cotización).

Revisa los límites de firma electrónica para tu suscripción en el catálogo de productos de HubSpot & Servicios y comprobando el uso de firma electrónica de tu cuenta.

Control del uso de la firma electrónica

En los ajustes de su cotización, vea cuántas firmas electrónicas ha utilizado este mes hasta el momento, junto con lo cerca que está de su límite mensual . El límite mensual se restablece el primer día de cada mes.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Firma electrónica.
4. Su uso de la firma electrónica se muestra en Uso de la firma electrónica este mes.

Aumentar el límite de firma electrónica

Para aumentar el número de firmas electrónicas disponibles en su cuenta, póngase en contacto con su mánager de Éxito del cliente.

Habilitar firmas electrónicas en una cotización

Para incluir un campo de firma electrónica en una cotización, seleccione la firma electrónica como opción de aceptación.

Descargo de responsabilidad: La implementación de Dropbox Sign por parte de HubSpot debe ser compatible con eIDAS, ya que Dropbox Sign es compatible con eIDAS. Esto no pretende ser asesoramiento legal y no debe sustituir al asesoramiento legal profesional, para el que debe consultar a un abogado con licencia.

Dropbox Sign utiliza un partner de confianza para el cumplimiento de la firma electrónica en la UE y no aparecerá explícitamente en el sitio web eIDAS de partners de confianza.

Firmar electrónicamente una cotización

Cuando se activa la firma electrónica para una cotización, los compradores y los refrendarios pueden agregar sus firmas a la cotización.

Para mayor seguridad, activa la verificación de identidad. Con la verificación de identidad activada, HubSpot incluirá un paso preliminar de verificación por correo electrónico para confirmar la identidad del firmante antes de permitirle firmar la cotización.

Los contrafirmantes pueden iniciar opcionalmente el proceso de firma desde su cuenta de HubSpot, lo que elimina la necesidad de verificación.

Tanto los compradores como los contrafirmantes pueden iniciar el proceso de firma electrónica desde una cotización compartida. Los contrafirmantes recibirán un correo electrónico si el comprador firma antes la cotización:

1. Accede a la cotización para firmar electrónicamente:
   • Los compradores deben hacer clic en el enlace a la cotización compartida con ellos.
   • Los refrendadores pueden ver y refrendar una cotización publicada desde la página de índice de cotizaciones.
2. Si la verificación de identidad está desactivada, haz clic en Firmar ahora en la parte inferior de la cotización.
   
   
3. Si la verificación de identidad está activada, verifique su identidad por correo electrónico:
   • En la cotización compartida, desplácese hasta la sección Aceptación y haga clic en Verificar correo electrónico encima de su nombre y dirección de correo electrónico. Aparecerá Verificación enviada para confirmar que se ha enviado un correo electrónico de verificación. Tiene una hora para completar el proceso de firma después de hacer clic en Verificar correo electrónico.
     
     

Nota: si no firma la cotización una hora después de hacer clic en el botón Verificar correo electrónico , vuelva a la cotización compartida y haga clic de nuevo en Verificar correo electrónico para generar un nuevo correo de verificación.

• • Abra su bandeja de entrada y localice el correo electrónico con el asunto Por favor, verifique su identidad para firmar su cotización. Haz clic en Verificar identidad y firmar la cotización para iniciar el proceso de firma.
  • Se abrirá una nueva pestaña del navegador con un cuadro de diálogo que confirma tu identidad. Haz clic en Firmar.

4. Haga clic en Empezar en la parte superior derecha.
   
   
5. En Aceptación, haga clic en Haga clic para firmar encima de su nombre.
   
   
6. En el cuadro de diálogo, haz clic en las pestañas Dibujar, Escribir o Subir y añade tu firma. Haga clic en Insertar para añadir la firma.
7. En la parte superior derecha, haz clic en Continuar.
8. En la parte superior derecha, haz clic en Editar para modificar tu firma. Haga clic en Acepto para guardar su firma en la cotización.
9. Haz clic en Cerrar.
10. Los firmantes recibirán un correo electrónico notificándoles que la cotización ha sido firmada. Si aún no han refrendado la cotización, pueden hacer clic en Revisar y refrendar cotización para iniciar el proceso de refrendo.

Refrendar una cotización de la página del índice de cotizaciones

Los refrendarios también pueden refrendar una cotización desde la página de índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Las cotizaciones que requieran firma tendrán el estado Pendiente de firma. Pasa el cursor por encima de la cotización y haz clic en Vista previa.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Refrendar.
   
   
4. Continúa firmando la cotización.

Revisar el estado de la firma de una cotización

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pasa el cursor por encima de una cotización con firmas pendientes y haz clic en Vista previa. 
3. En el panel derecho, consulta la actividad de firma en Firmantes.
   
   
4. Una vez firmada la cotización, puedes descargar un PDF de una cotización firmada electrónicamente.

Nota: si descargas una cotización firmada, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto hipervinculado incluido en las secciones Carta de presentación, Resumen ejecutivo o Condiciones de la versión en PDF de la cotización. Se recomienda incluir la URL completa del texto enlazado en las secciones de las cotizaciones, para que se pueda seguir haciendo clic en el enlace una vez descargada la cotización.

El cliente recibirá una copia del documento que haya firmado una vez que se hayan completado todas las firmas obligatorias y los refrendos. La notificación que reciben incluye un enlace al documento que firmaron, que expira cuando vence la cotización, y una copia PDF del documento firmado para sus registros.

Gestión de la configuración de verificación de identidad de la firma electrónica

De forma predeterminada, las firmas electrónicas no requieren verificación de identidad durante el proceso de firma de la cotización. Si es necesaria la verificación del comprador, active el ajuste. Si no necesita que los avalistas verifiquen, active el ajuste para los compradores. Los refrendantes pueden refrendar desde la página de índice de cotizaciones.

Para activar o desactivar la verificación de identidad:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. En la parte superior, haga clic en la pestaña Firma electrónica.
4. Para activar la verificación y exigirla al firmar una cotización, en Configuración de firma electrónica, activa el interruptor Verificación de identidad. Se requerirá la verificación de la identidad al firmar cualquier cotización una vez activado el ajuste.
   • Haz clic en el menú desplegable Verificación desde dirección de correo electrónico y selecciona una dirección de correo electrónico de equipo. Las direcciones de correo electrónico personales no se pueden usar como predeterminadas.
   • Si no se establece un correo electrónico predeterminado, el correo electrónico se enviará desde success@hubspot.com.
5. Para desactivar la verificación, en Ajustes de firma electrónica, desactive el interruptor Verificación de identidad . Una vez desactivado el ajuste, no será necesario verificar la identidad para firmar las cotizaciones.
   
   

Pasos siguientes

• Crear cotizaciones.
• Administrar cotizaciones.