Asociar registros

En HubSpot, existen objetos CRM que representan diferentes partes de tu modelo de datos. Para hacer seguimiento a las relaciones dentro y entre estos objetos, puedes asociar sus registros. Las asociaciones son siempre bidireccionales (es decir, si el registro A está asociado al registro B, el registro B también está asociado al registro A) y pueden verse en cada registro en la barra lateral derecha. Puedes asociar registros de objetos diferentes (por ejemplo, empresas y tickets) o de los mismos objetos (por ejemplo, contactos y contactos).

Nota: tu cuenta puede utilizar nombres personalizados para cada objeto (por ejemplo, cuenta en lugar de empresa). Este artículo se refiere a los objetos por sus nombres predeterminados de HubSpot.

Ejemplos de cuándo asociarás los registros incluyen:

• Cuando se realiza una venta, te comunicas por correo electrónico con tres personas de la misma empresa. En HubSpot, asocias el negocio a los tres registros de contactos y a su registro de empresa. También puedes asociar los contactos entre sí como colegas o etiquetar a uno de los contactos como mánager de los demás.
• Al manejar una queja del cliente, te comunicas por correo electrónico con dos personas. Estas personas también están en medio de una venta con tu empresa. En HubSpot, puedes asociar el registro del ticket a los dos registros de contactos y el registro del negocio.
• Un contacto es un asesor en una empresa y un empleado en otra. En HubSpot, puedes asociar el contacto a ambas empresas. Puede ajustar el empleador como su empresa principal y puede etiquetarlo como asesor de la otra empresa.

También puede asociar las actividades de la cronología de un registro para que aparezcan en otro registro. Si los registros ya están asociados, algunas actividades se asociarán automáticamente a los registros asociados. Si utilizas un dispositivo móvil, aprende a gestionar las asociaciones en la aplicación móvil de HubSpot.

Antes de empezar

Nota: el número de registros que puedes asociar por par de objetos depende de tu suscripción a HubSpot. Obtenga más información en el catálogo de servicios de HubSpot Products & .

Asociar registros

Agregar asociaciones a un registro:

Para agregar asociaciones a un registro individual:

1. Navegue hasta sus registros (por ejemplo, En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.).
2. Haz clic en el nombre del registro para el que deseas editar las asociaciones.
3. En la barra lateral derecha, haga clic en +Añadir [objeto] en la tarjeta de asociación de ese objeto (por ejemplo, la tarjeta Contactos para añadir asociaciones de contactos). Si no se muestra la ficha del objeto, personaliza la barra lateral derecha.
4. Para crear y asociar un nuevo registro, en el panel derecho:
   • Haz clic en la pestaña Crear nuevo.
   • Introduce los valores de las propiedades de tu nuevo registro. Si desea establecer una etiqueta de asociación, deberá hacerlo después de crear el registro.
   • Haz clic en Crear, o para crear y asociar otro registro, haz clic en Crear y agregar otro.
5. Para asociar registros existentes, en el panel derecho:
   • Busca los registros que deseas asociar y luego selecciona las casillas de verificación.
   • Si va a asociar empresas adicionales a un registro, haga clic en Siguiente y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:
     • Para establecer la empresa principal selecciona Establecer como empresa principal de [registro] bajo la empresa que deseas que sea principal. Más información sobre cómo se establece y utiliza la empresa principal.
     • Para sustituir la empresa principal existente por una empresa que esté asociada, selecciona la casilla de comprobación Reemplazar [empresa] como principal actual de [registro]. La empresa principal anterior seguirá estando asociada al registro, pero dejará de estar etiquetada como principal.
   • Para etiquetar la asociación, haga clic en Siguiente. Haz clic en +Agregar etiqueta de asociación para establecer etiquetas que describen la relación entre los registros.
   • Al finalizar, haz clic en Guardar.

También puede ver los registros asociados en la pestañaDescripción general del registro y como columna en la página de índice de objetos. Una vez asociados los registros, aprenda a editar sus asociaciones.

Asociar registros de manera masiva.

Hay varias maneras de asociar registros de manera masiva:

• Asociar registros mediante una importación, que incluye la opción de importar etiquetas de asociación. Los registros importados pueden ser nuevos o ya existentes. Descubre cómo HubSpot identifica y desduplica los registros existentes.
• Asociar registros a través de la API. 
• Ajuste esta opción para asociar automáticamente los registros de empresa y contacto en función del dominio de la empresa.
• Asociar registros mediante workflows.

Ver, editar o eliminar asociaciones de un registro

Para ver o eliminar asociaciones mientras se está en un registro:

1. Navegue hasta sus registros.
2. Haz clic en el nombre del registro para el que deseas ver o editar las asociaciones.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y seleccione Revisar asociaciones.
4. En el cuadro de diálogo, revise los registros asociados por tipo de objeto o etiqueta de asociación.
5. Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros que desea eliminar de la asociación.
6. Introduzca el número de asociaciones y haga clic en Confirmar.

Para editar asociaciones mientras estás en un registro:

1. Navegue hasta sus registros.
2. Haga clic en el nombre de un registro.
3. En el panel derecho del registro, desplácese hasta la ficha de asociación. Existen tarjetas de asociación predeterminadas para cada objeto, pero también puede crear tarjetas de asociación personalizadas para mostrar propiedades específicas o establecer un orden de clasificación personalizado.
4. Pase el ratón por encima del registro asociado, haga clic en elmenú desplegable de tres puntos horizontales y seleccione una de las siguientes opciones:
   • Vista previa: previsualiza el registro asociado en un panel.
   • Establecer como principal (solo empresas): para las empresas asociadas, selecciona para hacer que la asociación de empresas sea principal. En el cuadro de diálogo, seleccione la casilla de verificación si va a sustituir a otra empresa y, a continuación, haga clic en Actualizar. 
   • Eliminar como principal (solo empresas): selecciona esta opción para eliminar la asociación de la empresa como principal. Para seleccionar una nueva empresa principal, en el cuadro de diálogo, utiliza el menú desplegable selecciona la nueva empresa principal y luego haz clic en Actualizar. La empresa principal original seguirá estando asociada al registro, pero dejará de estar etiquetada como principal.
   • Editar etiquetas de asociación: seleccione esta opción para actualizar la etiqueta de asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona una etiqueta o haz clic en x para eliminar una etiqueta. Haga clic en Actualizar. También puede establecer etiquetas de asociación en bloque a través de la importación.
   • Eliminar asociación: selecciona esta opción para eliminar la asociación. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar asociación. Si la asociación que estás eliminando es una empresa principal, utiliza el menú desplegable para elegir una nueva empresa principal.

Nota: para los contactos, se requiere una asociación de empresa principal . En los contactos con varias empresas asociadas, si eliminas una empresa como principal, deberás seleccionar otra empresa principal. Si un contacto solo tiene una empresa asociada, esa empresa es la principal por opción predeterminada y no se puede eliminar la etiqueta principal.

Ver asociaciones de registros en una página de índice

Puedes ver los registros asociados en masa en la página de índice de cada objeto en las columnas de objetos asociados. Puedes mostrar columnas para cada tipo de asociación (por ejemplo, Negocio → Empresas) y para la empresa principal de un registro (por ejemplo, Contacto → Empresa (principal)).

1. Navegue hasta sus registros.
2. Para mostrar los registros asociados como columnas en la tabla:
   • En la parte superior derecha de la tabla, haz clic en Editar columnas. 
   • En el cuadro de diálogo, a la izquierda, selecciona la casilla de verificación situada junto a [Objeto] → [Objetos] para mostrar las asociaciones de ese tipo. Por ejemplo, si estás en la página de índice de contactos, podrías seleccionar Contacto → Empresas, Contacto → Empresa (principal), Contacto → Negocios, etc.
   • Haz clic en Aplicar. Más información sobre cómo personalizar la tabla.
3. En las columnas, haga clic en [x] registros para ver las asociaciones del registro para esa relación de objeto. En el cuadro emergente, haga clic en el nombre para ver un registro asociado específico, o haga clic en Ver [Objetos] asociados para abrir una vista de todos los registros asociados para esa relación.

Eliminar asociaciones de forma masiva en una página de índice

Puede revisar hasta 100 registros y sus asociaciones y eliminar en bloque las asociaciones entre registros.

1. Navega a tus registros:

   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. En la parte superior izquierda de la tabla, seleccione la casilla de verificación para revisar las asociaciones de todos los registros mostrados.
3. Haga clic en Revisar asociaciones. Si el botón no está visible, haga clic en Más y seleccione Revisar asociaciones.
4. En el cuadro de diálogo:
   • Haga clic en el menú desplegable Tipo de asociación para filtrar por un objeto específico.
   • Haga clic en el menú desplegable Etiqueta de asociación para filtrar por una etiqueta específica.
   • Haga clic en Expandir todas las filas para revisar todas las asociaciones de la lista.
   • Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros cuyas asociaciones desea eliminar.
   • Haz clic en Disociar.
   • En el cuadro emergente, introduzca el número de asociaciones que desea eliminar y haga clic en Confirmar.

Ver el historial de asociación de un registro

Puede ver el historial de las asociaciones de un registro, incluidos todos los registros y actividades asociados. También puedes ver cuándo se asociaron originalmente los registros y el origen de la asociación.

1. Navega a tus registros:
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
   • Citas (si está activado): En tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Appointments.
   • Cursos (si está activado): En tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Cursos.
   • Listados (si están activados): En tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Listings.
   • Servicios (si está activado): En tu cuenta de HubSpot, navega hasta CRM > Servicios.
   • Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En la parte superior derecha de la barra lateral izquierda, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Ver historial de asociaciones.
4. En el menú desplegable Seleccionar un objeto, selecciona un objeto o interacción para ver qué registros o actividades de ese tipo se han asociado al registro.
5. En la tabla, puede ver el nombre de cada registro o actividad asociada, su ID de registro, cómo se actualizó ( Creado o Eliminado) y la fecha y hora de la actualización. También puedes ver la fuente de la actualización, que será una de las siguientes: 
   • Usuario: la asociación fue actualizada manualmente por un usuario. La fuente incluirá el nombre del usuario, o si se desconoce, el ID de usuario.
   • Eliminación de objetos: la asociación se ha actualizado porque se ha eliminado el registro o la actividad.

Comprender la asociación de la empresa principal

Existe una etiqueta Principal predeterminada para las relaciones [Objeto] > Empresa. Esto significa que la etiqueta Principal solo se refiere a la empresa y solo se muestra cuando se ve la empresa asociada principal en un registro, no cuando se ve el otro registro asociado en el registro de empresa. Por ejemplo, puedes establecer una empresa principal en un registro de contacto, pero no puede establecer un contacto principal en un registro de empresa. 

También puede crear una etiqueta primaria personalizada para otras relaciones de objetos.

La empresa principal predeterminada se establece o utiliza de las siguientes maneras:

• Si asocias una empresa al crear un nuevo registro, esa empresa se establece como principal por opción predeterminada.
• Para los registros de contactos, la primera empresa que se asocia a un registro es la empresa principal por opción predeterminada. Si el contacto solo tiene una empresa asociada, esa asociación debe ser principal.
• La empresa principal aparece en las columnas [Objeto] → Empresa (principal) y [Objeto] → Empresas en otras páginas de inicio de objetos.
• Cualquier actividad en la cronología del registro (por ejemplo, correos electrónicos registrados, llamadas) se asociará automáticamente con la empresa principal. Aún puede asociar manualmente las actividades a las demás empresas.
• Si has activado las opciones para sincronizar las etapas del ciclo de vida de la empresa con contactos o negocios, la sincronización sólo actualizará la etapa del ciclo de vida de la empresa principal.
• La asociación primaria está referenciada por segmentos, workflows, informes multiobjeto ytokens de personalización .
• Para los tickets, se asociará automáticamente la empresa principal del contacto asociado. Si ha desactivado la opción Asociar ticket a la empresa principal de un contacto, la empresa no se asociará automáticamente.