Geassocieerde records

In HubSpot zijn er CRM-objecten die verschillende onderdelen van uw datamodel vertegenwoordigen. Om de relaties binnen en tussen objecten bij te houden, kunt u hun records aan elkaar koppelen. Koppelingen zijn altijd tweerichtingsverkeer (d.w.z. als record A is gekoppeld aan record B, is record B ook gekoppeld aan record A) en kunnen in elk record in de rechterzijbalk worden bekeken . U kunt records van verschillende objecten (bijv. bedrijven en tickets) of dezelfde objecten (bijv. contacten en contacten) aan elkaar koppelen .

Let op: uw account kan gepersonaliseerde namen gebruiken voor elk object (bijvoorbeeld account in plaats van bedrijf). In dit artikel worden objecten aangeduid met hun standaardnamen van HubSpot.

Voorbeelden van wanneer u records zou koppelen, zijn onder meer:

• Wanneer u een verkoop doet, communiceert u via e-mail met drie personen bij hetzelfde bedrijf. In HubSpot koppelt u de deal aan de drie contactrecords en hun bedrijfsrecord. U kunt de contacten ook aan elkaar koppelen als collega's of een van de contactenlabelen als de manager van de anderen.
• Bij het afhandelen van een klacht van een klant communiceer je via e-mail met twee personen. Deze personen zijn ook bezig met een verkoop bij jouw bedrijf. In HubSpot kun je het ticketrecord koppelen aan de twee contactrecords en het dealrecord.
• Een contactpersoon is adviseur bij het ene bedrijf en werknemer bij het andere bedrijf. In HubSpot kunt u de contactpersoon aan beide bedrijven koppelen. U kunt de werkgever als hun primaire bedrijf instellen en hen labelen als adviseur voor het andere bedrijf.

U kunt ook de activiteiten in de tijdlijn van een record koppelen zodat ze in een ander record worden weergegeven. Als de records al aan elkaar zijn gekoppeld, worden sommige activiteiten automatisch gekoppeld aan de gekoppelde records. Als u een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe u koppelingen kunt beheren in de mobiele app van HubSpot.

Voordat u begint

Let op: het aantal records dat je per objectpaar kunt koppelen, is afhankelijk van je HubSpot-abonnement. Lees meer in de HubSpot-producten- en dienstencatalogus.

Records koppelen

Koppelingen toevoegen aan een record

Om koppelingen toe te voegen aan een afzonderlijk record:

1. Navigeer naar uw records (bijv. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.).
2. Klik op de naam van het record waaraan u associaties wilt toevoegen.
3. Klik in de rechterzijbalk op +Toevoegen [object] in de associatiekaart van dat object (bijvoorbeeld de kaart Contacten om contactassociaties toe te voegen). Als de kaart van het object niet wordt weergegeven,pas dan de rechterzijbalk aan.
4. Om een nieuw record aan te maken en te koppelen, doet u het volgende in het rechterpaneel:
   • Klik op het tabblad Nieuw maken.
   • Voer de eigenschapswaarden voor uw nieuwe record in. Als u een associatielabel wilt instellen, moet u het label instellen nadat het record is aangemaakt.
   • Klik op Maken of, om nog een record te maken en te koppelen, klik op Maken en nog een toevoegen.
5. Om bestaande records te koppelen, doet u het volgende in het rechterdeelvenster:
   • Zoek de records die u wilt koppelen en schakel vervolgens de selectievakjes in.
   • Als u extra bedrijven aan een record koppelt, klikt u op Volgende en voert u een van de volgende acties uit:
     • Om het primaire bedrijf in te stellen, selecteert u Instellen als primair bedrijf van [record] onder het bedrijf dat u als primair wilt instellen. Meer informatie over hoe het primaire bedrijf wordt ingesteld en gebruikt.
     • Om het bestaande primaire bedrijf te vervangen door een bedrijf dat u koppelt, selecteert u het selectievakje [bedrijf] vervangen als huidig primair bedrijf van [record]. Het vorige primaire bedrijf blijft gekoppeld aan het record, maar wordt niet langer als primair aangemerkt.
   • Om de koppeling te labelen, klikt u op Volgende. Klik op +Koppelingslabel toevoegen om labelsin te stellen die de relatie tussen de records beschrijven.
   • Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.

U kunt de gekoppelde records ook bekijken op hettabbladOverzicht van het record en als kolom op de objectindexpagina. Nadat records zijn gekoppeld, kunt u leren hoe u uw koppelingen kunt bewerken.

Records in bulk koppelen

Er zijn meerdere manieren om records in bulk te koppelen:

• Koppel records via een import, waarbij u ook de optie hebt om koppelingslabels te importeren. De records in uw import kunnen nieuwe of bestaande records zijn. Lees hoe HubSpot bestaande records identificeert en ontdubbelt.
• Koppel records via API. 
• Schakel de instelling in om contact- en bedrijfsrecords automatisch te koppelen op basis van het bedrijfsdomein.
• Koppel records via workflows.

Koppelingen in een record bekijken, bewerken of verwijderen

Om associaties te bekijken of verwijderen terwijl u zich op een record bevindt:

1. Navigeer naar uw records.
2. Klik op de naam van het record waarvan u de koppelingen wilt bekijken of bewerken.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op Acties en selecteer vervolgens Koppelingen bekijken.
4. Bekijk in het dialoogvenster de gekoppelde records op objecttype of koppelingslabel.
5. Vink de selectievakjes aan naast de records die u uit de koppeling wilt verwijderen.
6. Voer het aantal associaties in en klik op Bevestigen.

Om koppelingen te bewerken terwijl u zich op een record bevindt:

1. Navigeer naar uw records.
2. Klik op de naam van een record.
3. Navigeer in het rechterdeelvenster van het record naar de associatiekaart. Er zijn standaard associatiekaarten voor elk object, maar u kunt ook aangepaste associatiekaarten maken om specifieke eigenschappen weer te geven of een aangepaste sorteervolgorde instellen.
4. Beweeg de muisaanwijzer over het gekoppelde record, klik vervolgens op hetvervolgkeuzemenu met de drie horizontale stippen en maak een keuze uit het volgende:
   • Voorbeeld: bekijk een voorbeeld van het gekoppelde record in een paneel.
   • Als primair instellen ( alleen bedrijven): selecteer deze optie voor gekoppelde bedrijven om de bedrijfskoppeling als primair in te stellen. Vink in het dialoogvenster het selectievakje aan als u een ander bedrijf vervangt en klik vervolgens op Bijwerken. 
   • Verwijderen als primair ( alleen bedrijven): selecteer deze optie om de bedrijfsassociatie als primair te verwijderen. Om een nieuw primair bedrijf te selecteren, klikt u in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteert u hetbedrijf. Klik vervolgens op Bijwerken. Het oorspronkelijke primaire bedrijf blijft geassocieerd met het record, maar wordt niet langer als primair aangemerkt.
   • Koppelingslabels bewerken: selecteer deze optie om het koppelingslabel bij te werken . Klik in het dialoogvenster op hetvervolgkeuzemenuen selecteer een nieuwlabel of klik op x om een label te verwijderen. Klik opBijwerken. U kunt koppelingslabels ook in bulk instellen via importeren.
   • Koppeling verwijderen: selecteer deze optie om de koppeling te verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Koppeling verwijderen. Als de koppeling die u verwijdert een primair bedrijf is, gebruikt u het vervolgkeuzemenu om een nieuw primair bedrijf te kiezen.

Let op: voor contactpersonen is een primaire bedrijfsassociatie vereist. Als u bij contactpersonen met meerdere geassocieerde bedrijven een bedrijf als primair verwijdert, moet u een ander primair bedrijf selecteren. Als een contactpersoon slechts één geassocieerd bedrijf heeft, is dat bedrijf standaard primair en kunt u het primaire label niet verwijderen.

Recordkoppelingen bekijken op een indexpagina

U kunt gekoppelde records in bulk bekijken op de indexpagina van elk object in de kolommen ' ' (Gekoppelde objecten) van het gekoppelde object. U kunt kolommen weergeven voor elk type koppeling (bijv. Deal→ Bedrijven) en voor het primaire bedrijf van een record (bijv. Contactpersoon → Bedrijf (primair)).

1. Navigeer naar uw records.
2. Om gekoppelde records als kolommen in de tabel weer te geven:
   • Klik rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken. 
   • Schakel in het dialoogvenster aan de linkerkant het selectievakje naast [Object] → [Objecten] in om associaties van dat type weer te geven. Als u zich bijvoorbeeld op de startpagina van contactpersonen bevindt, kunt u Contactpersoon → Bedrijven, Contactpersoon → Bedrijf (primair), Contactpersoon → Deals, enz. selecteren.
   • Klik op Toepassen. Meer informatie over het aanpassen van de tabel.
3. Klik in de kolommen op [x] records om de koppelingen van het record voor die objectrelatie te bekijken. Klik in het pop-upvenster op de naam om een specifiek gekoppeld record te bekijken, of klik op Gekoppelde [Objecten] weergeven om een weergave van alle gekoppelde records voor die relatie te openen.

Koppelingen in bulk verwijderen op een indexpagina

U kunt maximaal 100 records en hun koppelingen bekijken en koppelingen tussen records in bulk verwijderen.

1. Navigeer naar uw records:

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Vink linksboven in de tabel het selectievakje aan om de koppelingen voor alle weergegeven records te bekijken.
3. Klikop Associaties bekijken. Als de knop niet zichtbaar is, klikt u opMeer en selecteert u vervolgensAssociaties bekijken.
4. In het dialoogvenster:
   • Klik op het vervolgkeuzemenuAssociatietype om op een specifiek object te filteren.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Associatielabel om te filteren op een specifiek label.
   • Klik opAlle rijen uitvouwen om alle weergegeven koppelingen te bekijken.
   • Schakel de selectievakjes in naast de records waarvan u de associaties wilt verwijderen.
   • Klik op Koppelingverwijderen.
   • Voer in het pop-upvenster hetaantal te verwijderen associaties in en klik opBevestigen.

De associatiegeschiedenis van een record bekijken

U kunt de geschiedenis van de associaties van een record bekijken, inclusief alle geassocieerde records en activiteiten. U kunt ook bekijken wanneer de records oorspronkelijk werden geassocieerd en wat de bron van de associatie was.

1. Navigeer naar uw records:
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Afspraken (indien geactiveerd): Ga in je HubSpot-account naarCRM >Afspraken.
   • Cursussen (indien geactiveerd): Ga in uw HubSpot-account naarCRM >Cursussen.
   • Vermeldingen (indien geactiveerd): Ga in uw HubSpot-account naarCRM >Vermeldingen.
   • Services (indien geactiveerd): Ga in uw HubSpot-account naarCRM >Services.
   • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op Acties en selecteer vervolgens Associatiegeschiedenis bekijken.
4. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Selecteer een object een object of interactie om te bekijken welke records of activiteiten van dat type aan het record zijn gekoppeld.
5. In de tabel kunt u de naam van elk gekoppeld record of elke gekoppelde activiteit bekijken, evenals de record-ID, hoe deze is bijgewerkt ( Aangemaakt of Verwijderd) en de datum en tijd van de update. U kunt ook de bron van de update bekijken, die een van de volgende kan zijn: 
   • Gebruiker: de koppeling is handmatig bijgewerkt door een gebruiker. De bron bevat de naam van de gebruiker of, indien onbekend, de gebruikers-ID.
   • Object verwijderen: de koppeling is bijgewerkt omdat het record of de activiteit is verwijderd.

De primaire bedrijfsassociatie begrijpen

Er is een standaardlabel Primaire voor [Object] > Bedrijfsrelaties. Dit betekent dat het label Primaire alleen verwijst naar het bedrijf en alleen wordt weergegeven wanneer u het primaire gekoppelde bedrijf in een record bekijkt, niet wanneer u het andere gekoppelde record in het bedrijfsrecord bekijkt. U kunt bijvoorbeeld een primair bedrijf instellen in een contactrecord, maar u kunt geen primair contact instellen in een bedrijfsrecord. 

U kunt ook een aangepast primair label maken voor andere objectrelaties.

Het standaard primaire bedrijf wordt op de volgende manieren ingesteld of gebruikt:

• Als u een bedrijf koppelt tijdens het aanmaken van een nieuw record, wordt dat bedrijf standaard ingesteld als primair.
• Voor contactrecords is het eerste bedrijf dat u aan een record koppelt standaard het primaire bedrijf. Als het contact slechts één gekoppeld bedrijf heeft, moet die koppeling primair zijn.
• Het primaire bedrijf wordt weergegeven in de kolommen [Object] → Bedrijf (primair) en [Object] → Bedrijven op andere objectstartpagina's.
• Alle activiteiten op de tijdlijn van het record (bijv. geregistreerde e-mails, telefoongesprekken) worden automatisch alleen aan het primaire bedrijf gekoppeld. U kunt activiteiten nog steeds handmatig aan de andere bedrijven koppelen.
• Als u de opties hebt ingeschakeld om de levenscyclusfasen van bedrijven te synchroniseren met contacten of deals, wordt bij de synchronisatie alleen de levenscyclusfase van het primaire bedrijf bijgewerkt.
• De primaire koppeling wordt gebruikt door segmenten, workflows, objectoverschrijdende rapporten enpersonalisatietokens van .
• Voor tickets wordt het primaire bedrijf van de gekoppelde contactpersoon automatisch gekoppeld. Als u deinstellingTicket koppelen aan het primaire bedrijf van een contactpersoon hebt uitgeschakeld, wordt het bedrijf niet automatisch gekoppeld.