Duplicaten verwijderen in HubSpot

HubSpot verwijdert automatisch dubbele contacten op basis van e-mailadressen en bedrijven op basis van domeinnamen. Record-ID’s kunnen ook worden gebruikt om handmatig dubbele contacten, bedrijven, deals, tickets, producten, door beheerders geactiveerde objecten (bijv. afspraken) en aangepaste objecten te verwijderen. Om dubbele records via een import te verwijderen, kun je de eigenschap ‘Record-ID’ of aangepaste eigenschappen die unieke waarden vereisen, opnemen in je importbestand.

Automatische ontdubbeling in HubSpot

HubSpot ontdubbelt automatisch contacten en bedrijven die in het CRM worden aangemaakt (bijv. via imports of ingevulde formulieren) op de volgende manieren:

• Contacten automatisch ontdubbelen op e-mailadres
• Bedrijven automatisch ontdubbelen op basis van de domeinnaam van het bedrijf

Lees meer over hoe cookies worden gebruikt voor tracking in HubSpot of het beheren van dubbele formulierinzendingen.

Contacten automatisch ontdubbelen op e-mailadres

Wanneer een nieuw contact wordt toegevoegd, zoekt HubSpot naar een overeenkomende waarde in de eigenschap E-mail. 

• Handmatig: als je handmatig een contactpersoon probeert aan te maken met hetzelfde e-mailadres als een bestaande contactpersoon, geeft HubSpot een melding dat er al een contactpersoon bestaat en kun je de extra contactpersoon niet toevoegen.
• Formulierinzending: als er al een contactpersoon in je account bestaat met hetzelfde e-mailadres, worden de nieuwe contactgegevens toegevoegd aan de bestaande contactpersoon. Als de contactpersoon een formulier indient met zijn of haar tweede e-mailadres, overschrijft dit e-mailadres het bestaande e-mailadres van de contactpersoon. Lees meer over de instellingen voor het verwijderen van dubbele formulierinzendingen in HubSpot of over formulieren die niet van HubSpot afkomstig zijn.
• Importeren:
  • Als er in je account al een contactpersoon bestaat met hetzelfde e-mailadres, wordt de bestaande contactpersoon bijgewerkt met de geïmporteerde gegevens in plaats van dat er een nieuwe wordt aangemaakt. Alleen gekoppelde eigenschappen worden bijgewerkt en de import verwijdert geen bestaande records.

• • Als je importbestand kolommen voor het secundaire e-mailadres en het record-ID bevat en je het secundaire e-mailadres als unieke identificatie gebruikt, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres van het bestaande contact. Om te voorkomen dat het primaire e-mailadres wordt overschreven, moet jein het bovenstaande scenario de kolom methet record-ID weglaten.
  • Als u de eigenschap ‘E-mail’ of een andere unieke identificatie niet in uw import opneemt, wordt elke rij van uw importbestand geïmporteerd als een nieuw contactrecord.
  • Als er al meerdere records bestaan met hetzelfde e-mailadres als een contact dat je importeert, krijg je een importfoutmelding en wordt dat contact niet geïmporteerd. 

Bedrijven automatisch ontdubbelen op basis van het bedrijfsdomein

• Handmatig: als je handmatig een bedrijf probeert aan te maken met dezelfde domeinnaam als het primaire domein van een bestaand bedrijf, zal HubSpot je erop wijzen dat er al een bedrijf bestaat.
• Formulierinzending: als een formulierinzending bedrijfseigenschappen bevat en de ‘Bedrijfsdomeinnaam’ is opgegeven, wordt een bestaand bedrijf dat overeenkomt met het domein bijgewerkt of wordt er een nieuw bedrijf aangemaakt als het domein niet overeenkomt met een bestaande waarde. Als er geen domein in de inzending staat, wordt – indien van toepassing – het primaire gekoppelde bedrijf van de contactpersoon bijgewerkt.
• Importeren: wanneer bedrijven via een import worden toegevoegd, worden de primaire en secundaire domeinnaamwaarden van het bedrijf gebruikt om dubbele vermeldingen te verwijderen, tenzij je in plaats daarvan een aangepaste eigenschap met unieke waarde hebt geselecteerd als unieke identificatie. Als je een aangepaste eigenschap met unieke waarde gebruikt, kan je bestand dubbele bedrijfsdomeinnamen bevatten.
  • Als er in uw account al een bedrijf bestaat met dezelfde domeinnaam of dezelfde waarde voor de aangepaste unieke ID-eigenschap, wordt de nieuwe bedrijfsinformatie toegevoegd aan het bestaande bedrijf.
  • Als er al meerdere bedrijven bestaan met dezelfde domeinnaam of dezelfde waarde voor de aangepaste unieke ID-eigenschap, krijgt u een importfoutmelding en wordt dat bedrijf niet geïmporteerd. 

• • Als je de primaire of secundaire bedrijfsdomeinnaam of een andere aangepaste unieke ID-eigenschap niet in je import opneemt, wordt elke rij van je bestand als een nieuw bedrijf geïmporteerd. Lees meer over de vereiste indeling voor waarden van de eigenschap ‘domeinnaam’.

Let op: bedrijven die via de API zijn aangemaakt, worden niet ontdubbeld op basis van de eigenschap 'Bedrijfsdomeinnaam '. Dit geldt ook voor geïnstalleerde synchronisatie-apps van derden.

Handmatig ontdubbelen in HubSpot

Je kunt objecten (bijv. contacten, vermeldingen, aangepaste objecten) die in het CRM zijn aangemaakt, op de volgende manieren handmatig ontdubbelen:

• Records handmatig ontdubbelen op basis van deeigenschap Record-ID
• Records handmatig ontdubbelen op basis van aangepaste eigenschappen met unieke waarden

Records handmatig ontdubbelen op basis van de eigenschap Record-ID

Wanneer je records van contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, producten, door beheerders geactiveerde objecten (bijv. service) of aangepaste objecten wilt importeren, kun je de eigenschap Record-ID gebruiken om deze records te koppelen aan bestaande records in HubSpot. Dit is een standaardeigenschap die de unieke waarde van het record opslaat en kan worden gebruikt om records tijdens het importproces te ontdubbelen of om naar een specifiek record in HubSpot te zoeken.

1. Om de Record-ID's te verkrijgen, exporteer je je records of bekijk je de waarde van deRecord-ID van een individueel record.
2. Neem een kolom met Record-ID op in je bestand wanneer je je records in HubSpot importeert. Als je de kolom Record-ID in je importbestand opneemt, worden er voor alle rijen zonder waarde voor Record-IDnieuwe records aangemaakt.
3. Tijdens het importeren wordt je gevraagd om de kolom te koppelen aan de kolom ‘Record-ID’ in de HubSpot-eigenschappen .

Lees meer over het importeren van record-ID's enhet instellen van je importbestanden.

Records handmatig ontdubbelen met behulp van aangepaste eigenschappen met unieke waarden

Voor elk object kunt u maximaal tien aangepaste eigenschappen aanmaken die unieke waarden vereisen. Wanneer een eigenschap unieke waarden vereist, kunnen gebruikers niet dezelfde waarde voor meerdere records invoeren.

Uw bedrijf genereert bijvoorbeeld een ordernummer voor elke online aankoop. U kunt een eigenschap ‘Ordernummer’ instellen die voor elke deal een uniek nummer vereist. Als een gebruiker een deal probeert aan te maken of te bewerken met een bestaande waarde voor het ordernummer, krijgt hij of zij een melding dat het nummer al in gebruik is en kan de deal niet worden opgeslagen.

Het volgende gedrag wordt verwacht voor eigenschappen met unieke waarden:

• Ondersteund bij het handmatig aanmaken of bewerken van een record in HubSpot, en bij het aanmaken, bijwerken of koppelen van records via import.
• Niet ondersteund in formulieren. Als het je doel is om bestaande records bij te werken of te koppelen via formulierinzendingen, wordt aanbevolen om in plaats daarvan de standaard eigenschappen voor ontdubbeling te gebruiken (bijv. e-mailadres, bedrijfsdomeinnaam, record-ID).
• Wordt ondersteund bij het omzetten van bezoekers naar contacten; waarden van bezoekerskenmerken die niet voldoen aan de vereisten voor unieke waarden, worden gewist. Lees meer over het identificeren van bezoekers.

Volgende stappen

Lees hoe je mogelijke dubbele records kunt controleren en beheren.